Từ quá trình khảo sát hệ thống trên ta đi phân tích hệ thống quản lý nhân sự gồm có 5 chức năng chính là: Quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý lương, quản lý công tác và thống kê, báo cáo.
Hình 3.1: Sơ đồ phân cấp chức năng
Sơ đồ luồng dữ liệu
Hình 3.2 : Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
- Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của hệ thống:
Hình 3.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của hệ thống
3.2.1. Phân tích dữ liệu
Xác định kiểu thực thể
Giữa hồ sơ nhân viên và chức vụ hình thành mối liên kết một – nhiều vì một chức vụ có thể có một hoặc nhiều nhân viên, nhưng một nhân viên chỉ mang một chức vụ.
1 n
Trong một phịng ban có nhiều nhân viên, và một nhân viên chỉ có thể làm việc trong một phòng ban nên liên kết phòng ban – hồ sơ nhân viên là liên kết một – nhiều.
1 n
Một nhân viên trong suốt quá trình làm việc tại Cơng ty có thể khơng có (hoặc có nhiều) thành tích nào hoặc cũng có thể khơng có (hoặc có nhiều) sai phạm nên khơng (hoặc có nhiều lần) được khen thưởng hay kỷ luật. Do vậy mối liên kết Khen thưởng, kỷ luật – hồ sơ nhân viên là mối liên hệ không hoặc nhiều – một.
1
Một nhân viên có thể được điều động nhiều lần và mỗi lần điều động luôn liên quan đến hai phòng ban, do vậy mối liên kết hồ sơ nhân viên – phòng ban và hồ sơ nhân viên – Điều động là mối liên hệ một – nhiều. Để khử các mối liên kết này ta sử dụng thực thể liên kết chi tiết điều động. 1
1 n
1
Mỗi bảng công lập được một bảng lương chi tiết, trong đó mỗi chi tiết trong bảng lương chi tiết chỉ mang thông tin của một nhân viên. Nhưng một nhân viên có nhiều bảng lương chi tiết. Vậy mối liên kết hồ sơ nhân viên – bảng lương chi tiết là liên kết một – nhiều, liên kết bảng lương chi tiết – bảng công là mối liên kết nhiều – một.
1 n n 1
Mỗi nhân viên có thể có nhiều bằng cấp và mỗi bằng cấp có thể có nhiều nhân viên có, vì vậy phải dùng chi tiết bằng cấp để liên kết giữa nhân viên và bằng cấp. Vậy
Chức vụ
Có Hồ sơ nhân viên Phịng ban
0, n
Có Hồ sơ nhân viên Khen thưởng, kỷ luật
Có Điều động
n Có
Hồ sơ nhân viên Chi tiết điều động
n
Có Phịng ban
Có
Có Chi tiết bảng lương Bảng chấmcông Nhân viên
mối liên kết hồ sơ nhân viên – chi tiết bằng cấp là liên kết một – nhiều, liên kết giữa chi tiết bằng cấp – bằng cấp là liên kết nhiều – một.
1 n n 1
Một nhân viên có một bảng đánh giá nhân viên, một bảng đánh giá nhân viên đánh giá nhiều nhân viên. Vậy mối liên kết giữa hồ sơ nhân viên – đánh giá nhân viên là mối liên kết nhiều – một.
1 n
Dạng mơ hình thực thể liên kết
Từ các thực thể đã xác định được ta có dạng của mơ hình thực thể liên kết như sau: Có Có Hồ sơ nhân viên Bằng cấp Chi tiết bằng cấp
Có Hồ sơ nhân viên
Đánh giá nhân viên
HoSoNhanVien ChucVu KhenThuong KyLuat PhongBan MaNV TenNV NgaySinh GioiTinh NguyenQuan NoiDangKyHKTT SoCMTND NgayCap SoTaiKhoan MaCV TenCV BangCap NhanVien MaCM TenCM NoiDaoTao HeDaoTao MaNV Diem LyDo TrangThai MaCT MaNV MaPB MaCV DieuTu Den LyDo TuNgay DenNgay MaNV TenNV LuongSP LuongTG LuongPhep TienThuong …….. MaPB TenPB TenTruongPB ViTri SoDT BangLuong ChiTiet MaKTKL MaNV LyDo CongTruLuong … GhiChu ChiTietDieuDong 1-n n-n n -n 1-n 1-n 1-n n-n DieuDong MaCT GhiChu 1 -n BangChamCong 1 -n MaBC MaNV … DanhGiaNhanVien
3.3. Thiết kế hệ thống3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
Xác định các thực thể:
Hố sơ nhân viên (MaNV, TenNV, NgaySinh, GoiTinh, NguyenQuan, SoCMTND, NgayCap, SoDT, SoTaiKhoan, NoiDangKyHKTT).
Chức vụ (MaCV, TenCV).
Phòng ban (MaPB, TenPB, TenTP, ViTri, SoDT). Bằng cấp (MaCM, TenCM).
CT bằng cấp (MaNV, MaCM, NoiDaoTao, HeDaoTao).
Chi tiết bảng lương(MaNV, MaBC, TenNV, LuongSP, LuongTG, LuongPhep,
LuongThemGio, LuongNghi, TienThuong, PhuCapCV, PhuCapPS, BHXH, BHYT, TienPhat, TongLuong).
Đánh giá nhân viên (MaNV, Diem, LyDo, TrangThai).
Bảng chấm công (MaBC, MaNV, NgayLamViec, NgayPhep, NgayKPhep). Điều động (MaCT, GhiChu).
Chi tiết điều động (MaCT, MaNV, TenNV, MaPB, MaCV, DieuTu, Den, LyDo,
TuNgay, DenNgay).
Khen thưởng kỷ luật (MaKTKL, MaNV, LyDo, HTKTKL, CongTruLuong).
Thiết kế quan hệ
Hình 3.5: Lược đồ quan hệ các thực thể
Xây dựng Cơ sở dữ liệu:
Cơ sở dữ liệu đươc xây dựng gồm các bảng:
- Bảng Hồ sơ nhân viên: Cập nhật, lưu trữ và xử lý những thông tin cá nhân cần thiết của cán bộ nhân viên trong Công ty.
- Bảng Bằng cấp nhân viên: Cập nhật danh mục chuyên môn, bằng cấp cho cán bộ nhân viên trong Công ty.
- Bảng Chức vụ: Lưu trữ tồn bộ thơng tin chung về chức vụ trong Công ty.
- Bảng Chi tiết bằng cấp nhân viên: Lưu những thông tin chi tiết về bằng cấp để quản lý trình độ nhân viên trong Công ty.
- Bảng Phịng ban: Lưu trữ tồn bộ thơng tin chung về phịng ban có trong Cơng ty - Bảng Điều động nhân viên: Lưu trữ thông tin chung về điều động nhân sự trong Công ty.
- Bảng Đánh giá nhân viên: Lưu trữ chi tiết đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của các trưởng phòng đối với nhân viên của phòng ban theo từng tháng.
- Bảng Chi tiết điều động: Lưu những thông tin chi tiết về các điều động nhân sự trong Công ty.
- Bảng Chi tiết bảng lương: Lưu trữ những thông tin về lương của nhân viên trong Công ty.
- Bảng chấm công: Lưu trữ những thồng tin về chấm công theo quy chế trong Công ty để trả lương cho nhân viên.
- Bảng Khen thưởng kỷ luật: Lưu trữ thông tin về khen thưởng kỷ luật của nhân viên.
(Xem chi tiết ở PHỤ LỤC 1. Các bảng cơ sở dữ liệu) 3.3.1. Thiết kế giao diện
Thiết kế giao diện cho HTTT quản lý nhân sự phải thoả mãn điều kiện giao diện thân thiện, đẹp mắt, dễ sử dụng và cung cấp đủ thông tin để người sử dụng dễ dàng quản lý nhân viên. Phần mềm quản lý nhân sự gồm có một số các giao diện chính sau: Giao diện đăng nhập hệ thống
Hình 3.6. Giao diện đăng nhập hệ thống
Sau khi đăng nhập thành cơng, trên màn hình sẽ hiện giao diện của hệ thống như hình dưới đây:
Giao diện trang chủ hệ thống quản lý nhân sự
Sau khi đăng nhập thành cơng. Người dùng có thể làm các cơng việc như cập nhật, tìm kiếm hoặc tra cứu thơng tin về lương, nhân sự. Và có thể in ra các báo cáo cần thiết, giúp lãnh đạo đưa ra được quyết định chính xác mang lại lợi ích cho Cơng ty.
Giao diện Quản lý hồ sơ nhân viên
Người dùng có thể cập nhật các thơng tin cơ bản của nhân viên mới, sửa thông tin khơng đúng về nhân viên, xố đi những nhân viên khơng cịn làm việc với Cơng ty.
Giao diện Quản lý lương: Quản lý thông tin về lương của cán bộ nhân viên trong Công ty.
Hình 3.9: Giao diện Quản lý lương Mẫu báo cáo nhân sự
Hình 3.10: Mẫu báo cáo nhân sự
Code đề mơ chương trình:
Trong q trình nghiên cứu đề tài này tơi đã vận dụng những kiến thức đã học về cơ sở dữ liệu SQL server và thiết kế trang hệ thống bằng NNLT PHP.
(Xem chi tiết code đề mô ở PHỤ LỤC 3. Code chương trình) 3.3.2. Thiết kế kiểm sốt
Để hồn thiện được hệ thống phần mềm quản lý nhân sự thì ta phải có sự kiểm sốt được các sự cố xảy ra trong quá trình tiến hành xây dựng hệ thống. Sau đây là một số các kiểm soát cần lưu ý trong xây dựng hệ thống:
• Kiểm sốt các thơng tin thu nhập và các thơng tin xuất
Để bảo đảm tính xác thực của các thông tin thu thập để đưa vào hệ thống phần mềm nhân sự cũng như các thông tin xuất từ hệ thống, nhất thiết phải thiết lập các biện pháp kiểm tra đối với các thông tin được đưa vào hệ thống.
• Kiểm sốt các sự cố làm gián đoạn chương trình
- Khóa từng phần cơ sở dữ liệu: CSDL được phân hoạch thành các đơn vị để cập nhật. Khi cập nhật kết thúc, phiên bản mới của đơn vị thay thế phiên bản cũ và sự cập nhật được hồn thành. Nếu trong q trình cập nhật, hệ thống có sự cố thì bản gốc vẫn cịn ngun vẹn.
Hệ thống module chương trình quản lý nhân sự Module Quản lý hồ sơ nhân viên Module Quản lý lương Module Quản lý công tác Module Thống kê báo cáo Module hệ thống
- Tạo thủ tục phục hồi: Nhằm đưa CSDL trở về trạng thái đúng đắn mà có nó ngay trước khi bị hỏng vì một sự gián đoạn chương trình. Việc tạo thủ tục phục hồi phụ thuộc vào nguyên nhân của sự gián đoạn chương trình quản lý nhân sự.
• Kiểm sốt các xâm phạm từ phía con người.
- Xác định những điểm hở của hệ thống : Là những điểm mà tại đó thơng tin của hệ thống nhân sự có khả năng bị truy nhập trái phép, bị sửa chữa, lấy cắp thậm chí phá hủy thơng tin, có thể gây thiệt hại lớn cho hệ thống quản lý nhân sự của Cơng ty. - Biện pháp phịng ngừa, khắc phục:
+ Nhân dạng nhân sự.
+ Mật khẩu: Mỗi một cán bộ nhân viên trong Cơng ty phải có mật khẩu truy nhập riêng.
+ Tạo mật mã: Mã hóa dữ liệu sang dạng khơng hiểu được. Người hiểu phải có quy tắc giải mã thích hợp.
- Phân biệt riêng tư:
+ Gán cho mỗi loại người dùng một số quyền truy nhập nhất định.
+ Cho phép một số người dùng được phép ủy quyền tức giao quyền truy nhập cho người khác.
3.3.3. Thiết kế module và sơ đồ cấu trúc chương trình
Thiết kế module chương trình:
Hình 3.11. Sơ đồ các module chức năng của hệ thống
Module hệ thống: Có chức năng bao gồm: Thêm tài khoản, thoát. Module giúp
phân quyền người sử dụng hệ thống.
Module quản lý hồ sơ nhân viên: Gồm có chức năng: Quản lý hồ sơ nhân viên (lưu
hồ sơ, sửa, xóa hồ sơ nhân viên, thốt).
Module quản lý lương: Gồm có các chức năng: Quản lý danh mục lương theo sản
phẩm; quản lý danh mục lương theo thời gian; quản lý danh mục khen thưởng kỷ luật; quản lý lương.
Module quản lý công tác: quản lý q trình cơng tác của nhân viên trong Cơng ty
bao gồm đào tạo, điều động, đánh giá nhân viên.
Module báo cáo: Giúp cho quá trình xuất ra các báo cáo của các phòng ban, gửi
lên ban giám đốc giúp cho quá trình điều tra, ra quyết định như: Báo cáo lương; báo cáo nhân sự; báo cáo tuyển dụng.
3.4. Một số định hướng phát triển đề tài3.4.1. Đánh giá ưu, nhược điểm 3.4.1. Đánh giá ưu, nhược điểm
Ưu điểm:
- Trong khn khổ của đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần xây lắp và kết cấu thép Lê Hồng” hệ thống đã đáp ứng được phần nào nhu cần quản lý cán bộ của Công ty như thuận tiện trong nhập liệu, lưu trữ thơng tin, tính lương lập báo cáo cho nhu cầu quản lý.
- Giảm số lượng nhân viên làm việc trong khâu quản lý tránh được tình trạng dư thừa và rút ngắn công việc của nhân viên xử lý.
- Giao diện HTTT quản lý nhân sự thân thiện với người sử dụng.
Nhược điểm:
Do thời gian thực hiện phân tích và thiêt kế hệ thống là tương đối hạn chế so với một đề tài tương đối lớn và phong phú nên khơng thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Dưới đây là một số nhược điểm của hệ thống:
- Hệ thống vẫn chưa hồn chỉnh cịn thiếu một số chức năng như tìm kiếm,gửi báo cáo ngay trên hệ thống.
3.4.2. Một số kiến nghị
Để công tác tổ chức quản lý nhân sự của Cơng ty có hiệu quả thì Cơng ty phải tiếp tục tiến hành phát triển đề tài này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Sau đây là một
- Về nhân sự: Cơng ty đã có nguồn nhân lực dồi dào về CNTT chính vì vậy Cơng ty nên tận dụng chính nguồn nhân lực đã có và tiếp tục đào tạo nâng cao trình độ của nhân viên trong Công ty để phát triển hệ thống quản lý nhân sự hiện đại này. Đây chính là biện pháp giảm chi phí cho Cơng ty trong giai đoạn khủng hoảng kinh tế. - Về phần mềm ứng dụng: Công ty cần đầu tư hơn nữa về CNTT cụ thể là Công ty nên đầu tư mua thêm một số phần mềm quan trọng phục vụ cho việc áp dụng hệ thống quản lý nhân sự như phần mềm Adobe dreamweaver cs5, Xampp 1.7, SQL server - Cơng ty có thể cử nhân viên cùng với tơi tiếp tục hoàn thiện HTTT quản lý nhân sự tại Công ty dựa trên hướng đã được phân tích và thiết kế với các chức năng đã phân tích và có thể phát triển thêm các chức năng mới tùy theo yêu cầu phát triển của Công ty trong tương lai.
KẾT LUẬN
Qua q trình khảo sát, phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tôi nhận thấy rằng với việc sử dụng máy tính vào các cơng việc nhập, xuất, tìm kiếm thơng tin, báo cáo thì tiến trình cơng việc sẽ có phần nhanh chóng và chính xác hơn nhiều góp phần quan trọng vào q trình phát triển hệ thống quản lý.
Ngày nay, với xu hướng CNTT ngày càng phát triển địi hỏi các doanh nghiệp khơng ngừng thiết kế các HTTT mới. Hệ thống mới hiện đại đem lại những tiện dụng hữu ích trong quản lý nói chung và quản lý nhân sự nói riêng. Trong khn khổ của khóa luận tốt nghiệp, tơi đã trình bày tổng quan về phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần xây lắp và kết cấu thép Lê Hồng. Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do hạn chế về thời gian và trình độ nên việc phân tích, thiết kế hệ thống khơng tránh khỏi những thiếu sót. Nó mới chỉ mang tính chất học hỏi, trao đổi và bắt đầu làm quen với thực tế rất mong được sự đóng góp của thầy cơ và các bạn.
Cuối cùng, một lần nữa cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới T.S Nguyễn Thị Thủy, các thầy cô trong Khoa HTTT kinh tế và các anh chị ở các phịng ban trong Cơng ty Cổ phần xây lắp và kết cấu thép Lê Hồng đã hướng dẫn và giúp đỡ tơi hồn thành bài khóa luận này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 2 tháng 5 năm 2013 Sinh viên thực hiện
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.Kỹ thuật lập trình PHP và MySQL – tác giả Phạm Hữu Khang. 2.Lập trình Java –Nhà xuất bản thống kê-Vn Guide.
3.Hướng dẫn lập trình VB với SQL Server-NXB Thống kê. 4.HTML,kỹ thuật tạo trang web-NXB Thống kê-VN Guide.
5.Hướng dẫn thực hành Adobe Photoshop CS-NXB lao động xã hội . 6.Macromedia Flash 8.0.
7.Xây dựng và triển khai ứng dụng thương mại điện tử-NXB LĐXH.
8. Báo cáo tài chính 2012- Công ty cổ phần xây lắp và kết cấu thép Lê Hồng.
10.Xây dựng và ứng dụng Web bằng PHP và cơ sở dữ liệu MySQL – tác giả Phạm Hữu Khang.
12. Phân tích và thiết kế HTTT của Thạc Bình Cường, nhà xuất bản Thống Kê. 13. Nguyễn Hữu Thân (1998), Quản trị nhân sự, NXB Thống kê.
14. Nguyễn Văn Ba (2003), Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội.
15. TS Bùi Văn Danh, Th.S Lê Quang Khôi, Quản trị nguồn nhân lực, NXB Phương Đông.
16. Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý, Bộ môn CNTT, Trường Đại học Thương
PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1. Các bảng cơ sở dữ liệu
Bảng Hồ sơ nhân viên: Cập nhật, lưu trữ và xử lý những thông tin cá nhân cần