Sản phẩm Y Đơn hàng 1 Đơn hàng 2 … Đơn hàng n-1 Đơn hàng n Độ lệch chuẩn Thực giao (tuần) 12 13,5 … 15 11 1,8 Cam kết (tuần) 13 13 … 13 13 0,0 Thực giao - cam kết (tuần) 1 -0,5 -2 2 1,8
Bước 5: Tính tốn nhu cầu bình qn hàng tuần của sản phẩm
Nhu cầu bình qn hàng tuần có thể tính nhanh theo cơng thức:
Nhu cầu bình qn hàng tuần = Tổng bá n h à ng 6 tháng đầ u nă m 26
Vì một năm có tổng cộng 52 tuần, nên 6 tháng đầu năm tương ứng với 26 tuần, tuy nhiên cách tính nói trên có điểm yếu là không phản ánh được tình hình nguyên năm của sản phẩm, đối với hàng thực phẩm thì vào cuối năm lượng bán hàng thường tăng rất đáng kể vì là thời điểm Tết có nhiều chương trình khuyến mãi được tung ra. Đề tài này thực hiện việc tính nhu cầu bình qn hàng tuần bằng:
Tổng bán hàng 6 tháng đầu năm+Tổng dự báo 6 tháng cuối năm 52
Như đã trình bày ở phân lý thuyết tồn kho an tồn được tính theo cơng thức sau:
Tồn kho an toàn = Z * √(��/�1 ∗
�2
Trong đó
+ (��� ∗ ���)2
PC: là tổng thời gian cung ứng của từng sản phẩm.
T1: khoản thời gian sử dụng để tính nhu cầu, ở đây thời gian tính tốn là tuần
nên T1=1
�� �: nhu cầu trung bình trong thời gian T1
���: độ lệch chuẩn của thời gian cung ứng
��: độ lệch chuẩn của nhu cầu
Từ mức tồn kho an tồn, ta tính mức tồn kho an tồn theo tuần:
Tồn kho an toàn theo tuần = Tồn kho an tồn / Nhu cầu bình qn hàng tuần
Bước 7: Tính mức tồn kho tối thiểu, tồn kho tối ưu và tồn kho tối đa của các sản phẩm
Tồn kho tối thiểu là mức tồn kho thấp nhất mà sản phẩm phải có ở mỗi thời điểm, tồn kho tối thiểu bao gồm tồn kho an toàn và tồn kho đang đợi kết quả kiểm tra chất lượng. Như vậy thời gian kiểm tra chất lượng càng dài thì tồn kho tối thiểu càng cao. Tại ngành hàng thực phẩm Unilever Việt Nam thì thời gian kiểm tra chất lượng có 2 mức: đối với sản phẩm trong nước thì thời gian kiểm tra chất lượng là 4 ngày, đối với sản phẩm nhập khẩu phải đợi kết quả kiểm tra chất lượng tại đơn vị thứ 3 do nhà nước chỉ định, thường là cơ quan kiểm tra chất lượng Trung Tâm 3 hoặc là cơ quan kiểm tra chất lượng Vinacontrol với thời gian là 2 tuần.
Tồn kho tối đa: là mức tồn kho tại thời điểm có một lơ hàng vừa về tới kho. Công ty phải luôn đảm bảo mức tồn kho lớn hơn hoặc bằng mức tồn kho tối thiểu; do đó, ngay tại tời điểm tồn kho đạt mức tối thiểu sẽ phải có một đơn hàng về để bổ sung tồn kho. Lơ hàng này sẽ làm tăng tồn kho ngay lập tức và tồn kho đạt mức tối đa. Tồn kho tối đa tại Unilever Việt Nam được tính như sau:
Tồn kho tối đa = Tồn kho tối thiểu +
MOQ
Nhu cầu bình quân hàng tuần
(Trong đó MOQ là số lượng đơn hàng tối thiểu) �
Tồn kho tối ưu: chính trung bình của tồn kho tối thiểu và tồn kho tối đa. Khi ngành hàng thực phẩm của cơng ty duy trì mức tồn kho trong khoản từ mức tồn kho tối thiểu đến mức tồn kho tối đa thì ngành hàng thực phẩm sẽ đạt được mức tồn kho tối ưu.
Tồn kho tối ưu = (Tồn kho tối thiểu + Tồn kho tối đa)/2
3.2.2.2. Kết quả tính tốn tồn kho tối ưu
Kết quả tính tốn tồn kho tối ưu thể hiện ở phụ lục 9. Kết quả cho thấy mức tồn kho tối ưu của tồn cơng ty là 3,1 tuần tương đương với 21,5 ngày bán hàng, và mức tối đa là 3,7 tuần tương đương với 25,7 ngày bán hàng, đây là số ngày tồn kho thấp hơn rất nhiều so với số ngày tồn kho của thành phẩm ngành hàng thực phẩm trong năm 2012 là 50,5 ngày. Như vậy, khi áp dụng mức tồn kho tối ưu này cho các sản phẩm thì ngành hàng thực phẩm sẽ có thể đưa mức tồn kho về thấp hơn mức trung
bình của tồn cơng ty là 27,8 ngày. Bảng 3.6 cho thấy mức tồn kho tối ưu trung bình
của các sản phẩm loại A là 2,8 tuần tức 19,5 ngày bán hàng. Trong đó, các sản phẩm nhập khẩu có mức tồn kho cao hơn các sản phẩm trong nước khá nhiều, nguyên nhân là các sản phẩm nhập khẩu có thời gian cung ứng dài và mức biến động cung ứng cao.
Bảng 3.6: Tồn kho tối ưu của các sản phẩm loại A
Đơn vị tính: tuần STT Mã hàng Tên hàng Phân loại ABC Nguồn cung cấp Tồn kho an tồn Tồn kho tối thiểu Tồn kho tối ưu Tồn kho tối đa
1 64021199 LIPTON YELLOW LABEL 36(100x2g) A Inđô 4,00 6,00 7,12 8,23
2 64021197 LIPTON YELLOW LABEL TEA 48(25x2g) A Inđô 3,87 5,87 7,15 8,44
3 64021192 KNORR LIME POWDER 12x400g A Malaysia 3,06 5,06 5,84 6,62
4 20286485 HELLMANNS REAL MAYONNAISE 4X3L A Malaysia 4,19 6,19 6,69 7,19
5 21046826 KNORR BLN CHKN GRA P0110 8x900g A Trong nước 1,14 1,72 2,22 2,72
6 21046822 KNORR BOUILLON GRA P0111 32x200g A Trong nước 1,13 1,70 2,20 2,70
7 21046824 KNORR BLN CHKN GRA P0110 16x450g A Trong nước 1,22 1,79 2,29 2,79
8 64024996 MEATY TW GRANULE RE0108 5x2KG A Trong nước 1,03 1,60 2,10 2,60
9 20246545 LIPTON ICE TEA LEMON 24x16x15g A Trong nước 1,21 1,78 2,28 2,78
10 21046827
KNORR BLN CHKN GRA TW P0110
5x1.5kg A Trong nước 1,08 1,65 2,15 2,65
11 21046820
KNORR BOUILLON T & S & M GRA
80x65g A Trong nước 1,16 1,73 2,23 2,73
Như vậy, để giảm tồn kho nhưng vẫn đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng thì việc rút ngắn thời gian cung ứng của các sản phẩm nhập khẩu là hết sức cần thiết, việc rút ngắn này có thể bằng cách rút ngắn thời gian mua nguyên vật liệu tại các nước xuất khẩu. Để làm được điều này thì phịng kế hoạch phải gửi dự báo mua hàng trước để các nước xuất khẩu chuẩn bị nguyên vật liệu. Hoặc có thể rút ngắn thời gian cung ứng bằng cách giảm thời gian vận chuyển và thời gian kiểm tra chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên, các giải pháp này cần phải có thời gian thực hiện tương đối dài, nhất là việc thiết lập quy trình và đàm phán với các bên có liên quan; đo đó sẽ được nghiên cứu và áp dụng trong thời gian sắp tới.
Giải pháp có thể áp dụng ngay lập tức cho ngành hàng thực phẩm chính là thực hiện quản trị tồn kho theo mức tồn kho tối ưu đã được tính tốn ở bảng phụ lục 9.
Nhân viên kế hoạch cần cập nhật mức tồn kho này vào hệ thống SAP để hệ thống có thể lên kế hoạch đặt hàng theo mức tồn kho tối ưu, đồng thời nhân viên kế hoạch cũng phải luôn nhắm đến mức tồn kho tối ưu trong quá trình điều chỉnh kế hoạch do SAP đề nghị. Thực hiện tốt điều này thì tồn kho trung bình và mức dịnh vụ khách hàng của ngành hàng thực phẩm sẽ được cải thiện đáng kể trong thời gian sắp tới. Cụ thể là so với mức tồn kho đang áp đặt chung cho toàn bộ sản phẩm là 5 tuần tức 35 ngày bán hàng thì mức tồn kho mới chỉ cịn 3,1 tuần tức 21,5 ngày bán hàng. Như vậy tồn kho trung bình của thành phẩm ngành hàng thực phẩm sẽ giảm được 13,5 ngày tương đương 38,6%.
3.2.3. Hồn thiện cơng tác quản lý kho
Hoàn thiện và nâng cao năng lực quản lý kho và một phần không thể thiếu để hồn thiện cơng tác quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm tại Unilever Việt Nam. Khi kho bãi có cơ sở vật chất tốt với điều kiện lưu trữ đạt chuẩn thì thời gian bảo quản của sản phẩm sẽ dài hơn, hàng hóa ít bị hư hỏng và được theo dõi chính xác hơn. Đặc biệt khả năng quản lý hoạt động xuất nhập hàng tốt giúp giảm thiểu trường hợp hàng bị thất thoát, lãng quên trong kho, cũng như giảm thiểu rủi ro hàng bị hết hạn sử dụng và từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơng ty.
3.2.3.1. Xây dựng quy tắc mã hóa sản phẩm phù hợp
Nguyên tắc mã hóa sản phẩm cần được điều chỉnh theo một số quy luật nhất định để khi nhìn vào mã hàng người quản lý có thể nhanh chóng nhận thấy sản phẩm thuộc ngành hàng nào và nhãn hiệu nào. Ở đây người thực hiện đề tài đề xuất việc mã hóa sản phẩm như sau:
Mã sản phẩm trên hệ thống SAP có 8 chữ số, ta có thể quy định chữ số đầu tiên là nước quản lý, chữ số tiếp theo thể hiện ngành hàng hàng, 2 chữ số tiếp theo là nhãn hiệu và 4 chữ số còn lại là thứ tự xuất hiện của sản phẩm đó.
Ví dụ: số 6 là Việt Nam, 3 là ngành hàng thực phẩm, 09 là nhãn hiệu Knorr và 4 chữ số còn lại sẽ tùy thuộc vào thứ tự xuất hiện của sản phẩm. Như vậy các sản phẩm của Knorr tại Việt Nam đều có mã sản phẩm dạng: 6309xxxx
3.2.3.2. Thực hiện triệt để FEFO
Cơ sở vật chất là điều kiện quan trọng để thực hiện tốt FEFO, như đã trình bày ở phần trên thì kho miền Nam đã thực hiền FEFO tương đối tốt nhờ vào hệ thống chứa hàng tầng cao (hệ thống racking) được thiết kế rất thuận lợi, chiều sâu của mỗi dãy hàng là 2 pa lét nên có thể dễ dàng xuất pa lét phía trong trước, trong khi miền Bắc và miền Trung mỗi dãy có chiều sâu đến 7 pa lét nên rất khó để lấy hàng sâu bên trong. Như vậy có 2 hướng giải quyết như sau:
- Dài hạn: đầu tư hệ thống racking mới có chiều sâu 2 pa lét mỗi dãy, chi
phí cho giải pháp này khá cao có thể lên đến hàng triệu Đơ La. Vì vậy, cần tính tốn hợp lý và được phê duyệt từ ban quản lý cấp cao, thời gian thực hiện tối thiểu là 3 năm. Sau khi cải thiện hệ thống racking cần nâng cấp hệ thống SAP tại 2 kho này để có thể tự động chỉ định hạn sử dụng và chỉ định vị trí hàng cần được xuất.
- Ngắn hạn: thực hiện kiểm sốt FEFO theo tuần thay vì theo ngày như kho
miền Nam, hàng tuần toàn kho thực phẩm cần có một đợt xáo hàng từ trong ra ngồi, để đảm bảo hàng có hạn sử dụng ngắn hơn được đưa ra vị trí thuận lợi để bốc hàng và được xuất bán trước. Để thực hiện tốt giải pháp này cần có sự hỗ trợ từ bộ phận sản xuất là ngồi việc đóng ngày sản xuất phía ngồi thùng hàng thì
cần đóng thêm tuần sản xuất, như vậy, thủ kho có thể dễ dàng quan sát được tuần sản xuất và biết được hàng này là hàng mới hay cũ và cần để phía ngồi hay phía trong.
Riêng kho miền Nam, mặc dù đã có cơ sở vật chất tốt, hệ thống SAP có thể hỗ trợ tự động đề nghị hạn sử dụng cần xuất, nhưng vẫn cần kiểm soát chặt chẽ nguyên tắc hàng hết hạn sử dụng trước xuất trước FEFO:
- Trước hết việc nhập hạn sử dụng của sản phẩm vào hệ thống cần phải
tuyệt đối chính xác, các sản phẩm từ nhà máy sản xuất ra và chuyển qua kho cần có bảng thơng tin đầy đủ như mã hàng, số lượng, ngày sản xuất và hạn sử dụng. Sau đó nhân viên nhập hàng phải nhập chính xác các thơng tin của sản phẩm và tuân thủ triệt để quy trình nhập hàng.
- Cần theo dõi hoạt động của hệ thống SAP và có cơng tác bảo trì, điều chỉnh khi hệ thống gặp sự cố, điều này nhằm đảm bảo hệ thống SAP có thể chỉ định hạn sử dụng chính xác
- Nhân viên bốc hàng phải tuyệt đối tuân thủ đề nghị của hệ thống, phải bốc đúng vị trí được hệ thống chỉ định và đúng với hạn sử dụng yêu cầu. Để đảm bảo điều này, cần thiết lập hệ thống giám sát như lắp đặt camera hoặc hệ thống định vị…
3.2.3.3. Áp dụng kiểm kê theo chu kỳ
Kiểm kê theo chu kỳ giúp phát hiện sớm và điều chỉnh kịp thời chênh lệch giữa tồn kho hệ thống và tồn kho thực tế, hơn thế nữa đối với hàng thực phẩm việc kiểm kho chu kỳ có thể kết hợp với việc điều chỉnh hạn sử dụng trên hệ thống đúng với thực tế giúp giảm thiểu rủi ro hàng bị hết hạn sử dụng trong kho mà không hay biết.
Kiểm kê chu kỳ khơng phải kiểm đếm tồn bộ kho nên không tiêu tốn nhân lực nhiều và không làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tần suất kiểm kê được xác định dựa theo kết quả phân loại ABC đã có ở trên. Tần suất của các sản phẩm nên được thiết lập như sau:
- Loại A: tần suất 2 tuần 1 lần, như vậy ngành hàng thực phẩm có 11 sản phẩm A tổng số lần kiểm loại A trong 1 tháng sẽ là 22 lần, và trong 1 năm là 264 lần
- Loại B: tần suất 1 tháng 1 lần, loại B có 15 sản phẩm, số lần kiểm loại B trong năm là 180 lần.
- Loại C: không cần kiểm chu kỳ mà kết hợp trong kiểm kê định kỳ 1 lần
trên 1 q của tồn cơng ty, loại C có 19 sản phẩm và 1 năm có 4 kỳ kiểm kê định kỳ vậy có 76 lần kiểm mỗi năm.
Cơng tác kiểm kê chu kỳ cho loại A và B nên thực hiện luân phiên giữa các sản phẩm, theo tính tốn tổng số lần kiểm của cả A và B là 37 lần một tháng. Như vậy, 1 ngày thủ kho có thể tiến hành kiểm từ 1 đến 2 sản phẩm, trong đó, mỗi sản phẩm loại A cứ sau 2 tuần sẽ được kiểm lại 1 lần và loại B sau 1 tháng được kiểm lại 1 lần. Để thực hiện tốt kiểm kê chu kỳ thủ kho cần có lịch trình kiểm kê cụ thể, ghi rõ ngày nào sẽ kiểm sản phẩm nào và phải thực hiện đúng theo lịch trình đưa ra để tránh lập lại quá sớm hoặc bỏ sót sản phẩm gây tốn thời gian và thiếu chính xác.
3.2.3.4. Xây dựng và đào tạo nhân sự quản lý kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm
Nhân sự là một trong những vấn đề cần cải thiện trong công tác quản trị tồn kho ngành hàng thực phẩm. Đội ngũ quản lý kho đang sử dụng chung với các ngành hàng khác là chưa phù hợp, công tác đào tạo nghiệp vụ chuyên môn và khả năng sử dụng hệ thống SAP cho nhân sự quản lý kho ngành hàng thực phẩm cịn hạn chế. Vì vậy, cần có các giải pháp cụ thể sau:
(1) Cần phải xây dựng đội ngũ quản lý kho chuyên biệt, đội ngũ này phải hiểu rõ những đặc trưng của ngành hàng thực phẩm về hạn sử dụng, phẩm chất sản phẩm, phương thức lưu trữ và bảo quản. Công tác quản lý tồn kho của ngành hàng thực phẩm tốn thời gian hơn đặc biệt là ở công tác quản lý hạn sử dụng, kiểm kê chu kỳ và việc xuất hàng phải thực hiện theo FEFO nên cũng sẽ cần nhiều nhân lực hơn các ngành hàng khác, như vậy ngành hàng thực phẩm cần nhân sự quản lý kho nhiều và chuyên môn cao hơn các ngành khác.
(2) Huấn luyện sử dụng SAP: hệ thống SAP tương đối phức tạp, người sử dụng hệ thống cần phải nắm vững chức năng, nguyên lý hoạt động và các thao tác cần thiết trên hệ thống. Để làm được điều này cần phải có hoạt động đào tạo về hệ thống thường xuyên. Hiện nay Unilever Việt Nam chỉ thực hiện đào tạo khoản 1 năm 1 lần, như vậy là cịn rất ít, trong khi tốc độ thay đổi nhân sự lại khá cao. Theo đề xuất của người thực hiện đề tài thì việc đào tạo hệ thống cần thực hiện hàng quý và phải có đội ngũ đào tạo gồm những nhân viên kỳ cựu với nhiều kinh nghiệm và trình độ chun mơn cao.
(3) Huấn luyện thường xuyên về nghiệp vụ quản lý kho: nhân viên cần được huấn