Phân tích yêu cầu

3.1.1. Phân tích u cầu bài tốn.

Một thực tế đặt ra là công nghệ thông tin đang trong giai đoạn phát triển nhanh chóng cả trong nước lẫn ngồi nước. Vấn đề áp dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý đã, đang và sẽ là một trong những nhu cầu và xu hướng nhằm giảm thiểu thời gian, chi phí trong các cơng đoạn quản lý. Bên cạnh đó, cùng với việc phát triển của kinh tế thị trường thì cơng ty đã mở rộng quy mơ kinh doanh của mình, cơng ty với các cơ sở làm việc không chỉ trong địa bàn một tỉnh thành mà là trên các tỉnh thành khác nhau, có vị trí địa lý cách xa nhau. Vì vậy để các nhà quản lý có thể nắm bắt mọi tình hình ở khắp mọi nơi là điều khó khăn, để làm được điều này địi hỏi phải dựa vào công nghệ thông tin với một hệ thống thơng tin hiện đại. Do đó, nhu cầu cho việc quản lý là thốt dần với thủ cơng truyền thống, tiến dần đến ứng dụng công nghệ thông tin để đem lại hiệu qủa cao. Trước xu thế chung của thời đại lãnh đạo cơng ty cũng có những định hướng phát triển riêng cho mình. Cơng ty An Duy là một cơng ty xây dựng vì vậy quản lý dự án là một là cơng việc quan trọng, nó chi phối mọi hoạt động khác của công ty. Doanh thu của công ty phần lớn đến từ các dự án xây dựng nên việc quản lý dự án ảnh hưởng không nhỏ tới kết quản hoạt động của cơng ty.

HTTT quản lý dự án nhằm mục đích liên kết các giai đoạn trong qui trình dự án một cách thống nhất, tạo sự xuyên suốt, trơn tru trong cả dự án. Qui trình dự án về cơ bản sẽ khơng thay đởi nhưng sẽ được tích hợp vào HTTT mới giúp những người quản lý có thể bao qt được tình hình và phân chia cơng việc một cách hợp lý. Về cơ bản, HTTT này sẽ tập trung vào quản lý các yếu tố đầu vào như: nguồn nhân lực, trang thiết bị và vật tư, khách hàng, tiến độ của dự án. Qua đó, những người quản lý sẽ kiểm sốt được chi phí đầu vào cơ bản cũng như tiến độ để kịp thời điều chỉnh. Ngồi ra, HTTT có phần quản lý khách hàng để cập nhật thông tin khách hàng, thơng báo đến khách hàng tình hình dự án nếu khách hàng có yêu cầu.

3.1.2. Định hướng xây dựng HTTT.

Bài toán đước xây dựng theo hướng chức năng với các chức năng chính:

 Tạo hồ sơ dự án:

SVTH: Đồn Phương Nga 26 Lớp: K45S3

Khi công ty nhận được dự án thì hệ thống sẽ tạo hồ sơ dự án với các thông tin về khách hàng và các thông tin chung về dự án để bắt đầu triển khai thực hiện dự án.

 Cập nhật hồ sơ dự án:

Hệ thống sẽ cập nhật thông tin nhân sự từ phịng nhân sự và thơng tin vật tư từ kho, người phụ trách dự án sẽ thông qua hệ thống để gửi những yêu cầu về nhân sự (VD: số lượng công nhân hay kỹ sư) hay vật tư(VD: lượng gạch, cát, xi măng và các máy móc,trang thiết bị phục vụ q trình xây dựng) cần thiết cho dự án tới phòng nhân sự và kho, khi nhận được thông tin điều động từ hệ thống thì phịng nhân sự và kho sẽ gửi đến thơng tin trả lời là có đáp ứng được hay khơng hay chỉ đáp ứng được một phần. Qua đó, người phụ trách dự án sẽ có những điều chỉnh cần thiết phù hợp với tình hình dự án và nguồn lực của cơng ty.

Về tiến độ dự án, ban giám sát có trách nhiệm giám sát tiến độ và đốc thúc tiến độ dự án và gửi thông tin tới hệ thống, người phụ trách dự án có thể can thiệp vào tiến độ dự án bằng cách gửi yêu cầu tới ban giám sát qua hệ thống. Từ đó ban giám sát sẽ điều chỉnh tiến độ theo yêu cầu người phụ trách.

 Đóng hồ sơ dự án:

Khi ban giám sát gửi thơng báo dự án đã hồn thành thì hệ thống sẽ lưu thông tin dự án vào hạng mục dự án đã hoàn thành. Những dự án chưa hồn thành hay khơng do công ty phụ trách nữa sẽ được lưu vào hạng mục dự án dở dang.

 Thống kê, báo cáo:

Theo những thời điểm xác định hay có u cầu từ ban giám đốc thì hệ thống sẽ cập nhật các báo cáo từ các bộ phận và nhân viên về: nhân sự, vật tư, khách hàng, tiến độ dự án. Qua đó, ban giám đốc có thể nắm bắt được tình hình triển khai dự án, quản lý nguồn lực về nhân sự, trang thiết bị,vật tư và kịp thời đưa ra những chiến lược phù hợp để phát triển cơng ty một cách tồn diện.

3.2. Mơ hình hóa các u cầu của hệ thống.

3.2.1. Sơ đồ chức năng của hệ thống.

Hình 3.1. Mơ hình phân rã chức năng của HTTT quản lý dự án

SVTH: Đoàn Phương Nga 28 Lớp: K45S3

Tạo hồ sơ dự

án Cập nhật hồ sơ dự án Đóng hồ sơ dự án Thống kê, báo cáo Cập nhật thông tin khách hàng Cập nhật thông tin dự án Cập nhật thông tin tiến độ Cập nhật thông tin vật tư Cập nhật thông tin nhân sự Cập nhật hồ sơ dự án dở dang Cập nhật hồ sơ dự án hoàn thành Thống kê, báo cáo tiến độ Thống kê báo cáo khách hàng Thống kê, báo cáo vật tư Thống kê, báo cáo nhân sự Quản lý dự án Thống kê, báo cáo dự án

3.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống.

Hình 3.3. Sơ đồ mức đỉnh của HTTT quản lý dự án.

Hình 3.4. Sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng “tạo hồ sơ dự án”

SVTH: Đoàn Phương Nga 30 Lớp: K45S3

Hình 3.5. Sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng “cập nhật hồ sơ dự án”

Hình 3.7. Sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng “thống kê, báo cáo”

3.3. Phân tích hệ thống dữ liệu.

3.3.1. Mơ hình liên kết thực thể ER.

Xác định các thực thể cần thiết, các thuộc tính của dữ liệu và mối quan hệ giữa các thực thể.

- Trưởng dự án: MaTDA, ten TDA, SDT, MaDA. - Nhân viên: MaNV, ten NV, SDT, MaBP, MaTDA. - Bộ phận: MaBP, ten BP.

- Vật tư: Ma VT, ten VT, Ma kho, Ma TDA. - Kho: Ma kho, ten kho, dia chi.

- Ban giám sát: Ma GS, ten GS, SDT, Ma TDA. - Tiến độ: Ma TD, Ma GS, Ma TDA, TG thi cong. - Khách hàng: MaKH, Ten KH, SDT, dia chi, MaTDA.

SVTH: Đoàn Phương Nga 32 Lớp: K45S3

Hình 3.8: Mơ hình thực thể liên kết ER của hệ thống

3.3.2. Mơ hình quan hệ dữ liệu.

Hình 3.9. Mơ hình quan hệ dữ liệu

3.4. Thiết kế hệ thống thông tin quản lý dự án.

Dựa vào phần phân tích cơ sở dữ liệu ta tiến hành cài đặt cơ sở dữ liệu như các bảng sau:

STT Tên bảng Tên cột Kiểu dữ liệu Ý nghĩa 1 Truong du

an

Ma TDA Nvarchar(20) Mã trưởng dự án Ten TDA Nvarchar(50) Tên trưởng dự án

SDT Varchar(20) Số điện thoại

Ma DA Nvarchar(20) Mã dự án

2 Nhan vien Ma NV Nvarchar(20) Mã nhân viên Ten NV Nvarchar(50) Tên nhân viên

SDT Varchar(20) Số điện thoại

Ma BP Nvarchar(20) Mã bộ phận

Ma TDA Nvarchar(20) Mã trưởng dự án

3 Bo phan Ma BP Nvarchar(20) Mã bộ phận

Ten BP Nvarchar(30) Tên bộ phận

4 Vat tu Ma VT Nvarchar(20) Vật tư

Ten VT Nvarchar(30) Tên vât tư

Ma kho Nvarchar(20) Mã kho

Ma TDA Nvarchar(20) Mã trưởng dự án

5 Kho Ma kho Nvarchar(20) Mã kho

Ten kho Nvarchar(30) Tên kho

Dia chi Nvarchar(50) Địa chỉ

6 Ban giam sat

Ma GS Nvarchar(20) Mã giám sát

Ten GS Nvarchar(50) Tên giám sát

SDT Varchar(20) Số điện thoại

Ma TDA Nvarchar(20) Mã trưởng dự án

7 Tien do Ma TĐ Nvarchar(20) Mã tiến độ

Ma GS Nvarchar(20) Mã giám sát

Ma TDA Nvarchar(20) Mã trưởng dự án TG bat dau Date Thời gian bắt đầu dự

án

TG ket Date Thời gian kết thúc dự

SVTH: Đoàn Phương Nga 34 Lớp: K45S3

thuc án

8 Khach

hang

Ma KH Nvarchar(20) Mã khách hàng

Ten KH Nvarchar(40) Tên khách hàng

SDT Varchar(20) Số điện thoại

Dia chi Nvarchar(50) Địa chỉ

Ma TDA Nvarchar(20) Mã trưởng dự án

Bảng 3.1. Bảng chi tiết các thực thể 3.4.2. Mợt số giao diện của chương trình.

Thiết kế giao diện cho hệ thống quản lý dự án phải thoả mãn điều kiện giao diện thân thiện, đẹp mắt, dễ sử dụng và cung cấp đủ thông tin để người sử dụng dễ dàng quản lý dự án.

Chương trình sử dụng giao diện thực đơn (menu)

 Form đăng nhập hệ thống: Mục đích: phân chia quyền người dùng. Kết cấu:

_ Một textbox cho phép nhập tên truy nhập cho người dùng. _ Một textbox cho phép nhập mật khẩu của người dùng. _ Hai nút:

+ Nút Đăng nhập: cho phép người dùng vào chương trình. + Nút Thốt: thốt khỏi form.

Hình 3.10. Giao diện đăng nhập

 Form thực đơn chương trình:

_ Mục đích: liệt kê các chức năng và giúp người dùng truy nhập vào từng phần chức năng của hệ thống.

_ Kết cấu: 5 nút.

+ Nút Quản lý nhân sự: giúp người dùng truy cập vào chức năng quản lý nhân sự. + Nút Quản lý vật tư, thiết bị: giúp người dùng truy cập vào chức năng quản lý vật tư, thiết bị.

+ Nút Quản lý khách hàng: giúp người dùng truy cập vào chức năng quản lý khách hàng.

+ Nút Quản lý tiến độ: giúp người dùng truy cập vào chức năng quản lý tiến độ. + Nút Thống kê, báo cáo: giúp người dùng truy cập vào chức năng thống kê, báo cáo.

SVTH: Đoàn Phương Nga 36 Lớp: K45S3

Hình 3.11. Giao diện thực đơn

 Form Quản lý nhân sự gồm 2 phần chính là thơng tin nhân viên và thơng tin điều động nhân viên.

Hình 3.12. Giao diện quản lý nhân sự

 Form Quản lý vật tư, thiết bị bao gồm 2 phần chính là thơng tin vật tư, thiết bị và thông tin điều động vật tư, thiết bị.

Hình 3.13. Giao diện quản lý vật tư, thiết bị

 Form Quản lý khách hàng bao gồm 2 phần là thông tin khách hàng và chức năng gửi thông tin dự án tới khách hàng thơng quan mail.

SVTH: Đồn Phương Nga 38 Lớp: K45S3

Hình 3.14. Giao diện quản lý khách hàng

 Quản lý tiến độ bao gồm 2 phần là thông tin tiến độ dự án và chức năng gửi thông tin về yêu cầu tiến độ đến giám sát viên.

Hình 3.15. Giao diện quản lý tiến độ

 Form Thống kê báo cáo sẽ bao gồm thông tin chung về dự án như nhân sự, vật tư, thiết bị, tiến độ, khách hàng.

Khi có các yêu cầu báo cáo của ban lãnh đạo, hoặc yêu cầu báo cáo theo định kỳ. Người dùng có thể lọc các dữ liệu theo thơng tin được yêu cầu và xuất ra các báo

cáo một cách dễ dàng và đẹp mắt. Chức năng này giúp cho việc báo cáo được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi hơn, giảm thiểu thời gian và công sức của người dùng.

Hình 3.16. Giao diện thống kê, báo cáo 3.4.3. Thiết kế kiểm sốt.

Để hồn thiện được hệ thống quản lý dự án thì ta phải có sự kiểm sốt được các sự cố xảy ra trong quá trình tiến hành thiết kế hệ thống. Sau đây là một số các kiểm soát cần lưu ý trong thiết kế hệ thống:

_ Kiểm sốt các thơng tin thu nhập và các thông tin xuất

Để bảo đảm tính xác thực của các thơng tin thu thập để đưa vào hệ thống quản lý dự án cũng như các thông tin xuất từ hệ thống, nhất thiết phải thiết lập các biện pháp kiểm tra đối với các thơng tin được đưa vào hệ thống.

_ Kiểm sốt các sự cố làm gián đoạn chương trình

+ Khóa từng phần cơ sở dữ liệu: CSDL được phân hoạch thành các đơn vị để cập nhật. Khi cập nhật kết thúc, phiên bản mới của đơn vị thay thế phiên bản cũ và sự cập nhật được hồn thành. Nếu trong q trình cập nhật, hệ thống có sự cố thì bản gốc vẫn còn nguyên vẹn.

+ Tạo các tệp sao lục: Gồm các tệp nhật ký và các tệp sao lưu dữ liệu.

SVTH: Đoàn Phương Nga 40 Lớp: K45S3

+ Tạo thủ tục phục hồi: Nhằm đưa CSDL trở về trạng thái đúng đắn mà có nó ngay trước khi bị hỏng vì một sự gián đoạn chương trình. Việc tạo thủ tục phục hồi phụ thuộc vào nguyên nhân của sự gián đoạn chương trình quản lý dự án.

_ Kiểm soát các xâm phạm từ phía con người

+ Xác định những điểm hở của hệ thống : Là những điểm mà tại đó thơng tin của hệ thống dự án có khả năng bị truy nhập trái phép, bị sửa chữa, lấy cắp thậm chí phá hủy thơng tin, có thể gây thiệt hại lớn cho cơng ty.

+ Biện pháp phịng ngừa, khắc phục: Nhân dạng nhân sự; Mật khẩu: Mỗi một cán bộ nhân viên trong cơng ty phải có mật khẩu truy nhập riêng; Tạo mật mã: Mã hóa dữ liệu sang dạng khơng hiểu được.

3.4.4. Một số kiến nghị nhằm nâng cao quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy.

Mỗi dự án cũng như bất kỳ cơng việc nào, đều có một sự ấn định về thời gian hồn thành, và quản lý dự án là phương pháp điều tiết những cơng việc bên trong vận hành một cách có hiệu quả trong quỹ thời gian và ngân sách nhất định; đồng thời, đạt được những kỳ vọng từ tất cả các bên liên quan. Để có thể kiểm sốt được những cơng việc này, cần có các hoạt động kiểm sốt thích hợp đó là phân chia trách nhiệm trong q trình xử lý nghiệp vụ và quy trình thủ tục xử lý nghiệp vụ cho phù hợp.

Ngồi ra, trong q trình xử lý thơng tin, chúng ta cũng rất thường gặp các rủi ro như: Rủi ro trong quá trình ghi nhận dữ liệu do hệ thống ghi nhận dữ liệu không đầy đủ, khơng chính xác; Các thơng tin khơng được chuyển đến đúng các tập tin cần lưu trữ hoặc trong quá trình xử lý các mẫu tin của tập tin có thể tự sao chép hay loại bỏ mà hệ thống khơng kiểm sốt được; Rủi ro liên quan đến báo cáo do các thông tin không được tổng hợp hay phân loại đúng…Để kiểm soát các loại rủi ro này, người dùng nên nên thực hiện chặt chẽ ba cơng đoạn kiểm sốt: Kiểm soát dữ liệu đầu vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát kết quả xử lý. Kiểm soát các dữ liệu vào để ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trong q trình nhập liệu, đảm bảo dữ liệu được chuyển chính xác từ hình thức xử lý bằng tay sang hình thức máy. Kiểm sốt xử lý để phát hiện sai sót của chương trình xử lý, người dùng kiểm sốt bằng cách đối chiếu giữa tởng tiền hay tổng nghiệp vụ nhập đầu vào với tổng tiền hay tổng nghiệp vụ được xử lý. Kiểm soát kết quả để ngăn ngừa và phát hiện sai sót trong kết quả xử lý.

KẾT LUẬN

Xã hội ngày càng phát triển, tình hình kinh tế thị trường cũng ngày một phát triển và có những diễn biến phức tạp. Điều này tạo nên cho các doanh nghiệp sức ép về cạnh tranh ngày càng lớn. Để có thể tồn tại và phát triển được đòi hỏi các doanh nghiệp phải nâng cao năng lực cạnh tranh bằng nhiều cách thức và biện pháp khác nhau. Công ty cổ phần xây dựng An Duy cũng khơng nằm ngồi thực trang chung này của các doanh nghiệp. Nhưng Công ty vẫn ln cố gắng để tạo cho mình năng lực cạnh tranh tốt nhất bằng việc áp dụng công nghệ thông tin, và đang hướng tới các hệ thống thông tin vào các khâu của q trình quản lý. Khóa luận đã nghiên cứu và tìm hiểu để xây dựng hệ thống thông tin tại Công ty cổ phần xây dựng An Duy và đưa ra