2.1. Đặc điểm chung về Cụng ty cổ phần Trường Sơn
2.1.4. Đặc điểm về tổ chức quản lý của Cụng ty
* Sơ đồ bộ mỏy quản lý của Cụng ty :
* Bộ phận giỏn tiếp sản xuất :
- Hội đồng quản trị ( 5 người do Đại hội đồng cổ đụng bầu ra ) : Chủ tịch Hội đồng
quản trị là người điều hành cao nhất cú quyền quyết định mọi vấn đề cú liờn quan đến Cụng ty là người chịu trỏch nhiệm trước cỏc cơ quan nhà nước.
Đại hội đụng cổ Chủ tịch hội đồng quản trị Ban giỏm đốc Giỏm đốc điều hành Phú giỏm đốc
Phũng kinh doanh Phũng kỹ thuật Phũng kế toỏn thống kờ
- Ban giỏm đốc ( 2 người ) : Là người chỉ huy cao nhất sau Chủ tịch hội đồng quản trị ( CTHĐQT ) phụ trỏch chung tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh của đơn vị, là người chịu trỏch nhiệm trước CTHĐQT và trước khỏch hàng, đồng thời trước cỏn bộ cụng nhõn viờn về mọi hoạt động của Cụng ty. Là người đại diện cho Cụng ty ký kết mọi hoạt động kinh doanh khi CTHĐQT ủy nhiệm. Ban giỏm đốc Cụng ty gồm cú : Giỏm đốc và Phú giỏm đốc.
+ Giỏm đốc : Cú quyền đại diện thành lập, bổ nhiệm của trưởng ca sản xuất, cỏc bộ phận nghiệp vụ. Giỏm đốc cú nhiệm vụ thay mặt cụng ty ký nhận tài sản, tiền vốn do Cụng ty bàn giao để quản lý sử dụng vào sản xuất kinh doanh sao cho đạt được lợi nhuận cao nhất trong sản xuất kinh doanh, kế hoạch phỏt triển của Cụng ty ngắn, trung và dài hạn.
+ Phú giỏm đốc : Là người được Giỏm đốc ủy quyền chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh cú hiệu quả và được tiến hành thụng suốt liờn tục. Tham mưu cho giỏm đốc về cụng tỏc tổ chức hành chớnh, động viờn toàn bộ cỏn bộ cụng nhõn viờn, quản lý hồ sơ, sơ yếu lý lịch, giải quyết cỏc vấn đề liờn quan đến cụng tỏc hành chớnh, văn thư, con dấu theo chế độ quy định.
- Phũng kinh doanh ( 4 người ) : Làm cụng tỏc tiếp thị, tiờu thụ sản phẩm, xõy dựng và chịu trỏch nhiệm thực hiện cỏc kế hoạch kinh doanh.
- Phũng kế toỏn thống kờ ( 5 người ) : Thực hiện cụng tỏc kế toỏn quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của cụng ty theo đỳng chế độ hiện hành.
Chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật, ban giỏm đốc và hành khỏch về tớnh chớnh xỏc, trung thực của số liệu, tăng cường cụng tỏc quản lý, sử dụng vốn cú hiệu quả, bảo toàn vốn kinh doanh của Cụng ty, lập kế hoạch và bỏo cỏo quyết toỏn theo định kỳ, lập bỏo cỏo thống kờ về tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh, đề xuất với ban giỏm đốc và CTHĐQT phương ỏn về quản lý sản xuất và quản lý tài chớnh của Cụng ty.
- Phũng kế hoạch-kỹ thuật ( 4 người ) : Lập kế hoạch và theo dừi cỏc thiết bị mỏy múc, cú kế hoạch thay đổi sửa chữa trỡnh ban giỏm đốc. Cung ứng đầy đủ kịp
thời vật tư cho quy trỡnh sản xuất, hướng dẫn chỉ đạo kỹ thuật cỏc khõu sản xuất để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
* Bộ phận trực tiếp sản xuất : Do đặc điểm sản xuất của cụng ty là sản xuất gạch
tập trung theo dõy chuyền, khối trực tiếp sản xuất của Cụng ty được chia làm 11 tổ : - Tổ cấp đất ( 3 người )
- Tổ cơ điện ( 4 người ) - Tổ xe nõng ( 3 người )
- Tổ chế biến tạo hỡnh ( 37 người ) - Tổ vận hành mộc ( 17 người ) - Tổ lũ nung hầm sấy ( 20 người ) - Tổ vệ sinh ( 4 người )
- Nhõn cụng thuờ Trại giam Thanh Lõm ( 101 người ) bao gồm cỏc tổ : + Tổ tạo hỡnh ( 30 người )
+ Tổ xếp goũng ( 30 người ) + Tổ xuống goũng ( 22 người ) + Tổ bốc xe ( 19 người )
2.1.5. Đặc điểm chung về tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty cổ phần Trường Sơn
2.1.5.1. Đặc điểm về tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty cú nhiệm vụ:
- Hướng dẫn, đụn đốc cỏc bộ phận trong cụng ty thu thập đầy đủ, kịp thời chứng từ hạch toỏn ban đầu phục vụ cho cụng tỏc hạch toỏn và điều hành quản lý của cụng ty.
- Phản ỏnh, ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh trong quỏ trỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh kịp thời đầy đủ theo đỳng chế độ quy định.
Sơ đồ bộ mỏy kế toỏn tại Cụng ty cổ phần Trường Sơn
Cụng ty cổ phần Trường Sơn là một cụng ty cú quy mụ khụng lớn, địa bàn hoạt động chủ yếu phục vụ trong nội tỉnh Thanh Húa, và phõn phối đi một số tỉnh ngoài lõn cận như Nghệ An, Hà Tĩnh, Ninh Bỡnh,... Để phự hợp với điều kiện kinh doanh. Cụng ty đó vận dụng mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn tập trung. Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được tổ chức tại Phũng kế toỏn thống kờ
- Kế toỏn trưởng: Là người tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ cụng tỏc kế toỏn tài chớnh, thụng tin kinh tế trong toàn cụng ty. Đồng thời hướng dẫn, thể chế và cụ thể hoỏ kịp thời cỏc chớnh sỏch, chế độ, thể lệ tài chớnh kế toỏn của Nhà nước và Cụng ty. Hướng dẫn, kiểm tra, chỉ đạo hạch toỏn, lập kế hoạch tài chớnh, chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc Cụng ty về cụng tỏc tài chớnh kế toỏn của Cụng ty.
- Kế toỏn tổng hợp: Ghi sổ tổng hợp, lập cỏc bỏo cỏo Cụng ty. Ngoài ra kế toỏn tổng hợp cũn là người kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ của chứng từ cũng như việc ghi chộp sổ kế toỏn liờn quan đến hoạt động kinh doanh của cụng ty.
- Kế toỏn bỏn hàng-tiền lương : Cú trỏch nhiệm theo dừi bỏn hàng, thống kờ bỏn hàng, hàng ngày, hàng thỏng, tổng hợp nhập, xuất, tồn của hàng húa, tổng hợp
Kế tốn tr ởng
KẾ TỐN NỘI
BỘ Kế toán Kế tốn kho Thủ quỹ
Tổng hợp
KẾ TỐN BÁN HÀNG-TIỀN
LƯƠNG
doanh thu chuyển cho kế toỏn theo dừi, kiểm tra cõn xe và số viờn thực tế trước khi giao húa đơn cho xe đi, theo dừi, nắm chắc tất cả cỏc chế độ của khỏch hàng về chiết khấu, khuyến mại. Đồng thời cú trỏch nhiệm tớnh chi trả lương cho lao động, ngồi ra cũn trớch Bảo hiểm xó hội ( BHXH ), Bảo hiểm y tờ ( BHYT ), Kinh phớ cụng đoàn ( KPCĐ ) cho người lao động theo chế độ quy định
- Kế toỏn nội bộ : Thu thập kiểm tra từ ban đầu và kốm theo thủ tục thanh toỏn, toàn bộ chi phớ bằng tiền mặt tiền gửi, theo dừi chặt chẽ hoạt động về số liệu thu chi. Cập nhật phiếu thu, phiếu chi những khoản thu chi hằng ngày, tất cả những khoản thu chi bất thường phải thụng qua ý kiến của ban giỏm đốc mới được duyệt chi.
- Kế toỏn kho : theo dừi lượng nguyờn vật liệu, thành phẩm nhập xuất tồn hàng ngày. Về thành phẩm, nắm chắc số lượng hàng trả về, chất lượng hàng để cú phõn loại chớnh xỏc; thụng bỏo lượng hàng tồn kho hàng ngày để bộ phận sản xuất lờn kế hoạch sản xuất kịp thời. Về nguyờn vật liệu, theo dừi lượng nguyờn vật liệu gần hết để đặt.
- Thủ kho : Nhập xuất thành phẩm theo phiếu xuất kho do kế toỏn phõn hàng lập; ghi sổ và bỏo cỏo lượng nhập, xuất, tồn kho thành phẩm; theo dừi thành phẩm hư hỏng, rỏch vỡ; hàng ngày phải bỏo cỏo với kế toỏn hàng tồn kho lượng hàng thực tế trong kho, chấm cụng số viờn bốc vỏc hàng lờn.
Kiểm tra nguyờn vật liệu trước khi nhập xem cú đảm bảo chất lượng khụng, đo độ thủy phần nguyờn vật liệu, thụng bỏo cho kế toỏn hàng tồn kho lượng thực tế để lờn kế hoạch đặt nguyờn vật liệu.
- Thủ quỹ : Thu, chi tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi do kế toỏn thu chi lập, bỏo cỏo hoạt động thu chi hàng ngày, tồn quỹ.
2.1.5.2. Đặc điểm về hỡnh thức kế toỏn và phần mềm kế toỏn sử dụng tại Cụng ty
Hiện nay Cụng ty đang sử dụng hệ thống chứng từ phự hợp với những quy định mà Bộ tài chớnh đó ban hành. Hệ thống chứng từ được lập và luõn chuyển theo đỳng chế độ quy định. Hệ thống sổ kế toỏn tổng hợp được sử dụng theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung.
Phần mềm kế toỏn sử dụng là phần mềm Cybersoft, là sản phẩm của Cụng ty phần mềm Cybersoft. Được đỏnh giỏ là sản phẩm cú đầy đủ nhất về cỏc nghiệp vụ kế toỏn với cỏc phần hành ( Kế toỏn tổng hợp, kế toỏn vốn bằng tiền, kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ phải thu, kế toỏn mua hàng và cụng nợ phải trả, kế toỏn hàng tồn kho, kế toỏnc hi phớ và tớnh giỏ thành sản phẩm, kế toỏn cụng cụ dụng cụ, kế toỏn tài sản cố định, hệ thống bỏo cỏo thuế, bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo quản trị, bỏo cỏo cổ phần húa), trở thành phần mềm ứng dụng hiệu quả cao cho nhiều doanh nghiệp. Phần mềm kế toỏn Fast Accounting cú 12 phõn hệ :
1. Kế toỏn tổng hợp
2. Kế toỏn vốn bằng tiền, tiền gửi ngõn hàng 3. Kế toỏn bỏn hàng
4. Kế toỏn mua hàng 5. Kế toỏn hàng tồn kho 6. Kế toỏn cụng cụ, dụng cụ 7. Kế toỏn chủ đầu tư
8. Kế toỏn
Việc ghi chộp được tiến hành theo trỡnh tự :
Sơ đồ : Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký chung với phần mềm kế toỏn Cybersoft
Ghi chỳ :
: Nhập số liờụ hàng ngày
: In sổ, bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm. : Kiểm tra, đối chiếu
Hàng ngày : Căn cứ vào cỏc chứng từ đó kiểm tra được dựng làm căn cứ nhập vào mỏy tớnh với phần mềm kế toỏn, đồng thời ghi vào sổ tổng hợp chứng từ. Cuối thỏng, cuối năm : In sổ bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm và đối chiếu với cỏc sổ liờn quan trong phần mềm.
2.1.5.3. Cỏc chớnh sỏch và phương phỏp kế toỏn cơ bản của Cụng ty
- Chế độ kế toỏn ỏp dụng tại Cụng ty cổ phần Trường Sơn : Áp dụng chế độ kế toỏn theo quyết định số 15/2005/QĐ –BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chớnh.
- Hỡnh thức kế toỏn : Hỡnh thức nhật ký chung.
- Niờn độ kế toỏn từ 01/01/N-31/12/N, kỳ lập bỏo cỏo là quý, năm - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chộp là Việt Nam Đồng ( VNĐ )
- Phương phỏp tớnh thuế GTGT : Cụng ty ỏp dụng theo phương phỏp khấu trừ. Chứng từ kế toán -Sổ, thẻ kế toán chi tiết -Sổ tổng hợp chi tiết -Sổ nhật ký chung -Sổ cái - Bảng cân đối số phát sinh….. Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp
chứng từ kế tốn
- Phương phỏp tớnh giỏ thành sản phẩm : Phương phỏp tớnh giỏ thành phõn bước cú tớnh giỏ thành nửa thành phẩm.
- Phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho :
+ Nguyờn tắc tớnh giỏ trị HTK xuất kho : Theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền cả thỏng.
+ Nguyờn tắc tớnh giỏ trị HTK xuất kho : Theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền cả thỏng.
+ Nguyờn tắc hoạch toỏn HTK : Theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn. - Phương phỏp kế toỏn TSCĐ :
+ Nguyờn tắc đỏnh giỏ TSCĐ : Theo nguyờn giỏ và giỏ trị cũn lại.
+ Phương phỏp khấu hao TSCĐ : Áp dụng phương phỏp khấu hao đường thẳng. - Nguyờn tắc ghi nhận doanh thu : Áp dụng chuẩn mực kế toỏn 14.
2.2. Thực trạng tổ chức cụng tỏc kế toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm tại Cụng ty cổ phần Trường Sơn
2.2.1. Thực trạng kế toỏn chi phớ sản xuất tại Cụng ty
2.2.1.1. Thực trạng phõn loại chi phớ sản xuất tại Cụng ty
Chi phớ sản xuất trong Cụng ty đa dạng gồm nhiều loại chi phớ cụ thể khỏc nhau. Chỳng phỏt sinh một cỏch thường xuyờn qua cỏc cụng đoạn khỏc nhau của quy trỡnh cụng nghệ sản xuất sản phẩm.
Để thuận tiện cho cụng tỏc quản lý chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm, toàn bộ chi phớ sản xuất phỏt sinh trong cụng ty được chia thành 3 khoản mục:
+ Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp : Bao gồm nguyờn vật liệu chớnh, nhiờn liệu, phụ tựng,… chiếm khoảng 45% giỏ thành.
+ Chi phớ nhõn cụng trực tiếp : Bao gồm lương trả cho cụng nhõn trực tiếp sản xuất và cỏc khoản trớch theo lương chiếm khoảng 22% giỏ thành.
+ Chi phớ sản xuất chung : Bao gồm chi phớ nhõn viờn nhà xưởng trong đú bao gồm cả cụng nhõn Tổ cơ điện và Tổ vệ sinh và nhõn viờn phục vụ, chi phớ vật liệu,
cụng cụ dụng cụ, chi phớ khấu hao TSCĐ, chi phớ sửa chữa mỏy múc thiết bị và cỏc khoản chi phớ bằng tiền khỏc chiếm tỷ trọng khoảng 33% giỏ thành.
Mang đặc trưng của doanh nghiệp sản xuất, sản xuất trờn quy trỡnh cụng nghệ sản xuất phức tạp, CP NVLTT chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phớ bỏ ra để sản xuất sản phẩm, trong đú chủ yếu là nguyờn vật liệu mua ngoài. Vỡ vậy, đõy được xỏc định là trọng tõm quản lý. Bờn cạnh đú CP NCTT và CP SXC cũng là khoản mục chi phớ quan trọng cấu thành nờn giỏ thành sản phẩm nờn rất được cụng ty quan tõm nhằm hướng tới mục tiờu tiết kiệm chi phớ, hạ giỏ thành sản phẩm.
2.2.1.2. Thực trạng đối tượng kế toỏn tập hợp chi phớ sản xuất tại Cụng ty
Cụng ty cú quy trỡnh cụng nghệ sản xuất phức tạp trải qua 2 giai đoạn chớnh, quy trỡnh sản xuất sử dụng cựng một loại nguyờn vật liệu chớnh (Đất sột và Than
cỏm), kết thỳc tạo ra nhiều loại sản phẩm khỏc nhau do đú : Đối tượng tập hợp chi
phớ sản xuất khụng tập hợp riờng cho từng loại sản phẩm được mà tập hợp chung cho cả quỏ trỡnh sản xuất. Từ những đặc điểm trờn, kế toỏn xỏc định đối tượng tập hợp chi phớ sản xuất là quỏ trỡnh sản xuất tại phõn xưởng 1 và tại phõn xưởng 2 hay núi cỏch khỏc là tổng gạch mộc và tổng gạch đỏ sản xuất ra trong kỳ.
2.2.1.3. Thực trạng phương phỏp tập hợp chi phớ sản xuất tại Cụng ty
Hiện nay Cụng ty cổ phần Trường Sơn thực hiện tổng hợp chi phớ sản xuất theo hai phương phỏp:
Phương phỏp tập hợp trực tiếp: Phương phỏp này ỏp dụng đối với cỏc chi
phớ cú liờn quan trực tiếp đến đối tượng kế toỏn tập hợp chi phớ đó xỏc định. Phương phỏp này ỏp dụng với cỏc chi phớ cú liờn quan đến từng phõn xưởng riờng biệt : Phõn xưởng gạch mộc và phõn xưởng gạch đỏ.
Phương phỏp tập hợp và phõn bổ giỏn tiếp: Phương phỏp này được ỏp dụng
khi một loại chi phớ liờn quan đến nhiều đối tượng kế toỏn tập hợp chi phớ sản xuất. Kế toỏn khụng thể tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng cụ thể. Phương phỏp này ỏp dụng với những loại chi phớ cú liờn quan đến cả 2 phõn xưởng khụng thể tập hợp
trực tiếp mà phải tiến hành phõn bổ cho từng phõn xưởng riờng biệt như : Chi phớ sản xuất chung cho 2 phõn xưởng
2.2.1.4. Thực trạng kế toỏn tập hợp chi phớ sản xuất tại Cụng ty 2.2.1.4.1. Kế toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp
Do chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp là khoản mục cơ bản, chiếm tỷ trọng lớn trong giỏ thành sản phẩm nờn việc hạch toỏn đầy đủ, chớnh xỏc khoản mục chi phớ này là căn cứ quan trọng tớnh giỏ thành sỏt thực nhất, việc tiết kiệm hay lóng phớ cú ảnh hưởng rất lớn đến sự biến động của giỏ thành sản phẩm và kết quả sản xuất kinh doanh của Cụng ty. Xuất phỏt từ đặc điểm của Cụng ty sản xuất Gạch đất sột nung, nguyờn vật liệu phục vụ bao gồm nhiều loại khỏc nhau:
- Nguyờn vật liệu chớnh gồm cú : Đất sột, Phụ gia,… - Nhiờn liệu : Than cỏm 6b, Dầu DO, Dầu mỏy,…
- Vật tư, phụ tựng : Băng tải, Quạt cụng nghiệp, cỏc loại vũng bi, dõy cươ roa, que hàn, bảo hộ lao động,..
Trong tất cả cỏc nguyờn nhiờn liệu trờn thỡ chi phớ nguyờn vật liệu chớnh trực tiếp chế tạo sản phẩm bao gồm đất sột và than cỏm 6b, tuy nhiờn do phõn làm 2 phõn