Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Số lượng người cần tuyển 18 20 45
Số lượng hồ sơ dự tuyển 328 376 535
Tỷ lệ sàng lọc 1:18 1:19 1:12
Số người tuyển được 15 16 37
Tỉ lệ hoàn thành chỉ tiêu tuyển dụng so với kế hoạch
83.33% 80.00% 82.22%
(Nguồn: Số liệu thống kê phịng hành chính – nhân sự cơng ty Kloon)
Nhìn vào bảng trên, ta có thể thấy số lượng chỉ tiêu tuyển dụng của công ty qua các năm không nhiều tuy nhiên tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu tuyển dụng chưa được cao. Điều này nói lên cơng tác tuyển dụng nguồn nhân lực của công ty chưa được tiến hành tốt và triệt để. Mặt khác số lượng hồ sơ dự tuyển vào công ty chưa thật sự cao do nếu tỉ lệ sàng lọc là dưới 20 người cho một vị trí thì khả năng lựa chọn được người phù hợp cho công ty chưa được cao và điều này cũng chứng tỏ hoạt động đăng tin thu hút ứng viên tham gia tuyển dụng chưa đem lại hiệu quả. Công ty cần đặc biệt xem xét lại hoạt động tuyển dụng một cách nghiêm túc để hồn thiện cơng tác tuyển dụng hơn nữa.
Nhận xét:
-Công ty đã và đang đăng tin một cách rộng rãi và phủ khắp các trang tuyển dụng, tìm việc, từ đó thu hút được một lượng lớn ứng viên tham gia ứng tuyển.
-Việc chuyên viên tuyển dụng hàng ngày chat với ứng viên giúp cơng ty duy trì mối quan hệ tốt đẹp, lâu dài với các ứng viên vừa tạo ấn tượng tốt về cơng ty.
-Quy trình tuyển dụng khá chặt chẽ, nội dung kiểm tra và phỏng vấn khá toàn diện nên đảm bảo tuyển dụng được đúng người cần tuyển.
-Công ty hầu hết chỉ sử dụng các trang web đăng tin miễn phí và các diễn đàn mở nên tiết kiệm được khá nhiều chi phí cho tuyển dụng.
Tuy nhiên, từ công tác tuyển dụng của công ty Kloon ta có thể thấy cịn rất nhiều hạn chế cần xem xét:
-Các kế hoạch tuyển dụng chủ yếu được lập ra chưa mang tính lâu dài, chỉ được lập ra khi có nhu cầu do vậy mà cơng tác tuyển dụng còn cập rập nhất là khi dự án đang cần người gấp.
-Việc đăng tin tuyển dụng còn chưa chú ý đến nguồn lao động rộng lớn từ các trường đại học, cao đẳng. Công ty chưa xây dựng được mối liên hệ với các trường ĐH, CĐ đào tạo về công nghệ thông tin để thu hút được các sinh viên xuất sắc về làm việc với công ty.
-Việc tái liên lạc với các ứng viên đã lưu trữ trong kho ứng viên sau mỗi sáu tháng có thể giúp cơng ty khơng mất thời gian tìm kiếm nguồn ứng viên mới mà vẫn có thể sàng lọc được các ứng viên vẫn có nhu cầu ứng tuyển tuy nhiên tỉ lệ những người muốn ứng tuyển không cao, nhiều ứng viên cảm thấy bị làm phiền và có những ấn tượng khơng tốt về cơng ty.
-Quy trình tuyển dụng cịn phức tạp và khá khắt khe, thời gian câp rập, tốn nhiều thời gian cho cả ứng viên lẫn công ty.Nhất là phần lớn các ứng viên tham gia ứng tuyển vẫn đang làm việc tại các công ty khác nên khá khăn trong việc sắp xêp thời gian. Đặc biệt, đối với các vị trí cao cấp, thời gian ứng viên làm test có thể kéo dài từ 3, 5 – 4 giờ, cộng thêm cả thời gian phỏng vấn có thể nên đến hơn 5 giờ. Điều này gây ra tâm lí mệt mỏi và ấn tượng khơng tích cực từ phía ứng viên.
-Do chưa đặt rõ thời hạn tuyển dụng bắt buộc phải tuyển đủ người nên việc tuyển dụng còn kéo dài qua nhiều tháng mà chưa tuyển đủ người.
2.2.2.4 Thực trạng công tác đào tạo và phát triển nhân lực
Theo nhu cầu sử dụng nhân sự của cơng ty ở từng thời điểm, bộ phận nhân sự có trách nhiệm tập hợp nhu cầu của các phịng, bộ phận chun mơn của các cá nhân dựa trên nhu cầu phát triển của công ty để lập kế hoạch đào tạo của công ty.
Nhu cầu đào tạo được xác định cụ thể như sau:
- Đề xuất của cá nhân có nguyện vọng đào tạo - Do nhiệm vụ sản xuất kinh doanh thường xuyên
- Trong trường hợp có thay đổi về cơ cấu tổ chức, phân cơng nhiệm vụ
Phân tích bảng 2.10: Tổng kết tình hình đào tạo tại cơng ty Kloon trong ba năm (2013 – 2015) ta thấy: Công ty chủ yếu tiến hành đào tạo cho nhân viên mới và đào tạo các kĩ năng quản lí, kĩ năng chun mơn cho đội ngũ quản lí và nhân viên lâu năm. Trong khi đó, một bộ phận lớn những lao động sơ cấp (những người dưới hai năm kinh nghiệm) thì cơng ty vẫn chưa tổ chức được các khóa đào tạo bài bản. Tổng thời gian đào tạo nhân viên của cơng ty qua các năm có tăng lên nhưng do số người tham gia đào tạo năng lực quản lí cho các trưởng nhóm, đi học tập thực tế tại nước ngồi và nhân viên tham gia các khóa đào tạo bên ngồi khơng có biến động lớn qua các năm mà chủ yếu từ sự gia tăng ở số nhân viên mới nên ta cần phải xem xét con số tính tốn về thời gian đào tạo trung bình một nhân viên thì mới có thể biết được cơng ty có tăng quỹ thời gian đào tạo nhân viên hay không.
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Số người Thời gian (giờ/ người) Tồng thời gian (giờ) Số người Thời gian (giờ/ người) Tồng thời gian (giờ) Số người Thời gian (giờ/ người) Tồng thời gian (giờ)
Đào tạo nhân viên mới 15 48 720 16 48 768 29 48 1392
Đào tạo năng lực quản lí cho các trưởng nhóm
5 8 40 5 8 40 6 8 48
Cử nhân viên đi học tập thực tế tại nước ngoài
2 100 200 3 100 300 3 100 300
Cử nhân viên tham gia các khóa đào tạo bên ngồi
2 12 24 2 16 32 3 16 48
Tổng thời gian 984 1140 1788
Bảng 2.11: Thời gian và chi phí đào tạo của nhân viên trong ba năm (2013 – 2015)
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Tổng số nhân viên 102 112 140
Tổng thời gian đào tạo 984 1140 1788
Tổng chi phí đào tạo 223 254 320
Thời gian đào tạo trung bình một nhân viên (giờ/ người/ năm)
9, 65 10, 18 12, 78
Chi phí đào tạo trung bình một nhân viên (triệu/ người/ năm)
2, 18 2, 27 2, 29
(Nguồn: Tính tốn số liệu từ phịng hành chính – nhân sự
Hình 2.5.Thời gian đào tạo trung bình và chi phí đào tạo trung bình tại cơng ty Kloon (2013 – 2015)
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 0 2 4 6 8 10 12 14 16 2.18 2.27 2.29 9.65 10.18 12.78
Thời gian đào tạo trung bình (giờ/ người/ năm) Chi phí đào tạo trung bình (triệu đồng/ người/ năm)
Nhìn vào bảng 2.11và hình 2.5 ta thấy:
- Thời gian đào tạo trung bình một nhân viên qua các năm chưa cao: cụ thể là năm 2013, thời gian đào tạo trung bình một người là 9, 65 giờ/ năm. Đến năm 2014, con số này là 10, 18 giờ/ năm, tăng xấp xỉ 0, 5 giờ/ năm. Năm 2015, thời gian đào tạo trung bình một nhân viên là 12, 78 giờ/ năm, tăng 2, 6 giờ/ năm so với năm 2014. Điều này chứng tỏ công ty vẫn chưa đặc biệt coi trọng công tác đào tạo nhân viên. Tuy nhiên, mặc dù thời gian đào tạo trung bình chưa cao nhưng đang có dấu
hiệu tăng lên đáng kể chứng tỏ ban quản trị doanh nghiệp đã bắt đầu quan tâm hơn đến công tác đào tạo.
-Nhìn vào chi phí đào tạo dành cho nhân viên ta thấy chi phí đào tạo trung bình một nhân viên qua các năm khơng có sự biến động lớn, xấp xỉ ở mức từ 2, 2 đến 2, 3 triệu đồng/ người/ năm. Con số này không cao và khơng có dấu hiệu tăng lớn qua các năm chứng tỏ cơng tác đào tạo tại Kloon chưa được quan tâm sâu sắc cũng như chưa có dấu hiệu cải cách lớn trong những năm gần đây.
Nhận xét chung: Có thể thấy, cơng ty đã xây dựng được các chương trình đào tạo
khoa học. Đặc biệt, chương trình đào tạo đối với nhân viên mới thu được nhiều kết quả tích cực.
Tuy nhiên, nhìn vào biểu đồ cơ cấu nguồn nhân lực phân theo kinh nghiệm ta thấy, trong công ty Kloon, tỉ lệ số lao động đạt trình độ sơ cấp (tức là những người có ít hơn 2 năm kinh nghiệm) chiếm 1 tỉ trọng lớn nhưng công ty vẫn chưa xây dựng được lộ trình đào tạo đối với đối tượng này. Kinh phí đào tạo cịn eo hẹp, chủ yếu dành cho cấp quản lí, nhân viên mới và cao hơn ở cấp quản lí. Đối với các nhân viên sơ cấp, việc đào tạo chủ yếu dưới hình thức kèm cặp, hướng dẫn tại chỗ bởi các trưởng dự án, trưởng nhóm và các nhân viên giàu kinh nghiệm. Tuy nhiên, công việc dự án bận rộn có thể khiến quản lí thiếu thời gian để kèm cặp nhân viên ít kinh nghiệm. Do vậy mà những nhân viên sơ cấp chỉ có thể đảm nhận những phần công việc kém quan trọng trong dự án, khó có điều kiện để nâng cao trình độ. Điều này đặt ra một vấn đề đó là những người thật sự cần đào tạo nhưng không được ưu tiên đào tạo.
Mặt khác, việc đào tạo chỉ thật sự được tiến hành theo những kế hoạch và khuôn mẫu xác định từ ban đầu, chưa có sự đổi mới qua các năm. Cơng ty chưa xây dựng được các chương trình đào tao đối với các nhân viên có kết quả yếu kém sau bài kiểm tra tiếng anh hằng năm. Việc đào tạo chủ yếu do ban quản lí lập ra hằng năm, chưa có sự tham gia đóng góp ý kiến của tồn bộ nhân viên.
Công ty chưa chú ý đến đào tạo kĩ năng làm việc nhóm cho nhân viên trong khi đó đây có thể được coi là một trong những kĩ năng quan trọng nhất đối với một nhân viên của Kloon.
2.2.2.5 Thực trạng công tác đánh giá năng lực thực hiện công việc.
Thông thường, việc đánh giá năng lực thực hiện cơng việc của nhân viên sẽ được các trưởng nhóm tự đánh giá hàng tháng trong bản báo cáo mức độ hồn thành cơng việc tháng cuả cả nhóm và được đánh giá trên phạm vi tồn cơng ty theo quý. Đánh giá theo quý sẽ được tiến hành dưới hình thức cá nhân nhân viên tự đánh giá dựa trên bản tự đánh giá cá nhân quý, sau đó trưởng dự án và trưởng nhóm sẽ xem xét và đánh giá. Kết quả đánh giá được báo cáo lên quản lí cấp trên trực tiếp: giám đốc kĩ thuật và quản lí văn phịng để hai quản lí này đưa ra mức thưởng quý trình lên tổng giám đốc phê duyệt.
Ngồi ra, hằng năm, cơng ty cịn có hai đợt kiểm tra sát hạch đối với tồn bộ nhân viên về trình độ tiếng anh và mức độ am hiểu quy trình ISO. Đợt kiểm tra tiếng anh thường kiểm tra vào 25/2 hàng năm, đợt kiểm tra ISO diễn ra vào đầu tháng 3 hằng năm.
- Đối với bài kiểm tra tiếng anh: Toàn bộ nhân viên trong công ty sẽ chia thành 2 – 3 ca, thi tiếng anh Toeic ngay tại công ty. Thời gian làm bài 2h, bao gồm phần nghe 45 phút và phần đọc 75 phút. Đề thi do công ty đặt mua tại trung tâm cấp chứng chỉ TOEIC tại Việt Nam – IIG tại Hà Nội. Bài làm của toàn bộ nhân viên sẽ được chấm và thông báo kết quả mật tới từng nhân viên để tự ứng viên biết được trình độ tiếng anh hiện tại của mình, từ đó tự rèn luyện và hồn thiện.
- Đối với đợt kiểm tra quy trình ISO: đợt đánh giá thường diễn ra từ 2 – 3 ngày. Hình thức kiểm tra là chấm chéo giữa các nhóm. Người chịu trách nhiệm kiểm tra là trưởng các nhóm và trưởng dự án. Nhân viên cơng ty sẽ được hỏi đáp về các quy trình ISO của cơng ty, của nhóm cũng như của dự án và có đưa ra chứng cứ chứng minh tính đúng đắn của câu trả lời. Những người khơng tn thủ quy trình ISO hoặc chưa hiểu cặn kẽ sẽ được u cầu xem lại, học lại tồn bộ có sự hướng dẫn của trưởng nhóm và đồng nghiệp.
Nhận xét: Công ty đã xây dựng được quy trình đánh giá rõ ràng, đảm bảo
đánh giá đúng năng lực của nhân viên, đảm bảo tính chính xác và cơng bằng cao. -Lộ trình đánh giá rõ ràng giúp nhân viên tự xác định mục tiêu của bản thân để hoàn thiện năng lực làm việc, trình độ chun mơn và các kĩ năng cần thiết trong từng giai đoạn.
-Các đợt đánh giá thành tích của cơng ty diễn ra thường xun giúp cơng ty có cái nhìn tồn cảnh đối với năng lực làm việc của toàn bộ nhân viên để từ đó xây dựng các chính sách đào tạo, phát triển nguồn nhân lực một cách phù hợp và kịp thời.
Tuy nhiên, mặc dù công ty thực hiện các đợt đánh giá một cách khá thường xuyên và tồn diện tuy nhiên vẫn cịn hạn chế:
-Kết quả đánh giá thành tích chỉ được xem như một thơng tin hữu ích chứ cơng ty chưa coi đó như một thực trạng để tìm giải pháp cho thực trạng đó. Cụ thể như đối với đợt kiểm tra tiếng anh hàng năm, kết quả kiểm tra chỉ được gửi về cho nhân viên như một thông tin phản ánh trình độ. Cơng ty khơng có chính sách khen thưởng đối với những cá nhân có chính sách cao cũng như chính sách kỉ luật và đào tạo đối với những cá nhân có thành tích kém.
-Đợt kiểm tra tiếng anh và kiểm tra ISO khá gần nhau và khá mất thời gian, gây ảnh hưởng đến các công việc dự án, khách hàng.
-Đánh giá quý tháng và quý thường chủ yếu được tiến hành bởi các trưởng nhóm do vậy khó tránh tình trạng trưởng nhóm chịu ảnh hưởng bởi tâm lí chủ quan như định kiến hay thiên vị đối với một số người trong nhóm từ đó dẫn đến kết quả đánh giá có thể khơng tuyệt đối chính xác.
2.2.2.6 Thực trạng công tác lương và phúc lợi
Công tác lương:
- Hệ thống lương của doanh nghiệp ban đầu được xây dựng theo nguyên tắc thỏa thuận giữa người lao động và công ty trên cơ sở sau khi công ty đã xem xét cụ thể yêu cầu công việc cũng như đánh giá năng lực của nhân viên trong quá trình tuyển dụng.
- Cơng ty áp dụng chính sách một năm sẽ tăng lương một lần, mỗi lần tăng bảy trăm nghìn đồng.
- Cơng ty áp dụng hình thức trả lương cho nhân viên theo hình thức trả lương Net: là khoản lương thực tế nhân viên nhận được và người lao đông không phải chi trả bất kì một khoản tiền nào khác để chi cho bảo hiểm, các khoản này sẽ được công ty chi trả.
- Theo như bảng phân tích thu nhập trung bình lao động, mức lương trung bình của cơng ty khá cao so với mức thu nhập tất cả các ngành tuy nhiên vẫn chỉ ở mức trung bình so với mức lương trung bình của lao động trong lĩnh vực cơng nghệ thông tin là 18, 8 triệu đồng (số liệu do jobstreet.com tổng hợp năm 2015).
Thưởng:
Hằng năm, cơng ty đều trích lập quỹ khen thưởng để tiến hành thưởng cho người lao động trong công ty.
-Thưởng quý: Đây là số tiền thưởng áp dụng cho những cá nhân, nhóm có thành tích làm việc xuất sắc trong quý, đảm bảo thực hiện tốt những mục tiêu đặt ra trong quý. Thưởng quý thường giao động từ 1 – 3% lương, tùy thuộc vào từng vị trí và thành tích
-Thưởng các ngày lễ, tết: Áp dụng đối với tồn bộ nhân viên trong cơng ty. Mức thưởng tết âm lịch là tháng lương thứ 13; thưởng các ngày lễ, tết theo quy định của pháp luật là 200 000 đồng/ ngày (vẫn tính lương).
-Thưởng đột xuất đối với các cá nhân, nhóm có thành tích xuất sắc hay được