CHƢƠNG 1 : PHẦN MỞ ĐẦU
3.4. Một số nhân tố tác động đến việc sử dụng phần mềm thông qua khảo sát
THÔNG QUA KHẢO SÁT
Về các nhân tố tác động đến việc sử dụng phần mềm kế toán, kết quả khảo sát (phụ lục 8.4) cho thấy những nhân tố tác động đến việc sử dụng phần mềm kế tốn có thể tổng hợp thành hai nhóm nhân tố chính. Đó là các nhóm nhân tố tác động từ bên trong - cũng là nhóm có kết quả khảo sát với mức độ tác động cao hơn các nhóm nhân tố tác động từ bên ngồi.
3.4.1. Nhóm nhân tố bên trong
3.4.1.1. Trình độ của người sử dụng phần mềm kế toán
Một trong những hạn chế của doanh nghiệp nhỏ và vừa là yếu về nhân lực. Kết quả khảo sát cho thấy phần đông các ý kiến thừa nhận nhân tố này có tác động đến việc sử dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp, chiếm tỉ lệ 36,62%. Kỹ năng sử dụng phần mềm kế tốn của nhân viên có ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán.
3.4.1.2. Trang thiết bị máy móc
Nhân tố trang thiết bị máy móc đƣợc 25,35% ý kiến đồng ý là có tác động đến việc sử dụng phần mềm kế tốn. Chúng tơi có tìm hiểu cụ thể hơn thì đƣợc các đáp viên đề cập đến tốc độ truyền dữ liệu trong nội mạng của doannh nghiệp, tốc độ truyền dữ liệu khi kết nối internet, cấu hình của máy vi tính phải đáp ứng u cầu của phần mềm.
3.4.1.3. Sự quan tâm của ban lãnh đạo
Qua kết quả khảo sát thực tế cho thấy sự quan tâm của ban lãnh đạo tác động đến việc sử dụng phần mềm kế tốn ở mức độ khơng thể không kể đến với tỉ lệ 11,27%. Xu hƣớng hiện nay, để tồn tại trong thời kỳ sau khủng hoảng, các nhà quản trị đã quan tâm nhiều hơn về các cơng cụ quản lý hỗ trợ; nhu cầu kế tốn cung cấp thơng tin nội bộ nhanh chóng và kịp thời trong việc ra quyết định của họ. Do vậy, sự quan tâm của ban lãnh đạo đến việc lựa chọn phần mềm với giá phí cho trƣớc, hỗ trợ chi phí huấn luyện, đào tạo kỹ năng ứng dụng mềm cho nhân viên có ảnh hƣởng lớn đến việc sử dụng phần mềm kế tốn tại doanh nghiệp.
3.4.1.4. Cơng tác tổ chức quản lý
Nhƣ đã đề cập ở chƣơng 2, do đặc thù về qui mô của các doanh nghiệp nhỏ và vừa nên công tác tổ chức quản lý thƣờng đơn giản. Chúng tơi có hỏi đáp viên về số lƣợng ngƣời làm kế tốn tại doanh nghiệp. Đa số câu trả lời mà chúng tơi nhận đƣợc là một ngƣời hoặc hai ngƣời, số ít có trên ba ngƣời, nhƣ vậy sự kiêm nhiệm là điều không thể tránh khỏi. Phân quyền trong việc truy cập sử dụng các phần hành trong phần mềm kế toán cũng nhƣ tổ chức kiểm tra, đối chiếu số liệu không cao, nhƣ vậy các sai sót khó có thể phát hiện kịp thời để điều chỉnh, xử lý. Kết quả khảo sát thể hiện 9,86% ý kiến thừa nhận nhân tố cơng tác tổ chức quản lý có tác động đến việc sử dụng phần mềm kế tốn.
3.4.2. Nhóm nhân tố bên ngồi
Qua kết quả khảo sát, nhóm nhân tố này tuy có mức độ tác động thấp hơn nhóm nhân tố bên trong nhƣng khơng thể không đề cập đến.
3.4.2.1. Dịch vụ sau bán hàng
Nhân tố này chiếm tỉ lệ 7,04% ý kiến đồng ý của các doanh nghiệp đƣợc khảo sát có ứng dụng phần mềm vào cơng tác kế toán, họ cho rằng dịch vụ sau bán hàng có tác động đến việc sử dụng phần mềm kế toán tại doanh nghiệp. Đơn cử, chúng tơi có tìm hiểu sự tác động của nhân tố này nhƣ thế nào ở doanh nghiệp của đáp viên. Doanh nghiệp này chuyển đổi nhà cung cấp phần mềm kế tốn mới cách đây khơng lâu, nguyên do chủ yếu xuất phát từ nhà cung cấp phần mềm trƣớc đây. Mỗi lần phần mềm kế tốn có sự cố thì nhà cung cấp thực hiện các bƣớc nhƣ khảo sát, báo giá, rồi mới cử ngƣời đến hỗ trợ. Theo doanh nghiệp thì thời gian chờ khá lâu, làm ảnh hƣởng đến hiệu suất công việc. Do vậy, trong thực tế dịch vụ sau bán hàng có ảnh hƣởng đến việc sử dụng phần mềm kế toán ở doanh nghiệp.
3.4.2.2. Khung pháp lý
Nhân tố có mức độ ảnh hƣởng thấp nhất trong kết quả khảo sát đó là các khung pháp lý. Nhiều đáp viên cho rằng phần mềm đã đƣợc viết theo quy định hiện hành, theo ý kiến của họ thì khung pháp lý khơng làm cản trở hoặc giúp thuận lợi cho việc sử dụng phần mềm kế toán. Kết quả khảo sát cho thấy nhân tố này chỉ chiếm tỉ lệ 2,82%.
Tóm lại, các nhân tố giúp thuận lợi hoặc làm cản trở việc sử dụng phần mềm
kế tốn thơng qua kết quả khảo sát gồm hai nhóm nhân tố bên trong và nhóm nhân tố bên ngoài. Mức độ tác động của các nhân tố này theo thứ tự ƣu tiên nhƣ sau: nhân tố về trình độ ngƣời sử dụng phần mềm, nhân tố về trang thiết bị máy móc, nhân tố về sự quan tâm của ban lãnh đạo, nhân tố về công tác tổ chức quản lý, nhân tố về dịch vụ sau bán hàng, nhân tố về các khung pháp lý.
Kết luận chƣơng 3
Chƣơng 3 đã đƣợc chúng tơi giới thiệu tổng qt về tình hình kinh doanh và quản lý của các doanh nghiệp nhỏ và vừa; cũng nhƣ tình hình sử dụng phần mềm kế toán của các doanh nghiệp này ở Thành phố Hồ Chí Minh - nơi có số lƣợng doanh nghiệp tập trung nhiều nhất cả nƣớc. Qua đó, thấy đƣợc đặc điểm qui mơ, kinh doanh của doanh nghiệp có qui mơ nhỏ và vừa.
Nội dung tiếp theo trong chƣơng đề cập các vấn đề liên quan đến khảo sát thực tế. Bao gồm đối tƣợng và phạm vi khảo sát, nội dung khảo sát, phƣơng pháp khảo sát và trình bày kết quả khảo sát thu đuợc. Bên cạnh đó, luận văn cũng nêu một số nhân tố tác động đến việc sử dụng phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong mẫu phân tích.
CHƢƠNG 4
CÁC TIÊU CHÍ LỰA CHỌN PHẦN MỀM KẾ TỐN ÁP DỤNG PHÙ HỢP CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ
VỪA – NGHIÊN CỨU TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN TÂN PHÚ, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
4.1. QUAN ĐIỂM XÁC LẬP CÁC TIÊU CHÍ LỰA CHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN PHÙ HỢP CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA
Việc xác lập các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế tốn cho doanh nghiệp nhỏ và vừa không tách rời và không mâu thuẫn với thông tƣ 103/2005/TT-BTC về hƣớng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế tốn mà cịn dựa trên kết quả khảo sát thực tế của đề tài.
Các tiêu chí lựa chọn phần mềm đƣợc chọn lọc và kế thừa từ những tiêu chí đã đƣợc doanh nghiệp nhỏ và vừa đang áp dụng phù hợp trong mẫu phân tích. Bên cạnh đó, cũng lƣu ý những vấn đề dẫn đến sự chƣa hài lịng hồn tồn đối với các phần mềm hiện tại của các doanh nghiệp đƣợc khảo sát.
Phù hợp đặc điểm, qui mô hoạt động của doanh nghiệp nhỏ và vừa trên
địa bàn Quận Tân Phú.
Nhƣ đã đề cập trong chƣơng 3, doanh nghiệp nhỏ và vừa yếu kém về trình độ quản lý, và hạn chế về số lƣợng nhân viên cũng nhƣ kỹ năng sử dụng phần mềm. Nếu nhƣ doanh nghiệp nhỏ và vừa chọn phần mềm kế tốn khơng dựa trên đặc điểm, qui mơ hoạt động của doanh nghiệp, thì phần mềm đó trở nên cồng kềnh, phức tạp so với nhu cầu của doanh nghiệp làm cho ngƣời sử dụng gặp nhiều trở ngại về kỹ năng thao tác. Hiệu quả làm việc trên phần mềm không cao. Doanh nghiệp cũng sẽ phát sinh thêm chi phí, thời đào tạo, huấn luyện ngƣời dùng. Để tránh những thiệt hại khơng đáng có, các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế tốn đƣợc
luận văn xây dựng dựa trên đặc điểm, qui mô hoạt động của doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Đảm bảo cân đối giữa lợi ích và chi phí
Khi phần mềm kế tốn đƣợc doanh nghiệp nhỏ và vừa sử dụng có những phần hành và tiện ích khơng hoặc chƣa cần thiết sử dụng đến. Thì việc lựa chọn phần mềm kế tốn đó sẽ gây ra sự lãng phí dẫn đến hiệu suất của việc sử dụng phần mềm thấp. Lợi ích từ việc ứng dụng phần mềm khơng tƣơng xứng với chi phí đầu tƣ là nguyên do hàng đầu các doanh nghiệp nhỏ và vừa băn khoăn khi lựa chọn phần mềm kế tốn. Vì thế, các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế tốn áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa đƣợc xem xét trên phƣơng diện đảm bảo cân đối giữa lợi ích - chi phí so sánh hiệu quả mang lại với chi phí đầu tƣ phần mềm của doanh nghiệp.
4.2. CÁC TIÊU CHÍ LỰA CHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHO DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA
Từ kết quả khảo sát, luận văn đƣa ra các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán, đã đƣợc các doanh nghiệp nhỏ và vừa quan tâm khi thựa hiện việc lựa chọn phần mềm kế tốn gồm hai nhóm tiêu chí. Nhóm tiêu chí đầu tiên đó là phần mềm phải phù hợp với các yêu cầu của ngƣời sử dụng. Nhóm tiêu chí thứ hai là phần mềm kế tốn phải có khả năng đáp ứng phần lớn các tính năng nhƣ: linh hoạt, xử lý chính xác số liệu, bảo mật thơng tin và an tồn dữ liệu.
4.2.1. Phần mềm kế toán phải phù hợp các yêu cầu của ngƣời sử dụng
4.2.1.1. Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán. Đây cũng là tiêu chí bắt buộc mà doanh nghiệp phải quan tâm đầu tiên theo quy định của thông tƣ 103/2005/TT- BTC.
4.2.1.2. Phần mềm phải hỗ trợ tốt nhất cho người sử dụng. Doanh nghiệp nhỏ và
phần mềm có hƣớng dẫn thao tác và quy trình làm việc ngay trên màn hình máy tính ln đƣợc các doanh nghiệp nhỏ và vừa chú ý.
4.2.1.3. Phần mềm thân thiện, dễ sử dụng. Bên cạnh tài liệu hƣớng dẫn sử dụng và các buổi đào tạo, huấn luyện từ nhà cung cấp còn cần phải tạo thuận lợi cho ngƣời dùng, ví dụ giảm đến mức tối đa khối lƣợng cơng việc cho kế tốn sẽ mang lại hiệu quả trong việc sử dụng phần mềm.
4.2.2. Phần mềm kế tốn có khả năng đáp ứng các tính năng
4.2.2.1. Tính năng linh hoạt của phần mềm
Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế tốn và chính sách tài chính mà khơng ảnh hƣởng đến cơ sở dữ liệu đã có. Thực chất các doanh nghiệp đƣợc khảo sát ít quan tâm đến tính linh hoạt của phần mềm kế toán với tỉ lệ thấp nhất 8,24%. Tuy nhiên, tính năng này là nguyên nhân chiếm tỉ lệ cao nhất trong các vấn đề dẫn đến sự chƣa hài lịng hồn tồn từ phần mềm hiên tại ở các doanh nghiệp.
4.2.2.2. Độ tin cậy, chính xác của phần mềm
Cũng nhƣ tính linh hoạt, tiêu chí về độ tin cậy, chính xác của phần mềm đứng vị trí thứ hai về sự chƣa hài lòng từ phần mềm hiện tại. Do vậy, doanh nghiệp khi lựa chọn phần mềm cần lƣu tâm đến tiêu chí này. Ví dụ nhƣ đảm bảo sự phù hợp khơng trùng lắp giữa các số liệu kế tốn, khả năng phát hiện, ngăn chặn các sai sót khi nhập liệu và q trình xử lý thơng tin kế tốn.
4.2.2.3. Bảo mật và an tồn
Bảo mật - kiểm sốt truy cập hệ thống và sao lƣu dự phịng dữ liệu là các tính năng đƣợc khá nhiều doanh nghiệp trong mẫu khảo sát quan tâm. Khả năng phân quyền đến từng ngƣời sử dụng và khả năng lƣu lại các dấu vết sửa chữa số liệu kế tốn. Phịng trƣờng hợp trong q trình sử dụng phần mềm có các sự cố kỹ thuật đơn giản, phần mềm có khả năng phục hồi đƣợc các dữ liệu, thơng tin kế toán là điều hết sức cần thiết.
4.2.2.4. Tính phổ biến của phần mềm
Tính năng phổ biến thƣờng đƣợc quan tâm đó là sự phù hợp, sự tƣơng thích giữa phần mềm với phần cứng và các chƣơng trình ứng dụng khác cũng nhƣ khả năng liên kết dữ liệu với Microsoft Excel, Access, . . .
4.2.2.5. Cam kết bảo hành, bảo trì
Tính ổn định của phần mềm thể hiện qua các cam kết sau bán hàng từ nhà cung cấp phần mềm nhƣ thời gian bảo hành, chế độ dịch vụ bảo trì. Khi doanh nghiệp có phát sinh nhu cầu tích hợp dữ liệu với các hệ thống khác của doanh nghiệp, nhà cung cấp phải có các giải pháp hỗ trợ thích hợp.
4.2.2.6. Chi phí đầu tư và sử dụng
Với qui mơ nhỏ và vừa thì đa phần các doanh nghiệp ln phải cân nhắc đến giá phí bản quyền của phần mềm. Tuỳ theo khả năng về tài chính mà các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm có tính kiểm sốt, tính ổn định cao cùng với sự hỗ trợ từ nhà cung cấp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp khơng có khả năng mua một phần mềm bản quyền thì cũng nên cân nhắc đến các rủi ro có thể gặp phải trong q trình sử dụng.
Các tiêu chí này theo chúng tơi cũng phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa đang hoạt động trên phạm vi cả nƣớc. Bởi về cơ bản khơng có sự khác biệt lớn giữa doanh nghiệp nhỏ và vừa hoạt động trên địa bàn Quận Tân Phú với các địa bàn khác Quận thuộc Thành phố Hồ Chí Minh, cũng nhƣ các địa phƣơng khác ở Việt Nam.
4.3. KIẾN NGHỊ
4.3.1. Định hƣớng những phần mềm kế tốn có thể áp dụng
Hiện nay có rất nhiều sản phẩm phần mềm trên thị trƣờng. Sau đây là một vài nhà cung cấp phần mềm tiêu biểu có các dòng sản phầm phần mềm hƣớng đến doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nhằm giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa tiết kiệm thời gian trong việc thu hẹp danh sách nhà cung cấp cũng nhƣ tăng khả năng áp dụng phù
hợp phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Điều lƣu ý là các nhà cung cấp phần mềm này đƣợc luận văn giới thiệu có trong số liệu thống kê đã đƣợc công bố trong giải pháp ƣa chuộng của Phịng Thƣơng mại và Cơng nghiệp Việt Nam (VCCI).
Cuộc điều tra về Ứng dụng Công nghệ Thơng tin và Truyền thơng năm 2009 do nhóm nghiên cứu của Viện Tin học Doanh nghiệp thuộc VCCI thực hiện. Đối tƣợng điều tra là cộng đồng doanh nghiệp nhỏ và vừa trên cả nƣớc bao gồm 63 tỉnh thành. Khi các doanh nghiệp đƣợc hỏi về thơng tin nhà cung cấp phần mềm kế tốn đang sử dụng. Kết quả thông tin này đƣợc thể hiện trong giải pháp ƣa chuộng - chỉ số phụ 2009. Bảng 4.1 : Chỉ số phụ 2009 - Phần mềm ưa chuộng Phần mềm kế toán Số lƣợng Tỉ lệ Khác 234 45,57% Misa 91 17,33% Fast 88 16,76% Bravo 53 10,10% Acsoft 42 8,00% Tsoft 6 1,14% Sic 5 0,95% Sic VN 4 0,76% S.T.C 1 0,19% Vasj 1 0,19% (Nguồn: VCCI, 2010)
Bên cạnh những sản phẩm dành cho doanh nghiệp lớn, các nhà cung cấp phần mềm cũng cho ra những dòng sản phầm hƣớng đến doanh nhỏ và vừa. Các
phần mềm kế toán đƣợc nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa lựa chọn trong cả nƣớc nhƣ Misa, Fast, Bravo, Acsotf , . . .
4.3.1.1. Phần mềm kế toán Misa
Với phần mềm kế tốn MISA-SME 7.9, ngƣời dùng có thể tự sử dụng đƣợc ngay mà không cần qua đào tạo, do các quy trình tác nghiệp rõ ràng, tài liệu hƣớng dẫn chi tiết. Là một trong những phần mềm kế toán phổ biến nhất với giá phí hợp lý và dịch vụ hỗ trợ tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. “MISA đã trở thành thƣơng hiệu hàng đầu trong lĩnh vực Công nghệ thơng tin với hơn 100 ngàn khách hàng trên tồn quốc. MISA cung cấp các sản phẩm và dịch vụ phần mềm phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp, công tác quản lý của các cơ quan nhà nƣớc từ cấp xã/phƣờng tới các bộ, ban ngành. Sản phẩm của MISA liên tiếp nhận đƣợc các giải