III. Tổ chức cơng tác kế tốn vật liệu ở cơng ty xây dựng Sông Đà 2.
1.2. Trường hợp những vật tư dụng cụ sản xuất sau khi đã dùng hết hoặc thu hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liểu trong sản xuất
thu hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liểu trong sản xuất .
Căn cứ vào yêu cầu nhập hàng , phòng vật tư lập 2 liên phiếu nhập rồi giao cho người nhận để làm thủ tục nhập hàng .
Trình tự lập và luân chuyển chứng từ như trên nhưng 1 liên được dùng để đóng vào chứng từ thanh toán lương hoặc thanh toán các yêu cầu cụ thể khác theo sự quản lý của đơn vị.
2.Thủ tục xuất kho.
Trong công ty xây dựng Sông Đà 2 nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là cho phục vụ thi cơng cơng trình, hạng mục cơng trình. Hàng ngày phịng vật tư có trách nhiệm làm thủ tục để nhập xuất vật liệu phục vụ cho thi cơng cơng trình.
Căn cứ vào kế hoạch về sử dụng số lượng vật tư theo yêu cầu được tính tốn theo mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật phòng vật tư lập phiếu xuất gồm 2 liên. Phịng vật tư căn cứ vào tính chất, mức độ và tiến độ sản xuất mà có thể tiến hành xuất 1 tháng 5 đến 10 lần theo yêu cầu của đội sản xuất .
Chứng từ xuất bao gồm 2 loại chính: phiếu xuất kho và phiếu xuất kho theo hạn mức ( loại này rất ít được sử dụng )
Phiếu xuất kho được viết thành 2 liên
+ Một liên giao cho nhân viên đội sản xuất giữ.
+ Một liên giao cho thủ kho giử để vào thẻ sau đó chuyển lên phịng kế tốn vật liệu làm cơ sở hạch tốn và lưu giữ.
Trình tự xuất vật liệu cho đội sản xuất.
Mỗi đội sản xuất có một nhân viên kinh tế dưới sự chỉ đạo của đội trưởng đội sản xuất định kỳ, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, căn cứ vào mức tiêu hao nguyên vật liệu để xuất kho vật tư. Sau đó tiến hành mang lên phịng vật tư để kiểm tra đối chiếu tiêu hao nguyên vật liệu. Trước khi xuất vật tư, thủ kho tiến hành thủ tục pháp lý kiểm tra lại xem thực tế trong kho còn số vật liệu không, thủ kho và ngưồi xin lĩnh vật tư cùng ký vào phiếu xuất kho để thủ kho xuất vật liệu.
Sau khi đã xuất kho vật liệu, thủ kho giữ một liên người xin lĩnh giữ một liên. Định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho phịng kế tốn. Thủ kho sử dụng phiếu xuất kho này để ghi vào thẻ kho và trừ thẻ.
Ví dụ: Ngày 25/12/2001, đội phó kỹ thuật đội sản xuất vật liệu Nguyễn Văn Nguyên xin lĩnh vật liệu. Cụ thể là 800 m3 đá 1x2 phục vụ sản xuất ASP cơng trình cơng ty Bình An
Đơn vị PHIẾU XUẤT KHO Số 167 Mẫu 02- VT QĐ số 1141-TC /QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Nợ TK621 Có TK 152
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn văn Nguyên- đội phó đội kỹ thuật Lý do xuất kho: phục vụ sản xuất ASP cơng trình cơng ty Bình An Xuất tại kho: Lê Duy Thọ
ST T Tên nhãn hiệu quy cách pc vật tư Msố Đvt SL ĐG T.tiền Ycầu Txuất A B C Đ 1 2 3 4 1 Đá 1x2 1801 M3 230,3 230,3 90.419,3 20.823.566
Người nhận Thủ kho Phụ trách công tiêu KT trưởng Thủ trưởng
3.Kế toán chi tiết vật liệu.
Xuất phát từ cơ chế kinh doanh hiện nay và đặc điểm sản xuất của ngành XDCB đã tác động rất lớn đến tổ chức công tác kế tốn vật liệu ở các doanh
nghiệp xây lắp nói chung và cơng ty xây dựng Sơng Đà 2 nói riêng. Qua thực tế, các doanh nghiệp xây lắp đều có một số đặc điểm chung trong việc tổ chức kế tốn vật liệu.
Thứ nhất, đó là việc khơng tổ chức phịng cung ứng vật tư ở công ty mà chỉ giao cho một cá nhân chịu trách nhiệm tìm nguồn vật tư.
Thứ hai, đều tổ chức kho trạm tại chân cơng trình. Với thực tế trên, kế tốn chi tiết vật liệu ở cơng ty xây dựng Sông Đà 2 như sau:
Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Đây là phương pháp đơn giản dễ thực hiên và tiện lơi khi xử lý bằng máy vi tính.
Kế tốn chi tiết vật lệu được tiến hành dựa trên cơ sở các chứng từ sau: _ Phiếu nhập kho –Mẫu 01- VT
_ Phiếu xuất kho _ Mẫu 02- VT Nhiệm vụ của kế toán như sau:
*Ở kho:
Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành ghi trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng tửồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày, tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giữ các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phịng kế tốn. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu như sau:
Đơn vị: THẺ KHO Mẫu số 06 VT
Công ty xây dựng Sông Đà 2 QĐ số 1141TCQĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày lập thẻ 1/12/2001
Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: Tấn Tờ số 1 Mã số 1522902 ST T Chứng từ Trích yếu Ngày N_X Số lượng Chữ ký của KT S N Nhập Xuất Tồn Tồn kho ngày 1/12/2001 7 1 2 3 4 12 3 26 20 6/12 8/12 18/12 20/12 Anh Đăng nhập xi măng Anh Đức nhận xm thi công ct Anh Hải nhập xm Chị Lan nh/ận xm thi công ct ...................... Tổng 50 35 224,2 50 35 224,2 Tồn kho ngày 31/12/2001 7
Cuối tháng thủ kho phải tập hợp các chứng từ nhập xuất kho sau đó nhập phiếu giao nhận chứng từ ( viết thành 2 liên) rồi chuyển cho kế toán vật liệu kèm theo chứng từ gốc.
Ở phịng kế tốn:
Thơng thường kế toán vật liệu nhận được các phiếu nhập kho, xuất kho. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ hợp lý của chứng từ, kế toán chi tiết phải ghi vào sổ chi tiết vật tư theo số lượng, đơn giá, thành tiền. Ngồi ra, kế tốn chi tiết vật tư phải có nhiệm vụ thường xuyên đối chiếu sổ chi tiết với thẻ kho. Song thực tế ở công ty không lập sổ chi tiết vật tư để theo dõi kế toán chỉ lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư.
Mẫu bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư như sau:
4. Kế tốn tổng hợp nhập vật liệu.
Cơng ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.Để phản ánh tình hình nhập vật liệu kế tốn sử dụng những tài khoản sau:
+TK 152 Phản ánh tình hình hiện có và sự vận động của vật liệu
+TK 331 Phản ánh quan hệ thanh tốn giữa cơng ty với người bán, người nhận thầuvề các khoản vật tư hàng hoá, lao vụ dịch vụ như hợp đồng đã ký kết.
+TK 141 dùng để theo dõi từng người nhận tạm ứng và tình hình thanh tốn các khoản tạm ứng.
Công ty áp dụng hình thức nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế
Ngoài các Tk sử dụng như trên KT còn sử dụng một số TK khác để phản ánh như TK 133, TK 111,112, TK 311..........
Khi trúng thầu nhận thầu cơng trình, các đội sản xuất nhận tạm ứng để mua vật liệu. Công ty sẽ theo dõi khoản tạm ứng mà nhân viên kinh tế của đội sản xuất nhận trên sổ cái, sổ chi tiết TK141 và các sổ cái có liên quan.
Căn cứ vào các chứng từ: giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi, báo cáo thanh toán tạm ứng....., kế toán mã hoá chứng từ, nhập số liệuvào máy theo định khoản:
Nợ TK141 – Chi tiết cho từng người nhận tạm ứng Có TK111
Ví dụ như trường hợp nhận tạm ứng của ơng Hồng văn Hoan tháng 12/2001. Kế toán mã hoá chứng từ và in ra sổ chi tiết TK141 như sau:
Sau khi nhận xong khoản tạm ứng, các đội sản xuất tiến hành mua vật tư. Có hai trường hợp xảy ra:
+Mua vật tư về nhập kho
+ Mua vật tư về không nhập kho mà dùng trực tiếp cho sản xúât.
*Trường hợp mua về nhập kho
Công ty xây dựng Sông Đà 2 là công ty xây dựng cơ bản nên vật liệu mua về thường được xuất dùng ngay. Vật liệu nhập kho của công ty thường là những vật liệu được sử dụng cho mục đích sửa chữa, thay thế các máy móc thiết bị phục vụ cho thi cơng cơng trình, và một số các vật liêụ mang tính chất đặc thù của công ty cũng được nhập kho như: xi măng, sắt thép.......Vật liệu
nhập kho của công ty thường là các loại dầu, gioăng phớt , nhựa thông......