Kế toỏn Trưởng (Trưởng phũng) Kế toỏn tổng hợp (Phú phũng kế toỏn ) Kế toỏn nghiệp vụ Kế toỏn thanh toỏn NXB Cỏc kế toỏn viờn
phũng kinh doanh, chi nhỏnhKế Kế toỏn thanh toỏn nội bộ Kế toỏn TSCĐ (kiờm thủ quỹ) Kế toỏn vật tư (kế toỏn tỳi) Kế toỏn kho bỏo lưu ký Kế toỏn ngõn h ngà
Ngoài ra, cỏc kế toỏn nghiệp vụ cũn sử dụng hế thống chứng từ đặc trưng với nghiệp vụ PHBC, gọi là ấn phẩm PHBC. Cỏc ấn phẩm này được mó hoỏ theo từng nghiệp vụ PHBC đồng thời theo dừi trờn từng mó bỏo, tạp chớ …
Vớ dụ :
ấn phẩm PH.28 : Bảng phõn phối bỏo chớ ấn phẩm PH.29 : Giấy tớnh tiền bỏo chớ
Bờn cạnh đú, cỏc kế toỏn cụng ty cũn sử dụng hệ thống cỏc bỏo cỏo doanh thu, chi phớ ( là cỏc bỏo cỏo kế toỏn nụị bộ của cụng ty), đồng thời tổ chức lập và tổng hợp cỏc bỏo cỏo tài chớnh theo mẫu định kỳ. Quỏ trỡnh hạch toỏn tại cụng ty được tiến hành từng thỏng. Cụ thể, hàng thỏng kế toỏn cụng ty tiến hành tổng hợp chứng từ từ Bưu điện tỉnh, thành phố, phũng kinh doanh và cỏc chi nhỏnh. Căn cứ từ những chứng từ này, vào số liệu trờn mạng mỏy vi tớnh, tiến hành hạch toỏn và hỡnh thành sổ sỏch, bỏo cỏo của đơn vị. Tiếp theo đú là quỏ trỡnh truyền số liệu lờn Tổng cụng ty hoàn tất thủ tục hạch toỏn toàn ngành.
Quỏ trỡnh cụng tỏc kế toỏn được thực hiện tại Cụng ty luụn thể hiện mối liờn quan thống nhất mạng lưới nghiệp vụ PHBC thống nhất trong phạm vi cả nước. Tuy nhiờn, trờn sổ sỏch kế toỏn thỡ mối quan hệ giữa Bưu điện tỉnh, thành phố với cụng ty PHBC TW là mối quan hệ với khỏch hàng mua bỏo. Thật vậy, hệ thống tài khoản kế toỏn vận dụng trong doanh nghiệp cú một số đặc điểm sau:
Mối quan hệ giữa Bưu điện tỉnh, thành phố với Cụng ty được theo dừi trờn TK 131, với cỏc tiết khoản được sử dụng như sau:
TK1311 : Phải thu cảu khỏch hàng sử dụng Bưu điện +) TK 131101 : Phải thu của Bưu điện mua bỏo Quốc văn +) TK 131102 : Phải thu của Bưu điện mua bỏo Ngoại văn +) TK 131103 : Phải thu của khỏch hàng khỏc mua bỏo TK1312 : Phải thu của khỏch hàng khỏc
- Mối quan hệ phụ thuộc với Tổng cụng ty được chi tiết ở TK 136 với tiết khoản 1362 - Phải thu giữa Tổng cụng ty và Bưu điện tỉnh
- Chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được tập hợp qua TK 154 với tiết khoản 1543- Chi phớ kinh doanh PHBC
Ngoài ra cũn sử dụng TK 642 – Chi phớ quản lý doanh nghiệp cũng cú cỏc tiết khoản theo đỳng chế độ quy định .
- Cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh tại đơn vị được theo dừi trờn cỏc chứng từ ghi sổ, là cơ sở để hỡnh thành cỏc Bảng kờ chứng từ ghi sổ và là căn cứ để hỡnh thành sổ sỏch kế toỏn
- Từ những TK chủ yếu trờn, kế toỏn thực hện cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn cho nghiệp vụ phỏt sinh tại doanh nghiệp, sau đú lập sổ sỏch và hoàn thành hệ thống sổ của đơn vị.
Những sổ sỏch đơn vị thường sử dụng : - Sổ chi tiết
- Sổ tổng hợp
Trờn cơ sở cỏc chứng từ gốc, kế toỏn lập cỏc sổ chi tiết theo dừi phỏt sinh của từng TK để làm căn cứ đối chiếu với sổ Cỏi TK đú.
Vớ dụ, sau khi theo dừi quỏ trỡnh tiếp nhận bỏo chớ từ Toà soạn về, căn cứ vào ấn phẩm PH28, thống kờ số lượng bỏo chớ khai thỏc, phõn phối đi cỏc độc giả, kế toỏn thực hiện cụng việc tớnh tiền cho số lượng bỏo chớ nhận chuyển giao, in ấn phẩm PH.29 (Giấy tớnh tiền bỏo chớ ) và PH16 (Tổng hợp cụng nợ của khỏch hàng). Những chứng từ giao nhận bỏo chớ và cỏc ấn phẩm trờn là căn cứ để hỡnh thành cỏc Sổ chi tiết TK 131.
Sau đõy là một số mẫu sổ trong hệ thống sổ sỏch của doanh nghiệp
Sổ chi tiết TK 131101 - Phải thu của Bưu điện mua bỏo Quốc Văn Sổ Cỏi TK 131101 – Phải thu của Bưu điện mua bỏo Quốc văn
Sổ chi tiết TK 131101 Thỏng... năm Mó Tờn đơn vị Phõ n loại Tổng hợp Ng ày Loạ i chứ Số chứ ng
Diễn giải Chi tiết TK Số tiền
Nợ Cú Nợ Cú Nợ Cú 1000 HNội(CĐG) ĐK 1083004 00 PS 9075044 0 7820590 0 28/ 2 PH 29
Tiền bỏo nhận của HN (CĐG) 1561 21 607504 40 28/ 2 PH 29 Bỏo Nhi đồng Số 5/T2 (CĐG) 3310 02 105000 28/ 2 PH 29 Bỏo Nhi đồng Số 6/ T2 (CĐG) 3310 02 675850 … 28/ 2 PH 29
Bỏo Thanh niờn Số 3/T2 ( CĐG)
3310 02
195840 …
Điều chỉnh doanh thu bỏo giảm
5113 1 55450 … CK 9575586 0 2000 Vũng Tàu ĐK … Cộng phỏt sinh PS 2534445 0469 2343923 1335 Ngày thỏng năm Người lập bảng Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị
Sổ Cỏi TK 131101
Nợ Cú Nợ Cú Nợ Cú 1. Hà Nội 01000 108300400 90750440 78205900 95755860 2. Quang Ninh 02000 203253 32124390 25750850 18569540 7384563 24943080 3. TP. Hà Nội 03000 580782 55245023 55245023 55825805 55245023 4. Hải phũng 11000 455305673 214622660 1701192752 (1245887079 ) 214622660 5. Nghệ An 42000 9864207 1307318 1090788 1000883520 (989928525) 1001100050 … … … … Tổng 22305041610 1953630060 1953630060 25344450469 23210260744 (180559665) Ngày thỏng năm
III. thực trạng về Hạch toỏn Chi phớ. Doanh thu phbc tại Cụng ty PHBC TW
1. Khỏi niệm về chi phớ kinh doanh PHBC
Chi phớ là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ lao động vật hoỏ và lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp bỏ ra để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh của mỡnh trong một thời kỳ nhất định. Đối tượng tập hợp chi phớ của ngành Bưu điện nhỡn chung được tập hợp theo từng hoạt động bao gồm:
- Hoạt động kinh doanh bưu chớnh - Hoạt động kinh doanh Viễn thụng - Hoạt động kinh doanh PHBC
Tại Cụng ty PHBC TW thỡ đối tượng tập hợp chi phớ là những chi phớ phỏt sinh trong hoạt động kinh doanh PHBC của đơn vị. Trong quỏ trỡnh hoạt động kinh doanh diễn ra tại đơn vị, chi phớ phỏt sinh sẽ được ghi trờn cỏc chứng từ, kế toỏn tiến hành lập cỏc chứng từ – ghi sổ…, cuối kỳ được theo dừi trờn hệ thống sổ sỏch của đơn vị.
Trong hệ thống kế toỏn ở cụng ty PHBC TW thỡ sử dụng phương phỏp tập hợp chi phớ phỏt sinh từ cỏc Phũng ban, chi nhỏnh đến bộ phận quản lý, khối chức năng tại Cụng ty.
Quỏ trỡnh thực hiện kinh doanh PHBC, tại đơn vị cũng phỏt sinh nhiều loại chi phớ. Cú nhiều cỏch thức để phõn loại cỏc chi phớ này, hiện nay tại Cụng ty PHBC TW khi tập hợp chi phớ kinh doanh PHBC, kế toỏn phõn loại theo cỏc khoản mục như sau:
- Chi phớ vật liệu dựng cho sản xuất - Chi phớ vật liệu sửa chữa tài sản - Chi phớ nhiờn liệu
- Chi phớ nhõn cụng
- Chi phớ BHXH,BHYT,KPCĐ - Chi phớ dụng cụ sản xuất - Chi phớ dịch vụ mua ngoài - Sửa chữa TSCĐ thuờ ngoài - Chi điện nước thuờ ngoài
- Chi vận chuyển thuờ ngoài - Chi phớ bảo hộ lao động - Chi tuyờn truyền quảng cỏo - Chi bổ tỳc đào tạo
- Chi cụng tỏc phớ cụng nhõn viờn - Chi phớ bằng tiền khỏc
Ngoài ra, tập hợp chi phớ kinh doanh trong kỳ để tạo ra hiệu quả của nghiệp vụ PHBC bằng cỏch tập hợp chi phớ theo yếu tố như sau:
- Chi phớ nhõn cụng - Chi phớ vật liệu
- Chi phớ dụng cụ sản xuất - Chi phớ khấu hao TSCĐ - Chi phớ dịch vụ mua ngoài - Chi phớ bằng tiền khỏc
2.Kết cấu và nội dung.
Dựa vào cỏc tiờu thức phõn bổ khỏc nhau, mỗi đơn vị lựa chọn cho mỡnh những cỏch phõn loại khỏc nhau cho phự hợp với đặc trưng riờng của doanh nghiệp, từ đú hỡnh thành nờn hệ thống tài khoản vận dụng cho cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn tại cụng ty. Chớnh vỡ vậy, kế toỏn tại Cụng ty PHBC TW đó sử dụng cỏc TK để tập hợp chi phớ như sau:
2.1 .Kết cấu, nội dung phản ỏnh TK 1543 – Chi phớ kinh doanh PHBC
Để phản ỏnh chi phớ của riờng hoạt động kinh doanh PHBC, kế toỏn ngành Bưu điện quy định sử dụng TK 1543 thay cho TK 154 thường dựng để phõn biệt đặc điểm kinh doanh dịch vụ Bưu điện núi chung và dịch vụ PHBC núi riờng.
Bờn Nợ :
- Cỏc chi phớ thực tế phỏt sinh cú liờn quan tới hoạt động kinh doanh PHBC
Bờn Cú :
- Cỏc khoản giảm chi phớ
TK 1543 khụng cú số dư cuối kỳ TK 1543 chi tiết như sau:
TK 15430 : Kết chuyển chi phớ kinh doanh PHBC TK 15431 : Chi phớ nhõn cụng
TK 15431: Chi tiền lương
TK 15432: Chi BHXH,KPCĐ,BHYT TK 15432 : Chi phớ vật liệu
TK 154321: Vật liệu cho sản xuất
TK 154322: Vật liệu cho sửa chữa tài sản TK 154323: Nhiờn liệu
TK 15433 : Chi phớ dụng cụ sản xuất TK 15434 : Chi khấu hao TSCĐ
TK 15437 : Chi phớ dịch vụ mua ngoài TK 154371: Sửa chữa TSCĐ thuờ ngoài TK 154372: Chi điện nước thuờ ngoài TK 154373: Vận chuyển thuờ ngoài TK 154374: Dịch vụ thuờ ngoài khỏc TK 15438 : Chi phớ bằng tiền khỏc
TK 154381: Chi bảo hộ lao động
TK 154382: Chi tuyờn truyền quảng cỏo TK 154383: Chi hoa hồng đại lý
TK 154384: Chi bổ tỳc đào tạo
TK 154385: Chi cụng tỏc phớ cụng nhõn TK 154386: Chi sửa chữa tài sản
TK 154387: Chi trớch trước sửa chữa tài sản TK 154388: Chi bằng tiền khỏc
2.2 : Kết cấu nội dung TK 642 – Chi phớ quản lý doanh nghiệp
Khoản chi phớ này phỏt sinh liờn quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp . Bờn Nợ : Chi phớ quản lý doanh nghiệp phỏt sinh tại Cụng ty
TK 642 khụng cú số dư cuối kỳ TK 642 cú cỏc tiết khoản như sau:
- TK 6420 : Kết chuyển chi phớ quản lý doanh nghiệp - TK 6421 : Chi phớ nhõn viờn quản lý
TK 64211: Tiền lương
TK 62212: BHXH, BHYT, KPCĐ - TK 6422 : Chi phớ vật liệu quản lý
TK 642201: Vật liệu cho quản lý
TK 642202: Vật liệu cho sửa chữa TSCĐ TK 642203: Nhiờn liệu
TK 642204: Vật liệu bao bỡ
- TK 6423 : Chi phớ đồ dựng văn phũng - TK 6424 : Chi phớ khấu hao TSCĐ - TK 6425 : Thuế, phớ & lệ phớ - TK 6426 : Chi phớ dự phũng
- TK 6427 : Chi phớ dịch vụ mua ngoài TK 642701: Sửa chữa TSCĐ thuờ ngoài TK 642702: Điện nước TK 642708: Khỏc - TK 6428 : Chi phớ bằng tiền khỏc TK 642801: Bảo hộ lao động TK 642802: Bổ tỳc đào tạo TK 642805: Cụng tỏc phớ TK 642806: Sửa chữa TSCĐ TK 642808: Chi phớ bằng tiền khỏc 3. Trỡnh tự hạch toỏn chi phớ 3.1 Kế toỏn chi phớ nhõn cụng
ở Cụng ty PHBC TW, kế toỏn tiền lương được hạch toỏn dựa trờn hỡnh thức khoỏn sản phẩm và nhiệm vụ. Đối với 2 loại hỡnh hoạt động chớnh tại doanh nghiệp là lao động khai thỏc trực tiếp và lao động giỏn tiếp thỡ cỏch tớnh
lương cũng được phõn thành 2 cỏch thức tương ứng là cỏch tớnh theo điểm và cỏch tớnh lương theo thời gian. Khối lượng sản phẩm hoàn thành của lao động giỏn tiếp trong một ca làm việc sẽ là căn cứ để hỡnh thành Bảng điểm. Cũn đối với khối lao động giỏn tiếp thỡ tiền lương được tớnh dựa trờn số ngày thực tế và số ngày làm việc theo chế độ quy định . Từ đú, căn cứ vào cỏc hệ số chất lượng, hệ số chức danh và cỏc khoản phụ cấp, kế toỏn thanh toỏn nội bộ sẽ tớnh và hỡnh thành bảng thanh toỏn tiền lương cho cỏn bộ cụng nhõn viờn. Đồng thời, kế toỏn tổng hợp làm cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn và vào sổ như sau:
Nợ TK 15431 (154311) : Tiền lương trả cho khối lao động trực tiếp Nợ TK 6421 (64211) : Tiền lương trả cho khối lao động giỏn tiếp
Cú TK 334 : Tiền lương phải trả cụng nhõn viờn Cú TK 334001: Phải trả về lương cơ bản
Cú TK 334002: Phải trả về phụ cấp Cú TK 334003: Phải trả lương khoỏn
Khi tiến hành trớch bảo hiểm và kinh phớ cụng đoàn, kế toỏn tiến hành thực hiện theo đỳng chế độ của nhà nước với tỷ lệ trớch là: 19% tớnh vào chi phớ và 6% tớnh vào khoản CNV đúng gúp. Trỡnh tự hạch toỏn như sau:
- Trước hết là khoản tớnh trớch vào chi phớ ( trớch 19%): Nợ TK 15431 ( 154312 ) Nợ TK 6421 ( 64212 ) Cú TK 338 Cú TK 3382 Cú TK 3383 Cú TK 3384
Cũn khoản CNV đúng gúp được tớnh trừ vào lương ( trớch 6% lương): Nợ TK 334
Cú TK 338
- Cụ thể, chi phớ tiền lương trong kỳ hạch toỏn như sau: - Đối với khối quản lý chức năng:
Nợ TK 64211 : 66.880.000 Nợ TK 64212 : 4.406.600 Cú TK 334 : 66.880.000 Cú TK 338 : 4.406.600 - Đối với khối lao động khai thỏc : Nợ TK 15431 : 490.270.395 Nợ TK 154311: 412.720.000 Nợ TK 154312: 77.550.395 Cú TK 334 : 412.720.000 Cú TK 338 : 77.550.395
3.2 Kế toỏn chi phớ vật liệu
Đối với vật liệu xuất dựng cho hoạt động sản xuất cũng như hoạt động quản lý ở cụng ty, kế toỏn ỏp dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn để theo dừi quỏ trỡnh nhập, xuất, tồn vật tư và hạch toỏn vào Chứng từ – Ghi sổ. Đồng thời, kế toỏn ỏp dụng phương phỏp tớnh giỏ FIFO cho khối lượng vật liệu xuất dựng.
Vớ dụ vào ngày 12/5, căn cứ vào Phiếu Xuất kho vật liệu cho sản xuất trực tiếp kế toỏn lập Chứng từ - Ghi sổ:
Chứng từ – Ghi sổ Ngày 12/5. Số 151
Trớch yếu Tài khoản Số tiền
Nợ Cú
… … … …
Xuất bột hồ cho sx 154321 152001 120.000
Xuất dõy đai đúng gúi bỏo chớ
154321 152001 89.560
Xuất giấy in cho phũng kế toỏn
642201 152001 58.640
… … … …
Cộng 18.68.100
Kốm theo chứng từ gốc
Kế toỏn hạch toỏn như sau:
Nợ TK 15432 : Vật liệu xuất dựng cho sản xuất Nợ TK 6422 : Xuất vật liệu dựng cho quản lý
Cú TK 152 : Khối lượng vật liệu xuất dựng Cú TK 152001: Nguyờn liệu, vật liệu xuất dựng Cú TK 152002: Nhiờn liệu
Cú TK 152003: Phụ tựng
Cú TK 152007: Nguyờn liệu, vật liệu khỏc
3. Kế toỏn chi phớ dụng cụ sản xuất
Khi xuất cụng cụ, dụng cụ cho sản xuất trực tiếp hay hoạt động giỏn tiếp thỡ kế toỏn cụng ty vẫn tiến hành tương tự như đối với xuất dựng nguyờn liệu, vật liệu, kế toỏn hạch toỏn theo bỳt toỏn sau:
Nợ TK 15433 Nợ TK 6423
Cú TK 153
Cụ thể, tổng hợp chi phớ dụng cụ sản xuất trong kỳ của doanh nghiệp cú kết quả như sau:
Nợ TK 15433 : 5.131.000 Nợ TK 6423 : 12.432.600
Cú TK 153 : 17.563.600
4. Hạch toỏn chi phớ khấu hao TSCĐ
Khấu hao TSCĐ trong doanh nghiệp được tớnh theo phương phỏp khấu hao theo đường thẳng, trờn cơ sở tỷ lệ khấu hao quy định của Bộ tài chớnh đối với từng loại tài sản cố định. Tại Cụng ty PHBC TW, kế toỏn vận dụng hoàn toàn theo quy định trong chế độ. Khối lượng tài sản cố định ở đõy được chia thành nhiều loại theo tớnh chất cấp phỏt chẳng hạn như: TSCĐ thuộc nguồn vốn vay, nguồn vốn ngõn sỏch, nguồn vốn đầu tư và phỏt triển của Tổng cụng ty…Vỡ thế việc theo dừi khấu hao cũng như tăng, giảm TSCĐ được tiến hành đối với từng nguồn hỡnh thành TSCĐ.
Việc trớch khấu hao TSCĐ được tiến hành theo quý vỡ thực tế những biến động về khấu hao trong doanh nghiệp là khụng nhiều.Trờn cơ sở quyết định 219/QĐ- KTTKTC ngày 21/1/1997 của Tổng cụng ty Bưu chớnh Viễn thụng quy định về thời gian sử dụng cỏc loại TSCĐ để cú thể xỏc định thời gian sử dụng của từng loại TSCĐ. Từ đú, xỏc định mức trớch khấu hao:
Mức khấu hao Nguyờn giỏ TSCĐ =
tớnh theo năm Thời gian sử dụng