Nhìn chung các doanh nghiệp kinh doanh hóa chất công nghiệp và phụ gia trên địa bàn Hà nội đã xây dựng được quy trình luân chuyển chứng từ nói chung và chứng từ bán hàng nói riêng.
Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng được minh họa qua một số doanh nghiệp đại diện theo sơ đồ 3.4 và sơ đồ 3.5
Sơ đồ 3.4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng tại Cty TNHH Đầu tư & PT thị trường Hóa Chất.
(Nguồn số liệu từ Cty TNHH Đầu tư và Phát triển thị trường hóa chất)
Sơ đồ 3.5: Sơ đồ luân chuyển chứng từ bán hàng tại công ty FSI Việt Nam.
(Nguồn số liệu: Công ty TNHH FSI Việt Nam )
1. Phiếu đề nghị xuất hàng: phòng kinh doanh lập phiếu đề nghi xuất hàng 2. Ký duyệt: trưởng phòng hoặc giám đốc ký duyệt lệnh xuất hàng
3. Viết hóa đơn: phòng kinh doanh
4. Viết phiếu xuất kho: thủ kho căn cứ vào hóa đơn viết phiếu xuất kho 5. Xuất kho, ghi thẻ kho: Thủ kho viết phiếu xuất kho và ghi thẻ kho Người mua hàng viết đơn đề nghị mua Phòng bán hàng làm Giấy đề nghị xuất hàng Kế toán in hóa đơn bán hàng Kế toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị ký Thủ kho viết phiếu giao hàng hoặc phiếu xuất
kho Thủ kho xuất kho
và ghi thẻ kho Kế toán ghi sổ và
bảo quản hóa đơn
1. Đề nghị xuất hàng 2. Viết phiếu xuất kho 3. Ký duyệt
4. Viết hóa đơn
5. Xuất kho, ghi thẻ kho 6. Ghi sổ kế toán, bảo quản
Cá nhân liên quan Công việc Phòng kinh doanh Kế toán bán hàng Kế toán trưởng Giám đốc Thủ kho 1 2 3 4 5 6 7 8
6. Ghi sổ kế toán, bảo quản chưng từ: kế toán bán hàng ghi sổ và bảo quản chứng từ.
3.2.2 Thực trạng tổ chức tài khoản kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh tại các doanh nghiệp kinh doanh hóa chất trên địa bàn Hà nội.
3.2.2.1 Chế độ tài khoản áp dụng
Để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm cơ sở cho việc ghi chép sổ kế toán và hạch toán kế toán, các doanh nghiệp kinh doanh hóa chất công nghiệp và phụ gia trên địa bàn hà nội chủ yếu áp dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính, điển hình là Cty TNHH Đầu tư và Phát triển thị trường hóa chất. Những doanh nghiệp nhỏ thuộc loại hình doanh nghiệp tư nhân thì áp dụng theo QĐ48/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính, như Công ty TNHH FSI Việt Nam.
3.2.2.2 Danh mục hệ thống tài khoản kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh áp dụng
Qua khảo sát tại một số doanh nghiệp kinh doanh hóa chất công nghiệp và phụ gia trên địa bàn hà nội như Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển thị trường hóa chất, và Công ty TNHH FSI Việt Nam …cho thấy, các doanh nghiệp này áp dụng hệ thống tài khoản theo quy định hiện hành có chi tiết thêm một số tài khoản phù hợp với đặc thù kinh doanh của từng đơn vị.
Danh mục hệ thống tài khoản của một số doanh nghiệp kinh doanh hóa chất trên địa bàn Hà nội (Phụ lục 3.8)
Ví dụ: tại công ty TNHH Đầu tư và phát triển thị trường hóa chất Về tài khoản 131 – Phải thu khách hàng
Tài khoản này được phân theo khu vực và theo từng nhóm hàng cụ thể. TK 1311: Khách hàng nhóm Coating
TK 1312: Khách hàng nhóm Metal TK1313: Khách hàng nhóm FDC TK1314: Khách hàng nhóm Plastic
Danh mục khách hàng được đặt theo mã viết tắt chữ cái. Ví dụ: KIMKHITL: Công ty CP Kim khí thăng long
GOSHITL: Công ty TNHH MTV Goshi Thăng Long…
Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng
TK 51111: Doanh thu bán hàng nhóm Coating TK 51112: Doanh thu bán hàng nhóm Metal TK 51113: Doanh thu bán hàng nhóm FDC TK 51114: Doanh thu bán hàng nhóm Plastic.
Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tài khoản này không được phân theo khu vực hay nhóm hàng, mà hạch toán chung cho tất cả các hàng hóa trong doanh nghiệp.
Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Hai tài khoản này được hạch toán chi tiết theo nội dung quy định trong quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính
Ví dụ: tại công ty TNHH FSI Việt nam.
Hệ thống tài khoản bán hàng của công ty FSI Việt Nam cũng được chi tiết hóa theo từng nội dung để đảm bảo cho việc theo dõi và vận dụng.
Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng
TK 1311: Phải thu khách hàng Miền Bắc TK1312: Phải thu khách hàng Miền Trung TK1313: Phải thu khách hàng Miền Nam
TK 131 của công ty không phân chia thành các nhóm hàng khác nhau. Tương ứng với tài khoản 131, là các tài khoản 511- doanh thu bán hàng cũng được phân theo khu vực, mà không phân theo từng nhóm hàng.
TK 51111: Doanh thu bán hàng Miền Bắc TK 51112: Doanh thu bán hàng Miền Trung TK 51113: Doanh thu bán hàng Miền Nam
Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
Cũng giống như công ty TNHH Đầu tư và Phát triển thị trường hóa chất thì tài khoản 632 tại đây cũng không được theo dõi chi tiết cho từng nhóm hàng.
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Công ty FSI Việt nam không chi tiết riêng cho từng loại chi phí, mà tất cả các chi phí liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp đều được hạch toán vào TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng đều hạch toán vào TK 6421 – Chi phí bán hàng.
Nhìn chung, hệ thống tài khoản này đã phản ánh, bao quát được các hoạt động kinh tế, các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến bán hàng của các đơn vị. Các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ bán hàng có hướng dẫn cụ thể nên dễ hiểu và dễ vận dụng, hơn nữa hệ thống tài khoản này còn đáp ứng được yêu cầu xử lý thông tin bằng máy vi tính thỏa mãn được những yêu cầu thông tin cho lãnh đạo đơn vị và phù hợp với Chế độ kế toán hiện hành.
các doanh nghiệp kinh doanh hóa chất trên địa bàn Hà nội.
3.2.3.1 Chế độ sổ áp dụng
Tại các doanh nghiệp kinh doanh hóa chất công nghiệp và phụ gia thực hiện chế độ sổ theo quy định của Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam (Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính hoặc quyết định QĐ48/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính)
3.2.3.2 Hình thức sổ kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh
Tổ chức vận dụng hình thức sổ thực chất là tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán. Xuất phát từ đặc điểm của các đơn vị kinh doanh hóa chất công nghiệp và phụ gia hiện nay là sử dụng máy vi tính và phần mềm kế toán vào công tác kế toán, nên hình thức sổ được áp dụng phổ biến là hình thức Nhật ký chung. Với các loại sổ kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh bao gồm
- Sổ tổng hợp: Nhật ký chung, sổ cái các tài khoản chi tiết liên quan đến bán hàng và kết quả kinh doanh như: sổ cái tài khoản hàng hóa(TK156), công nợ(TK131), doanh thu (TK51111), các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán(TK 632) và sổ cái tài khoản 911 ( kết quả kinh doanh)
- Sổ chi tiết: để phục vụ cho mục đích theo dõi và cung cấp thông tin một cách kịp thời cho các nhà quản lý, hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh hóa chất công nghiệp và phụ gia đều theo dõi và mở sổ chi tiết cho các tài khoản liên quan đến bán hàng và kết quả kinh doanh từ cấp II trở lên, như sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết giá vốn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng, sổ chi tiết các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp để từ đó xác định được lãi lỗ về hoạt động kinh doanh theo từng thời điểm để kịp thời có những thông tin về tình hình kinh doanh một cách nhanh nhất và kịp thời nhất.
- Tổ chức ghi chép sổ kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh
Thực tế khảo sát tại một số doanh nghiệp kinh doanh hóa chất công nghiệp và phụ gia tại Hà nội cho thấy các doanh nghiệp này chủ yếu áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung được thực hiện hoàn toàn trên máy vi tính. Như tại công ty TNHH Đầu tư và Phát triển thị trường hóa chất: hình thức Nhật ký chung được thực hiện hoàn toàn trên máy vi tính thông qua phần mềm kế toán Misa, đây là phần mềm được áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp thương mại và thường xuyên được
nâng cấp để phục vụ cho công tác kế toán của đơn vị. Từ hệ thống phần mềm này có thể in ra được các sổ theo hình thức Nhật ký chung. Theo hình thức này, toàn bộ công việc từ việc ghi sổ chi tiết đến tổng hợp báo cáo kiểm tra kế toán đều được thực hiện tại phòng Kế toán của công ty.
Hàng ngày, kế toán bán hàng căn cứ vào chứng từ bán hàng để nhập số liệu vào phần mềm kế toán.
Cuối tháng, dựa vào các số liệu đã được cập nhật trên phần mềm, kế toán tổng hợp thực hiện các bút toán thuế, bút toán kết chuyển, kế toán bán hàng và công nợ đối chiếu sổ chi tiết tồn kho trên máy với số liệu thực tế của thủ kho. Từ đó, kế toán tổng hợp cập nhật số liệu báo cáo nội bộ gửi cho ban giám đốc.
Các sổ sách của công ty được in ra định kỳ tháng đáp ứng yêu cầu quản lý. Tất cả các sổ sách của Công ty in ra sau khi phục vụ công tác quản lý được lưu vào các cặp hồ sơ riêng, bên ngoài ghi rõ loại sổ sách, thời gian lập.
Khảo sát tại công ty TNHH FSI Việt nam: hình thức nhật ký chung cũng được thực hiện trên máy vi tính thông qua phần mềm Misa. Phần mềm này cũng kiểm soát và quản lý hoạt động bán hàng một cách đầy đủ, đảm bảo đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty.
Việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán ở các doanh nghiệp kinh doanh hóa chất công nghiệp và phụ gia trên làm giảm đáng kể khối lượng công việc của kế toán bán hàng so với kế toán thủ công đồng thời nâng cao tính chính xác của số liệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hệ thống sổ kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh của một số doanh nghiệp kinh doanh hóa chất công nghiệp và phụ gia trên điạ bàn Hà nội được trình bày tại
Phụ lục 3.9, 3.10, 3.11, 3.12 và 3.13
Qua thực tế khảo sát hệ thống sổ kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh của một số doanh nghiệp kinh doanh hóa chất công nghiệp và phụ gia trên địa bàn Hà nội cho thấy:
Đa số các doanh nghiệp sử dụng phần mềm nên việc cập nhật số liệu nhanh chóng. Vì vậy, kế toán bán hàng một số doanh nghiệp không cập nhật một cách thường xuyên các nghiệp vụ bán hàng, công việc này chủ yếu để giữa tháng hoặc cuối tháng. Việc ghi chép không thường xuyên này sẽ dẫn đến thông tin kế toán cung cấp không kịp thời cho các đối tượng sử dụng thông tin.
tại các doanh nghiệp kinh doanh hóa chất trên địa bàn Hà nội.
3.2.4.1 Chế độ kế toán áp dụng
Tương tự như hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán, phương pháp lập và trình bày báo cáo kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh tại các doanh nghiệp kinh doanh hóa chất công nghiệp và phụ gia cũng được tuân thủ theo quy định tại chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành.
3.2.4.2 Hệ thống báo cáo kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh
- Phục vụ cho mục đích báo cáo của các cơ quan chức năng: theo hướng dẫn quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính, và Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính, hệ thống báo cáo tài chính của các doanh nghiệp nói chung gồm:
+ Bảng cân đối kế toán
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
+ Bản thuyết minh báo cáo tài chính
Trong đó báo cáo thể hiện công tác bán hàng và kết quả kinh doanh tại các doanh nghiệp kinh doanh hóa chất công nghiệp và phụ gia là Báo cáo Mẫu B02- DN. Báo cáo này được lập vào cuối mỗi năm tài chính. Hiện nay, các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm kế toán nên việc lập báo cáo kết quả kinh doanh đều được thực hiện tự động trên phần mềm đã có sẵn mẫu biểu được cập nhật thường xuyên theo sự sửa đổi của chế độ kế toán.
Trên báo cáo kết quả kinh doanh Mẫu B02-DN thể hiện rõ các chỉ tiêu về doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán và CP bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và kết quả hoạt động bán hàng trong kỳ.
Báo cáo kết quả kinh doanh tại một số doanh nghiệp kinh doanh hóa chất công nghiệp và phụ gia được trình bày tại Phụ lục 3.14 và Phụ lục 3.15
- Ngoài việc báo cáo theo chế độ tài chính hiện hành, các doanh nghiệp kinh doanh hóa chất công nghiệp và phụ gia còn phải lập báo cáo bán hàng và kết quả kinh doanh phục vụ cho mục đích quản lý nội bộ.
Thực tế khảo sát cho thấy một số doanh nghiệp kinh doanh hóa chất công nghiệp và phụ gia thường lập các báo cáo nội bộ về bán hàng và kết quả kinh doanh với những nội dung sau:
+ Báo cáo các loại chi phí trong kỳ của doanh nghiệp: báo cáo chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
thu bán hàng, báo cáo giá vốn hàng bán, báo cáo công nợ phải thu theo khách hàng. + Báo cáo tình hình lãi lỗ từ hoạt động bán hàng trong tháng.
Các báo cáo này được lập định kỳ theo tuần, tháng, hàng quý tổng hợp thành báo cáo tháng và báo cáo quý nhằm kịp thời phản ánh những biến động về tình hình bán hàng và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp để có những điều chỉnh về chính sách bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Một số báo cáo nội bộ được trình bày tại Phụ lục 3.16 và Phụ lục 3.17
3.2.5 Thực trạng tổ chức kiểm tra kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh tại các doanh nghiệp kinh doanh hóa chất trên địa bàn Hà nội.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh thì việc kiểm tra kế toán luôn gắn liền với việc xem xét lại một quy trình kế toán có vận hành chính xác hay không. Việc kiểm tra này giúp người thực hiện công việc đó có ý thức trách nhiệm với việc mình làm và nó ngăn ngừa những gian lận, sai sót trong quá trình làm việc.
Công tác kiểm tra kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh tại các doanh nghiệp kinh doanh hóa chất công nghiệp và phụ gia được tiến hành bởi kế toán tổng hợp hoặc kế toán trưởng. Thực tế quy định tại một số doanh nghiệp kinh doanh hóa chất công nghiệp và phụ gia cho thấy: dựa vào báo cáo tuần hoặc báo cáo 10 ngày, kế toán tổng hợp phải kiểm tra đối chiếu báo cáo với sổ kế toán chi tiết trong phần mềm để kiểm tra việc hạch toán kế toán bán hàng xem có đúng với quy định về hạch toán của nhà nước và quy định của công ty hay không. Cuối mỗi tháng, kế toán tổng hợp tiến hành đối chiếu giữa sổ kế toán chi tiết với chứng từ bán hàng của kế toán bán hàng, về số liệu bán hàng, khách hàng, đồng thời đối chiếu giữa số dư hàng tồn kho trên sổ kế toán với số dư thực thế hàng hóa trong kho với thủ kho để phát hiện những sai sót và điều chỉnh.
Nhìn chung công tác kiểm tra kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh thực tế