1.6.2 .Kế toỏn tổng hợp tiền lương và cỏc khoản trớch theo động lương
2.2.2. Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty TNHH Thiết bị và cụng nghệ HDN
cụng nghệ HDN
- Chức năng: giỳp giỏm đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ cụng tỏc tài chớnh kế toỏn trong cụng ty theo đỳng chế độ chớnh sỏch của nhà nước quy định về quản lý tài chớnh
- Nhiệm vụ: Thực hiện ghi chộp, phản ỏnh toàn bộ cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh vào cỏc tài khoản cú liờn quan. Lập bỏo cỏo, cung cấp số liệu, tài liệu của cụng ty theo yờu cầu của giỏm đốc cụng ty và cơ quan quản lý nhà
nước. Lập kế hoạch tham mưu cho giỏm đốc về cỏc quyết định trong việc quản lý cụng ty.
- Kế toỏn: chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc và cỏc cơ quan phỏp luật về toàn bộ cụng việc kế toỏn của mỡnh tại cụng ty. Cú trỏch nhiệm theo dừi chung, tập hợp toàn bộ chi phớ của cụng ty và cỏc hoạt động khỏc. Giữ sổ cỏi tổng hợp cho tất cả cỏc phần hành và ghi sổ cỏi tổng hợp của cụng ty.Ghi chộp kịp thời cỏc nghiệp vụ thanh toỏn phỏt sinh, tớnh toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương, tiến hành phõn bổ cỏc khoản chi phớ lương, chi phớ sản xuất kinh doanh trong kỳ theo đỳng chế độ kế toỏn hiện hành.
+ Thủ kho: cập nhật chi tiết lượng hàng húa bỏn ra và lượng hàng húa mua vào của cụng ty. Dựa vào chứng từ xuất nhập cuối thỏng tớnh ra số tiền phỏt sinh và lập bỏo cỏo.
+ Thủ quỹ: Phản ỏnh thu, chi,tồn quỹ tiền mặt hàng ngày đối chiếu tồn quỹ thực tế với sổ sỏch để phỏt hiện những sai sút và sử lý kịp thời đảm bảo tồn quỹ thực tế tiền mặt cũng bằng số dư trờn sổ sỏch.
Sơ đồ 2.1:Tổ chức cụng tỏc kế toỏn
2.2. Thực trạng cụng tỏc kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương tại Cụng ty TNHH Thiết bị và cụng nghệ HDN
2.2.1. Đặc điểm về lao động của Cụng ty TNHH Thiết bị và cụng nghệ
HDN
Đặc điểm kinh doanh của cụng ty là kinh doanh hàng tiờu dựng, do vậy cụng ty khụng đũi hỏi tất cả mọi người đều cú trỡnh độ đại học mà chỉ bắt buộc đối với cỏc trưởng văn phũng đại diện và những người làm trong phũng kế toỏn
Giám đốc
Kế toỏn bỏn hàng
Thủ quỹ Kế toỏn kho
là phải cú bằng đại học, cao đẳng. Tại cụng ty tỷ trọng những người cú trỡnh trung cấp chiếm 75% trờn tổng số cỏn bộ cụng nhõn viờn toàn cụng ty.
2.2.2 Phõn loại lao động trong Cụng ty TNHH Thiết bị và cụng nghệ
HDN
Do lao động trong doanh nghiệp cú nhiều loại khỏc nhau, để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toỏn cần thiết phải phõn loại lao động. Phõn loại lao động là việc sắp xếp lao động lao động vào cỏc nhúm khỏc nhau theo những đặc trưng nhất định.
Phõn loại lao động theo thời gian lao động : Toàn bộ lao động trong doanh nghiệp được chia thành cỏc loại sau:
- Lao động thường xuyờn trong danh sỏch: Lao động thường xuyờn trong danh sỏch là lực lượng lao động do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương gồm cụng nhõn viờn sản xuất kinh doanh cơ bản và cụng nhõn viờn thuộc cỏc hoạt động khỏc (gồm cả số hợp đồng dài hạn và ngắn hạn).
- Lao động tạm thời mang tớnh thời vụ: Là lực lượng lao động làm việc tại cỏc doanh nghiệp do cỏc nghành khỏc chi trả lương.
Phõn loại lao động theo chức năng của lao động trong quỏ trỡnh SXKD - Lao động thực hiện chức năng sản xuất chế biến: Bao gồm những lao động tham gia trực tiếp hoặc giỏn tiếp vào quỏ trỡnh sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện cỏc lao vụ dịch vụ như cụng nhõn trực tiếp sản xuất, nhõn viờn phõn xưởng….
- Lao động thực hiện chức năng bỏn hàng: Là những lao động tham gia hoạt động tiờu thụ sản phẩm, hàng húa, lao vụ, dịch vụ như nhõn viờn bỏn hàng, tiếp thị, nghiờn cứu thị trường…..
- Lao động thực hiện chức năng quản lý: Là những lao động tham gia hoạt động quản trị kinh doanh và quản lý hành chớnh như nhõn viờn quản lý kinh tế, nhõn viờn quản lý hành chớnh….
Cỏch phõn loại này cú tỏc dụng giỳp cho việc tập hợp chi phớ lao động được kịp thời, chớnh xỏc phõn định được chi phớ và chi phớ thời kỳ.
Phõn loại lao động trong doanh nghiệp cú ý nghĩa to lớn trong việc nắm bắt thụng tin về số lượng và thành phẩm lao động, về trỡnh độ nghề nghiệp của người lao động trong doanh nghiệp, về sự bố trớ lao động trong doanh nghiệp từ đú thực hiện quy hoạch lao động lập kế hoạch lao động. Mặt khỏc, thụng qua phõn loại lao động trong toàn doanh nghiệp và từng bộ phận giỳp cho việc lập dự toỏn chi phớ nhõn cụng trong chi phớ sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch quỹ lương và thuận lợi cho cụng tỏc kiểm tra tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch và dự toỏn này.
2.2.3. Phương phỏp xõy dựng quỹ lương tại Cụng ty TNHH Thiết bị và
cụng nghệ HDN
Quỹ tiền lương của cụng ty là toàn bộ số tiền lương trả cho cỏn bộ cụng nhõn viờn của cụng ty. Hiện nay Cụng ty TNHH Thiết bị và cụng nghệ HDN xõy dựng quỹ tiền lương trờn tổng doanh thu bỏn hàng là 22%. Hàng thỏng phũng kế toỏn tổng hợp toàn bộ doanh số bỏn hàng của tất cả cỏc văn phũng đại diện sau đú nhõn với 22%. Đú là quỹ lương của cụng ty thỏng đú.
Vớ dụ: Doanh thu của cụng ty thỏng 12/2008 đạt 441.089.000 đồng thỡ quỹ lương của cụng ty là 441.089.000ì22%=97.039.581 đồng.
2.2.3.1. Xỏc định đơn giỏ tiền lương.
Quy định về đơn giỏ tiền lương tớnh cho sản phẩm, cụng việc của cụng ty được tớnh như sau: lương khoỏn cho thỏng 12 của 3 người Hựng, Thuận, Sơn là 3.150.000. Thỏng 12 Hựng làm 24 cụng, Thuận làm 26 cụng và Sơn làm 26 cụng. Vậy đơn giỏ lương ngày của ba người là:
3.150.000/(24+26+26) = 41.500 đồng
2.2.3.2. Nguyờn tắc trả lương và phương phỏp trả lương.
Việc chi trả lương ở cụng ty do thủ quỹ thực hiện, thủ quỹ căn cứ vào cỏc chứng từ: “ Bảng thanh toỏn tiền lương”, “ Bảng thanh toỏn bảo hiểm xó hội” để chi trả lương và cỏc khoản khỏc cho cụng nhõn viờn. Cụng nhõn viờn khi nhận tiền phải ký tờn vào bảng thanh toỏn tiền lương. Nếu trong một thỏng mà cụng nhõn viờn chưa nhận lương thỡ thủ quỹ lập danh sỏch chuyển
họ tờn, số tiền của cụng nhõn viờn đú từ bảng thanh toỏn tiền lương sang bảng kờ thanh toỏn tiền lương với cụng nhõn viờn chưa nhận lương.
Hỡnh thức tớnh lương của cụng ty Tổng lương = 22% Doanh thu.
VD: ở bảng phõn bổ tiền lương, bảng thanh toỏn tiền lương doanh thu toàn bộ cụng ty.
441.089.000ì22% = 97.039,5 đồng Sau đú tớnh lương cho từng bộ phận.
Lương từng bộ phận = Hệ số từng bộ phận ì Quỹ lương
( Chia lương theo cấp bậc = Lương một ngày cụng ì số cụng ) Lương của từng bộ phận gồm cú: Lương cấp bậc và năng suất. VD: Văn phũng hành chớnh
97.039.581 ì 0,084 = 8.149.694 đồng
Lương của từng bộ phận ( cấp bậc và năng suất )
Văn phũng hành chớnh lương cấp bậc là: 7.845.164 đồng Quỹ lương là: 8.149.694 đồng
Lương năng suất = Quỹ lương – Lương cấp bậc = 8.149.694 – 7.845.164
= 304.503 đồng
Lương năng suất sẽ chia lại theo tổng ngày cụng của bộ phận
Lương năng suất ì ngày cụng của từng người. Sau đú cộng lại bằng số lương của từng người
Căn cứ vào bậc lương và ngày cụng của từng người trong bộ phận ta tớnh được lương năng suất như sau:
VD: Văn phũng hành chớnh
Hồ Ngọc Chương bậc lương là 575.400 đồng
Lương một ngày cụng là 220130 thỏng 12 lương thời gian 100% là 3 cụng. Vậy lương năng xuất là: 22.130 ì 3 = 66.390 đồng
Hồ Ngọc Chương lương sản phẩm là :
Số ngày cụng ì lương một ngày cụng ì hệ số lương sản phẩm ( hệ số này do cụng ty quy định )
22.130ì 2,23 = 1.348.008 đồng
Vậy tổng số lương của Hồ Ngọc Chương la: 1.348.008 + 66.390 = 1.414.398 đồng
Đối với người làm khoỏn theo sản phẩm thỡ hệ số này được chỉ ỏp dụng khi họ làm vượt kế hoạch được giao. Nếu vượt 10 % định mức thỡ hệ số này là 1,24 vượt 15 % thỡ hệ số là 1.78 %, vượt 20 % hệ số là 2,46
Tiền lương của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty sẽ được thanh toỏn làm hai lần vào ngay 15 cụng ty sẽ tạm ứng lần 1 vào ngày 30 cụng ty sẽ thanh toỏn nốt số tiền cũn lại sau khi đó trừ đi những khoản khấu trừ vào lương.
Bằng cỏch trả lương này đó kớch thớch được người lao động quan tõm tới doanh thu của cụng ty và cỏc bộ phận đều cố gắng tăng năng xuất lao động và thớch hợp với doanh nghiệp kinh doanh hàng tiờu dựng.
2.2.4. Hạch toỏn cỏc khoản trớch theo lương tại Cụng ty TNHH Thiết
bị và cụng nghệ HDN
2.2.4.1. Quỹ bảo hiểm xó hội ( BHXH ):
Dựng để chi trả cho người lao động trong thời gian nghỉ ốm đau theo chế độ hiện hành BHXH phải được tớnh là 20 % BHXH tớnh trờn tổng quỹ lương trong đú 15 % tớnh vào chi phớ sản xuất kinh doanh của cụng ty , 5% do người lao động đúng gúp tớnh trừ vào lương, cụng ty nộp
Tổng quỹ lương của cụng ty thỏng 12 là: 97.039.581 đồng Theo quy định cụng ty sẽ nộp BHXH với số tiền là:
97.039.581 ì 20% = 19.407.916 đồng
Trong đú người lao động sẽ chịu là 97.039.581 ì 5% = 4. 852.980 đồng Cũn lại 50% cụng ty sẽ tớnh vào chi phớ sản xuất kinh doanh la 14.555.937 đồng
Cụ thể với cỏn bộ cụng nhõn viờn thỡ kế toỏn chỉ tớnh và trừ 5 %. Nguyễn Văn Sỹ số lương nộp bảo hiểm là 986.700 đồng. Vậy số tiền nộp bảo hiểm sẽ là 986.700 ì 5% = 49.335 đồng.
Số tiền mà cụng ty chịu chi phi sản xuất kinh doanh là: 968.700 ì 15% = 148.005 đồng
2.2.4.2. Quỹ bảo hiểm y tế ( BHYT) :
Dựng để chi trả cho người tham gia đúng gúp trong thời gian khỏm chữa bệnh, 3% BHYT tớnh trờn tổng quỹ lương trong đú 2 % tớnh vào chi phớ sản xuất kinh doanh của cụng ty cũn 1% người lao động chịu trừ vào lương.
Theo quy định cụng ty sẽ nộp BHYT với số tiền là : 97.039.581 ì 2% = 19.734 đồng
2.2.4.3. Kinh phớ cụng đoàn ( KPCĐ) :
Dựng để duy trỡ hoạt động của cụng đoàn doanh nghiệp được tớnh trờn 2 % tổng quỹ lương, 1 % nộp cho cụng đoàn cấp trờn, 1 % giữ lại tại doanh nghiệp, 2 % KPCĐ được tớnh vào chi phớ sản xuất kinh doanh.
Theo quy định cụng ty sẽ nộp KPCĐ với số tiền là : 97.039.581 ì 2% = 1.940.792 đồng
Hiện nay tại Cụng ty TNHH Thiết bị và cụng nghệ HDN cỏc khoản trớch theo lương là ( BHXH, BHYT, KPCĐ ) được tớnh theo tỷ lệ quy định của nhà nước:
+ Tổng số BHXH, BHYT, KPCĐ phải trớch theo lương = Tổng số BHXH, BHYT, KPCĐ phải trớch và tớnh vào chi phớ sản xuất kinh doanh + Tổng số BHXH, BHYT, KPCĐ phải thu của người lao động.
+ Khoản BHXH trớch theo lương của cỏn bộ cụng nhõn viờn = Tổng số tiền lương cơ bản phải trả cho cỏn bộ cụng nhõn viờn ì 20%. Như vậy BHXH phải nộp là:
97.039.581ì 20% = 19.407.916 đồng
+ Khoản BHYT trớch theo lương của cỏn bộ cụng nhõn viờn = Tổng số tiền lương cơ bản phải trả cho cỏn bộ cụng nhõn viờn ì 3% = 2.911.187 đồng.
Trong tổng số 25 % ( BHXH, BHYT, KPCĐ ) cú 19 % tớnh vào chi phớ sản xuất kinh doanh: 97.039.581 ì 19 % = 18.437.520 đồng.
+ Số BHXH phải trả vào chi phớ sản xuất kinh doanh là 15 % như vậy là: 97.039.581 ì 15 % = 14.555.937 đồng
+ Số BHYT phải trả vào chi phớ SXKD là 2 %. Như vậy là 97.039.581 ì 2 % = 1.940.792 đồng
+ Số KPCĐ phải trả vào chi phớ sản xuất kinh doanh là 2 %, như vậy sẽ là 97.039.581 ì 2 % = 1.940.792 đồng.
Tại Cụng ty TNHH Thiết bị và cụng nghệ HDN thỡ hai khoản BHXH, BHYT phải thu của người lao động được tớnh vào là 6 % và trừ luụn vào lương của người lao động khi trả:
97.039.581 ì 6 % = 5.822.375 đồng
Nguyễn Văn Sỹ sẽ nộp tổng số tiền là: 986.700 ì 6 % = 59.202 đồng
2.2.5. Cỏc kỳ trả lương của Cụng ty TNHH Thiết bị và cụng nghệ HDN vào ngày 15 và 30 hàng thỏng.
Kỳ 1: Tạm ứng lương cho người lao động cú tham gia lao động trong thỏng. Kỳ 2: Sau khi đó tớnh lương và cỏc khoản phải trả cho cụng nhõn viờn trong thỏng doanh nghiệp thanh toỏn nốt số tiền cũn được lĩnh trong thỏng đú cho cụng nhõn viờn sau khi đó trừ đi cỏc khoản khấu trừ.
2.2.6`. Thực tế hạch toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương của
Cụng ty TNHH Thiết bị và cụng nghệ HDN
Hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng tại Cụng ty TNHH Thiết bị và cụng nghệ HDN
Để phự hợp với yờu cầu và tỡnh hỡnh của cụng ty hiện nay cụng ty ỏp dụng hỡnh thức chứng từ ghi sổ.
+ Chứng từ ghi sổ: Là hỡnh thức kế toỏn Chứng Từ Ghi Sổ được hỡnh thành sau cỏc hỡnh thức Nhật Ký Chung và Nhật Ký Sổ Cỏi. Nú tỏch việc ghi Nhật Ký với việc ghi sổ cỏi thành 2 bước cụng việc độc lập, kế thừa để tiện cho
phõn cụng lao động kế toỏn, khắc phục những hạn chế của hỡnh thức Nhật Ký Sổ Cỏi. Đặc chưng cơ bản là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toỏn tổng hợp là Chứng Từ Ghi Sổ. Chứng từ này do kế toỏn lập trờn cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp cỏc chứng từ gốc cựng loại, cú cựng nội dung kinh tế . Tại Cụng ty TNHH Thiết bị và cụng nghệ HDN hỡnh thức kế toỏn được ỏp dụng là: Chứng Từ Ghi Sổ.
Số lượng và cỏc loại sổ dựng trong hỡnh thức chứng từ- ghi sổ sử dụng cỏc sổ tổng hợp chủ yếu sau:
- Sổ chứng từ -Ghi sổ -Sổ nhật ký tài khoản - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ-Nhật ký tụng quỏt - Sổ cỏi tài khoản –Sổ tổng hợp cho từng tài khoản - Sổ chi tiết cho mọi đối tượng
Ghi chỳ :
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối thỏng
Chứng từ gốc
Sổ quỹ và sổ tài
sản Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ kế toỏn chi tiết theo đối tượng
Bảng tổng hợp chi tiết theo đối tượng Sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ (theo phần hành)
Sổ cỏi tài khoản
Bỏo cỏo tài chớnh Bảng cõn đối
Sơ đồ 1.4 : Tổ chức hạch toỏn theo hỡnh thức Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào cỏc chứng từ chủ yếu như:
- Bảng chấm cụng: Dựng để theo dừi ngày cụng thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH,…..để cú căn cứ tớnh trả lương, bảo hiểm xó hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị.
- Bảng chấm cụng làm thờm giờ: Theo dừi ngày cụng thực tế làm thờm ngoài giờđể cú căn cứ tớnh thời gian nghỉ bự hoặc thanh toỏn cho người lao động trong đơn vị.
- Bảng thanh toỏn tiền lương: Bảng thanh toỏn tiền lương là chứng từ làm căn cứ để thanh toỏn tiền lương, phụ cấp, cỏc khoản thu nhập tăng thờm ngoài tiền lương cho người lao động, kiểm tra việc thanh toỏn tiền lương cho người lao động làm việc trong doanh nghiệp đồng thời là căn cứ để thống kờ về lao động tiền lương.
- Bảng thanh toỏn tiền thưởng: Là chứng từ xỏc nhận số tiền thưởng cho từng người lao động, làm cơ sở để tớnh thu nhập của mỗi người lao động và ghi sổ kế túan.
- Giấy đi đường: Là căn cứ để cỏn bộ và người lao động làm thủ tục cần thiết khi đến nơi cụng tỏc và thanh toỏn cụng tỏc phớ, tàu xe sau khi về doanh nghiệp.
- Phiếu xỏc nhận sản phẩm hoặc cụng việc hoàn thành: Là chứng từ xỏc nhận số cụng việc hoặc sản phẩm hoàn thành của đơn vị hoặc cỏ nhõn người lao động, làm cơ sở để lập bảng thanh toỏn tiền lương hoặc tiền cụng cho người lao động.
- Bảng thanh toỏn làm thờm giờ: Bảng thanh toỏn tiền làm thờm giờ nhằm xỏc định khoản tiền lương, tiền cụng làm thờm giờ mà nhười lao động