1.3.1.3.1 Quỹ tiền lương
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương tớnh theo người lao động của doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý và chi trả.
Quỹ tiền lương bao gồm:
- Tiền lương trả theo thời gian, trả theo sản phẩm, lương khoỏn. - Cỏc loại phụ cấp làm đờm, thờm giờ, độc hại…
- Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định.
- Tiền lương trả cho thời gian người lao động ngừng sản xuất do nguyờn nhõn khỏch quan như: đi học, tập quõn sự, nghỉ phộp năm, hội nghị…
- Cỏc khoản tiền thưởng cú tớnh chất thường xuyờn.
Trong doanh nghiệp, để phục vụ cho cụng tỏc hạch toỏn và phõn tớch tiền lương cú thể chia ra tiền lương chớnh và tiền lương phụ.
Tiền lương chớnh: là tiền lương trả cho thời gian người lao động làm nhiệm vụ chớnh của họ, gồm tiền lương trả theo cấp bậc và cỏc khoản phụ cấp kốm theo.
Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện cỏc nhiệm vụ khỏc do doanh nghiệp điều động như: hội họp, tập quõn sự, nghỉ phộp năm theo chế độ.
Để đảm bảo cho doanh nghiệp hoàn thành và vượt mức kế hoạch sản xuất thỡ việc quản lý và chi tiờu quỹ tiền lương phải hợp lý, tiết kiệm quỹ lương nhằm phục vụ tốt cho việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1.3.1.3.2 Quỹ bảo hiểm xó hội
Quỹ BHXH được hỡnh thành bằng cỏch trớch theo tỷ lệ quy định trờn tổng số quỹ lương cơ bản và cỏc khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực… ) của người lao động thực tế phỏt sinh trong thỏng.
Quỹ BHXH được chi tiờu cho cỏc trường hợp người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trớ, tử tuất; quỹ này do cơ quan bảo hiểm xó hội quản lý.
1.3.1.3.3 Quỹ bảo hiểm y tế
Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toỏn cỏc khoản tiền khỏm chữa bệnh, thuốc chữa bệnh, viện phớ,,, cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ.
Quỹ này được hỡnh thành bằng cỏch trớch theo tỷ lệ quy định trờn tổng số tiền lương cơ bản và cỏc khoản phụ cấp của người lao động thực tế phỏt sinh trong thỏng. 1.3.1.3.4 Quỹ bảo hiểm thất nghiệp
Bảo hiểm thất nghiệp là khoản tiền được trớch để trợ cấp cho người lao động bị mất việc làm. Theo Điều 81 Luật BHXH, người thất nghiệp được hưởng BHTN khi cú đủ cỏc điều kiện sau:
- Đó đúng BHTN đủ 12 thỏng trở lờn trong thời gian 24 thỏng trước khi thất nghiệp. - Đó đăng ký thất nghiệp với tổ chức BHXH.
- Chưa tỡm được việc làm sau 15 ngày kể từ ngày đăng ký thất nghiệp.
Mức trợ cấp thất nghiệp hàng thỏng bằng 60% mức bỡnh quõn tiền lương, tiền cụng thỏng đúng BHTN của 6 thỏng liền kề trước khi thất nghiệp.
Kinh phớ cụng đoàn là khoản trớch lập theo tỷ lệ 2% trờn tổng quỹ lương thực tế phải trả cho người lao động thực tế phỏt sinh trong thỏng, tớnh vào chi phớ sản xuất kinh doanh.
Quỹ kinh phớ cụng đoàn nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi chớnh đỏng cho người lao động đồng thời duy trỡ hoạt động của cụng đoàn tại doanh nghiệp.
Ngoài chế độ tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương, doanh nghiệp cũn xõy dựng chế độ tiền thưởng tập thể, cỏ nhõn cú thành tớch trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng nhằm kớch thớch người lao động trong sản xuất kinh doanh gồm cú: thưởng thi đua, thưởng nõng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, phỏt minh sỏng kiến cải tiến kỹ thuật.
1.3.2 Đỏnh giỏ, xỏc định tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương
Tiền lương thời gian cơ bản
TLtg = (HSL + HSPC (nếu cú)) x Mức lương tối thiểu x T1/T
Trong đú:
- HSL: hệ số lương cơ bản của người lao động - HSPC: hệ số phụ cấp
- Mức lương tối thiểu theo quy định của Nhà nước - T: số ngày cụng trong thỏng
- T1: số ngày làm việc thực tế trong thỏng Lương sản phẩm:
Tiền lương sản phẩm giản đơn
TLsp = Số lượng sản phẩm hoàn thành x Đơn giỏ sản phẩm
Tiền lương sản phẩm cú thưởng
TLspthưởng = TLsp + mh/100 x TLsp
Trong đú:
- TLsp thưởng: tiền lương theo sản phẩm cú thưởng - TLsp: tiền lương sản phẩm giản đơn
- m: là % tiền thưởng so với lương sản phẩm ch0 1% hoàn thành vượt mức sản lượng.
Tiền lương sản phẩm lũy tiến
TLspLT = ĐG x Q1 + ĐG x k x (Q1 – Q0)
Trong đú:
- ĐG: đơn giỏ tiền lương sản phẩm cơ bản - Q0: sản lượng hoàn thành ở mức khởi điểm - Q1: sản lượng thực tế hoàn thành
- k: tỷ lệ tăng thờm để cú được đơn giỏ lũy tiến Tiền lương khoỏn
TLkhoỏn = Mức lương khoỏn x Tỷ lệ % hoàn thành cụng việc
1.3.3 Tổ chức ghi nhận thụng tin về tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương
1.3.3.1Tổ chức chứng từ kế toỏn
Hiện nay, theo Thụng tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chớnh doanh nghiệp được chủ động xõy dựng cỏc biểu mẫu chứng từ kế toỏn nhưng phải đỏp ứng yờu cầu của Luật kế toỏn và đảm bảo nguyờn tắc rừ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soỏt và đối chiếu.
Trường hợp doanh nghiệp khụng tự xõy dựng được biểu mẫu chứng từ kế toỏn cho riờng mỡnh cú thể ỏp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghi chộp chứng từ kế toỏn theo hướng dẫn của thụng tư này.
1.3.3.1.1 Chứng từ hạch toỏn lao động
Ở cỏc doanh nghiệp, tổ chức về hạch toỏn lao động thường do bộ phận tổ chức lao động, nhõn sự của doanh nghiệp thực hiện. Tuy nhiờn cỏc chứng từ ban đầu về lao động là cơ sở để tớnh trả lương và cỏc khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động; là tài liệu quan trọng để đỏnh giỏ hiệu quả cỏc biện phỏp quản lý lao động vận dụng ở doanh nghiệp. Do đú, doanh nghiệp phải vận dụng lập cỏc chứng từ ban đầu về lao động phự hợp với cỏc yờu cầu quản lý lao động, phản ỏnh rừ ràng, đầy đủ số lượng, chất lượng lao động.
Cỏc chứng từ ban đầu gồm:
- Bảng chấm cụng: Bảng chấm cụng do cỏc tổ sản xuất hoặc phũng ban lập, nhằm cung cấp chi tiết số ngày cụng của từng người lao động theo thỏng, hoặc theo tuần (tựy theo cỏch chấm cụng và trả lương ở doanh nghiệp).
- Bảng chấm cụng làm thờm giờ - Bảng thanh toỏn lương
- Phiếu xỏc nhận sản phẩm hoặc cụng việc hoàn thành
Mục đớch lập chứng từ này nhằm xỏc nhận số sản phẩm hoặc cụng việc hoàn thành của đơn vị hoặc cỏ nhõn người lao động làm cơ sở để lập bảng thanh toỏn tiền lương hoặc tiền cụng cho người lao động; phiếu này do người giao việc lập, phũng lao động tiền lương thu nhận và ký duyệt trước khi chuyển đến phũng kế toỏn làm chứng từ hợp phỏp để trả lương.
- Bảng thanh toỏn tiền làm thờm giờ
- Hợp đồng giao khoỏn: Phiếu này là bản ký kết giữa người giao khoỏn và người nhận khoỏn về khối lượng cụng việc, thời gian làm việc, trỏch nhiệm và quyền lợi mỗi bờn khi thực hiện cụng việc đú; đồng thời là cơ sở để thanh toỏn tiền cụng lao động cho người nhận khoỏn.
- Bảng thanh toỏn tiền thuờ ngoài
- Bảng thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoỏn - Bảng kờ trớch nộp cỏc khoản theo lương
- Bảng phõn bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội
Trờn cơ sở cỏc chứng từ ban đầu, bộ phận lao động tiền lương thu thập, kiểm tra, đối chiếu với chế độ của Nhà nước, doanh nghiệp và thỏa thuận theo hợp đồng lao động; sau đú ký xỏc nhận chuyển cho kế toỏn tiền lương làm căn cứ lập bảng thanh toỏn lương, thanh toỏn bảo hiểm xó hội.
1.3.3.1.2 Chứng từ tớnh lương và cỏc khoản trợ cấp lao động
Hiện nay, Nhà nước cho phộp doanh nghiệp trả lương cho người lao động theo thỏng hoặc tuần. Việc tớnh lương và cỏc khoản trợ cấp bảo hiểm xó hội, kế toỏn phải tớnh riờng cho từng người lao động, tổng hợp lương theo từng tổ sản xuất, từng phũng ban quản lý.
Trường hợp trả lương khoỏn cho tập thể người lao động, kế toỏn phải tớnh lương, trả lương cho từng việc khoỏn và hướng dẫn chia lương cho từng thành viờn trong nhúm (tập thể) đú theo cỏc phương phỏp chia lương nhất định, nhưng phải đảm bảo cụng bằng, hợp lý.
Căn cứ cỏc chứng từ ban đầu cú liờn quan đến tiền lương và trợ cấp bảo hiểm xó hội được duyệt, kế toỏn lập cỏc bảng thanh toỏn sau:
- Bảng thanh toỏn tiền lương
Mỗi tổ sản xuất, mỗi phũng (ban) quản lý mở một bảng thanh toỏn lương, trong đú kờ tờn và cỏc khoản lương được lĩnh của từng người trong đơn vị.
Danh sỏch người lao động được hưởng trợ cấp bảo hiểm xó hội.
Bảng này được mở để theo dừi cho cả doanh nghiệp về cỏc chỉ tiờu: Họ tờn và nội dung từng khoản bảo hiểm xó hội người lao động được hưởng trong thỏng.
- Bảng thanh toỏn tiền thưởng:
Bảng này được lập cho từng tổ sản xuất, từng phũng ban, bộ phận kinh doanh,…; cỏc bảng thanh toỏn này là căn cứ để trả lương và khấu trừ cỏc khoản khỏc như: BHXH, BHYT, BHTN, khoản bồi thường vật chất,… đối với người lao động.