NGUYÊN VẬT LIỆU:
1. Về sổ sách kế toán:
Ở công ty, một nhu cầu đang đặt ra là áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Tuy nhiên hình thức sổ sách công ty đang áp dụng là “Nhật ký chứng từ” hình thức này phù hợp với quy mô sản xuất và trình độ nhân viên kế toán ở công ty. Mặc dù vậy, nếu áp dụng máy vi tính thì rất bất tiện và khó khăn vì sổ sách quá nhiều, kết cấu phức tạp.
Vì vậy, để thuận hơn trong việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán, trước hết công ty cần phải chuyển sang sử dụng hình thức kế toán phù hợp hơn, thuận lợi hơn.
Trường hợp công ty chưa thể áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán, để dễ theo dõi tình hình công nợ đối với nhà cung câp, công ty nên mở sổ chi tiết bởi vậy ở công ty chủ yếu vật tư mua về bằng hình thức trả chậm thường là thời hạn một tháng, hơn nữa trong tháng có nghiệp vụ nhập xuất vật tư xảy ra rất nhiều nên việc ghi chép vào Nhật ký chứng từ là rất phức tạp.
2. Về công tác hạch toán:
Tại công ty, NVL mua về bằng bất cứ nguồn nào, kế toán vật tư đều hạch toán vào các khoản phải trả người bán (TK 331). Như theo phiếu nhập kho số 195 ngày 7/10/2001, NVL được mua của công ty Dệt Huế và đã được hạch toán ngay bằng tiền gởi ngân hàng, kế toán vật tư định khoản :
Nợ TK 152 24.392.706 Nợ TK 133 (1331) 2.439.271
Có TK 331 26.831.977
Hạch toán như vậy hơi dài dòng, NVL phục vụ cho sản xuất ở công ty có nhiều loại, lại nhập xuất liên tục và có rất nhiều nghiệp vụ khác có liên quan đến tài khoản phải trả nên hạch toán như hiện nay sẽ khó khăn trong việc theo dõi nguyên vật liệu được hình thành từ nguồn nào mà thông tin hạch toán kế toán trên là những thông tin hai mặt của mỗi hiện tượng mỗi quá trình: tài sản và nguồn hình thành tài sản, tăng và giảm ... Mỗi khi có nghiệp vụ mua hàng xảy ra, kế toán vật tư sẽ căn cứ vào từng nguồn hình thành để hạch toán.
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Có TK 111 : NVL mua bằng tiền Có TK 112 : NVL mua bằng TGNH Có TK 331 : NVL mua chịu người bán
Có TK 311 : NVL mua bằng tiền vay ngắn hạn Do vậy nghiệp vụ trên có thể định khoản lại như sau: Nợ TK 152 24.392.706
Nợ TK 133 (1331) 2.439.271
Tại công ty khi mua nguyên vật liệu nếu hoá đơn chưa về hoặc nguyên vật liệu chưa về, công ty đều không theo dõi trên sổ kế toán. Để quản lý tốt hơn và theo dõi chặt chẽ hơn công ty cần phải hạch toán theo các trường hợp cụ thể:
+ Trường hợp 1: công ty đã nhận được hoá đơn, đến cuối quý nguyên vật liệu vẫn chưa về, kế toán ghi:
Nợ TK 151 hàng mua đang đi đường Nợ TK 133 (1331)
Có TK 331
Sang quý sau, khi nguyên vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152 26.831.977
Có TK 151 26.831.977
+ Trường hợp 2: Nguyên vật liệu đã về nhưng đến cuối quý hoá đơn chưa về, kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “hàng chưa có hoá đơn”. Nếu trong quý có hoá đơn vềthì ghi sổ bình thường, còn nếu đến cuối quý, hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính.
Nợ TK 152 25.000.000 Nợ TK 133 (1331) 2.500.000
Có TK 331 27.500.000
Sang quý sau, khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng 1 trong 3 cách sau:
Cách 1 : xoá giới hạn bằng bút toán đỏ rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường.
Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế bằng bút toán đỏ.
Cách 3: Dùng bút toán đỏ ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi , rồi ghi lại theo giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường.
Tại công ty, hình thức kế toán đang áp dụng là hình thức NKCT.
Hiện nay đang áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán, người ta thường sử dụng hình thức nhật ký chung. Đây là hình thức có mẫu số đơn giản, trình tự ghi chép đơn giản kết cấu sổ để ghi lại để thực hiện đối chiếu, kiểm tra số liệu ghi chép trên các sổ ghi chép được phản ánh theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung của từng nghiệp vụ kinh tế, điều đó rất thuận tiện cho việc theo dõi quá trình sản xuất và kinh doanh tại công ty.
SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
Trình tự ghi sổ : hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc để ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, các sổ Nhật ký đặc biệt. Sau đó, căn cứ vào các số liệu đã ghi vào Sổ Cái sau khi đã loại trừ sổ trùng lặp. Cuối quý, cộng số liệu trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết lặp và báo cáo tài chính.
Nhật ký gốc
Sổ nhật ký
đặc biệt Sổ kế toán chi tiết
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Sổ nhật ký chung
Bảng cân đối số PS
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết