số vật tư....sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Khi nhận được các chứng từ nhập xuất thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ đó đối chiếu với số liệu thực nhập, thực xuất rồi tiến hành kí và xác nhận của thẻ kho. Mỗi thẻ kho được mở một tờ sổ hoặc một số tờ sổ theo khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho. Thủ kho tiến hành lập thẻ kho phản ánh tình hình nhập, xuất tồn.
2.2.2.3 Kế tốn tổng hợp NVL tại cơng ty
- Tài khoản sử dụng và mã hóa chi tiết TK tại cơng ty
Tài khoản 152 “ Nguyên vật liệu “ được phản ánh theo giá trị hiện có, tình hình tăng giảm ngun vật liệu theo giá thực tế
Tài khoản 331 “ Phải trả người bán ” dùng để phản ánh tình hình thanh toán với người bán, được mở chi tiết theo tiền Việt Nam và tiền ngoại tệ.
Tài khoản 111, 112, 141… cũng được sử dụng
- Kế tốn các trường hợp tăng NVL tại cơng ty
Trường hợp tăng do mua ngoài NVL nhập kho
VD: Ngày 16/01/2013 mua hàm đấu dây của Nhà Máy Cơ Khí 17 – BQP với hình thức trả sau, trị giá 6.557.200 đồng, VAT 10% : 655.720 đồng. Căn cứ vào hóa đơn mua vật tư ( Phụ lục 2.5 ),biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Phụ lục 2.6), phiếu nhập kho số 04 ( phụ lục 2.7), kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 5 định khoản:
Nợ TK 152: 6.557.200 Nợ TK 133: 655 720 Có TK 331: 7.212.920
VD: Ngày 10/01/21013 mua Panme đo ngồi của Cơng ty TNHH Sơn Hoàng Trịnh trị giá 3.880.800 đồng chuyển khoản VAT 10%: 388.080 đồng. Căn cứ vào hóa đơn mua vật tư (phụ lục 2.8), biên bản kiểm nghiệm vật tư ( phụ lục 2.9), phiếu nhập kho số 06 (phụ lục 2.10), kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 05, định khoản:
Nợ TK 133: 388.080 Có TK 112: 4.268.880 * Nhập do mua ngồi
Người lập phiếu nhập kho phải đánh số hiệu phiếu nhập và vào thẻ kho rồi giao cả 2 liên cho bên nhận hàng. Thủ kho tiến hành kiểm nhận số lượng và chất lượng ghi vào cột thu nhập rồi ký cả hai liên . Cuối tháng thủ kho phải chuyển cho kế toán vật liệu một phiếu liên nhập phải nhập chuyển cho kế tốn cơng nợ để theo dõi thanh tốn. Đồng thời kế toán vật liệu phải đối chiếu theo dõi kế tốn cơng nợ để phát hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập kho chưa vào thẻ kho. Kế tốn theo dõi cơng nợ phải thường xuyên theo dõi thông báo số nợ của từng người và có biện pháp thanh tốn dứt điểm tránh tình trạng nợ lần dây dưa.
* Nhập do di chuyển nội bộ
Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của giám đốc, phòng kinh tế, kế hoạch, tiếp thị lập phiếu gồm 2 liên. Người di chuyển mang 2 liên đến thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho sau đó xuất hàng theo số thực xuất và kí nhận song song giữ lại một bên để giao cho kế toán vật liệu, một liên đưa cho người di chuyển mang đến kho nhập, thủ tục nhập hàng và ký nhận ở phần thực nhập rồi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho nhập giao lại cho kế toán vật liệu kiểm tra.
* Nhập kho do th ngồi gia cơng chế biến .
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế theo số lượng và giá cả phòng kinh tế, kế hoạch, tiếp thị nhập phiếu nhập kho. Khi lập phiếu nhập kho phải thực hiện cùng kho, cùng nguồn nhập, phải kiểm nghiệm trước khi nhập và lập biên bản kiểm nghiệm mới được nhập kho. Cuối ngày kế toán vật liệu phải đối chiếu kế tốn cơng nợ và đưa phiếu nhập kho cho kế tốn cơng nợ làm báo cáo kế toán.
- Kế tốn các trường hợp giảm NVL tại cơng ty
Căn cứ vào số lượng vật tư u cầu tính tốn theo định mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật, phòng kinh tế, kế hoạch, kĩ thuật vật tư lập phiếu xuất kho gồm 2 liên. Người lĩnh vật tư mang 2 liên phiếu vật tư đến kho để xin lĩnh vật tư. Thủ kho căn cứ vào quyết định của đội trưởng để xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Thủ kho giữ lại một liên để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế tốn vật tư để hạch toán, một liên gửi cán bộ kỹ
thuật phụ trách công trường để kiểm tra số lượng và chất lượng vật liệu, công cụ dụng cụ đưa vào kho đến đến nơi sử dụng
Trong tháng các nghiệp vụ về nhập NVL, CCDC được kế toán nhập vào máy, cuối tháng căn cứ vào từng khối lượng và giá trị NVL, CCDC nhập trong tháng để tính ra giá bình qn gia quyền một đơn vị NVL, CCDC xuất kho. Sau đó tính giá trị thực tế NVL, CCDC của từng lần xuất kho.
Ví dụ ngày 18/01/2013 xuất kho NVL: 10000 hàm đấu dây để sản xuất sản phẩm kế toán hạch toán: - Căn cứ vào phiếu xuất kho số 04 ( phụ lục 2.11) kế toán hạch toán :
Nợ TK 621 : 2.672.800 Có TK 152 : 2.672.800
Ví dụ ngày 21/01/2013 xuất kho NVL: 1000 panme đo ngoài dùng sản xuất sản phẩm, căn cứ vào phiếu xin cấp vật tư ( phụ lục 2.12) phiếu xuất kho số 09 ( phụ lục 2.13) kế toán hạch toán:
Nợ TK 621 : 1.620.000 Có TK 152 : 1.620.000
- Kế tốn kiểm kê và dự phịng giảm giá NVL tại cơng ty
Cơng ty có tổ chức kiểm kê định kỳ một năm một lần tồn kho NVL nhằm phát hiện kịp thời và sử lý những trường hợp chênh lệch tại kho, trên sổ sách và trên thưc tế. Đội kiểm kê bao gồm 01 trưởng ban, các ủy viên làm việc theo chuẩn mực kế toán hiện hành tiến hành kiểm tra nghiêm ngặt dưới mọi hình thức: so sánh trên máy tính, trên sổ ghi chép và thực tế phát sinh.
Kiểm kê khi phát hiện thấy thừa NVL so với sổ sách nguyên nhân thừa được xác định của công ty căn cứ vào biên bản kiểm kê, biên bản sử lý kế toán hạch toán: tăng TK 152: giá trị NVL thừa, tăng TK 711: thu nhập khác. Nếu nguyên nhân xác định là của cơng ty khác, đối tác thì kế tốn hạch tốn vào TK 002 coi như là vật giữ hộ .
Ví dụ: Khi kiểm kê cuối năm thất Nắp chắn bụi công tơ thừ so với sổ sách kế toán là 2.717.892 đồng, sau đó xác định khơng phải của cơng ty, kế tốn hạch toán
Nợ TK 002: 2.717.892
Kiểm kê khi phát hiện thấy thiếu NVL thì căn cứ vào biên bản kiểm kê và biên bản sử lý kế toán ghi: khi chưa xác định được nguyên nhân kế toán hạch toán: tăng TK
1381 : Tài sản thiếu chờ sử lý, giảm TK 152: giá trị nguyên vật liệu thiếu. Khi xác định được nguyên nhân kế toán hạch toán: tăng TK 111, 334, 1388: yêu cầu bồi thường, đồng thời ghi giảm TK 1381: Tài sản thiếu chờ sử lý. Xác định do nguyên nhân khách quan gây ra thì kế tốn hạch tốn tính vào chi phí của donh nghiệp: tăng TK 811: chi phí khác đồng thời ghi giảm TK 1381: Tài sản thiếu chờ sử lý.
Ví dụ: Khi kiểm tra cuối năm thấy Lõi cường độ công tơ một pha phiếu so với sổ sách là 2.002.140 đồng ( chưa rõ nguyên nhân) kế tốn ghi:
Nợ TK 138 (1381): 2.002.140 Có TK 152: 2.002.140
Kế tốn dự phịng giảm giá NVL tại cơng ty : Tài khoản sử dụng: TK 159 : " Dự phòng giảm giá hàng tồn kho"
Số dư Có : Dự phịng giảm giá hàng tồn kho hiện còn. Bên Nợ : Khoản dự phòng giảm giá được hồn nhập. Bên Có : Khoản dự phòng giảm giá được lập.
Phụ lục 2.22 : Kế tốn dự phịng giảm giá hàng tồn kho
(1) Cuối kỳ kế tốn năm, khi lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, kế toán ghi tăng TK 632 đồng thời ghi tăngTK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
(2) Trường hợp khoản dự phòng phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay > khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ kế tốn năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, kế toán ghi: tăng TK 632 đồng thời ghi tăng TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
(3) Trường hợp khoản dự phòng phải lập ở cuối kỳ kế tốn năm nay < khoản dự phịng đã lập ở cuối kỳ kế tốn năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hồn nhập, kế tốn ghi: giảm TK 159 đồng thời ghi giảm TK 632
2.2.2.4 Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết 2.2.2.4.1 Sổ kế tốn tổng hợp 2.2.2.4.1 Sổ kế tốn tổng hợp
Hình thức kế tốn tổng hợp được áp dụng tại cơng ty là hình thức nhật ký chứng từ. Do đó bộ kế tốn tổng hợp được sử dụng hạch tốn NVL, CCDC tại cơng ty cũng tổ chức theo hình thức nhật ký chứng từ, hệ thống sổ bao gồm:
Phần ghi có TK 331, nợ TK 152 Phần theo dõi thanh toán
Nhật ký – chứng từ số 5: Sổ tổng hợp thanh toán người bán và các khoản mua sắm NVL, CCDC
Phần ghi có TK 331, ghi nợ các TK liên quan
Phần theo dõi thanh toán ghi nợ TK 331 làm căn cứ để ghi nhật ký – chứng từ số 5 là sổ chi tiết 331
Bảng phân bổ NVL, CCDC ( Bảng phân bổ số 2)
Bảng kê số 3 trước khi áp dụng phần mềm kế toán áp dụng phương pháp hạch tốn để tính giá vật liệu xuất kho. Sau khi sử dụng phần mềm kế tốn thì bảng kê số 3 được sử dụng để đối chiếu và lập trên cơ sở “ Bảng kê lũy kế nhập, xuất, tồn vật liệu”( phụ lục 2.14)
Bảng kê số 4 “ Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng”
Bảng kê số 5 “ Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp” Cuối tháng tổng cộng bảng kê 4,5 và ghi vào nhật ký chứng từ số 7.( phụ
lục 2.15)
2.2.2.4.2 Sổ kế tốn chi tiết
Cơng ty mở sổ chi tiết như:
- Thẻ kho ( phụ lục 2.17, phụ lục 2.18) - Phiếu nhập kho ( phụ lục 2.7, phụ lục 2.10) - Phiếu xuất kho ( phụ lục 2.11, phụ lục 2.13) - Sổ chi tiết vật liệu ( phụ lục 2.19)
CHƯƠNG III: CÁC KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KẾ TỐN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ ỨNG DỤNG 3.1 Những nhận xét, đánh giá về kế tốn NVL tại cơng ty CP Cơng Nghệ Điện Tử Ứng Dụng
3.3.1 Những kết quả đạt được
Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại cơng ty, vận dụng lý luận vào thực tiễn em thấy được những ưu điểm về cơng tác quản lí và sử dụng ngun vật liệu tại Cơng ty như sau:
- Về tổ chức quản lý : Cơng ty đã xây dựng mơ hình quản lí và hạch tốn một cách
khoa học và hợp lí, phân cơng rõ chức năng, nhiệm vụ giữa các phịng ban, nên thơng tin được cung cấp kịp thời, đầy đủ và chính xác.
- Về bộ máy kế tốn : Cơng ty đã áp dụng hình thức tổ chức kế tốn tập trung. Bộ máy
kế toán được tổ chức một cách khoa học trên cơ sở phân công rõ ràng trách nhiệm của từng nhân viên, từng bộ phận kế tốn có liên quan. Sự thống nhất trong tổ chức bộ máy toán giúp cho kế toán trưởng nắm bắt được cơng việc của các kế tốn viên và các kế toán đơn vị trực thuộc một cách kịp thời. Các phần hành kế tốn được phân cơng rõ ràng cho từng kế tốn viên, có sự kết hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các phần hành kế tốn với nhau đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp ghi chép, dễ kiểm tra, đối chiếu, kịp thời phát hiện sai sót và sửa chữa.
- Đội ngũ kế toán viên : Là một doanh nghiệp có quy mơ lớn, số lượng cơng việc cần
hạch tốn nhiều nên việc phân cơng như vậy giúp cho kế tốn viên chun mơn hóa trong từng phần hành của mình, tích lũy kinh nghiệm, giải quyết các cơng việc thuộc phần hành của mình một cách nhanh chóng. Việc bố trí số lượng kế tốn như hiện nay là tương đối hợp lý
Bên cạnh đó đội ngũ kế tốn đa phần là những người trẻ tuổi, có trình độ chun mơn, nhiệt tình với cơng việc, ln có ý thức giúp đỡ nhau tạo mơi trường làm việc tốt giúp mọi công việc đều được hoàn thành đúng thời gian quy định
- Về hình thức ghi sổ: Cơng ty sử dụng hình thức nhật ký chứng từ, đây là một hình
thức sổ khoa học, chặt chẽ, hạn chế ghi chép trùng lặp và phù hợp với qui mô của cơng ty. Việc sử dụng hình thức sổ này đảm bảo tính chun mơn hố cao của sổ kế tốn,
Ngồi ra kế tốn cịn xây dựng thêm hệ thống sổ theo dõi chi tiết, các bảng kê, bảng biểu theo yêu cầu quản lý giúp kế tốn dễ theo dõi, tìm kiếm thơng tin một cách nhanh chóng kịp thời.
- Cơng ty đã xây dựng được chế độ quản lí NVL hợp lý, đảm bảo các yêu cầu kĩ thuật
đặt ra, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phịng ban ở tất cả các khâu chu chuyển của NVL từ thu mua cho đến khi chuyển hóa vào thành phẩm. Điều này không những đảm bảo cung cấp NVL kịp thời và chất lượng cho sản xuất sản phẩm mà còn tránh được hao hụt mất mát, tiết kiệm và bảo tồn vốn cho Cơng ty.
- Cơng ty tổ chức hạch tốn chi tiết ngun vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Đây là phương pháp có khả năng kiểm tra, đối chiếu cao giữa bộ phận kho và bộ
phận kế toán. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hạch toán chi tiết NVL phản ánh đầy đủ, kịp thời các thơng tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại NVL, tiện ích trong việc theo dõi, phân tích hiệu quả sử dụng NVL tại Cơng ty. Phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu,đặc điểm ngành sản xuất.
- Hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán và sổ sách kế tốn: Cơng ty áp dụng hệ thống
tài khoản kế toán cấp 1 áp dụng thống nhất theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC đơn giản, dễ thực hiện, phù hợp với quy mơ và trình độ quản lý của cơng ty.
Các tài khoản kế tốn được sắp xếp theo một trình tự nhất định nhằm cung cấp thông tin để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn và hiệu quả kinh doanh nói chung trong doanh nghiệp. Hệ thống tài khoản kế toán phản ánh được tính liên hồn của q trình kinh doanh và có thể thay đổi theo từng thời kỳ, từng giai đoạn phát triển.
- Phương pháp kế toán sử dụng ở công ty là phương pháp kê khai thường xuyên,
phương pháp này tương đối phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh ở công ty, cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà quản lí doanh nghiệp.
- Về khâu sử dụng vật liệu: Nguyên vật liệu được dùng đúng mục đích và quản lí dựa
trên định mức vật liệu đã dự tính trước khi xuất vật liệu. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận phải có giấy đề xuất gửi lên phòng kinh doanh và phải được ban lãnh đạo xem xét, ký duyệt. Điều này giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu xuất vào sản xuất một cách chặt chẽ và là cơ sở chủ yếu cho việc phấn đấu giảm bớt chi phí.
3.3.2 Những tồn tại và nguyên nhân
3.3.2.1 Những tồn tại
Tuy nhiên bên cạnh kết quả đã đạt được ở trên, thì trong cơng tác quản lý và sử dụng NVL của công ty cũng khơng tránh khỏi những hạn chế cịn tồn tại cần khắc phục :
- Thứ nhất : Về tổ chức kế tốn chi tiết NVL cơng ty đã áp dụng phương pháp ghi thẻ
song song. Tuy phương pháp này có một số ưu điểm nhất định nhưng phương pháp này vẫn tồn tại những hạn chế như số liệu vẫn cịn trùng lặp nhiều từ phịng kê tốn xuống đến kho, khối lượng ghi chép nhiều việc đối chiếu tập trung vào cuối tháng dễ xảy ra nhầm lẫn.
- Thứ hai : Cơng ty chưa lập dự phịng giảm giá NVL, nên không tránh khỏi thâm hụt
trong sản xuất, kinh doanh
- Thứ ba : Xây dựng định mức NVL: Trên thực tế công ty vẫn chưa xây dựng định
mức dự trữ NVL, mặc dù trên thị trường hiện nay việc cung cấp NVL rất thuận tiện và