- Chọn nút ComboBox trên nhóm lệnh Controls trên thanh Ribbon.
3.Quy trình thiết kế một CSDL
Trước khi bắt tay vào xây dựng các bảng, biểu mẫu, các báo biểu và các thành phần khác của một CSDL, ta cần phải bỏ thời gian thiết kế chi tiết.
Các bước cơ bản để thiết kế một CSDL là:
1. Xác định mục đích của CSDL: CSDL dùng để lưu trữ thông tin gì, cần rút ra những thông tin gì từ CSDL.
2. Xác định các bảng dữ liệu – bảng - cần có trong CSDL: một Bảng không được chứa dữ liệu trùng lặp, và thông tin cũng không nên để bị trùng lặp giữa các bảng. Mỗi một bảng chỉ nên chứa thông tin liên quan đến một chủ đề.
Phan Thị Hà- Khoa CNTT1- Học viện CNBCVT
83
3. Xác định các trường dữ liệu – field - cần có trong mỗi bảng dữ liệu: Mỗi bảng chứa thông tin về cùng một chủ thể, mỗi field của một bảng lại chứa các thông tin riêng biệt về chủ thể đó. Ta chỉ nên ghi nhận các thông tin cần thiết từ thực tế, không nên có các trường tính toán – calculated field. Lưu trữ thông tin dưới dạng chi tiết nhất có thể (ví dụ: Họ, Tên chứ không nên Họ và Tên).
4. Xác định các trường chứa giá trị duy nhất ở mỗi bản ghi: Để Access kết nối được các thông tin lưu trữ trong các bảng riêng biệt . ví dụ: kết nối các khách hàng với đơn đặt hàng của người đó .Mỗi bảng cần phi có một trường hoặc một nhóm các trường chứa giá trị duy nhất dùng để phân biệt giữa các bản ghi trong một bảng. Một trường như vậy gọi là trường khoá - Primary key.
5. Xác định các mối quan hệ giữa các bảng: Ta chỉ ra cho Access cách để tìm kiếm và đưa các thông tin liên quan lại tập hợp với nhau.
6. Tinh chỉnh thiết kế: Sau khi đã thiết kế, ta cần vận hành thử nghiệm CSDL để đảm bảo các chức năng cần có đều thực hiện suôn sẻ đúng như mong đợi. Nếu phát hiện những thông tin gì không cần thiết thì ta nên loại bỏ để tránh sự cồng kềnh.
7. Nhập dữ liệu và tạo các đối tượng CSDL: Khi đã hài lòng với cấu trúc các bảng biểu và các mối liên kết là lúc phi nhập liệu. Dựa trên dữ liệu đã nhập ta có thể dễ dàng xây dựng các biểu mẫu, báo biểu, truy vấn để phục vụ công tác xử lý đầu vào và đầu ra thông tin.
8. Sử dụng công cụ phân tích của Access: Access cung cấp công cụ Bảng Analyzer Wizard giúp người dùng phân tích thiết kế đã có và chỉnh sửa chúng.
84