1.2 .Kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
2.1.2 .Đặc điểm tở chức cơng tác kế tốn tại cơng ty
2.2.3. Trình tự hạch tốn
Hiện công ty đang thực hiện bán hàng may mặc nội địa và thực hiện gia công xuất khẩu theo hợp đồng của các đối tác nước ngoài.
Công ty bán hàng thông qua hình thức là bán buôn qua kho và gia công xuất khẩu. Sau khi khách hàng chấp nhận thanh toán tiền hàng, kế toán ghi tăng TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” theo giá chưa thuế của số hàng đã ghi trên Hoá đơn GTGT, đồng thời ghi tăng TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp” số thuế GTGT phải nộp của hàng bán ra. Vì đây là hình thức bán buôn và gia công xuất khẩu nên khách hàng thường không thanh toán tiền hàng ngay mà sẽ thanh toán theo điều khoản ghi trong hợp đồng đã ký với Công ty. Sau khi ghi nhận doanh thu và thuế GTGT phải nộp cho hàng bán ra thì kế toán đồng thời ghi tăng tài khoan 131 “Phải thu khách hàng “(theo tổng giá thanh toán ghi trên Hoá đơn GTGT) chi tiết cho từng khách hàng. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán kê vào Bảng kê hoá đơn bán ra để cuối tháng lập Tờ khai thuế GTGT.
Bán lẻ hàng hoá: Khách hàng trực tiếp đến Công ty để mua hàng. Sau khi khách hàng đồng ý mua và làm các thủ tục cần thiết, hàng hoá sẽ được giao trực tiếp cho khách ngay tại Công ty và khách hàng thực hiện thanh toán bằng tiền mặt. Phương pháp hạch toán kế toán theo hình thức bán lẻ cũng giống như theo hình thức bán buôn đã trình bày ở trên. Tuy nhiên vì bán lẻ khách hàng sẽ thanh toán tiền hàng ngay nên khi ghi nhận doanh thu kế toán sẽ ghi tăng số tiền mặt thu được (Nợ TK 111) thay vì ghi tăng khoản phải thu khách hàng (Nợ TK 131).
a. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu:
- Căn cứ vào hoá đơn, sổ theo dõi của thủ kho, kế toán lập bảng kê tiêu thụ thành phẩm, sổ kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng, lập bảng tổng hợp chi tiết về từng khách hàng.
- Do đặc thù kinh doanh của công ty: gia công xuẩt khẩu nên nguyên vật liệu được gửi từ khách hàng đặt tính cả định mức hao hụt. Vì vậy, trong quá trình sản xuất, công ty sử dụng nguyên liệu một cách khoa học, sẽ tiết kiệm được một lượng lớn nguyên vật liệu, sử dụng đê sản xuất hàng tiêu thụ trong nước. Như vậy, mới có "Thành phẩm tiết kiệm".
- Ví dụ thực tế: Từ phiếu xuất kho Phiếu xuất kho 7/7/2012 -phụ lục 1, mẫu hoá đơn
kiêm phiếu xuất kho(Đối với hàng gia công xuất khẩu) – phụ lục 2, hoá đơn bán hàng tiết
kiệm kế toán vào bảng kê tiêu thụ thành phẩm tiết kiệm Bảng kê tiêu thụ trực tiếp thành
phẩm tiết kiệm– phụ lục 3
Căn cứ vào số liệu tổng hợp trên bảng kê, kế toán vào chứng từ ghi sổ số 01 – phụ lục 4
theo định khoản
Nợ TK 131: 96.930.944
Có TK 511.2: 88.119.040
Có TK 333.1: 8.811.904
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán chi tiết theo dõi tình hình từng khách hàng, thông qua "Sổ kế toán chi tiết tài khoản 131" sổ kế toán chi tiết tài khoản 131 – phụ lục 5.
Từ cột thành tiền trên hoá đơn GTGT (kiêm phiếu xuất đối với hàng gia công xuất khẩu) tức biểu số : kế toán quy đổi ra Việt Nam đồng theo tỷ giá ngân hàng Căn cứ vào số liệu tổng hợp trên bảng kê tiêu thụ gia công hàng xuất khẩu – phụ lục 6: kế toán vào chứng từ ghi sổ số 05 – phụ lục 7
Nợ TK 131: 1.727.947.970 Có TK 511.1: 1.681.865.541 Có TK 333.1: 46.082.429
- Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái TK 511 – phụ lục 8: Doanh thu bán hàng.
* Kế toán giảm trừ doanh thu:
Do đặc thù của công ty: chuyên may gia công hàng xuất khẩu, bên đơn vị đặt may gia công cung cấp nguyên vật liệu có tính đến phần hao hụt định mức. Vì vậy, số vải nguyên liệu thừa, công ty sử dụng sản xuất thành phẩm tiết kiệm, phục vụ cho tiêu dừng nội địa. Do vậy, hầu như công ty không có phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu.Do đặc thù của công ty, gia công xuất khẩu, và xuất khẩu uỷ thác nên có phát sinh
về tài khoản ngoại tệ, để theo dõi được chính xác và đơn giản hoá trong công tác kế toán, kế toán căn cứ vào phiếu thu, mở sổ cái TK 007: Ngoại tệ các loại – phụ lục 9
b. Kế toán giá vốn hàng bán:
Ví dụ thực tế: Tháng 7/2012 kế toán căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho thành phẩm phát sinh trong tháng, lập bảng kê nhập, xuất kho thành phẩm như sau:
* Đối với thành phẩm nhập kho: Từ phiếu nhập kho, kế toán vào bảng kê nhập
kho thành phẩm tiết kiêm – phụ lục 10.Từ bảng kê nhập kho thành phẩm tiết kiệm, kế toán
vào chứng từ ghi sổ số 02 – phụ lục 11: Chứng từ ghi sổ lập 1 tháng 1 lần .
Thành phẩm xuất kho:Từ phiếu xuất kho, kế toán xuất kho ghi theo giá bán, khi vào bảng kê xuất kho thành phẩm kế toán ghi theo giá thực tế xuất kho (giá vốn). bảng kê xuất kho thành phẩm tháng 7 – phụ lục 12, kế toán lập riêng cho hàng nội địa tiêu dùng.
Từ số liệu tổng hợp trên bảng kê, cuối tháng kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ số 03 – phụ lục 13 * Đối với hàng gia công xuất khẩu:
- Do đặc điểm của loại hàng này là sản xuất theo đơn đặt hàng của khách, nên đơn giá của đơn đặt hàng là đơn giá gia công.
- Khi có khách đến đặt hàng, khách cung cấp giá trước, ccông ty sản xuất thử, nếu phù hợp thì ký kết hợp đồng. Sau khi hai bên thoả thuận xong về giá cả, số lượng, bên phía khách hàng cung cấp nguyên vật liệu cho công ty theo hợp đồng đã ký kết. Khi công ty nhận được nguyên liệu do bên khách hàng cung cấp, thủ kho lập phiếu nhập kho theo số lượng, còn cột đơn giá bỏ trống.
- Đối với loại hàng gia công xuất khẩu, kế toán không lập bảng kê xuất nhập kho thành phẩm, khi thành phẩm gia công hoàn thành, công ty yêu cầu bên đặt hàng cho nguời đến nghiệm thu sản phẩm. Nếu đạt yêu cầu thì xuất giao trực tiếp ngay cho khách hàng.
Sau khi sản phẩm được tiêu thụ, kế toán dựa vào các phiếu nhập kho thành phẩm và số lượng xuất giao để lập chứng từ ghi sổ số 07 – phụ lục 14. Chứng từ số 07 phản ánh giá vốn của hàng gia công xuất khẩu. Trong đó tiền trả công nhân viên chiếm tỉ lệ lớn và chi phí nguyên vật liệu phụ, chi phí sản xuất chung.
- Kế toán sử dụng tài khoản 154 để phản ánh giá vốn hàng bán. Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ ghi sổ liên quan tới giá vốn hàng bán, vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào sổ cái TK 632 – phụ lục 16 theo định khoản:
Nợ TK 632: 1.509.046.982
Có TK 155:"hàng tiết kiệm": 77.300.000 Có TK 155:"hàng gia công": 1.431.746.982
2.2.4. Sổ kế tốn.
Cơng ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ bao gồm các sổ kế toán sau:
•Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ: dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của Công ty đều được ghi lại theo tŕnh tự thời gian.
•Sổ cái: kế toán mở sổ cái cho các TK 511, 632, 156, 131, 111, 333.
•Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa): kế toán mở sổ chi tiết theo dõi sự biến động của hàng bán từ lúc nhập, xuất, tồn còn lại bao nhiêu trong kho cả về số lượng và giá trị của từng loại hàng hóa làm căn cứ đới chiếu ghi chép với Thủ kho.
•Sổ chi tiết thanh toán với người mua: dùng để theo dõi chi tiết tình hình công nợ và thanh toán công nợ phải thu ở ngýời mua. Nó được mở cho từng khách hàng và theo dõi từng khoản nợ phải thu từ khi phát sinh cho đến khi người mua thanh toán hết các khoản nợ.
CHƯƠNG III. CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN KẾ TỐN BÁN HÀNG MẶT HÀNG MAY MẶC TẠI CÔNG TY MAY XUẤT
KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI VĨNH THỊNH.
3.1.Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng kế toán bán nhóm hàng may mặc tại Công ty.
Sau một thời gian nghiên cứu tại Công ty may xuất khẩu và thương mại Vĩnh Thịnh em thấy rằng công tác kế toán bán hàng tại Công ty có một số đặc điểm sau:
Nhìn chung công tác kế toán bán hàng tại Công ty may xuất khẩu và thương mại Vĩnh Thịnh đã đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý, hoạt động quản trị của Ban Giám đốc, lập phương án kinh doanh kịp thời, đưa ra quyết định đúng đắn, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước, đảm bảo đời sống cho cán bộ cơng nhân viên trong Cơng ty.
3.1.1. Ưu điểm:
•Về bộ máy kế toán: Một ́u tớ quan trọng không thể thiếu góp phần tăng hiệu quả công việc, đó là yếu tố con người. Với sự quan tâm của Ban Giám đốc tới nhân viên nên nhân viên Công ty nói chung và nhân viên kế toán bán hàng nói riêng đều việc chăm chỉ, tận tuỵ, theo dõi sát các hoạt động bán hàng, ghi chép kịp thời các nghiệp vụ kinh tế và không ngừng học hỏi nâng cao tŕnh độ chuyên môn của mình.
•Về chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ: Công ty đã sử dụng mẫu hoá đơn và chứng từ liên quan đến bán hàng do BTC ban hành, được lập và có đầy đủ các yếu tố pháp lý. Các chứng từ được quản lý khá chặt chẽ (đều tập trung lưu trữ tại phòng kế toán của Công ty để đảm bảo tính an toàn của thông tin...). Hầu hết các hàng hoá bán ra đều được phản ánh đầy đủ trên Hoá đơn GTGT và ghi chép hợp lệ. Đồng thời giá vốn hàng bán được phản ánh chính xác trên Phiếu xuất kho theo mẫu quy định hiện hành. Bên cạnh đó lượng nhập xuất của từng loại hàng hoá được theo dõi chi tiết trên thẻ kho đảm bảo cho các số liệu chính xác và việc quản lý theo dõi được thuận tiện hơn.
•Về tài khoản sử dụng: Hệ thống tài khoản của DN khá đầy đủ và phù hợp với hệ thống tài khoản do Nhà nước quy định theo chế độ kế toán DN đã lựa chọn, phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của DN. Bên cạnh đó, việc chi tiết TK 131 cho từng khách hàng giúp việc quản lý công nợ của DN được dễ dàng mà chặt
chẽ hơn. Các tài khoản về tiền cũng được chi tiết thành tiền Việt Nam và ngoại tệ để theo dõi tình hình tài chính một cách rõ ràng hơn, đưa ra những quyết định đầu tư đúng đắn và kịp thời hơn.
•Về trình tự hạch toán: Các trình tự hạch toán kế toán bán hàng được kế toán áp dụng một cách linh hoạt theo đúng quy định chung, từ đó hạn chế việc ghi chép trùng lặp, luôn đảm bảo giải quyết được khối lượng công việc đang phát sinh trong Công ty và quản lý theo dõi tình hình bán hàng, tình hình thu hồi công nợ, tình hình quản lý vốn. Chính vì vậy, bộ phận kế toán luôn quyết toán kịp thời, đảm bảo việc cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý của lãnh đạo Cơng ty.
•Về hình thức kế toán: Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gọn nhẹ, dễ quản lý và phù hợp với hình thức kế toán. Tạo điều kiện cho các nhân viên kế toán dễ dàng tác nghiệp hơn…
•Về phương hạch toán Hàng tồn kho: Công ty sử dụng phương pháp KKTX, kiểm soát được hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị, tạo thuận lợi cho việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch mua vào – bán ra hàng tồn kho. Đồng thời việc hạch toán giá trị hàng tồn kho cũng tuân theo đúng VAS 02 “Hàng tồn kho”.
3.1.2. Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân.
Bên cạnh những ưu điểm trên thì công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty cũng còn một số hạn chế cần khắc phục.
•Thứ nhất: Về phần mềm kế toán: Hiện nay Cơng ty đã được trang bị máy móc thiết bị phục vụ cho công tác kế toán nhưng Công ty vẫn chưa sử dụng phần mềm kế toán riêng cho mình. Việc kiểm tra dữ liệu cũng như hệ thống sổ sách cồng kềnh gây mất thời gian và công sức cho công tác kế toán.
Nguyên nhân: Là do công tác kế toán tại công ty từ trước đến nay đều quen thực hiện bằng tay và thực hiện ghi chép thông qua sổ sách kế toán, chính bởi vậy việc thay đổi để chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán gặp nhiều khó khăn, cần phải có quá trình đào tạo, hướng dẫn và thay đổi phù hợp.
•Thứ hai: Lập dự phòng phải thu khó đòi:
Hiện nay, công ty có rất nhiều khách hàng, một số ít trả ngay, phần lớn là trả chậm. Điều này làm ảnh hưởng tới nguồn vốn kinh doanh của công ty: giảm nguồn
vốn…Vì vậy, để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán, công ty nên trích lập quỹ dự phòng phải thu khó đòi.
Nguyên nhân: Điều nay xuất phát do công ty làm ăn với hầu hết đều là các bạn hàng lâu năm và có uy tín, chính bởi vậy công ty thường không chú trọng công tác này. Tuy vậy, do bạn hàng hầu hết là bên nước ngoài, chính bởi vậy công ty không thể nắm bắt được tình hình kinh doanh và phát triển của họ, công ty nên thận trọng hơn trong thời kỳ khó khăn như hiện nay.
•Thứ ba: Về chính sách bán hàng:
- Công ty chưa có chiết khấu thanh toán cho khách hàng thanh toán tiền hàng trước thời hạn thanh toán trên Hợp đồng mua bán nên không khuyến khích được khách hàng thanh toán tiền hàng sớm.
- Hiện nay, Công ty chưa có sự đa dạng hoá các phương thức bán hàng. Công ty bán hàng chủ yếu theo phương thức bán buôn qua kho, bán lẻ hàng hoá cho người tiêu dùng mà không sử dụng các hình thức bán hàng khác như gửi bán đại lý…
- Chiết khấu thanh toán:Công ty có nhiều khách hàng, có khách thanh toán ngay, có khách trả chậm.Vì vậy, công ty nên có chính sách cho khách hàng, thực hiện chiết khấu thanh toán cho khách hàng trả tiền mua hàng trước hạn.
- Chiết khấu thương mại:Khách hàng của công ty, có khách hàng mua với số lượng lớn, có khách hàng mua vói số lượng nhỏ. Vì vậy, công ty nên thực hiện bán hàng có chiết khấu thương mại cho những khách mua với số lượng lớn.
Nguyên nhân: Do công ty hầu hết đều nhận đơn hàng của các bạn hàng quen biết lâu năm, hầu hết là các đối tác nước ngoài, chưa mở rộng quy mô sản xuất và bán hàng trong nước.
•Thứ tư: Hạch toán chi tiết doanh thu của hàng tiêu thụ:
Hiện nay, công ty có sản xuất nhiều loại mặt hàng nhưng vẫn chưa thực hiện xác định kết quả cho từng loại mặt hàng. Nếu công ty thực hiện xác định kết quả kinh doanh cho từng loại mặt hàng sẽ giúp cho công ty có quyết định đúng đắn hơn về quản lý. Tất cả doanh thu của các mặt hàng của Công ty đều hạch toán chung vào TK 511 – ‘‘Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ’’. Việc Công ty không sử dụng các tài khoản cấp II và cấp III của TK 511 để hạch toán doanh thu của từng mặt hàng riêng
biệt khiến cho việc theo dõi và quản lý doanh thu của từng nhóm hàng, mặt hàng trở nên khó kiểm soát hơn.
Nguyên nhân: Do công tác kế toán từ trước, chưa có sự thay đổi phù hợp.
3.2. Quan điểm hoàn thiện kế toán bán nhóm hàng may mặc tại công ty may xuất