1.2.2 .Nội dung kế toán nguyên vật liệu
2.2.2. Kế toán nguyên vật liệu tồn kho Tổng cơng ty cơng nghiệp hóa chất
mỏ Vinacomin
2.2.2.1. Khái quát vận dụng hệ thống kế toán trong kế toán nguyên vật liệu
Hệ thống kế toán mà Tổng cơng ty cơng nghiệp hóa chất mỏ Vinacomin được áp dụng theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính.
Hiện tại cơng ty đang sử dụng 77 tài khoản cấp 1, các tài khoản công ty không sử dụng là nhứng tài khoản về đầu tư tài chính, và tài khoản dự phịng giảm giá HTK. Để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu và theo dõi thì cơng ty còn mở thêm các tài khoản chi tiết cho từng loại NVL phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu của kế toán doanh nghiệp.
TK 1521: nguyên vật liệu chính TK1522: nguyên vật liệu phụ TK 1523: nhiên liệu TK 1524: phụ tùng thay thế TK1525: vật liệu và thiết bị XDCB TK 1528: vật liệu khác
Cụ thể trong kế tốn NVL cơng ty mở tài khoản chi tiết như sau:
TK 15210000: Nguyên vật liệu chính ( Nitrat amon xốp, Nitrat amon tinh thể, dầu Diezen, xăng A92
Tổng công ty hiện nay đang sử dụng các loại chứng từ, về NVL theo mẫu biểu của QĐ 15/2006 của BTC về cả nội dung lẫn hình thức. Ngồi ra thì cơng ty không sử dụng thêm mẫu biểu nào khác.
Về sổ sách kế tốn: cơng ty ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ trên phần mềm kế tốn Fast 2007 gồm có:
2.2.2.2. Quy tình kế tốn NVL sản xuất tại Tổng cơng ty cơng nghiệp hóachất mỏ Vinacomin. chất mỏ Vinacomin.
a. Quy trình kế tốn chi tiết NVL:
Chứng từ sử dụng ( phụ lục đính kèm) và các sổ sách:
Chứng từ của Tổng cơng ty cơng nghiệp hóa chất mỏ Vinacomin bao gồm nội dung chủ yếu sau:
Tên và số hiệu chứng từ
Ngày, tháng, năm lập chứng từ
Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ Nội dung của nghiệp cu kinh tế phát sinh
Số lương, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ tài chính bằng sổ; tổng số tiền của chứng từ dùng để thu chi tiền bằng số bà bằng chữ.
- Chứng từ sử dụng:
Hóa đơn GTGT Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa
- Các hình thức sổ áp dụng, gồm:
Sổ cái dùng cho hình thức nhật ký chứng từ ( mẫu số S05-DN)
Sổ nhật ký: bao gồm 9 Nhật ký chứng từ số 01 ( mẫu NKCT-01) đến Nhật ký chứng từ số 10( mẫu NKCT-10).
Ngồi ra cịn sử dụng một số sổ chi tiết tài khoản liên quan. Riêng sổ sách liên quan đến tài khoản 159 không áp dụng tại cơng ty vì cơng tác kế tốn tại Tổng cơng ty chưa thực hiện cơng tác trích lập dự phịng.
Quy trình luân chuyển một số chứng từ cụ thể tại công ty:
Phiếu nhập kho:
Bước 1: Bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho, người lập phiếu, người giao hàng, phụ trách bộ phận vật tư ký vào phiếu.
Bước 2: Chuyển phiếu nhập kho cho thủ kho tiến hành việc kiểm nhận, nhập NVL và ghi sổ, ký phiếu nhập kho.
-Bước 3: Phiếu nhập kho được chuyển đến phịng kế tốn để nhập dữ liệu chứng từ vào máy và tiến hành ghi sổ kế toán.
-Bước 4: Phịng kế tốn tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập kho.
Phiếu xuất kho: Khi có đơn đặt hàng của khách hàng, phòng chỉ huy sản xuất sẽ gửi lên ban giám đốc xem xét và ký duyệt.
-Bước 1: Kế toán căn cứ vào lệnh xuất tiến hành lập phiếu xuất kho
-Bước 2: Phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho tiến hành xuất NVL. Sau đó thủ kho ký vào phiếu xuất kho rùi gửi lại cho phịng kế tốn
-Bước 3: Kế toán vật tư gửi lên kế toán trưởng ký duyệt rồi nhập số liệu vào phần mềm kế tốn để tiến hành ghi sổ.
-Bước 4: Trình phiếu xuất kho cho giám đốc ký duyệt -Bước 5: Kế toán vật tư bảo quản và lưu trữ phiếu xuất kho
1.Tài khoản sử dụng:
-Sử dụng TK 152: Phản ánh NVL nhập xuất trong kỳ:
-Đối với tài khoản 151 hàng mua đang đi đường công ty không sử dụng mà để đơn giản cơng việc cho kế tốn vật tư, cơng tác kế tốn tại cơng ty thường nhập số liệu khi có chứng từ và hàng hóa đầy đủ.
-Ngồi các TK trên kế tốn cơng ty cịn sử dụng các tài khoản liên quan khác: TK 156, TK 111, TK 112, TK331, TK 642, TK 131, TK 511, ...
2.Hạch toán chi tiết NVL:
Sơ đồ13: Trình tự kế tốn ghi sổ chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
Sổ kế toán tổng hợp về NVL
Sổ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp Nhập – Xuất tồn kho vật liệu
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Trường hợp nhập NVL:
Quá trình nhập kho NVL: NVL mua về trước khi làm thủ tục nhập kho đều phải làm thủ tục kiểm nghiệm về số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất, công ty cử một bộ phận thành lập ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra, khi đã đảm bảo hồn thành đủ mọi thủ tục, thì bộ phận vật tư sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho.
Trường hợp lúc kiểm nghiệm NVL thấy thừa, thiếu hoặc khơng đúng quy cách phẩm chất thì phải thơng báo cho bên cung cấp.NVL nào khơng đủ tiêu chuẩn thì trả lại cho người bán hoặc giảm giá hàng bán trên cơ sở thỏa thuận bằng văn bản thống nhất giữa hai bên, những vật liệu nào đủ tiêu chuẩn thì nhập kho. Bộ phận vật tư căn cứ vào hóa đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm lập phiếu nhập kho, phiếu này lập làm 2 liên, liên 1 giao tại kho, liên 2 giao cho phịng kế tốn. Sau khi nhận được phiếu nhập kho, kế toán ghi đơn giá, tính tiền, thanh tốn và tiến hành ghi sổ kế tốn.
Trường hợp xuất NVL
Căn cứ vào đơn hàng mà khách hàng gửi đến, đơn đặt hàng của các đơn vị trực thuộc và tình hình sản xuất kinh doanh tại đơn vị, khi phát sinh nhu cầu về NVL phòng chỉ huy sản xuất sẽ trình lên ban giám đốc xem xét và ký duyệt. Thủ kho căn cứ vào quyết định của ban giám đốc lập phiếu xuất kho và xuất NVL cho phòng chỉ huy sản xuất để bán cho khách hàng.
-Phiếu xuất kho lập làm 3 liên: -Liên 1: Lưu lại quyển gốc
-Liên 2: Giao cho bộ phận nhận vật tư
-Liên 3: Giao cho thủ kho ghi thẻ kho và chuyển lên cho phịng tài chính kế tốn để làm căn cứ ghi sổ
Trình tự hạch tốn chi tiết NVL:
Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho để tiến hành ghi chép phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn kho của NVL về mặt số lượng. Mỗi loại NVL được theo dõi trên một thẻ kho, thủ kho xắp xếp thẻ kho theo từng loại thứ vật tư để thuận tiện trong quá trình theo dõi và kiểm tra đối chiếu. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất NVL, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, đối chiếu số lượng thực nhập, thực xuất trên cơ sở các chứng từ đã được kiểm tra vào thẻ kho. Sau khi ghi xong thẻ kho, thủ kho tập họp chứng từ nhập xuất để giao cho kế toán vật tư. Cuối tháng tủ kho tính ra số tồn kho để ghi vào cột “TỒN” trên thẻ kho.
Tại phịng kế tốn : Khi có chứng từ đầy đủ về NVL kế toán căn cứ vào số liệu trên chứng từ, nhập số liệu vào các phần hành kế toán liên quan đến từng q trình nhập, xuất vật tư. Sau đó sử dụng sổ chi tiết NVL để gi chép theo dõi tình hình nhập xuất tồn NVL cả về mặt số lượng và giá trị. Định kỳ cuối tháng kế toán sẽ đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với số liệu trên thẻ kho của thủ kho. Sau đó kế tốn sử dụng giá bình qn gia quyền để tính giá NVL xuất kho, ghi vào phiếu xuất kho. Chứng từ nhập xuất là căn cứ để ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp đồng thời đối chiếu giữa thẻ kho và sổ chi tiết vật tư.
b.Quy tình kế tốn tổng hợp NVL
Tổng cơng ty cơng nghiệp hóa chất mỏ Vinacomin áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nhập, xuất NVL là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp này giúp cơng ty có thể theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống về tình hình nhập xuất tồn NVL trên sổ kế toán bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Như vậy, song song với cơng tác hạch tốn chi tiết vật liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu là công việc không thể thiếu.
1.Chứng từ sử dụng( phụ lục đính kèm)
-Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa
2.Tài khoản sử dụng
Hệ thống tài khoản kế tốn của cơng ty được xây dựng trên cơ sở chế độ kế toán doanh nghiệp. Các tài khoản cấp 1 được công ty ban hành tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hánh của QĐ 15, các tài khoản cấp 2, cấp 3 và cấp con khác được quy định phù hợp với đặc điểm quản lý và cơ chế điều hành của nghành.
TK 152 "Nguyên vật liệu" trong đó:
+ TK 1521 "Ngun liệu và nhiên liệu chính" áp dụng tại cơng ty là tài khoản 1521000
+ TK 1522 "Vật liệu phụ" và các TK liên quan:
- TK 133,TK 331, TK311,TK111,TK112,TK621, TK627, TK641,TK411...
3.Phương pháp kế tốn:
Ngun vật liệu của cơng ty chủ yếu là do mua ngồi, ngồi ra cịn có bộ phận hàng hóa chuyển sang. Vì vậy kế tốn tổng hợp NVL chủ yếu gắn liền với kế toán thanh toán với người bán. Để hạch tốn NVL nhập trong kỳ cơng ty sử dụng hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghệm và phiếu nhập kho.
Kế toán tổng hợp tăng NVL
Việc ghi sổ kế toán tổng hợp nhập vật liệu là một trong những phần hành quan trọng trong cơng tác kế tốn NVL tại cơng ty.
Khi nhập vật liệu, tuỳ theo từng nguồn nhập mà kế tốn xác định ghi Nợ tài khoản nào, ghi Có tài khoản nào rồi nhập dữ liệu vào máy tính.
Trường hợp nhập kho do mua ngồi:
Tổng cơng ty cơng nghiệp hóa chất mỏ Vinacomin chun sản xuất và cung ứng các mặt hàng liên quan đến hóa chất, vì vậy việc bảo quản và dự trữ hàng hóa chiếm phần khá quan trọng, nguyên vật liệu được mua vào ở đây là các loại hóa chất như nitrat amon tinh thể, nitrat amon xốp, nguyên liệu sản xuất thuốc nổ nhũ tương hầm lị, .... Ngồi ra cịn có xăng A92 là nhiên liệu chính phục vụ cho các xe vận chuyển hàng hóa của cơng ty.
Khi cơng ty có nhu cầu mua NVL, sẽ gọi điện cho bên nhà cung ứng NVL, bên cung cấp sẽ gửi giấy báo giá về các loại NVL mà công ty yêu cầu để tham khảo. Sau khi xem xét giá cả và so sánh với các nhà cung cấp với nhau phòng kế hoạch kinh doanh sẽ lập một bản hợp đồng về mua NVL gửi đến nhà cung cấp. Sau khi hai bên đã đồng ý với điều kiện của nhau về đơn giá, số lượng, phương thức thanh toán, vận chuyển, bốc dỡ thì sẽ tiến hành mua bán.
Khi NVL về nhập kho, kế toán dựa vào phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT( phụ
lục) tiến hành ghi:
Nợ TK152: ghi chi tiết cho từng loại NVL Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 331: Chi tiết cho từng nhà cung cấp Có TK 111, 112: nếu đã thanh tốn
Có TK 141: nếu thanh tốn bằng tiền tạm ứng
VD: Theo hóa đơn GTGT số 0000526 ngày 10/02/2014, mua Nitrat amoon( NH4NO3), kế toán ghi:
ĐVT: Đồng
Nợ TK 152: 5 178 491 040 Nợ TK133: 517 849 104
Kế tốn căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho mở phần hành kế tốn mua hàng nhập phần hóa đơn mua hàng tên nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày tháng phát sinh. Sau đó kéo xuống phần nhập tên hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thuế suất máy sẽ tự động tính tiền và tính tiền thuế, tổng tiền thanh tốn. Khi đã chắc chắn đúng với số liệu trên chứng từ thì kế tốn ấn lưu lại, sau đó cập nhật lại xem đã có chứng từ mới nhập hay chưa. Phần mềm kế toán sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết NVL, sổ chứng từ kế toán TK 331111 chi tiết các số tiền liên quan, đồng thời ghi sổ chứng từ kế toán tài khoản 152, sổ chứng từ TK 133. Sổ cái tổng hợp số tiền sẽ được cộng dồn cho cả tháng, và phần mềm sẽ tự động lên các báo cáo có liên quan. Đến cuối năm tài chính kế tốn tiến hành khóa sổ và kết xuất ra giấy để làm căn cứ nộp lên ban giám đốc cũng như cơ quan nhà nước.
-Khi nhập mua NVL:
+ Nếu hóa đơn GTGT và NVL cùng về thì kế tốn ghi bình thường
+ Nếu cơng ty mua NVL đã nhận được hóa đơn GTGT nhưng cuối tháng NVL chưa về nhập kho thì kế tốn lưu giữ hóa đơn và khơng phản ánh nghiệp vụ này. Tháng sau khi NVL về nhập kho,kế tốn căn cứ vào hóa đơn phiếu NK kế tốn ghi như bình thường hàng và hóa đơn cùng về. Cơng ty khơng sử dụng TK 151 để ghi nhận NVL khi hóa đơn về mà hàng chưa về mà ghi trực tiếp v TK 152.
+ Nếu hàng về trước hóa đơn về sau thì kế tốn tiến hành ghi sổ theo giá tạm tính, khi có hóa đơn về thì kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu NK để điều chỉnh lại giá tạm tính theo giá thực tế và bổ sung thuế đầu vào.
+ Trường hợp xuất điều chuyển cho kho hàng hóa để bán hay xuất kho dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh không sử dụng hết nhập lại kho, kế toán vật tư căn cứ vào phiếu nhập kho ghi tăng tài khoản 152 và ghi giảm TK1561 và TK 6426. Trường hợp này rất ít khi xảy ra tại kho của tổng công ty, bởi khi xuất dùng hay xuất bán đều có kế hoạch trước và là hàng hóa chất nên việc sử dụng lại là rất hiếm.
+ Trường hợp mua NVL phát sinh thừa: Kế toán phản ánh phần giá trị thừa đó sẽ được ghi thẳng vào TK 711, kế tốn ghi:
Nợ TK 152: giá trị NVL thừa Có TK 711: giá trị NVL thừa
Ví dụ: Ngày 01/01/2014 phiếu nhập kho số YD13XA/43, nhập hàng thừa trong giao nhận, kế tốn hạch tốn như sau:
ĐVT: đồng
Nợ TK 152: 1.224.405.361 Có TK 7113: 1.224.405.361 Kế toán tổng hợp giảm NVL:
-Trường hợp xuất NVL
Xuất kho của công ty chủ yếu là xuất cho các đơn vị để sản xuất hoặc chuyển sang hàng hóa để bán, khi xuất kho kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi:
Nợ TK6426: Xuất cho sản xuất kinh doanh
Nợ TK 156: Xuất kho chuyển sang hàng hóa để bán Có TK 152:
VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 0000845 ngày 31/03/2014 xuất kho điều chỉnh 240 tấn Nitrat amon xốp sang kho hàng hóa để bán.
Kế tốn ghi:
Nợ TK 1561: 2.072.640.000 Có TK 152: 2.072.640.000
Nghiệp vụ sau đó được kế tốn nhập vào phần mềm kế toán cho lên sổ chứng từ kế toán TK 15210000: Nguyên liệu,vật liệu tồn kho và tài khoản 1561 . Cuối tháng sẽ căn cứ vào sổ chứng từ kế toán để lên sổ cái các TK liên quan như tài khoản 152, TK 156...
-Hàng thiếu trong kiểm kê: Nếu không phát hiện được nguyên nhân thiếu NVL thì kế tốn sẽ phản ánh giá trị hàng thiếu đó vào tài khoản 811: chi phí khác.
Kế tốn dự phịng giảm giá NVL:
Về lập dự phịng giảm giá NVL: Cơng ty và bộ phận kế tốn chưa tiến hành cơng tác lập dự phịng giảm giá NVL.
Trình tự hạch tốn kế tốn tổng hợp tại Tổng cơng ty nhìn chung tuân thủ theo đúng trình tự của hình thức kế tốn nhật ký chứng từ. Dựa trên sổ chi tiết tài khoản