TÔN NGUN VẬT LIỆU:
1. Về sổ sâch kế tôn:
Ở cơng ty, một nhu cầu đang đặt ra lă âp dụng mây vi tính văo cơng tâc kế tơn. Tuy nhiín hình thức sổ sâch cơng ty đang âp dụng lă “Nhật ký chứng từ” hình thức năy phù hợp với quy mơ sản xuất vă trình độ nhđn viín kế tơn ở cơng ty. Mặc dù vậy, nếu âp dụng mây vi tính thì rất bất tiện vă khó khăn vì sổ sâch q nhiều, kết cấu phức tạp.
Vì vậy, để thuận hơn trong việc âp dụng mây vi tính văo cơng tâc kế tơn, trước hết cơng ty cần phải chuyển sang sử dụng hình thức kế tơn phù hợp hơn, thuận lợi hơn.
Trường hợp công ty chưa thể âp dụng mây vi tính văo cơng tâc kế tôn, để dễ theo dõi tình hình cơng nợ đối với nhă cung cđp, cơng ty nín mở sổ chi tiết bởi vậy ở cơng ty chủ yếu vật tư mua về bằng hình thức trả chậm thường lă thời hạn một thâng, hơn nữa trong thâng có nghiệp vụ nhập xuất vật tư xảy ra rất nhiều nín việc ghi chĩp văo Nhật ký chứng từ lă rất phức tạp.
2. Về cơng tâc hạch tôn:
Tại công ty, NVL mua về bằng bất cứ nguồn năo, kế toân vật tư đều hạch toân văo câc khoản phải trả người bân (TK 331). Như theo phiếu nhập kho số 195 ngăy 7/10/2001, NVL được mua của cơng ty Dệt Huế vă đê được hạch tôn ngay bằng tiền gởi ngđn hăng, kế toân vật tư định khoản :
Nợ TK 152 24.392.706 Nợ TK 133 (1331) 2.439.271
Có TK 331 26.831.977
Hạch toân như vậy hơi dăi dịng, NVL phục vụ cho sản xuất ở cơng ty có nhiều loại, lại nhập xuất liín tục vă có rất nhiều nghiệp vụ khâc có liín quan đến tăi khoản phải trả nín hạch tơn như hiện nay sẽ khó khăn trong việc theo dõi ngun vật liệu được hình thănh từ nguồn năo mă thơng tin hạch tơn kế tơn trín lă những thơng tin hai mặt của mỗi hiện tượng mỗi quâ trình: tăi sản vă nguồn hình thănh tăi sản, tăng vă giảm ... Mỗi khi có nghiệp vụ mua hăng xảy ra, kế tôn vật tư sẽ căn cứ văo từng nguồn hình thănh để hạch toân.
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Có TK 111 : NVL mua bằng tiền Có TK 112 : NVL mua bằng TGNH
Có TK 331 : NVL mua chịu người bân
Có TK 311 : NVL mua bằng tiền vay ngắn hạn Do vậy nghiệp vụ trín có thể định khoản lại như sau: Nợ TK 152 24.392.706
Nợ TK 133 (1331) 2.439.271
Có TK 331 26.831.977
Tại cơng ty khi mua ngun vật liệu nếu hơ đơn chưa về hoặc ngun vật liệu chưa về, cơng ty đều khơng theo dõi trín sổ kế tôn. Để quản lý tốt hơn vă theo dõi chặt chẽ hơn công ty cần phải hạch toân theo câc trường hợp cụ thể:
+ Trường hợp 1: cơng ty đê nhận được hô đơn, đến cuối q ngun vật liệu vẫn chưa về, kế tôn ghi:
Nợ TK 151 hăng mua đang đi đường Nợ TK 133 (1331)
Có TK 331
Sang quý sau, khi nguyín vật liệu về nhập kho, căn cứ văo hoâ đơn vă phiếu nhập kho, kế toân ghi:
Nợ TK 152 26.831.977
Có TK 151 26.831.977
+ Trường hợp 2: Nguyín vật liệu đê về nhưng đến cuối quý hoâ đơn chưa về, kế toân lưu phiếu nhập kho văo tập hồ sơ “hăng chưa có hơ đơn”. Nếu trong quý có hơ đơn vềthì ghi sổ bình thường, cịn nếu đến cuối q, hô đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giâ tạm tính.
Nợ TK 152 25.000.000 Nợ TK 133 (1331) 2.500.000
Có TK 331 27.500.000
Sang quý sau, khi hoâ đơn về sẽ tiến hănh điều chỉnh theo giâ thực tế bằng 1 trong 3 câch sau:
Câch 1 : xoâ giới hạn bằng bút toân đỏ rồi ghi giâ thực tế bằng bút toân thường.
Câch 2: Ghi số chính lệch giữa giâ tạm tính vă giâ thực tế bằng bút tôn đỏ.
Câch 3: Dùng bút toân đỏ ngược để xơ bút tơn theo giâ tạm tính đê ghi , rồi ghi lại theo giâ thực tế bằng bút toân đúng như bình thường.
Tại cơng ty, hình thức kế tơn đang âp dụng lă hình thức NKCT.
Hiện nay đang âp dụng mây vi tính văo cơng tâc kế tơn, người ta thường sử dụng hình thức nhật ký chung. Đđy lă hình thức có mẫu số đơn giản, trình tự ghi chĩp đơn giản kết cấu sổ để ghi lại để thực hiện đối chiếu, kiểm tra số liệu ghi chĩp trín câc sổ ghi chĩp được phản ânh theo trình tự thời gian phât sinh vă
nội dung của từng nghiệp vụ kinh tế, điều đó rất thuận tiện cho việc theo dõi quâ trình sản xuất vă kinh doanh tại công ty.
SƠ ĐỒ HẠCH TƠN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
Trình tự ghi sổ : hăng ngăy căn cứ văo chứng từ gốc để ghi câc nghiệp vụ phât sinh văo sổ Nhật ký chung, câc sổ Nhật ký đặc biệt. Sau đó, căn cứ văo câc số liệu đê ghi văo Sổ Câi sau khi đê loại trừ sổ trùng lặp. Cuối quý, cộng số liệu trín Sổ Câi vă bảng tổng hợp chi tiết lặp vă bâo câo tăi chính.
Nhật ký gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ kế toân chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ câi Sổ nhật ký chung Bảng cđn đối số PS
Bâo câo tăi chính
Bảng tổng hợp chi
tiết