BÀI 1 : NHỮNG ỨNG DỤNG TIỆN ÍCH CHO CƠNG TÁC VĂN PHỊNG
1. Quản lý công văn
1.1. Thiết lập số quản lý công văn (1)
Sổ quản lý công văn sẽ theo dõi công văn đi và đến hàng ngày bao gồm các thông tin như: Ngày đến, số thứ tự của công văn đến (mỗi công văn đến sẽ được đánh số thứ tự vào cơng văn để dễ truy tìm). Số, ngày, nơi ra văn bản của cơng văn, loại công văn (quy định, quyết định…), loại nghiệp vụ liên quan đến (TD, KT, TTQT…), nội dung (tóm tắt của cơng văn). Tùy theo yêu cầu của từng đơn vị và cơng việc cụ thể để có thể thêm bớt một số mục thông tin.
Đối với phiên bản Microsoft Excel 2007 trở đi, mỗi workbook có 255 trang tính (sheet), trên mỗi trang tính có 1.048.576 hàng và 16.384 cột, như vậy nếu mỗi tháng đơn vị nhận được 1.000 cơng văn và ghi mỗi cơng văn một dịng thì khoảng 10 năm chúng ta mới ghi hết một trang tính. Chính vì vậy chúng ta có thể sử dụng mỗi trang tính trong Microsoft ghi một nhóm cơng văn, để dễ dễ dàng cho việc tìm kiếm sau này.
1.1.1. Xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý (1)
Việc lập sơ đồ sẽ giúp chúng ta xác định được trình tự thực hiện, thứ tự thực hiện các công việc và thời gian thực hiện. Căn cứ vào sơ đồ chúng ta sẽ biết được công việc đang xử lý tới đâu, khi nào hoàn thành, lưu trữ văn bản ở đâu.
Hình 2.1. Sơ đồ quản lý văn bản
1.1.1.1. Nhận văn bản đến
Bộ phận hành chính văn thư phải thêm mới văn bản vào sổ công văn đến với tình trạng chưa xử lý. Với loại văn bản này phải xác định rõ được các nội dung cơ bản như sau: Ngày nhận, loại văn bản, số văn bản, ngày ký văn bản, nơi gửi, người ký, nội dung chính của văn bản, công việc cần làm, bộ phận cần xử lý.
1.1.1.2. Giao văn bản cho bộ phận xử lý và chờ kết quả
Sau khi đã vào sổ quản lý cơng văn đến, bộ phận hành chính văn thư sẽ giao văn bản cho bộ phận có liên quan để xử lý với tình trạng đang xử lý. Tại đây cần chú ý thời gian xử lý văn bản theo tiêu chuẩn của mỗi loại văn bản, để có thể theo dõi khi nào văn bản hết thời hạn xử lý, từ đó đánh giá tiến độ xử lý của bộ phận có liên quan, đảm bảo được quy định về thời gian xử lý văn bản đến.
1.1.1.3. Bộ phận xử lý thực hiện xong
Trong thời gian xử lý, khi có kết quả thì bộ phận xử lý sẽ thơng báo kết quả và gửi tới bộ phận hành chính văn thư để theo dõi, thơng báo hoặc lưu trữ
tùy theo nội dung cơng việc. Sau khi hồn thành xong tình trạng cơng văn sẽ là đã xử lý. Kết quả xử lý gồm 03 loại:
- Hoàn thành: nội dung được xử lý 100% và không phát sinh thêm nội dung gì.
- Cần bổ sung: cần làm rõ thêm thơng tin. Khi đó cần ban hành thêm các công văn, văn bản đề nghị bổ sung, làm rõ thông tin.
- Quá hạn: Quá thời hạn mà chưa xử lý xong. Khi đó cần kiểm tra lại bộ phận chịu trách nhiệm xử lý văn bản đó.
1.1.1.4 Vẽ sơ đồ quản lý cơng văn trên Microsoft Excel (2) Bước 1: Sử dụng thẻ Insert/ Shapes và chọn hình vẽ phù hợp. Bước 1: Sử dụng thẻ Insert/ Shapes và chọn hình vẽ phù hợp. Bước 2: Nhấn giữ chuột trái, và vẽ hình.
Bước 3: Để nhập chữ vào trong hình, ta click chuột phải vào hình rồi chọn Edit Text.
Hình 2.2. Vẽ sơ đồ trong Microsoft Excel
1.1.2. Xây dựng danh mục nhóm đối tượng cần quản lý
Quản lý văn bản là một công việc mà chúng ta phải làm việc với rất nhiều đối tượng:
- Bên ngoài doanh nghiệp, cơ quan: là những đối tượng ban hành công văn đến, nhận công văn đi, cá nhân, tổ chức là đối tác ký kết hợp đồng,…
1.1.3. Tạo sổ quản lý công văn
Bước 1: Tạo 1 file Microsoft Excel mới.
Bước 2: Tạo một trang tính để theo dõi các đối tượng được quản lý theo mẫu như hình. Tuỳ đặc thù của từng đơn vị cụ thể mà các đối tượng cần quản lý sẽ khác nhau.
Hình 2.3. Tạo trang tính lưu danh mục đối tượng cần quản lý
Bước 3: Tạo các sổ quản lý công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ, mỗi sổ tạo trên 1 trang tính. Tùy theo yêu cầu quản lý, đối tượng cần theo dõi mà chúng ta sẽ xác định được các chỉ tiêu, các tiêu đề cho các cột dữ liệu trong bảng. Tuy nhiên, mẫu sổ quản lý cơng văn đi sẽ có cấu trúc cơ bản gồm các cột như sau:
Hình 2.4. Trang tính quản lý cơng văn đi 2. Nhập dữ liệu và tìm cơng văn
Khi có phát sinh liên quan tới loại văn bản nào thì chúng ta sẽ thực hiện ghi sổ cho loại văn bản đó. Để việc nhập liệu được thực hiện thuận tiện và nhanh chóng, chúng ta sử dụng một số chức năng trong Microsoft Excel.
2.1.1. Thiết lập điều kiện nhập liệu bằng chức năng Data Validation
Data Validation là chức năng kiểm duyệt dữ liệu được nhập vào, sao cho dữ liệu đúng phải được nhập vào đúng nơi, đúng chỗ. Data Validation được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau như:
- Tạo dữ liệu được xác định trước trong một danh sách.
Ví dụ: Loại văn bản giới hạn lựa chọn trong danh sách cơng văn, quyết định, tờ trình, nghị quyết, thơng báo.
- Hạn chế số lượng nằm ngoài một phạm vi cụ thể.
Ví dụ: Chỉ định tỷ lệ phần trăm đầu vào tối đa cho mức tăng thành tích hàng năm của nhân viên, giả sử là 3% hoặc chỉ cho phép một số nguyên từ 1 đến 100.
- Hạn chế ngày nằm ngồi khung thời gian nhất định.
Ví dụ: Trong đơn xin nghỉ của nhân viên, có thể thiết lập khơng cho phép chọn ngày nghỉ trước ngày hiện tại.
- Hạn chế thời gian nằm ngoài khung giờ cụ thể. Ví dụ: Có thể lên lịch hợp từ 8 giờ tới 17 giờ. - Hạn chế số lượng ký tự văn bản.
Ví dụ: Có thể giới hạn số ký tự trong một ô chỉ 10 ký tự trở xuống. Để sử dụng chức năng Data Validation ta thao tác như sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần kiểm duyệt dữ liệu nhập.
Bước 2: Chọn thẻ Data/ Data Validation/ Data Validation để mở hộp thoài tuỳ chỉnh điều kiện kiểm duyệt dữ liệu,
Bước 3: Thiết lập các điều kiện nhập liệu tại mục Settings của hộp thoại
Data Validation như sau:
* Mục Alow: Chúng ta chọn một trong các tuỳ chọn sau:
- Whole Number: Hạn chế ô chỉ chấp nhận các giá trị số nguyên. - Decimal: Hạn chế ô chỉ chấp nhận số thập phân.
- List: Chọn dữ liệu từ danh sách thả xuống. - Date: Hạn chế ô chỉ chấp nhận giá trị ngày.
- Time: Hạn chế ô chỉ chấp nhận giá trị thời gian. - Text Length: Hạn chế độ dài văn bản.
- Custom: Tùy biến công thức.
* Mục Data: Thiết lập các điều kiện cho dữ liệu nhập, chúng ta lựa chọn
một trong các điều kiện sau đây: - Between: Ở giữa
- Not between: Không phải ở giữa - Equal to: Bằng
- Not equal to: Không bằng - Greater than: Lớn hơn - Less than: Ít hơn
- Greater than or equal to: Lớn hơn hoặc bằng - Less than or equal to: Ít hơn hoặc bằng
Ví dụ: Tạo danh sách dữ liệu thả xuống cho cột dữ liệu Loại của trang quản lý công văn đến, với dữ liệu nguồn được lấy từ cột Loại văn bản của trang danh mục đối tượng.
Hình 2.5. Tạo danh sách dữ liệu thả xuống bằng chức năng Data Validation
Bước 4: Thẻ Input Message trong hộp thoại Data Validation dùng để thêm các cảnh bảo lỗi nhập liệu.
- Đánh dấu tích vào mục Show input message when cell is selected. - Mục Title: Điền nội dung khái quát của thông báo.
- Mục Input message: Điền nội dung thông báo đầy đủ về loại dữ liệu mà người dùng sẽ lựa chọn để nhập vào.
1 3 4 5 6 7
Hình 2.6. Cảnh báo lỗi nhập liệu trong Data Validation
2.1.2. Theo dõi tình trạng thực hiện bằng chức năng Conditional formatting formatting
Chức năng Conditional Formatting là kỹ thuật định dạng có điều kiện, nó cho phép người dùng thiết lập định dạng riêng cho những ô được lựa chọn khi dữ liệu trong các ơ đó thỏa mãn điều kiện đã định sẵn. Việc định dạng khác biệt cho các ô dữ liệu thỏa mãn điều kiện sẽ giúp người xem nhanh chóng nhận ra các thông tin đủ điều kiện, trong khi vẫn xem được tổng thể tồn bộ nội dung bảng tính.
Ví dụ: Để theo dõi tình trạng thực hiện cơng văn đến.
- Đối với văn bản đang xử lý: Được định dạng nền màu vàng, chữ đỏ đậm.
- Đối với văn bản chưa xử lý: Được định dạng nền màu xanh, chữ đỏ. - Đối với văn bản đã xử lý: Được định dạng nền trắng, chữ đen.
1
2
3
Hình 2.7. Đạng có điều kiện cho sổ quản lý cơng văn đến
a. Thiết lập định dạng có điều kiện
Để xử dụng chức năng Condional, ta thao tác như sau: Bước 1: Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng.
Bước 2: Chọn thẻ Home / nhóm Style / lệnh Conditional Formatting. Bước 3: Click chọn định dạng điều kiện muốn thiết lập trong bảng định dạng được hiển thị.
Bước 4: Tùy theo kiểu định dạng được chọn trong bước 3 mà hệ thống sẽ trả về các hộp thoại nhập điều kiện khác nhau.
Ví dụ: Thiết lập định dạng điều kiện cho cột số lượng >20 với bảng dữ liệu sau:
Kết quả thu được như sau:
Hình 2.8. Thiết lập định dạng có điều kiện cho số lượng lớn hơn 20
b. Xóa một định dạng có điều kiện
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu định dạng muốn xóa.
Bước 2: Chọn thẻ Home/ Conditional Formatting / Manage Rules. Bước 3: Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, bạn chọn định dạng muốn xóa, sau đó click nút Delete Rule để xóa định dạng rồi nhấn nút OK để xác nhận xóa.
c. Xem các định dạng có điều kiện đang được sử dụng
Bước 1: Chọn thẻ Home/Conditional Formatting/Manage Rules.
Bước 2: Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, tại mục
Show Formatting Rules For, ta chọn This Worksheet để hiển thị các định dạng
có điều kiện đang sử dụng.
d. Tùy chỉnh một định dạng có điều kiện Bước 1: Chọn vùng dữ liệu định dạng.
Bước 2: Chọn thẻ Home/ Conditional Formatting/ Manage Rules.
Nhập điều kiện cần thiết lập
Chọn chế độ hiển thị dữ liệu phù hợp với điều kiện
Bước 3: Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, chọn định dạng muốn chỉnh sửa.
Bước 4: Nhấn nút Edit Rule để mở hộp thoại Edit Formatting Rule và điều chỉnh các tùy chọn điều kiện, sau đó nhấn nút OK để xác nhận thay đổi và
đóng hộp thoại Edit Formatting Rule.
Bước 5: Đặt lại vùng được áp dụng định dạng có điều kiện trong cột Applies to.
Bước 6: Nhấn nút lệnh OK để xác nhận và thực hiện việc định dạng.
2.3.3. Xây dựng cơng thức tính mã văn thư
Mã văn thư hay số hợp đồng là do bộ phận quản lý hành chính, văn thư tự quy định. Tuy nhiên để thống nhất được nội dung này thì chúng ta cần xây dựng cơng thức tính tự động, thống nhất trong tồn bộ Sổ quản lý cơng văn.
2.3.3.1. Nhóm hàm dị tìm (2, 3)
Mỗi văn bản sẽ phải đánh mã khác nhau. Vì vậy, chúng ta sử dụng nhóm hàm dị tìm kết hợp với hàm đếm để tham chiếu theo từng loại văn bản.
a. Hàm VLOOKUP
Cú pháp: = VLOOKUP(trị dò, bảng dò, thứ tự cột kết quả, chuẩn dị) Chức năng: Tìm giá trị của trị dị trong bảng dị theo chuẩn dị tìm và trả
về giá trị tương ứng trong cột kết quả. Trong đó:
- Chuẩn dị = 1: Dị tìm tương đối. Danh sách các giá trị dị tìm của bảng dò phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu tìm khơng thấy sẽ trả về giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn trị dò.
- Chuẩn dị = 0: Dị tìm chính xác. Danh sách các giá trị dị tìm của bảng dị khơng cần sắp xếp theo thứ tự. Nếu tìm khơng thấy sẽ trả về lỗi #N/A.
Ví dụ: Tìm tên khoa dựa vào các ký tự thứ 3 và thứ 4 của Mã và tra trong bảng tra.
Hình 2.9. Sử dụng hàm Vlookup
b. Hàm HLOOKUP
Cú pháp: = VLOOKUP(trị dò, bảng dò, thứ tự hàng kết quả, chuẩn
dị)
Chức năng: Tìm giá trị của trị dị trong bảng dị theo chuẩn dị tìm và trả
về giá trị tương ứng trong hàng kết quả. Ví dụ:
Hình 2.10. Sử dụng hàm Hlookup
2.3.3.2. Hàm COUNTIF và COUNTIFS a. Hàm COUNTIF a. Hàm COUNTIF
Chức năng: Đếm số lượng các ô trong vùng điều kiện thỏa mãn 1 điều kiện nào đó.
b. Hàm COUNTIFS
Cú pháp: = COUNTIFS(Vùng điều kiện 1, điều kiện 1, Vùng điều kiện 2, điều kiện 2, ….)
Chức năng: Đếm số lượng các ô trong nhiều vùng điều kiện thỏa nhiều
điều kiện.
Ví dụ: Có bao nhiêu thí sinh đạt điểm tổng > 21 và <= 25.
Hình 2.11. Sử dụng hàm Countif
2.2. Tìm kiếm cơng văn (2, 3)
2.2.1. Tìm theo tiêu đề cột
2.2.1.1. Lọc tự động (AutoFilter)
Microsoft Excel cung cấp một công cụ lọc dữ liệu dựa trên các điều kiện đơn giản bằng công cụ AutoFilter, cách thức sử dụng công cụ này như sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu hoặc vùng cơ sở dữ liệu muốn trích lọc dữ liệu. Lưu ý rằng, vùng dữ liệu chọn phải có phần tiêu đề cột.
Bước 2: Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Data/nhóm Sort & Filter/chọn lệnh
Filter hoặc chọn thẻ Home/nhóm Editing/chọn lệnh Sort & Filter . Lúc này sẽ xuất hiện nút xổ xuống ở mỗi cột tiêu đề trong vùng dữ liệu.
Bước 3: Thiết lập điều kiện lọc bằng cách click chuột vào nút xổ xuống của cột hoặc trường muốn lọc dữ liệu rồi chọn các thông số muốn lọc. Nếu chúng ta muốn thiết lập thêm các điều kiện lọc thì click chọn Custom AutoFilter.
Tại hộp thoại AutoFilter ta thiết lập các điều kiện theo yêu cầu. Nếu có nhiều điều kiện, chúng ta sẽ kết nối các điều kiện bằng các tốn tử Logic AND, OR.
Ví dụ: Lọc các báo cáo được gửi đi trong khoảng từ 01/01/2009 đến
30/5/2009.
Hình 2.12. Lọc báo cáo được gởi đi trong 1 khoảng ngày
2.2.1.1. Lọc theo từ khoá
Bước 1: Tạo 1 bảng chứa điều kiện lọc dữ liệu.
* Lưu ý: Nếu có nhiều điều kiện lọc dữ liệu:
- Các điều kiện AND với nhau sẽ được sắp xếp theo hàng ngang. Do đó, nếu cần lọc 2 điều kiện AND theo cùng một tiêu chí thì phải dùng một tiêu đề cho 2 ơ.
- Các điều kiện OR với nhau sẽ được hiển thị theo chiều đứng.
2 1. Chọn cột dữ liệu muốn lọc 3 4 5
Ví dụ: Lọc những văn bản có
loại là “Quyết định” và có người ký là “Nguyễn Văn A”
Bước 2: Trỏ chuột vào ô bất kỳ trong vùng dữ liệu hoặc chọn cả vùng dữ liệu.
Bước 3: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Data/nhóm Sort & Filter, sau
đó chọn lệnh Advanced Filter để xuất hiện hộp thoại Advanced Filter.
Hình 2.1.4. Khai báo các thơng số lọc
Bước 4: Tại hộp thoại Advanced Filter, bạn tiến hành khai báo các thơng
số cho q trình lọc như sau:
- Lựa chọn chế độ hiển thị dữ liệu thỏa điều kiện lọc:
+ Filter the list, in-place: Hiển thị dữ liệu thỏa điều kiện lọc trên vùng dữ
liệu và ghi đè lên vùng dữ liệu.
+ Copy to another location: Dữ liệu thỏa điều kiện lọc sẽ hiển thị tại 1
vùng khác ngoài vùng dữ liệu.
- Khai báo thơng số cho q trình lọc:
+ List range: Chọn vùng dữ liệu hay một phần dữ liệu bao gồm cả hàng
tiêu đề chứa các mẩu tin cần lọc.
+ Criteria range: Chọn vùng điều kiện lọc.
+ Copy to: Chọn vùng chứa các mẩu tin thỏa tiêu chuẩn lọc.