a. Chứng từ sử dụng
- Phiếu xuất kho: Dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng, theo dõi số lượng hàng hoá giao cho khách hàng và là căn cứ để lập hóa đơn GTGT cho khách. Số lượng hàng bán trên phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT phải trùng nhau phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu.
- Hố đơn GTGT: Khi bán hàng, phịng kinh doanh lập Hóa đơn GTGT căn cứ vào phiếu xuất kho và hợp đồng kinh tế. Chứng từ này dùng để xác định doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra phải nộp cho nhà nước. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần:
+ Liên 1(Màu tím): Được lưu lại trên gốc quyển hóa đơn GTGT. + Liên 2(Màu đỏ): Giao cho khách hàng.
+ Liên 3(Màu xanh): Được đùng để hạch toán.
- Hóa đơn bán hàng kiêm bảo hành: được lưu trên phần mềm, khi bán hàng kế toán in đưa cho khách hàng 1 bản
- Phiếu thu: phiếu thu được nhập nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ... thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế tốn các khoản thu có liên quan. Phiếu thu được lập thành 3 liên
+ Liên 1: thủ quỹ giữ lại để ghi sổ quỹ + Liên 2: giao cho người nộp tiền
+ Liên 3: lưu ở nơi lập phiếu.
Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế tốn.
- Giấy báo có của Ngân hàng: Là chứng từ được gửi từ Ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của công ty.
- Giấy báo nợ của Ngân hàng: Là chứng từ được gửi từ ngân hàng trong trường hợp khách hàng trả lại hàng, và công ty chuyển tiền gửi trả khách hàng
- Phiếu Nhập kho: Được lập để làm căn cứ cho thủ kho ghi thẻ kho khi phải nhập lại hàng bán do khách trả lại.
- Phiếu chi: Dùng trong trường hợp khách hàng trả lại hàng, và công ty chi tiền mặt để trả lại cho khách hàng. Hoặc chi tiền liên quan tới q trình bán hàng như chi phí vận chuyển, chi phí gửi hàng và các chi phí khác liên quan.
b. Trình tự luân chuyển chứng từ
Nhân viên phòng kinh doanh thơng báo cho bộ phận kế tốn thơng tin về đơn đặt hàng. Sau khi kiểm tra số liệu, nhân viên kế toán viết phiếu xuất kho sau đó chuyển đến bộ phận kho. Thủ kho xuất hàng và ghi vào cột thực xuất, sau đó thủ kho cùng người nhận hàng (là người mua hàng hoặc nhân viên vận chuyển) ký nhận trên phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được chuyển đến kế toán. Kế toán ghi vào cột đơn giá, thành tiền của từng loại hàng hóa xuất bán và lấy số liệu trên phiếu xuất kho để lập hóa đơn GTGT chuyển cho người mua hàng.
c. Tài khoản sử dụng
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho DN ban hành theo QĐ số 15- TC/BTC, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ và tính chất hoạt động của DN, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của DN. Công ty đã sử dụng chủ yếu các tài khoản sau để hạch toán nghiệp vụ bán hàng:
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Các TK cấp 2 thì Cơng ty sử dụng đúng như quy định của chuẩn mực.
- TK 521: Chiết khấu thương mại. - TK 531: Hàng bán bị trả lại. - TK 532: Giảm giá hàng bán. - TK 632: Giá vốn hàng bán. - TK 156: hàng hóa
Ngồi ra Cơng ty cịn sử dụng một số TK khác: TK 131 “Phải thu của khách hàng”, TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 641 “Chi phí bán hàng”,…
- Vận dụng tài khoản:
+ Đối với phương thức bán lẻ: Khi khách hàng thanh tốn tiền hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT kế tốn bán hàng ghi tăng doanh thu theo giá bán hàng hóa chưa có thuế GTGT đầu ra, ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp, ghi tăng tổng số tiền khách hàng thanh tốn. Đồng thời kế tốn ghi tăng chi phí giá vốn số hàng đã tiêu thụ được và ghi giảm giá trị hàng hóa xuất kho.
+ Đối với phương thức bán bn: Khi hàng hóa xác định là được tiêu thụ kế toán ghi tăng doanh thu theo giá bán hàng hóa chưa có thuế GTGT, ghi tăng thuế GTGT đầu ra , ghi tăng công nợ phải thu khách hàng theo tổng giá thanh toán. Đồng thời ghi tăng chi phí giá vốn hàng bán và ghi giảm giá trị hàng hóa xuất kho.
d. Hệ thống sổ kế tốn và trình tự ghi chép
- Hệ thống sổ kế tốn: Kế tốn bán hàng tại cơng ty cổ phần Vinh Thanh sử dụng
các loại sổ sau để ghi chép nghiệp vụ bán hàng phát sinh: Sổ nhật ký chung ( mẫu sổ S03a- DNN ), sổ cái ( mẫu sổ S03b-DNN ), sổ chi tiết thanh toán với người mua người bán ( mẫu sổ S13- DNN ), ...
- Trình tự ghi chép:
+ Bán lẻ: Từ hóa đơn GTGT kế tốn vào sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 1111hoặc 112, 5111, 3331,156,632, sổ quỹ tiền mặt ( nếu bán hàng thu bằng tiền mặt ) hoặc sổ tiền gửi ngân hàng ( nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản ). Từ PXK kế toán vào sổ chi tiết hàng hóa, từ hóa đơn GTGT kế tốn vảo sổ theo dõi thuế GTGT.
+ Bán bn: Từ hóa đơn GTGT kế tốn vào sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 131, 1111, 112, 5111, 3331, 156, 632, sổ chi tiết thanh toán với người mua người bán ( nếu khách hàng trả chậm ), sổ quỹ tiền mặt ( nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt ) hoặc sổ tiền gửi ngân hàng ( nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản). Từ PXK kế tốn vào sổ chi tiết hàng hóa, từ hóa đơn GTGT kế tốn vào sổ theo dõi thuế GTGT.
2.2.2.1. Cách xác định giá bán
Nguyên tắc xác định giá bán của công ty dựa trên nguyên tắc giá bán phải đảm bảo bù đắp được giá vốn và chi phí đã bỏ ra, đồng thời đảm bảo cho cơng ty có được khoản lợi nhuận định mức. Giá bán là giá mà cơng ty mua về cộng chi phí bán hàng và chi phí kinh doanh phát sinh cộng với khoản lợi nhuận mà công ty mong muốn.
Giá bán hàng hóa= Giá mua thực tế + Thặng số thương mại
Thặng số thương mại dùng để bù đắp chi phí và hình thành lợi nhuận. Nó được tính theo tỷ lệ % trên giá thực tế của hàng hóa tiêu thụ. Như vậy:
Giá bán hàng hóa = Giá mua thực tế x (1 + % Thặng số thương mại).
Gía mua thực tế của hàng hóa = Gíá mua hàng hóa + Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt + Chi phí phát sinh trong khâu mua - Giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại được hưởng
Trong đó:
- Gía mua hàng hóa là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp theo hợp đồng hay theo hóa đơn.
- Chi phí mua hàng: Bao gồm các chi phí phát sinh trực tiếp trong q trình mua hàng như chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm, chi phí lưu kho bãi
2.2.2.2.Thời điểm ghi nhận doanh thu
Hình thức bán bn: Khi khách hàng nhận được hàng và chấp nhận thanh tốn
thì kế tốn tiến hành ghi nhận doanh thu.
Hình thức bán lẻ: Cơng ty thu tiền trực tiếp nên doanh thu được ghi nhận ngay
sau khi khách hàng nhận được hàng và thu tiền hàng.
2.2.2.3.Quy định về các khoản giảm trừ doanh thu
- Cơng ty có chính sách trả chậm cho những khách hàng quen thuộc nên có danhmục chi tiết cho các khách hàng. Ví dụ như cơng ty XNK QT Bình An khi phát sinh mục chi tiết cho các khách hàng. Ví dụ như cơng ty XNK QT Bình An khi phát sinh cơng nợ sẽ chi tiết là Nợ 131_B.A
- Kế tốn hàng bán bị trả lại: Khi có thơng báo từ người mua đề nghị trả lại hàng, phòng kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét lý do trả lại hàng của khách hàng. Nếu doanh nghiệp chấp nhận sẽ lập xác nhận hàng bán bị trả lại.
2.2.3. Kế toán bán mặt hàng linh kiện máy vi tính tại cơng ty TNHH máy tínhThanh Bình. Thanh Bình.
Cơng ty TNHH máy tính Thanh Bình duy trì 2 phương thức bán hàng chủ yếu đó là bán bn qua kho và bản lẻ. Để việc trình bày về nghiệp vụ kế toán bán mặt hàng linh kiện máy vi tính của cơng ty TNHH máy tính Thanh Bình được rõ ràng, chi tiết em xin nêu các ví dụ bán hàng cụ thể, thực tế phát sinh tại cơng ty như sau:
2.2.3.1. Kế tốn nghiệp vụ bán bn
Ví dụ 1: Ngày 04/02/2013, Cơng ty TNHH máy tính Thanh Bình xuất kho bán bộ
linh kiện máy vi tính cho cơng ty CP XNK QT Bình An gồm 82 bo mạch chủ (Main board) Asus, 135 bo mạch chủ (Main board) Fox, 54 Mạch chính cho cơng ty CP XNK Quốc tế Bình An, địa chỉ: số 464 Bạch Mai,Trương Định, Hai Bà Trưng, Hà Nội với giá xuất kho 172.316.963 đồng, giá bán chưa thuế là 269.127.928 đồng. Thuế suất thuế GTGT là 10%. Khách hàng đã chấp nhận thanh toán bằng chuyển khoản, Chi phí vận chuyển bên mua chịu.
Trình tự hạch tốn: Với nghiệp vụ phát sinh trên, kế toán hạch toán như sau: - Ghi nhận giá vốn hàng bán, kế toán ghi:
Nợ TK 632: 172.316.963 Có TK 156: 172.316.963 - Ghi nhận doanh thu, kế toán ghi:
Nợ TK 112: 269.127.928 Có TK 511: 269.127.928 Có TK 3331: 26.912.793
Với nghiệp vụ bán bn tuy cơng ty khơng có chính sách giảm giá hàng bán hay chiết khấu thanh toán do đặc thù của mặt hàng kinh doanh nhưng khách hàng được trả chậm trong vòng 7 ngày.
Kế toán lập phiếu xuất kho số 0059 chuyển cho thủ kho, thủ kho sau khi xuất hàng ghi thẻ kho; kế toán khi nhận được liên 2 phiếu xuất kho thì ghi đơn giá xuất kho và tính giá trị hàng xuất kho, sau đó căn cứ vào khối lượng hàng đã xuất trên PXK và đơn giá bán trên Đề nghị giao hàng để lập hóa đơn GTGT số 0000731 và lập hóa đơn bán hàng kiêm bảo hành
Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng kế GTGT, kế tốn ghi sổ NKC (Phụ lục 2.1) đối ứng TK 112 và TK 131, từ đó ghi sổ cái TK 131( Phụ lục 2.6 ), TK 112 đồng thời ghi sổ chi tiết TK 131B.A
Căn cứ vào PXK, kế toán ghi sổ NKC về giá vốn hàng bán và trị giá hàng xuất, từ NKC để ghi sổ cái TK 632 ( Phụ lục 2.2), TK 156; đồng thời ghi sổ chi tiết TK 6321 và TK 1561.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000731, kế tốn ghi sổ NKC về số tiền phải thu Bình An, doanh thu bán hàng và thuế GTGT phải nộp, từ NKC ghi sổ cái TK 131, TK 511( phụ lục 2.3), TK 3331; đồng thời ghi sổ chi tiết TK 5111, TK 131B.A Công ty sử dụng phần mềm nhập số liệu trên máy vi tính. Để phản ánh trên phần mềm kế tốn, kế tốn thực hiện theo trình tự sau:
- Kế toán vào phần mềm kế toán. Chọn phân mục “ Kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu” . Chọn “ Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”. Chọn thời gian làm việc từ 01/02/2013 đến 31/02/2013. Chọn “ Mới”, Kế toán sẽ dựa vào các chứng từ hiện có để phản ánh lên chứng từ. Sau đó chọn “ Lưu”. Như vậy, kế tốn đã hồn thành việc ghi nhận nghiệp vụ bán hàng trên lên phần mềm kế toán. Để ghi nhận giá vốn, kế toán vào phân hệ “ Hàng tồn kho”, chọn “ Phiếu xuất kho”. Phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu sang các sổ nhật ký chung( Phụ lục 2.4), sổ cái và sổ chi tiết có liên quan.
2.2.3.2. Kế tốn nghiệp vụ bán lẻ
Ví dụ 2: Ngày 25/02/2013, Cơng ty máy tính TNHH máy tình Thanh Bình xuất bán
1 bộ linh kiện máy vi tính cho Cơng ty TNHH TMDV điện lạnh Ngọc Khanh. Giá xuất kho 3.736.695 đồng, đơn giá 4.931.491 đồng chưa bao gồm thuế GTGT. Thuế suất thuế GTGT là 10%. Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.
-Thủ quỹ nhận được hoá đơn GTGT lập phiếu thu và thu tiền trực tiếp cho khách hàng
Với nghiệp vụ phát sinh trên, kế toán hạch toán như sau: - Giá vốn hàng bán, kế toán ghi:
Nợ TK 632: 3.736.695 Có TK 156: 3.736.695 - Ghi nhận doanh thu, kế tốn ghi:
Nợ TK 111: 5.424.640 Có TK 511: 4.931.491 Có TK 3331: 493.149
Trường hợp này khách hàng mua hàng của công ty sẽ không được nợ tieeefn hàng.Theo phương thức này việc bán lẻ chủ yếu diễn ra ở tại văn phịng cơng ty. Khách hàng đến xem hàng nếu đồng ý về giá cả, chất lượng, mẫu mã sẽ mua hàng, nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng.
Căn cứ vào báo cáo bán hàng của nhân viên bán lẻ gửi lên, kế tốn cơng ty tiến hành phản ánh doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán và tiến hành ghi sổ nhật ký chung theo quan hệ đối ứng tài khoản, sau đó ghi vào sổ cái TK 5111,632) …..và các sổ liên quan khác.
Kế toán thực hiện trên phần mềm kế toán như sau:
- Kế toán đăng nhập vào phần mềm kế toán Fast Acoungting. Chọn Phân Mục “ Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay” . Kích đúp chuột vào mục “ Phiếu thu tiền mặt”. - Chọn thời gian làm việc từ 01/02/2013 đến ngày 31/02/2013.
- Kế toán sẽ thực hiện điền các thông số trên phiếu thu tiền mặt. Sau khi xong, kế toán chọn “Lưu”. Tiếp theo là “ In chứng từ”. Trong mục mẫu báo cáo, kế toán chọn “ Phiếu thu (QĐ15)” và chọn “ In”. Khi hoàn thành ta sẽ có phiếu thu theo mẫu.
2.2.3.3. Kế tốn nghiệp vụ hàng bán bị trả lại
Công ty không áp dụng chính sách chiết khấu thanh tốn cho khách hàng thanh tốn sớm, chưa thực hiện chính sách giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại cho khách hàng khi khách hàng mua với số lượng lớn nên ở đây em chỉ trình bày nghiệp vụ hàng bán bị trả lại
Doanh nghiệp ít phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu trong tháng, thường có các trường hợp như sau:
- Giảm giá hàng bán: khi hàng bán ra gần hết hạn sử dụng huặc ngày lễ cơng ty đưa ra chương trình khuyến mãi giảm giá cho khách hàng nhằm nâng cao doanh số bán ra.
- Hàng bán bị trả lại: khi hàng bán ra bị lỗi do nhà sản xuất hoặc do hàng kém chất lượng khi bảo quản, vận chuyển công ty nhận lại và nhập kho hàng hố đó.
Ví dụ 3: Ngày 27 tháng 01 năm 2013 anh Nguyễn Trung Hiếu địa chỉ: 127 Sơn
Tây – Hà Nội trả lại MO Sam Sung S19A10N mua ngày 20/01/2013 Theo HĐ số 0000701, giá xuất kho 314.405 đồng , đơn giá bán chưa thuế GTGT 361.000 đồng, Thuế GTGT 10%
Lý do trả lại là hàng bị lỗi do nhà sản xuất
Khi kế tốn bán hàng nhận được hóa đơn khách trả lại hàng cùng với hàng hóa sẽ hạch tốn như sau:
Nợ TK 531: 361.000 Nợ TK 3331: 36.100
Có TK 111: 396.100
Đồng thời phản ánh giá vốn hàng trả lại nhập kho: Nợ TK 156: 314.405
Có TK 632: 314.405
Kế toán lập phiếu nhập kho để tiến hành nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ NKC phản ánh giảm giá vốn và tăng hàng trong kho, sau đó ghi sổ cái TK 632, TK 156; căn cứ phiếu nhập kho ghi sổ chi tiết TK 1561, TK 6321 Kế toán thực hiện ghi nhận nghiệp vụ vào phần mềm kế toán máy. Kế toán chọn Phân mục “ Kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu”. Chọn “ Phiếu nhập hàng bán bị trả lại”, chọn thời gian làm việc từ 01/02/2013 đến 31/02/2013, tạo “ Mới”. Kế toán
sẽ thực hiện việc ghi nhận chứng từ, sau khi ghi nhận xong, kế toán chọn “ Lưu”, chọn “In chứng từ”, chọn “ In”. Máy sẽ in ra phiếu nhập kho số hàng bán bị trả lại Đồng thời phần mềm kế toán cũng sẽ tự động chuyển sang sổ nhật ký chung, sổ chi tiết các TK có liên quan.