Chương IV : Phát triển bền vững tại môi trường làm việc trong kho hàng
1. Tổ chức quản lý các hoạt động trong kho hàng
1.1. Công việc của quản lý kho
Quản lý kho là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp cân bằng giữa nhu cầu dự trữ hàng hóa cho các hoạt động sản xuất phân phối và yêu cầu giảm chi phí quản lý hàng tồn kho. Quản lý kho hiệu quả chính là giải pháp giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Việc duy trì hàng tồn kho một cách khơng hợp lý và hiệu quả ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, điều cần thiết là phải có cách thức quản lý kho hàng, kho vật tư phù hợp. Nhìn chung cơng việc của quản lý kho bao gồm:
- Sắp xếp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho
Sắp xếp một cách khoa học các loại hàng hóa vật tư trong kho
Lập và cập nhật sơ đồ kho
- Đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho
Sắp xếp hàng trong kho theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất
Đối với những hàng hóa mau hư cần quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước
- Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng
Tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ, giấy tờ yêu cầu nhập, xuất hàng, giao hàng hay lưu chuyển hàng hóa theo quy định
Thực hiện việc nhập, xuất hàng hóa vật tư cho cá nhân liên quan
Ghi phiếu nhập, xuất kho
Theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn kho hằng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu
- Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
Theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiểu hằng ngày và đảm bảo tất cả hàng hóa trong kho phải có định mức tồn kho tối thiểu
Đề xuất Giám đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiếu cho phù hợp với biến động của số lượng hàng xuất nhập kho
- Thực hiện các thủ tục đặt hàng
Lập phiếu yêu cầu mua hàng đối với các vật tư phụ, dụng cụ cá nhân,…
Tuân thủ các quy đình về phịng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn kho
Đảm bảo các quy tắc PCCC trong kho
Kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, gãy đổ, mối mọt,
1.2. Tổ chức quản lý các hoạt động trong kho hàng
1.2.1. Kiểm tra kho thường xuyên
Tần suất kiểm tra trung bình được đề xuất là 3 tháng/lần hoặc 6 tháng/lần. Kho càng lớn thì quá trình này càng mất nhiều thời gian và nhân lực (thông thường 2-3 người trong vài ngày). Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn có điều kiện, có thể thực hiện thường xuyên hơn nhằm tăng hiệu quả trong việc quản lý kho hàng hóa.
Nên tiến hành kiểm tra theo từng khu vực, từng nhóm hàng. Các cơng việc kiểm tra kho định kỳ gồm có:
Xác định số lượng hàng tại kho, đối chiếu với thẻ kho và các sổ sách kế toán liên quan
Kiểm tra chất lượng hàng hóa (có bị hư hại, mốc, móp méo, bao bì rách,…hay khơng?)
Kiểm tra hạn dùng của sản phẩm để có kế hoạch xuất bán kịp thời hoặc thực hiện chiến dịch xả hàng.
Thông qua kết quả kiểm tra, nhà quản lý cần có biện pháp xử lý hoặc khắc phục ngay nếu có sai sót.
1.2.2. Lắp camera quan sát
- Đây là nguyên tắc quản lý kho hàng bắt buộc. Bởi chủ doanh nghiệp thường khơng có mặt trực tiếp tại nhà kho mà phải thông qua các nhân sự cấp dưới (thủ kho, bốc xếp,…) nên việc theo dõi từ xa là vô cùng cần thiết.
- Nhờ camera, bạn có thể nắm được hoạt động trong kho đang diễn ra như thế nào. Đồng thời có thể trích xuất điều tra trong trường hợp cần thiết như đồ đạc hư hỏng, mất cắp, đột nhập,….
1.2.3. Tổ chức nhân sự của kho
Thất thóat hàng hóa trong kho thường quy vào 2 nguyên nhân: Nội bộ và bên ngồi.
Hàng hóa có thể bị trộm đột nhập khi lưu trữ, nhưng tỉ lệ cao hơn vẫn do vấn đề nội bộ (trường hợp nhân viên tuồn hàng bán ra ngoài, tự ý sử dụng, thiếu trung thực…)
Do vậy buộc doanh nghiệp phải rất nghiêm ngặt trong vấn đề tuyển dụng đầu vào. Yêu cầu nhân viên kho phải là những người có lý lịch rõ ràng, siêng năng, đáng tin cậy, đặc biệt là người thủ kho.
Song song đó, cần phân quyền cụ thể đối với từng người để tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra sự cố.
Khi nhập hàng, xuất hàng, tạo nhãn hàng mới cần thực hiện tuần tự những bước nào?
Do những ai chịu trách nhiệm?
Tương ứng với từng mơ hình hoạt động cũng như tính chất hàng hóa mà mỗi cơng ty sẽ có những tiêu chuẩn khác biệt. Tuy nhiên quy trình quản lý hàng hóa cần được thống nhất từ sớm và tuân thủ, nhằm đảm bảo các khâu hoạt động trơn tru, hạn chế tối đa các sơ sót.
1.2.4. Mua phần mềm quản lý
Với những cửa hàng nhỏ lẻ, có thể sử dụng file excel để quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên với những doanh nghiệp lớn, lượng hàng hóa nhiều và có mã hàng lên đến con số hàng trăm, hàng ngàn thì dùng excel là khơng hiệu quả. Bắt buộc bạn phải
có giải pháp quản lý kho hàng khoa học hơn, có tính tự động hóa và chính xác cao hơn.
Hiện nay trên thị trường có khá nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho hàng. Các phần mềm này hỗ trợ người dùng chính xác trong việc kiểm sốt xuất nhập kho, thơng tin hàng hóa, sự lưu chuyển hàng, tình trạng hàng…Tuy nhiên chi phí có thể sẽ khá cao. Bạn có thể tìm hiểu, so sánh tính năng và giá cả từ nhiều nguồn để chọn ra phần mềm phù hợp nhất.
1.2.5. Sử dụng dịch vụ lưu trữ
- Là cách kiểm soát kho hàng từ xa được nhiều doanh nghiệp hiện nay chọn lựa bởi tính tiện dụng và tối ưu cho ngân sách. Tức là thuê một đơn vị khác thay mình quản lý hàng hóa.
- Hiểu một cách đơn giản, các đơn vị này có sẵn kho hàng và đầy đủ các điều kiện tiêu chuẩn để lưu trữ hàng hóa an tồn. Doanh nghiệp của bạn khơng cần mất chi phí đầu tư thuê mặt bằng kho riêng hay mất nhiều thời gian cho các công việc nêu trên (tổ chức nhân sự, quy hoạch sắp xếp kho, lắp camera, lên sơ đồ, kiểm tra vệ sinh kho,…), mọi vấn đề sẽ do dịch vụ lưu trữ chịu trách nhiệm!
- Ví dụ tại Saigon Express, khách hàng tiến hành ký hợp đồng thuê kho và bàn giao hàng hóa. Khi muốn xuất hàng chỉ cần thơng báo trước, hàng hóa sẽ được chuẩn bị theo yêu cầu. Đồng thời hàng tháng khách hàng sẽ nhận được bảng báo cáo xuất nhập tồn chi tiết để theo sát tình hình lưu trữ, bán hàng của doanh nghiệp.
Kho của Saigon Express trang bị đầy đủ xe nâng hạ giúp quá trình xuất nhập hàng diễn ra nhanh chóng
1.2.6. Lưu ý trong q trình quản lý hàng hóa
Ln khóa và niêm phong kho đúng quy định nhằm đảm bảo an toàn
Ngoài nhân sự cố định trong kho, bất kỳ ai khi đến kho đều phải có sự chấp thuận của người quản lý và được thông báo trước.
Đề phòng các trường hợp tiếp cận kho bất thường (tránh trộm cắp, đột nhập). Kho ln cần có bảo vệ.
Nếu sử dụng các dịch vụ lưu trữ hay quản lý cần ký hợp đồng. Trong đó nêu các thỏa thuận, chính sách rõ ràng, đặc biệt trong trường hợp bồi thường khi xảy ra sự cố đối với hàng hóa.
Đối với hầu hết công ty vấn đề kho hàng là nhân tố tối quan trọng trong việc kinh doanh. Một kho hàng với nhiều mặt hàng được sắp xếp khoa học, gọn gàng sẽ giúp cho việc kinh doanh thuận lợi hơn. Việc xuất nhập kho luôn được thực hiện liên tục, nếu không kiểm sốt tốt thì đây thực sự là vấn đề lớn cho doanh nghiệp.
Tất cả hàng hóa cần được phân loại, mã hàng, kích thước, khối lượng và số lượng chi tiết. Việc sắp xếp hàng hóa sao cho gọn gàn gàng, tiết kiệm diện tích kho bãi, dễ dàng tìm kiếm. Việc kiểm tra số lượng, xuất nhập hàng hóa một cách dễ dàng cũng như tránh thất thóat, hư hỏng. Tùy vào quy mô kho của doanh nghiệp, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học nhất.
1.2.7. Quản lý hàng hóa bằng thẻ kho/sổ kho
Thẻ kho là một loại tờ rời dùng để theo dõi số lượng của từng loại hàng hóa. Nội dung thể hiện trong thẻ kho bao gồm thơng tin về hàng hóa, thời gian và số lượng của mỗi lần nhập vào hoặc xuất đi, lượng hàng cịn tồn trong kho. Trong đó có chữ ký xác nhận của những người chịu trách nhiệm trực tiếp (giám đốc, kế tốn, thủ kho, nhân viên giao nhận,…)
Hình 4.1: Mẫu thẻ kho theo quy định của bộ tài chính
Nếu tần suất nhập xuất hàng nhiều, thẻ kho sẽ được đóng thành quyển, gọi là sổ kho. Và lưu ý, thẻ kho phải dựa vào mẫu chuẩn của bộ Tài chính ban hành như hình phía dưới. Vì hàng hóa biến động liên tục nên thẻ kho cũng phải cập nhật thường xuyên để số liệu thống nhất. Nếu điều này được thực hiện nghiêm chỉnh sẽ giúp quá trình thống kê, quản lý kho hàng hóa hiệu quả hơn, chủ doanh nghiệp sẽ theo sát được tình hình bán bn – tồn kho để có những chiến lược kinh doanh phù hợp. Nếu khơng may xảy ra thất thóat, sai lệch cũng sẽ sớm được phát hiện và giải quyết.
1.2.8. Ứng dụng mơ hình hoạt động 5S vào quản lý kho hiệu quả 1.2.8.1. Giới thiệu
Mơ hình 5S đưa ra cách thức tổ chức cơng sở bằng 5 nguyên tắc sau trong tiếng Nhật: seiri, seiton, seiso, seiketsu, và shitsuke, dịch ra tiếng Anh lần lượt là sort (sàng lọc), set in order (sắp xếp), shine (sạch sẽ), standardize (săn sóc) và sustain (sẵn sàng).
- SEIRI (Sàng lọc):
Sắp xếp mọi thứ trong không gian, chỉ giữ những vật dụng cần thiết cho cơng việc. Theo đó, cần một thao tác liệt kê, phân loại và lên danh sách các trang thiết bị và đồ vật cần thiết. Những gì nằm ngồi danh sách đó cần được dọn khỏi khu vực làm việc.
- SEITON (Sắp xếp):
Khâu này đảm bảo mọi vật dụng được xác định và mỗi loại vật dụng đều có một vị trí xác định trong khơng gian làm việc. Cần thiết lập một logic giữa các vật dụng tương ứng với vai trị của chúng trong cơng việc, tiện cho các nhân viên sử dụng chúng.
- SEISO (Sạch sẽ):
Giữ cho không gian làm việc luôn sạch sẽ, đảm bảo mĩ quan để mọi nhân viên đều có động lực làm việc. Các nhân viên cần phân công một lịch quét dọn chỗ làm. - SEIKETSU (Săn sóc):
Săn sóc được hiểu là việc duy trì định lì và chuẩn hóa 3S đầu tiên (Seri, Seiton và Seiso) một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể thiết lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một q trình trong đó ý thức tuân thủ của nhân viên được rèn giũa và phát triển.
- SHITSUKE (Sẵn sàng):
Tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc. Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất cơng việc cá nhân, tăng năng suất chung của cơng ty.
Hình 4.2. Mơ hình 5S 1.2.8.2. Mục tiêu
- Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc. - Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người
- Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế.
- Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.
1.2.8.3. Quy trình thực hiện
Bước 1: Khởi động dự án
- Trước tiên, cần xác định rõ mục tiêu của việc triển khai 5S. Sau đó tiến hành thành lập Ban triển khai 5S. Nên chọn ra mỗi bộ phận có 2 người để cử vào Ban 5S để nếu một người nghỉ thì cơng việc vẫn được thực hiện. Thành viên được lựa chọn vào Ban 5S phải là những người có tính kỷ luật cao, sát sao trong cơng việc, có tầm ảnh hưởng đến người khác, khuyến khích là nữ.
- Đơn vị nên cử một số cán bộ quản lý chủ chốt trong Ban triển khai 5S tham gia các khóa đào tạo về thực hành 5S của các tổ chức có uy tín. Đồng thời tham khảo các tổ chức tương tự đã triển khai 5S để học hỏi trước khi triển khai tại đơn vị.
Bước 2: Quy định chức năng, nhiệm vụ của Ban 5S
- Chức năng chính của Ban 5S là tuyên truyền về 5S, đào tạo 5S và đánh giá 5S. - Quyết định Trưởng ban, Phó ban, Thư ký, Phụ trách ảnh: Một trong các yếu tố để thực hành 5S là sự tham gia của tất cả mọi người đặc biệt là lãnh đạo phải gương mẫu đi đầu, nếu vi phạm cũng xử lý công bằng như các thành viên khác. Vì thế, Trưởng ban sẽ là người rất nghiêm minh, đi đầu trong hoạt động thực hiện 5S. Nhiệm kỳ có thể một năm tùy theo kết quả cơng việc. Phó ban là người giúp việc cho Trưởng ban trong việc thực thi và giám sát hoạt động triển khai.
- Thư ký có trách nhiệm tổng kết tình hình thực hiện 5S tại đơn vị và tổng hợp các ý kiến nhận xét, đóng góp một cách trung thực, khách quan.
- Phụ trách ảnh có vai trị rất lớn vì ảnh là minh chứng rõ nhất và mọi người có thể nhận ra ngay các lỗi của mình. Người phụ trách ảnh phải thường xuyên quan sát, phát hiện những nơi có vấn đề, sai sót và chụp lại làm bằng chứng và lưu trong hồ sơ triển khai 5S. Sau một thời gian, xem lại hồ sơ sẽ thấy sự khác biệt giữa trước và sau cải tiến. Nên dán những tấm ảnh 5S lên bảng tin để tất cả mọi người cùng biết và hỗ trợ nhau cải tiến.
- Còn lại là các ủy viên có trách nhiệm tun truyền, đơn đốc các bộ phận trong đơn vị thực hiện tốt hoạt động 5S.
- Tất cả các thành viên trong Ban 5S cần nắm rõ vai trị trách nhiệm của mình, hiểu rõ các nguyên tắc 5S để có thể truyền đạt cho các cán bộ nhân viên trong đơn vị.
Bước 3: Thông báo và tuyên truyền, đào tạo về 5S trong đơn vị
- Chính sách và mục tiêu áp dụng 5S cần được thơng báo chính thức đến tất cả mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức. Sau đó tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng bá về 5S trong tồn cơng ty thơng qua các biểu ngữ, hình ảnh ở khắp mọi nơi. - Ban 5S có thể phối hợp với các chuyên gia bên ngoài mở các lớp đào tạo về 5S để tất cả mọi người cùng nhận thức đúng, nắm rõ quy trình và cách thức triển khai. Lưu ý là 100% cán bộ nhân viên phải tham gia.
Bước 4: Phát lệnh tổng vệ sinh trong toàn đơn vị
- Lập sơ đồ mặt bằng tồn cơng ty, kể cả phần bao quanh bên ngoài, quy định khu vực được phân công. Nên chia thành các tổ để dễ theo dõi và quản lý. Mỗi người phụ trách nơi làm việc của mình và có thể kiểm tra chéo lẫn nhau. Các khu vực chung như nhà xe, cầu thang, hành lang, nhà ăn, nhà vệ sinh,… cũng phải phân về các tổ cho công bằng.
- Ban 5S đề xuất mua các dụng cụ cần thiết để thực hiện 5S như máy ảnh, bảng tin, tủ đồ, giá, chổi lau,… và phát cho các tổ.
- Ban 5S cần hướng dẫn cặn kẽ, khuyến khích tất cả các tổ hăng hái thi đua, đề ra các khẩu hiệu về thực hành 5S. Các tổ nên treo các khẩu hiệu ngay tại tổ mình để