III/ KẾ TỐN CHI TIẾT VẬTLIỆU, CƠNG CỤ DỤNG CỤ 1 Chứng từ kế toán vật liệ,dụng cụ.
2. Hạch toán chi tiết vậtliệu, dụng cụ.
Một trong những yêu cầu của cơng tác quản lý vật liệu địi hỏi phải quản lý theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho cho từng thứ, từng loại về cả số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Hạch toán chi tiết vật liệu, dụng cụ sẽ đáp ứng được những yêu cầu này.
Hiện nay, trong doanh nghiệp sản xuất việc hạch toán chi tiết vật liệu, dụng cụ giữa kho và phịng kế tốn có thể thực hiện một trong các phương pháp sau:
- Theo phương pháp này , ở kho thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng ngày của từng thứ, vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do phịng kế tốn lập cho từng loại (danh điểm ) vật liệu ở từng kho. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất - thủ kho ghi vào thẻ kho,s au khi đã kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chúng , cuối ngày tính ra số tồn kho . Sau đó tập hợp và phân loại các chứng từ rồi giao cho phịng kế tốn thông qua phiếu giao nhận chứng từ .
- ở phịng kế tốn : Sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập - xuất tồn kho hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng và giá trị của từng vật liệu . Sổ chi tiết vật liệu được kết cấu như thẻ kho nhưng có thêm cột đơn giá và phản ánh riêng theo số lượng , giá trị cho từng danh điểm vật liệu.
- Hàng ngày, sau khi nhận các chứng từ ở kho , kế tốn phải kiểm tra và hồn chỉnh chứng từ rồi ghi chép trên sổ sách .
Định kỳ tiến hành kiểm tra số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết. Cuối tháng tính ra số tồn kho và đối chiếu số liệu với sổ kế toán tổng hợp.
Phương pháp này có những yêu điểm nhược điểm sau :
+ Ưu điểm: Việc ghi sổ, đơn giản dễ dàng , kiểm tra đối chiếu số liệu , qủan lý chặt chẽ sự biến động của vật liệu theo số lượng và giá trị của chúng.
+ Nhược điểm : ghi chép trùng lặp giữa kho và phịng kế tốn, khối lượng cơng việc ghi chép lớn, nên chủng loại vật tư nhiều việc xuất nhập cồng kềnh, chậm và hạn chế tính kiểm tra kịp thời của kế tốn , cơng việc thường dồn vào cuối tháng.
Sổ ( thẻ ) kho
Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ chi tiết
Vật liệu 2.2Phương pháp đối chiếu luân chuyển
- ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép và phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu giống như ở phương pháp thẻ song song.
- ở phịng kế tốn : Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép và phản ánh tổng hợp số vật liệu luân chuyển trong tháng cũng như số tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật tư theo chỉ tiêu số lượng và gía trị. Số đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năm, mỗi loại vật liệu ở từng kho được ghi vào từng dòng trong sổ . Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ, phân loại chứng từ theo từng thứ tự vật liệu rồi lập ra bảng kê nhập - xuất- tồn kho bằng cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Kế toán dùng số liệu này để đối chiếu số liệu trên thẻ kho và số liệu của kế toán tổng hợp.
Những ưu điểm nhược điểm
+ Khối lượng ghi chép giảm bớt vì chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
Nhược đỉêm : việc ghi chép vốn trùng lặp, cơng việc kế tốn dồn vào cuối tháng, việc đối chiếu kiểm tra không kịp thời , hạn chế cơng tác quản lý và tính giá thành sản phẩm.
Sổ đối chiếu luân chuyển : Danh điểm Loại vật liệu Đơn vị tính Số dư đầu tháng Luân chuyển trong kỳ SL TT Sơ đồ : Thẻ kho chứng từ nhập Chứng từ xuất
Bảng kê nhập Sổ đối chiếu Bảng kê xuất lưu chuyển
Tổng hợp 2.3 / Phương pháp sổ số dư
Đặc điểm của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép kế tốn tại phịng kế tốn. Trên cơ sở đó , ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng cịn ở phịng kế tốn theo dõi về mặt gía trị, xố bỏ việc ghi chép trùng lặp như hai phương pháp trên . Mặt khác tạo điều kiện kiểm tra thường xun và có hệ thống của kế tốn đối với thủ kho. Đảm bảo số lượng chính xác, kịp thời.
ở kho : Hàng ngày ,hoặc định kỳ từ 3-5 ngày sau khi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập - xuất phát sinh trong ngày trong kỳ, phân loại theo từng loại vậ liệu, dụng cụ. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi rõ số lượng, số liệu chứng từ của mỗi nhóm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư kế toán mở cho từng kho ghi cả năm . Ghi số dư xong , thủ kho chuyển giao cho kế tốn và tính thành tiền.
Nhân viên kế toán vật liệu phụ trách kho nào phải thường xuyên từ 3-5 ngày xuống kho một lần để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và thu nhập chứng từ. ở phịng kế tốn : Khi nhận chứng từ, kế tốn kiểm tra và tính giá chứng từ ( theo giá hạch toán ) tổng cộng số tiền và ghi chép vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ , đồng thời ghi vào cột số tiền trên bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn .
Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn vật liệu được mở cho từng kho , mỗi kho một cột. Số cột trong các phần nhập - xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào quy định của kế toán xuống kho thu nhận chứng từ . Cơ sở để ghi vào phiếu giao nhận chứng từ nhập, chứng từ xuất.
Cuối tháng ,sau khi tính giá và ghi sổ số tiền nhập - xuất ci cùng trong tháng vào bảng,kế tốn tính ra số tồn kho cuối kỳ bằng tiền của từng nhóm hay từng loại trên bảng luỹ kế. Đồng thời , kế tốn tổng hợp tồn bộ giá trị vật liệu nhập-xuất kho trong tháng theo từng nhóm loại vật liệu ở bảng luỹ kế nhập- bảng luỹ kế xuất để ghi vào bảng kẻ tổng hợp nhập xuất -tồn kho vật liệu . Sau đó ,kế tốn tính ra số tiền của từng nhóm ,loại vật liệu và ghi ngay vào bảng kẻ tổng hợp này.
Mặt khác ,cuối tháng khi nhận số dư do thủ kho chuyển đến ,kế toán thực hiện tính giá thứ nhóm của từng loại vật liệu tồn kho theo giá hạch toán trên cơ sở đơn giá hạch toán để ghi vào sổ số dư. Số liệu ở sổ số dư được đối chiếu với số liệu ở bảng kê nhập -xuất -tồn kho vật liệu về giá trị của từng nhóm loại vật liệu tồn kho cuối tháng.Số liệu ở bảng kê nhập -xuất -tồn kho vật liệu phải được đối chiếu với số liệu ở sổ kế toán tổng hợp .
- Những ưu và nhược điểm của phương pháp sổ số dư:
*Ưu điểm: Giảm được số lượt ghi sổ kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu giá trị và theo loại ,nhóm vật .Công việc được tiến hành đều trong tháng , tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế tốn phục vụ cho cơng tác lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp ,đảm bảo tính chính xác cao .
*Nhược điểm:Việc theo dõi chi tiết từng nhóm ,loại vật liệu có trường hợp sai sót ,nhầm lẫn thì việc đối chiếu ,kiểm tra , phát hiện tương đối phức tạp .
*Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng đối với những doanh nghiệp có chủng loại vật tư khá lớn ,việc nhập -xuất vật liệu diễn ra thường xuyên hàng ngày , đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán ,hệ thống danh điểm vật liệu , trình độ của cán bộ quản lý và kế tốn khơng thấp ,thủ kho có trách nhiệm cao.Có như vậy mới đảm bảo tránh được sự nhầm lẫn sai sót.
Sơ đồ :
Chứng từ nhập Chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ
Bảng kê nhập Bảng tổng hợp Bảng kê xuất N - X - TK
IV/ . KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU, DỤNG CỤ.
NLVL là tài sản lưu động , thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp,việc mở tài khoản tổng hợp,ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hang tồn kho, giá trị hàng bán ra hoặc xuất dùng vào doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ.
Phưong pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập-xuất-tồn kho các loại vật liệu,thành phẩm, công cụ dụng cụ... trên các tài khoản và sỗ kế tốn tổng hợp khi có các chứng từ nhập-xuất hàng tồn kho. Như vậy, việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng được căn cứ vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán.
Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập-xuất hàng tồn kho trên các tài khoản hành tồn kho ma chỉ theo dõi, phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối tháng căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hangtồn kho. Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế tốn tổng hợp khơng căncứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính. Chính vì vậy, trên tài khoản tổng hợp khơng thể hiện rõ giá trị
vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng có nhu cầu khác nhau. Phương pháp này được áp dụng trong những doanh nghiệp sản xuất có quy mơ nhỏ.
A. Kế Tốn tổng hợp NLVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1. Tài khoản sử dụng
TK 152- Nguyên liệu, vật liệu (NLVL). TK 153- Công cụ dụng cụ (CCDC).
TK152,TK153 Số dư: XX
+Giá gốc của NLVL, CCDC nhập kho mua ngồi, tự gia cơng chế biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các nguồn khá.
+ Giá gốc của NlVL thừa phát hiện khi kiểm kê.
+ Kết chuyển giá trị nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ ( doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ )
Dư : Giá trị NLVL, CCDC tồn kho cuối kỳ
+ Giá trị NLVL, CCDC xuất kho để sử dụng cho sản xuất kinh doan, thuê ngoài gia cơng , góp vốn liên doanh hoặc nhượng bán.
+ Giá trị NLVl, CCDC thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê.
+ Kết chuyển giá trị của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ ( doanh nghiệp thực hiện kế toán tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ )
TK 152 được mở thành các tài khoản cấp 2, tài khoản cấp 3 ....để kế toán chi tiết theo từng loại vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
TK 1521: Nguyên liệu vật liệu chính. TK1522: Nguyên liệu vật liệu phụ. TK1523: Nhiên liệu.
.............................. TK158: Vật liệu khác.
TK 151 - Hàng mua đang đi đường : Tài khoản này dùng để phản ánh các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển , ở bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng chưa làm thủ tục nhập kho( chờ kiểm kê).
Kết cấu của TK 151- Hàng mua đang đi đường TK151 Dư: XX
+ Trị giá của vật tư đang đi trên đường. + Kết chuyển trị giá thực tế hàng đang đi đường lúc cuối kỳ (theo phương pháp kiêm kê định kỳ)
Dư cuối :
Giá trị hàng đang đi đường lúc đầu kỳ ( theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
+Giá trị vật tư, hàng hoá đang đi đường đã nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng. + Kết chuyển trị giá thực tế hàng đang đi đường lúc đầu kỳ ( theo phương pháp kiểm kê định kỳ ).
- Kế toán chi tiết TK 153 - Công cụ dụng cụ phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, từng thứ, cơng cụ dụng cụ. Trường hợp công cụ dụng cụ xuất dùng vào sản xuất kinh doanh có giá trị lớn, có tác dụng cho nhiều năm thì có thể áp dụng theo phương thức phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh của các năm.
- TK153 - Công cụ dụng cụ được theo dõi chi tiết cho từng loại công cụ, dụng cụ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
2.1 Kế toán tăng a) Tăng do mua
Nếu là mua hàng trong nước
Khi mua nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ về nhập kho căn cứ
vào hoá đơn, phiếu nhập kho : ( hàng và hoá đơn cùng về )
+ Đối với nguyên liêụ, vật liệu, cơng cụ dụng cụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ ghi:
Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK153 : Công cụ , dụng cụ
Nợ TK 133: Thuế GIGT được khấu trừ ( TK1331) Có TK 111: Tiền mặt ( Tổng giá thanh toán ) Có TK 112: Tiền gửi ( Tổng gía thanh tốn )
Có TK 141: Thanh tốn bằng tiền tạm ứng ( Tổng gía TT) Có TK331: Phải trả người bán ( Tổng giá thanh tốn )...... + Đối với vật liệu, cơng cụ dụng cụ dùng vào sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT và tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc các hoạt động phúc lợi, dự án,ghi:
Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu.
Nợ TK 153- Cơng cụ, dụng cụ ( Tổng giá thanh tốn ). Có TK 111,112,141,331.....( Tổng gía thanh tốn ).
Nếu hàng mua thanh tốn tiền sớm thì được hưởng chiết khấu thanh tốn
( chiết khấu thanh toán là số tiền người bán thưởng cho người mua) tính vào doanh thu hoạt động tài chính .
Nợ TK 331: Phải trả người bán n Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng.
Có TK 515: doanh thu hoạt động tài chính.
Trường hợp hàng mua về nhưng chưa có hố đơn, kế tốn sẽ ghi giá trị vật
liệu, công cụ dụng cụ nhập kho theo giá tạm tính: Nợ TK 152,153 - ghi theo giá tạm tính Có TK 331- Phải trả người bán.
Khi nhận hoá đơn, tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế ( giá ghi trên hoá đơn).
+ Nếu giá ghi trên hố đơn lớn hơn giá tạm tính : ghi bút toán đen: Nợ TK 152, 153 ( Phần chênh lệch lớn hơn)
Có TK331
+ Nếu giá ghi trên hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính: Ghi bút tốn đỏ : Nợ TK 152,153 (Phần chênh lệch nhỏ hơn).
Có TK331
Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hoá đơn mua hàng nhưng nguyên
liệu, vật liệu,cơng cụ dụng cụ cịn đang đi đường thì kế tốn lưu đơn vào một tập hồ sơ riêng “ Hàng mua đang đi đường ” khi về kho sẽ ghi sổ:
+ Nếu hàng về nhập kho ngay trong tháng: Nợ TK 152,153
Có TK 111,112,331,141..... + Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho :
Nợ TK 151
Có TK 111,112,331,141.... + Sang tháng hàng về nhập kho :
Nợ TK152,153
Có TK111,112,331...
dụng cụ từ nơi mua đến doanh nghhiệp, trường hợp nguyên liệu , vật liệu công cụ dụng cụ dùng vào sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT và tính theo phương pháp khấu trừ ghi:
Nợ TK152: Nguyên liệu, vật liệu. Nợ TK153: Công cụ, dụng cụ. Có TK 133:
Có TK 111,112,141,331....
Ngun liệu, vật liệu,cơng cụ dụng cụ mua về không đúng chất lượng, qui
cách phẩm chất theo hợp đồng đã ký kết phải trả lại cho người bán hoặc người bán giảm giá khi xuất kho trả lại hoặc giảm giá, ghi:
Nợ TK331: Phải trả lại cho người bán( Tổng giá thanh toán ) Có TK152: Nguyên liệu vật liệu.
Có TK153: Cơng cụ dụng cụ.
Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ . b) Tăng do phát hiện thừa.
- Nếu thừa so với hố đơn ghi theo hố đơn. Có 2 cách ghi :
+ Cách 1: ghi theo số thực nhập.
Nợ TK152, TK153: theo giá trị thực nhập. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK331: Tổng số tiền thanh toán. Xử lý giá trị thừa :
Nợ TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. Có TK153: Cơng cụ , dụng cụ. Mua lại số hàng thừa viết hoá đơn:
Nợ TK133
Có TK111,112,331,141....
+ Cách 2: Số tiền thừa giữ hộ người bán ghi theo số hoá đơn
Giá trị thừa - Nợ TK 002: Vật tư,hàng hoá nhận giữ hộ,
Giá trị trả lại cho người bán - Có TK 002 gia cơng
Mua lại: Nợ TK 152,153 Nợ TK133.
Có TK 111,112,141,331....
C) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho do th ngồi gia cơng chế biến:
+ Khi xuất nguyên liệu, vật liệu đưa đi gia công chế biến ghi :