III. Một số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác hạch tốn thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần
4. Về hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ
4.1. Về hạch toán doanh thu và giá vốn
Khi có nghiệp vụ phát sinh về tiêu thụ thành phẩm để đảm bảo đúng trình tự ghi chép và để tiện cho việc theo dõi doanh thu, thành phẩm và giá vốn thành phẩm, công ty nên vừa định khoản để xác định doanh thu của số sản phẩm tiêu thụ, vừa ghi định khoản giá vốn của số thành phẩm xuất bán:
Khi thành phẩm được xác định là tiêu thụ:
Nợ TK111, 112, 131... : Tổng giá thanh toán
Có TK511 : Doanh thu số thành phẩm bán ra Có TK3331 : Thuế GTGT đầu ra
Đồng thời kế toán ghi:
Nợ TK632 : Giá vốn của số thành phẩm bán ra Có TK155 : Gía thành của số thành phẩm xuất kho
4.2. Về hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu
Để đảm bảo sự thống nhất về tài khoản cũng như để dễ quản lý, dễ theo dõi và để đảm bảo đúng chế độ kế tốn hiện hành cơng ty nên hạch toán riêng khoản giảm giá hàng bán hiện tại cơng ty đang hạch tốn bên Nợ TK511 sang hai tài khoản là TK521 và TK635. Với các khoản giảm do khách hàng mua thường xuyên ổn định và mua với số lượng lớn thì hạch tốn vào TK521- chiết khấu thương mại, cịn giảm giá với khách hàng thanh tốn ngay hoặc
thanh tốn trước hạn thì đó là khoản chiết khấu thanh tốn và hạch tốn vào TK635-chi phí hoạt động tài chính.
+ Khi cơng ty chấp nhận chiết khấu thanh toán cho người mua khi người mua thanh toán tiền trước thời hạn theo hợp đồng, kế toán ghi:
Nợ TK635: Số chiết khấu thanh toán chấp thuận cho khách hàng
Có TK111, 112, 131... : Số chiết khấu thanh toán chấp thuận cho khách hàng
+ Trường hợp phát sinh các khoản chiết khấu thương mại, kế toán ghi: Nợ TK521 : Chiết khấu thương mại chấp thuận cho khách hàng
Nợ TK331 : Thuế GTGT tương ứng với phần chiết khấu Có TK111, 112, 131...: Tổng số chiết khấu thương mại
+ Cuối kỳ kế toán kết chuyển các khoản chiết khấu thương mại sang TK511:
Nợ TK511 : Tổng số chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ Có TK521 : Kết chuyển chiết khấu thương mại
4.3. Về hạch toán các khoản phải thu khách hàng
Để tránh tình trạng chiếm dụng vốn, cơng ty nên thực hiện thường xuyên hơn chiết khấu thanh toán với khách hàng đồng thời nên tăng tỷ lệ chiết khấu thanh tốn để khuyến khích khách hàng thanh tốn ngay. Đối với một số trường hợp để tránh rủi ro khi không thu được nợ của khách hàng, cuối niên độ kế tốn cơng ty nên trích lập dự phịng các khoản phải thu khó địi.
+ Mức dự phịng các khoản phải thu khó địi được xác định theo một trong hai phương pháp sau:
Phương pháp kinh nghiệm: Đây là phương pháp mang tính định tính
cao, trên cơ sở phân tích tính chất các khoản phải thu và dựa vào hoạt động kinh nghiệm nhiều năm, kế tốn ước tính tỷ lệ các khoản phải thu khó địi trên
doanh số hàng bán chưa thu được tiền hoặc trên tổng số các khoản phải thu hiện hành.
Số dự phòng cần lập cho năm tới = Tổng doanh số bán chịu X Tỷ lệ phải thu khó địi ước tính
Phương pháp xác định dựa vào thời gian quá hạn thực tế: Cuối kỳ
cơng ty rà sốt lại các khoản phải thu q hạn, phân tích khả năng thanh tốn của khách hàng , lập bảng phân tích các khoản phải thu theo thời gian. Kế tốn ước tính tỷ lệ phải thu khó địi dựa trên thời gian quá hạn, nếu khoản nợ quá hạn càng lâu thì tỷ lệ phải thu khó địi càng lớn và lập bảng ước tính các khoản phải thu khó địi.
Sốdự phịng cần lập cho khách hàng đáng ngờ i = Số nợ phải thu của khách hàng đáng ngờ i X Tỷ lệ ước tính khơng thu được ở khách hàng i
+ Trình tự hạch tốn
Cuối niên độ kế tốn căn cứ vào các khoản phải thu khó địi dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, kế tốn tính tốn xác định mức lập dự phịng các khoản nợ phải thu khó địi:
Nợ TK6426
Có TK139: Dự phịng phải thu khó địi
Cuối niên độ kế tốn sau, nếu số dự phịng cần lập < số dự phịng đã lập thì kế tốn tiến hành hồn nhập khoản dự phịng phải thu khó địi cịn lại: Nợ TK139
Có TK6426
Ngược lại nếu số dự phịng cần lập > số dự phịng đã lập thì kế tốn tiến hành trích lập bổ xung. Đồng thời kế tốn tiếp tục tính và xác định mức trích lập dự phịng cho các khoản phải thu khó địi ở niên độ kế tốn sau.
+ Trong niên độ kế toán tiếp theo kh thu hồi hay xoá sổ các khoản nợ phải thu đã lập dự phòng, sau khi trừ đi số tiền đã thu, số thiệt hại còn lại sẽ được trừ vào dự phịng sau đó trừ tiếp vào chi phí quản lý:
Nợ TK111, 112
Nợ TK139 : Trừ vào dự phòng
Nợ TK6426 : Tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 131, 138...: Tồn bộ số nợ xoá sổ
Đồng thời ghi đơn vào bên Nợ TK004- Nợ khó địi đã xử lý
Đối với các khoản nợ phải thu khó địi đã lập dự phịng nhưng nay lại thu được thì kế tốn hồn nhập dự phịng đã lập:
Nợ TK139
Có TK6426
4.4. Về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh phát sinh không đều giữa các tháng. Bởi vậy nếu sau khi xác định được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp mà kế tốn kết chuyển tồn bộ sang TK911 thì sẽ khơng phản ánh chính xác được kết quả tiêu thụ thành phẩm. Do đó cơng ty cần phải có tiêu thức phân bổ hợp lý để phản ánh chính xác kết quả hoạt động tiêu thụ thành phẩm của mình. Nghĩa là tính xem tỷ lệ một đồng doanh thu thì phải chi ra bao nhiêu đồng chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Tỷ lệ này muốn xác định được thì phải căn cứ vào tổng doanh thu và tổng chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của năm trước.
Ví dụ: Tổng doanh thu năm 2004: 1125 532 440 464 Tổng chi phí bán hàng trong năm 2004: 4 419 013 098
Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp trong năm 2004: 4 785 888 144 Tỷ lệ chi phí bán hàng/doanh thu cả năm = 4 419 013 098/125 532 440 464 x 100 =3,5%
Tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp/doanh thu cả năm = 4 785 888 144/125 532 440 464 x 100 = 3,8%
Với tỷ lệ phân bổ như trên, hàng tháng căn cứ vào doanh thu của Công ty kế tốn tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng vào TK911 theo công thức:
CPBH phân bổ vào TK911 = Tỷ lệ CPBH x Doanh thu trong tháng CPQLDN phân bổ vào TK911= Tỷ lệ CPQLDN x Doanh thu trong tháng
Sau đó kế tốn so sánh giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đã phân bổ vào TK911 với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh. Lúc này sẽ xảy ra hai trường hợp
+ Nếu chi phí bán hàng phân bổ vào TK911 nhỏ hơn chi phí bán hàng thực tế phát sinh thì kế tốn ghi:
Nợ TK911: Chi phí bán hàng phân bổ Nợ TK1422: Phần chênh lệch
Có TK641: Chi phí bán hàng thực tế phát sinh
+ Nếu chi phí bán hàng phân bổ vào TK911 lớn hơn chi phí bán hàng thực tế phát sinh thì kế tốn ghi:
Nợ TK 911: Chi phí bán hàng phân bổ Có Tk1422: Phần chênh lệch
Có TK641: Chi phí bán hàng thực tế phát sinh
Như vậy thông qua tài khoản 1422 kế tốn phản ánh một phần chi phí bán hàng vào TK911, lúc đó việc xác định kết quả tiêu thụ của Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đơng Anh sẽ chính xác hơn.
Với chi phí quản lý doanh nghiệp, kế tốn cũng tiến hành tương tự chi phí bán hàng. Kế tốn cũng xác định phần chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển vào trong tháng và phần chênh lệch kế toán cũng phản ánh vào TK1422
Ví dụ: Trong tháng 1 năm 2005, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh như sau:
+ Chi phí bán hàng: 23 093 569 872 x 3,5% = 808 274 945đ
Như vậy chi phí bán hàng kết chuyển sang TK911 là: 808 274 945đ; số còn lại (808 274 945 - 767 130 553) = 41 144 392 hạch tốn vào bên Có TK1422 để tiếp tục phân bổ.
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp: 23 093 569 872 x 3,8% = 877 555 655đ
Như vậy chi phí quản lý doanh nghiệp kết chuyển sang TK911 là 877555655đ số còn lại (877 555 655 - 796 553 121) = 81 002 534đ hạch tốn vào bên Có TK1422 để tiếp tục phân bổ.
Theo đó, kết quả kinh doanh tháng 1 năm 2005 được tính lại như sau: 23 093 569 872 – (21 110 000 000 + 808 274 945 + 877 555 655) =297739270đ
Chênh lệch so với cách tính bình thường là: (419886198 –297739270)= 122146928đ
Vậy, nếu thực hiện theo tiêu thức phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp như trên thì trong tháng 1 năm 2005 tổng lợi nhuận từ hoạt động sản xuất của Công ty sẽ là 297739270đ
4.5. Về việc xác định kết quả tiêu thụ
Công ty nên lập báo cáo và xác định kết quả tiêu thụ riêng cho từng loại sản phẩm là tấm lợp AC và tấm lợp KLM.
Việc xác định được kết quả tiêu thụ cho từng loại sản phẩm sẽ giúp nhà quản lý có cái nhìn cụ thể và chi tiết hơn về kết quả đạt được của từng loại sản phẩm để từ đó đề xuất ra các chiến lược kinh doanh mới đem lại hiệu quả cao nhất. Vì vậy Cơng ty nên tiến hành xác định kết quả tiêu thụ theo từng sản phẩm. Muốn vậy công ty cần phải phân bổ được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được cho từng loại sản phẩm trên cơ sở tỷ lệ giá vốn hàng bán của từng loại sản phẩm
Tỷ lệ giá vốn hàng bán của từng loại sản phẩm = Giá vốn hàng bán của từng loại sản phẩm/ Tổng giá vốn hàng bán trong tháng
Chi phí bán hàng phân bổ cho từng loại sản phẩm = Tổng chi phí bán hàng trong tháng x Tỷ lệ giá vốn hàng bán của từng loại sản phẩm
Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho từng loại sản phẩm = Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng x Tỷ lệ giá vốn hàng bán của từng loại sản phẩm
Ví dụ: Trong tháng 1 năm 2005 kế tốn tiến hành xác định kết quả tiêu thụ của sản phẩm tấm lợp AC như sau:
+ Tỷ lệ giá vốn hàng bán sản phẩm TLAC: = 17727500000/21110000000 = 84%
+ Chi phí bán hàng phân bổ cho sản phẩm TLAC: 808 274 945 x 84% =678 950 954đ
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho sản phẩm TLAC: 877 555 655 x 84% = 737 146 750đ
Như vậy kết quả kinh doanh của sản phẩm tấm lợp AC được tính như sau:
= (18 802 059 884 - 17 727 500 000 - 678 950 954 - 737 146 750) = -341 537 824đ
Vậy nếu tính theo cách này ta sẽ thấy việc tiêu thụ thành phẩm là tấm lợp AC trong tháng 1 lỗ. Nếu cứ để nguyên theo báo cáo tổng hợp của cả hai loại sản phẩm thì ta chỉ thấy doanh nghiệp lãi mà không thấy ngay được việc tiêu thụ tấm lợp AC khơng mang lại hiệu quả như vậy. Do đó việc tách để xác định kết quả tiêu thụ cho từng loại sản phẩm giúp cho Cơng ty trên cơ sở đó đề xuất ra các giải pháp kinh doanh kịp thời để mang lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp mình.
KẾT LUẬN
Có thể nói rằng, trong nền kinh tế thị trường hiện nay thực hiện chế độ hạch tốn kinh tế theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước đòi hỏi các doanh nghiệp một mặt phải tự trang trải được các chi phí, mặt khác phải thu được lợi nhuận, đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Mục tiêu đó chỉ có thể đạt được trên cơ sở quản lý chặt chẽ các loại tài sản, vật tư, chi phí, quản lý chặt chẽ quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm của doanh nghiệp.
Theo đó, chất lượng thơng tin kế tốn thơng qua hạch tốn thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm ngày càng đóng vai trị quan trọng trong việc nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường, thúc đẩy lưu chuyển hàng hố quay vịng nhanh, mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp và trở thành mục tiêu kinh doanh mà các doanh nghiệp đều muốn đạt được. Vì vậy việc hạch tốn thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm trở thành vấn đề quan tâm hàng đầu với khơng chỉ bộ phận kế tốn mà cịn với cả toàn doanh nghiệp.
Trong thời gian thực tập và tìm hiểu tại Cơng ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh, được sự giúp đỡ của các cán bộ phịng kế tốn, các cô chú trong công ty cùng với sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thanh Quý em đã đi sâu tìm hiểu kế tốn thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty. Trên cơ sở các chế độ kế toán hiện hành kết hợp với thực tế tại công ty em đã đề xuất một số biện pháp với mong muốn hồn thiện hơn nữa cơng tác kế tốn và góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, do trình độ cịn hạn chế, kiến thức thực tế cịn ít cũng như thời gian thực tập chưa nhiều nên chun đề của em khơng thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cơ cũng như các cán bộ phịng kế tốn trong cơng ty để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thanh Quý cùng các cán bộ phịng kế tốn của Cơng ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đơng Anh đã giúp em hồn thành chun đề này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện Hoàng Diệu Ly