Đối với các hình thức kế tốn trên, kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ mở các sổ sau:
Sổ Nhật ký chung( áp dụng với hình thức Nhật ký chung) Sổ cái TK 334
Sổ cái TK338
Sổ chi tiết tài khoản 334 Sổ chi tiết tài khoản 338 Trình tự ghi sổ kế tốn:
Các hình thức ghi sổ khác nhau sẽ sử dụng các sổ kế tốn khác nhau. Đối với hình thức ghi sổ Nhật ký chung, kế tốn dựa vào chứng từ gốc để ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó dựa vào nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK334, 338 và sổ chi tiết TK 334,338.
1.5.2. Hình thức kế tốn máy
Đặc điểm cơ bản của hình thức kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được thực hiện một cách tự động theo chương trình phần mềm kế tốn được cài đặt trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo ngun tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn với nhau. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế tốn trên máy vi tính: phần mềm kế tốn được thiết kế theo hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế tốn đó nhưng khơng hồn tồn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính:
+ Hằng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, để dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có, nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy định của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái, nhật ký – sổ cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
+ Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế tốn thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập Báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Tổ chức hạch tốn theo hình thức kế tốn máy
Kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương cũng được hạch tốn trên phần mềm máy vi tính theo quy trình trên. Việc tính tốn tiền lương, phụ cấp, và các khoản trích nộp BHXH đều được thực hiện trên phần mềm kế tốn.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CƠNG TY TNHH MÁY VÀ THIẾT BỊ CÔNG
NGHIỆP VIỆT NAM 2.1. Khái quát chung về công ty
2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH máy và thiết bị công nghiệp Việt Nam
- Thành lập ngày: 09/10/2007
- Tên chính thức: Cơng ty TNHH máy và thiết bị công nghiệp Việt Nam-
-Tên công ty viết bằng tên nước ngoài: VIETNAM INDUSTRIAL MACHINERY AND EQUIPMENT COMPANY
- Tên công ty viết tắt: VINAMECA CO., LTD - Giám đốc: Bùi Trung Kiêm
- Địa chỉ trụ sở chính: Số 23/LK27, khu đô thị mới Vân Canh, đường 70, xã Vân Canh, huyện Hoài Đức, Tp. Hà Nội
- Vốn điều lệ: 10.000.000.000 (Mười tỷ đồng) - Điện thoại: 0433210777.
- Fax: 0433210779 - Web: vinameca.com
- Mã số doanh nghiệp: 0102379757.
- Công ty máy và thiết bị công nghiệp Việt Nam là nhà sản xuất và kinh doanh nhập khẩu trực tiếp, đại diện thương mại phân phối các sản phẩm máy, thiết bị trong lĩnh vực công nghiệp, các ngành, nghề liên quan đến hoạt động và phát triển cơng nghiệp. Cơng ty có đội ngũ cán bộ và công nhân lành nghề đã từng tham gia thi công tại rất nhiều dự án lớn trong nước. Cơng ty hồn toàn đáp ứng được các yêu cầu khắt khe trong các thương vụ kinh doanh của đối tác. Phương châm hoạt động của cơng ty là: “ UY TÍN LÀ NỀN TẢNG – HỢP TÁC LÀ SỨC MẠNH”
2.1.2 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh
-Chuyên cung cấp các thiết bị ngành ô tô: bao gồm thiết bị nâng, thiết bị hỗ trợ trong garage, thiết bị chuẩn đoán và hiệu chỉnh cơ…
-Sản xuất các thiết bị nén khí, các máy hoạt động hút khí, matít
-Dây rơi tự rút và phụ kiện..
-Thiết bị bảo dưỡng lốp, phanh động cơ, thiết bị dầu mỡ phục hồi động cơ…
-Thiết bị sửa chữa, khung hàn và sơn…
-Các dụng cụ cầm tay và thiết bị đo lường…
-Thiết bị máy nén khí cơng nghiệp, thiết bị rửa xe…
-Ngồi ra cịn cung cấp các sản phẩm thuộc hệ thống dịch vụ: như thiết kế thi cơng hệ thống điện, khí nén, bảo dưỡng sửa chữa thiết bị cơng nghiệp, bảo trì bảo dưỡng máy nén khí cơng nghiệp.
Cơng ty TNHH máy và thiết bị công nghiệp Việt Nam từ ngày thành lập tới nay đã trải qua hơn 10 năm xây dựng và phát triển đã không ngừng lớn mạnh cả về quy mô lẫn chất lượng sản phẩm và đã tự khẳng định được vị thế của mình trên thị trường bằng việc cung cấp các sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao với giá thành tốt. Cùng với sự linh hoạt trong công tác quản lý kinh tế đã giúp cơng ty hồ nhập nhanh vào sự phát triển của kinh tế đất nước, luôn chủ động trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và tìm kiếm mở rộng thị trường, tăng tài sản và thu nhập, nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức SXKD của công ty
Công ty TNHH Máy và thiết bị công nghiệp Việt Nam:
-Là một doanh nghiệp thương mại hoạt động trên lĩnh vực lưu thông, phân phối, thực hiện chức năng tổ chức hàng hóa lưu thơng qua các hoạt động mua bán và lưu trữ hàng hóa. Lưu chuyển hàng hóa gồm hai hoạt động chính là mua hàng và bán hàng.
-Là một doanh nghiệp cung cấp mới, dù còn rất nhiều khó khăn nhưng cơng ty vẫn đang từng bước cố gắng để mở rộng thị trường tiêu thụ trên cả nước.
-Hướng hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của công ty là cung cấp các sản phẩm liên quan đến các thiết bị ngành ô tô đáp ứng yêu cầu của người sử dụng.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức tổ quản lý của công ty TNHH Máy và thiết bị công nghiệp Việt Nam
Công ty TNHH máy và thiết bị công nghiệp Việt Nam là một cơng ty có tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, ban lãnh đạo của công ty là những người có năng lực và trình độ trong quản lý điều hành. Cơng ty gồm:
-Giám đốc công ty: Là người điều hành cao nhất trong công ty và người
chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, quyết định quản lý điều hành sản xuất của tồn cơng ty. Giám đốc cơng ty có quyền ký kết các hợp đồng mua bán hàng hóa, quan hệ giao dịch với các bên có liên quan.
-Phó giám đốc kinh doanh: phụ trách trực tiếp phịng marketing, hành
chính. Là người hỗ trợ hỗ trợ cho Giám đốc trong công tác kinh doanh, công tác chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh của Cơng ty, cùng với giám đốc
tìm kiếm việc làm và chỉ đạo sản xuất có hiệu quả, đúng pháp luật, duy trì kỷ luật và các chế độ sinh hoạt khác.
-Phó giám đốc tài chính: tham mưu cho giám đốc các vấn đề về tài
chính, xây dựng các kế hoạch phát triển sản phẩm, tham gia ký kết các hợp đồng mua bán hàng hóa.
-Phịng tài chính: thực hiện chức năng quản lý các vấn đề thu chi trong
mọi hoạt động của công ty, đáp ứng các nhu cầu tài chính cho hoạt động sản xuất, kinh doanh như: thu mua nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị sản xuất, trả công lao động và các chi phí cho hoạt động hỗ trợ khác, đảm bảo tính minh bạch nhất quán, phù hợp với pháp luật và quy định của Việt Nam.
-Phòng kế toán: Phụ trách các vấn đề thu chi trong doanh nghiệp, lập
các báo cáo tài chính gửi cấp trên về tình hình sản xuất kinh doanh của cơng ty, đề xuất ý kiến để xây dựng bộ máy kế tốn hồn thiện và hoạt động có hiệu quả.
-Phịng kế hoạch: Có nhiệm vụ, xây dựng các kế hoạch phát triển của
công ty đề xuất cho các cơ quan cấp trên về phương hướng và cách thức tiến hành các kế hoạch đó.
-Phịng Marketing: Có nhiệm vụ quảng bá sản phẩm của cơng ty, xây
dựng các chiến lược, kế hoạch bán hàng, giải quyết các vấn đề liên quan đến sản phẩm và các kế hoạch liên quan…
-Phịng hành chính: thực hiện chức năng: lập kế hoạch và tuyển dụng,
đào tạo nhân sự đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty, xây dựng và áp dụng thang bậc lương, định mức lao động, thực hiện việc tính lương hợp lý, đánh giá năng lực nhân viên, đề bạt khen thưởng/kỷ luật.
-Phòng kĩ thuật: chuyên về phương diện kĩ thuật, thiết kế, nghiên cứu
Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý cơng ty GIÁM ĐỐC CƠNG TY PHĨ GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH PHĨ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHỊNG TÀI CHÍNH PHỊNG KẾ TỐN PHỊNG KẾ HOẠCH PHỊNG MARKETING PHỊNG HÀNH CHÍNH
2.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế tốn tại cơng tya) Tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị a) Tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị
Công ty TNHH máy và thiết bị công nghiệp Việt Nam là một cơng
ty có quy mơ vừa, địa bàn hoạt động tại Hà Nội và cung cấp hàng hoá, dịch vụ tới các tỉnh thành trên cả nước. Cơng ty đang áp dụng cơng tác kế tốn tập trung. Bộ máy kế toán của cơng ty được tổ chức thành phịng tài chính và nhân viên kế tốn các phần hành. Phịng tài chính kế tốn của cơng ty gồm: kế toán trưởng, cán bộ kế tốn và thủ quỹ. Cơng ty đã quy định rõ chức năng nhiệm vụ của nhân viên kế tốn như sau:
Phịng tài chính có nhiệm vụ chủ yếu là tổng hợp số liệu kế toán đồng thời thực hiện hạch tốn các nghiệp vụ kế tốn có liên quan đến hoạt động của cơng ty, hướng dẫn kiểm tra tồn bộ cơng tác kế tốn trong tồn cơng ty.
-Kế toán trưởng: là người tổ chức chỉ đạo thực hiện tồn bộ cơng tác kế
tốn tài chính, thơng tin kinh tế trong cơng ty. Kế tốn trưởng phụ trách chung và có quyền yêu cầu, giám sát và giao nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên kế tốn, kiểm tra cơng việc của họ, giám sát sử dụng vốn của phịng kinh doanh, phân tích, đánh giá, thuyết minh báo cáo tài chính. Kế tốn trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc.
-Kế toán tổng hợp: Ghi sổ tổng hợp, lập các báo cáo công ty, tính
lương và các khoản phải trả người lao động. Ngồi ra kế tốn tổng hợp cịn là người kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ cũng như việc ghi chép sổ sách kế toán liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
-Kế tốn thanh tốn: có nhiệm vụ theo dõi quản lý tình hình chi tiền
mặt thanh toán với ngân hang và ngân sách nhà nước, đảm bảo đáp ứng kịp thời, chính xác phục vụ tất cả mọi hoạt động của đơn vị. Tập hợp và kiểm soát chứng từ trước khi thu chi, thanh tốn, cung cấp các thơng tin và lập báo cáo theo yêu cầu quản lý. Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định với tình hình tổ chức cơng tác kế tốn tập trung như trên. Bộ náy kế tốn của cơng ty gọn nhẹ, đảm bảo tính thống nhất, đầy đủ, kịp thời các thông tin, số liệu giúp ban giám đốc trong việc quản lý tài chính theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
-Kế tốn kho hàng: có nhiệm vụ nhập xuất vật tư, hàng hố, theo dõi
tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật tư, hàng hố về số lượng, chủng loại trong q trình sản xuất - kinh doanh, lập báo cáo kinh doanh, báo cáo tồn kho vật tư theo niên độ kế toán.
-Thủ quỹ: là người chuyên thu tiền, chi tiền khi có các nghiệp vụ liên
quan đến tiền mặt phát sinh, hàng ngày lập sổ quỹ tiền mặt và đối chiếu sổ tồn quỹ với kế toán thanh toán.
Sơ đồ 2: tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN KHO HÀNG THỦ QUỸ
Để tạo thuận lợi cho việc sản xuất - kinh doanh, mặt khác để đảm bảo số sách kế tốn trong tồn cơng ty, cơng ty đã lựa chọn tổ chức cơng tác kế tốn theo hình thức tập trung. Theo hình thức tổ chức cơng tác kế tốn này, tại các đội cũng có nhân viên kế tốn làm nhiệm vụ thu thập, kiểm tra, hạch toán các chứng từ và hàng tháng gửi báo cáo cho kế tốn tổng hợp tại cơng ty kiểm tra.
b) Hình thức, chế độ và chính sách kế tốn áp dụng
Hình thức kế toán áp dụng: Cơng ty áp dụng kế tốn máy theo hình
thức Nhật ký chung trên phần mềm kế tốn MISA SME.NET 2015. Theo hình thức này, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời phát sinh, và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Hình thức kế tốn nhật ký chung bao gồm các loại sổ chủ yếu như:
- Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt
-Sổ cái
- Các sổ và thẻ kế toán chi tiết
Chế độ kế tốn: Cơng ty TNHH máy và thiết bị cơng nghiệp Việt Nam
của Bộ Tài chính ban hành ngày14/09/2006, áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thơng tư phịng hành kèm theo hướng dẫn việc thực hiện các chuẩn mực, quyết định đó.
Chính sách kế tốn áp dụng:
Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: ghi nhận theo giá trị gốc.
Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định theo nguyên giá.
Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ (hữu hình, vơ hình, th tài chính): Được ghi tăng ngun giá của tài sản nếu chi phí này chắc chắn làm tăng lợi ích kinh tế trong tương lai khi sử dụng tài sản đó, các chi phí phát sinh khơng thoả mãn điều kiện trên được hạch tốn vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Phương pháp khấu hao TSCĐ (hữu hình, vơ hình, th tài chính): Được phân bổ 1 cách có hệ thống trong thời gian sử dụng với lợi ích kinh tế mà tài sản đó đem lại, số khấu hao của từng kỳ được hạch tốn vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ theo phương pháp khấu hao đường thẳng.
Phương pháp khấu hao TSCĐ (hữu hình, vơ hình, th tài chính): Được phân bổ 1 cách có hệ thống trong thời gian sử dụng với lợi ích kinh tế mà tài sản đó đem lại, số khấu hao của từng kỳ được hạch tốn vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ theo phương pháp khấu hao đường thẳng.