DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.Hình thức Nhật ký – Sổ cái
Hình thức Nhật ký – Sổ cái trong hạch toán NVL sử dụng duy nhất một quyển sổ tổng hợp là sổ Nhật ký –Sổ cái , ngồi ra cịn có các sổ thẻ kế tốn chi tiết NVL.
Nhật lý – Sổ cái là một quyển sổ gồm hai phần : phần Nhật ký ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và tập hợp riêng cho từng đối tượng ở phần Sổ cái . Phiếu N.K Phiếu GNCTN Bảng LKN Thẻ kho Phiếu X.K Phiếu GNCTX Bảng LKX Báo cáo TH nhập, xuất, tồn Sổ kế toán TH về NVL Sổ số dư
Số TT NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số phát sinh TK 152 TK 153 TK 621 TK 627 TK 641 TK 642 SH NT
Hàng ngày , căn cứ vào các phiếu nhập kho , xuất kho NVL và các chứng từ có liên quan , kế tốn NVL tiến hành ghi vào Nhật ký- Sổ cái (của tài khoản 152,621,641...) theo trình tự thời gian . Cuối tháng , khoá sổ và tiến hành tổng hợp số vật liệu trên Nhật ký – Sổ cái để đối chiếu số liệu với bộ phận kế toán chi tiết . Về nguyên tắc , số phát sinh Nợ và số dư cuối kỳ của các tài khoản 152, 641,627... phải khớp đúng số liệu trên báo cáo tổng hợp nhập , xuất , tồn kho vật liệu . Từ đó tiến hành lập bảng cân đối kế tốn và các báo cáo tài chính khi kết thúc niên độ kế tốn .
Sơ đồ trình tự kế tốn chi tiết ngun vật liệu
Theo hình thức Nhật ký – Sổ cái
Chứng từ nhập, xuất NVL
Nhật ký - Sổ cái
Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp CT , nhập xuất Bảng TH nhập, xuất, tồn kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
Hạch toán NVL theo hệ thống sổ của hình thức này đơn rất đơn giản , số lượng sổ lại ít nên khối lượng ghi sổ khơng nhiều , số liệu kế tốn tập trung cho biết cả 2 chỉ tiêu thời gian và phân loại đối tượng ngay trên một dòng ghi , do vậy dễ theo dõi kiểm tra . Tuy nhiên do tài khoản được liệt kê ngang sổ nên khn sổ sẽ cồng kềnh khó bảo quản trong niên độ và khó phân cơng lao động kế tốn . Nếu doanh nghiệp có ít tài khoản sử dụng , ít lao động kế toán , khối lượng nghiệp vụ phát sinh khơng nhiều , trình độ kế tốn thấp thì áp dụng hình thức này là có hiệu quả , khơng ảnh hưởng đến tốc độ cung cấp thông tin cho quản lý cũng như độ chính xác của số liệu đã ghi.
2. Hình thức Nhật ký chung
Các sổ sử dụng để kế tốn NVL theo hình thức Nhật ký chung bao gồm: Sổ Nhật ký chung , Sổ Nhật ký mua hàng , Nhật ký chi tiền, Sổ cái các tài khoản :152, 153, 621, 627, 641, 642 và các sổ, thẻ kế toán chi tiết khác phù hợp với phương pháp kế toán chi tiết mà doanh nghiệp sử dụng .
Nhật ký chung là loại sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ về sự biến động tăng giảm của từng loại NVL theo trình tự thời gian . Kế tốn tiến hành đồng thời cả việc hạch toán và định khoản ngay trên sổ này.
Sổ Nhật Ký Chung
Năm.......
NT ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Đã ghi sổ cái
Số hiệu TK
Số phát sinh
Sổ cái cũng là một loại sổ tổng hợp nhưng được dùng để mở cho từng tìa khoản , doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu tài khoản thì có bấy nhiêu quyển Sổ cái . Số liệu ghi vào sổ này là từ các sổ Nhật ký.
Sổ cái
Năm... Tên tài khoản...
Số hiệu...
NT ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Trang sổ NKC
Số hiệu TKĐƯ
Số phát sinh
SH NT Nợ Có
Khi có các chứng từ nhập , xuất kho vật liệu , kế toán tiến hành vào sổ Nhật ký chung đầu tiên (vào tất cả các cột trừ cột 5). Đồng thời nếu doanh nghiệp có nhu cầu theo dõi tình hình thanh tốn với nhà cung cấp thì các chứng từ này còn được ghi sổ Nhật ký mua hàng và sổ Nhật ký chi tiền . Sau đó , số liệu được chuyển vào Sổ cái các tài khoản 152, 153, 621,..., lúc này kế toán mới ghi vào cột 5 trên sổ Nhật ký chung . Cuối tháng , cộng số liệu trên các Sổ cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh phần giành cho tài khoản 152, 153. Trên cơ sở số liệu của các sổ này trong suốt niên độ kế toán để lập các báo cáo tài chính.
Sơ đồ ghi sổ kế tốn ngun vật liệu Theo hình thức sổ Nhật ký chung CT nhập, xuất kho NVL Nhật ký chung Sổ cái TK 152 Bảng CĐTK Nhật ký mua hàng, chi tiền Báo cáo TH nhập, xuất, tồn kho Sổ (thẻ) chi tiết NVL
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu số liệu
Hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức sổ Nhật ký chung có ưu điểm là ghi chép đơn giản , sổ cấu tạo đơn giản , rõ ràng nên dễ ghi , dễ kiểm tra đối chiếu nhưng số liệu ghi chép trùng lặp nhiều. Hình thức này phù hợp với mọi loại hình hoạt động cũng như quy mơ , trình độ và trong điều kiện lao động kế toán bằng máy. Với điều kiện lao động kế tốn thủ cơng , hình thức này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh đơn giản , trình độ quản lý và kế toán cịn thấp , bộ máy kế tốn được tổ chức theo mơ hình tập trung và có nhu cầu phân cơng lao động kế tốn .
3.Hình thức chứng từ ghi sổ
Để kế tốn NVL theo hình thức này cần các loại sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ , Sổ cái tài khoản 152 , 153...và các sổ kế toán chi tiết .
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cũng là một loại hình sổ Nhật ký để ghi chép nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian nhưng khơng tiến hành định khoản ngay trên sổ nay. Nó dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , quản lý chứng từ ghi sổ đồng thời để kiểm tra , đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số phát sinh.
Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ
Năm...
Chứng từ ghi sổ
Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng
1 2 3 1 2 3
Cộng - Cộng cuối tháng