- Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán (phụ lục 02)
+ Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
- Kế toán trưởng: Là người tổ chức và chỉ đạo tồn diện cơng tác kế tốn của cơng ty. Phân cơng lao động kế tốn hợp lý, hướng dẫn tồn bộ cơng việc kế tốn, đảm bảo cho từng bộ phận, từng nhân viên kế tốn phát huy được khả năng chun mơn tạo sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận kế tốn có liên quan, góp phần thực hiện tốt chức
năng và nhiệm vụ của kế tốn là cung cấp thơng tin đầy đủ, chính xác, kịp thời để phục vụ cho việc chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
+ Nhiệm vụ: Tổ chức bộ máy kế tốn gọn nhẹ, khoa học, hợp lý phù hợp với quy mô của công ty và theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý kinh tế.
+ Chịu trách nhiệm lập và nộp đúng hạn báo cáo quyết toán thống kê với chất lượng cao. Tổ chức bảo quản giữ tài liệu chứng từ, giữ bí mật các số liệu thuộc quy định của Nhà nước.
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ bảo quản, thu chi, thanh tốn trả các đối tượng theo chứng từ được duyệt và tập hợp chứng từ thu chi vào sổ quỹ cuối ngày. Hàng tháng vào sổ quỹ, lên các báo cáo quỹ, kiểm kê số tiền thực tế trong quỹ phải khớp với số dư trên báo cáo quỹ
- Kế toán tiền lương: Trực tiếp theo dõi chấm công lao động cho tất cả nhân viên trong cơng ty. Cuối tháng tính lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên và nộp cho kế tốn trưởng.
- Kế tốn TSCĐ: Có trách nhiệm theo dõi tình hình sử dụng TSCĐ trong doanh nghiệp và báo cáo kết quả vào cuối tháng, quý.
- Kế toán bán hàng, kế toán thanh toán: trực tiếp theo dõi tình hinh tiêu thụ hàng hố trong ngày và ghi vào sổ kế toán chi tiết
- Kế toán chi tiết: Có nhiệm vụ ghi vào sổ chính xác các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hố vào sổ chi tiết.
- Kế tốn tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp lại tất cả các hoạt động tiêu thụ hàng hố và kinh doanh trong cơng ty.
- Chính sách kế tốn áp dụng tại đơn vị
1) Niên độ kế tốn của cơng ty tính bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
SV:Ngô Tuấn Đồng Khoa Kế toán – Kiểm tốn
3) Hình thức kế tốn áp dụng: Nhật ký chung.. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán : Phụ lục 03.
4) Phương pháp kế toán hàng tồn kho.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho : Giá gốc.
- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ : Bình quân gia quyền cả kì. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
5) Phương pháp khấu hao tài sản cố định đang áp dụng: Khấu hao đường thẳng. 6) Phương pháp tính thuế: Phương pháp khấu trừ
2.1.2.2. Ảnh hưởng nhân tố môi trường đến kế tốn bán hàng của cơng ty.
Khi nói đến nhân tố mơi trường thì ta phải xét đến cả nhân tố vĩ mô và vi mô :
* Ảnh hưởng của nhân tố vĩ mô :
- Các thơng tư, nghị định, chế độ, chuẩn mực kế tốn do nhà nước ban hành tác động rất lớn đến cơng tác kế tốn của cơng ty, mọi cơng việc của kê tốn đều phải dựa trên các quy định của nhà nước.
- Chính sách thuế - các sắc luật thuế: ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của Công ty. Hiện nay ở Việt Nam thì giữa chế độ kế tốn và luật thuế đang cịn nhiều khác biệt, cụ thể như:
+ Khi xuất hóa đơn bán hàng nhưng hàng chưa chuyển giao cho người mua thì theo Chuẩn mực kế tốn trường hợp này chưa xác định doanh thu, nhưng theo Luật thuế thì đã được gọi là doanh thu.
+ Hay khi công ty thực hiện Chiết khấu Thương mại cho khách hàng mua với khối lượng lớn, nhưng khách hàng này lại không tiếp tục mua hàng nữa, mà khoản CKTM khách hàng được hưởng lớn hơn giá trị của hóa đơn cuối cùng khách hàng mua. Như vậy theo chuẩn mực kế tốn thì khoản tiền mà cơng ty chi thêm để trả cho khách hàng đó sẽ được cho vào TK 521( Chiết khấu thương mại) và làm giảm trừ doanh thu.
Nhưng theo Luật thuế thì khoản tiền đó khơng làm giảm trừ doanh thu mà được cho vào chi phí bán hàng.
Như vậy thì Luật thuế ảnh hưởng đến doanh thu của cơng ty, từ đó ảnh hưởng tới Lợi nhuận của cơng ty
* Ảnh hưởng của nhân tố vi mô bên trong doanh nghiệp :
- Tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty gọn nhẹ, linh hoạt, hiệu quả. Chức năng, nhiệm
vụ của mỗi kế toán viên được giao theo đúng khả năng chun mơn của mình. Chính sách kế toán được áp dụng rõ ràng thuận lợi cho kế tốn bán hàng dễ dàng áp dụng trong cơng tác kế tốn bán hàng của cơng ty
- Cán bộ kế tốn trong cơng ty đều có trình độ đại học trở nên, nghiệp vụ vững vàng điều này đảm bảo cho công tác kế toán đạt hiệu quả cao.
- Trang thiết bị phịng kế tốn bao gồm máy tính, máy in, máy fax………….. về cơ bản đáp ứng được yêu cầu của cơng tác kế tốn.
2.2. Thực trạng kế tốn bán hàng cám tại cơng ty cổ phần TM XNK Từ Sơn.2.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng của công ty. 2.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng của công ty.
Mặt hàng cám tại công ty hiện nay bao gồm cám gạo và cám mì.
- Phương thức bán hàng: Do đặc điểm và quy mô của công ty là nhỏ và vừa nên công ty áp dụng 2 phương thức bán hàng: Bán buôn qua kho và bán lẻ
+ Phương thức bán buôn qua kho: đây là phương thức bán chủ yếu của cơng ty, Hàng hóa xuất bán được lấy từ kho của cơng ty, hình thức vận chuyển như thế nào và chi phí vận chuyển do bên nào chịu sẽ được quy định rõ trong hợp đồng mua bán hàng hóa giữa cơng ty và khách hàng. Khách hàng cũng có thể đến nhận hàng tại kho của Cơng ty. Cịn các trung tâm bán lẻ thì được xem là 1 kho hàng của Cơng ty, định kỳ bán hàng cuối ngày phải nộp báo cáo bán hàng về Công ty.
SV:Ngô Tuấn Đồng Khoa Kế toán – Kiểm tốn
+ Phương thức bán lẻ: là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. Cơng ty đã sử dụng hình thức bán lẻ thu tiền tập trung, nghĩa là việc thu tiền ở người mua và giao hàng cho người mua tách rời nhau.Theo hình thức này, có 1 nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách hàng rồi viết hóa đơn, giao cho khách hàng để họ đến nhận hàng ở quầy hàng do mậu dịch viên bán hàng giao. Hết ngày bán hàng thì nhân viên căn cứ vào hóa đơn và kết quả kiểm kê hàng tồn quầy, xác định số lượng hàng đã bán trong ngày, là cơ sở cho việc lập báo cáo bán hàng. Nhân viên nộp giấy thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ.
Do có sự tách rời giữa việc giao hàng và thu tiền hàng nên sẽ tránh được những sai sót, mất mát hàng hóa và tiền, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phân bổ trách nhiệm đến từng cá nhân cụ thể.
- Phương thức thanh toán: Cơng ty sử dụng hai phương thức thanh tốn:
+ Phương thức thanh toán trực tiếp: Thanh toán trực tiếp chủ yếu là tiền mặt, khi khách hàng nhận được hàng hóa thì đồng thời cũng thanh tốn tiền cho cơng ty luôn. Phương thức này được sử dụng trong cả bán bn và bán lẻ.
+ Phương thức thanh tốn trả chậm: Tức là sau khi mua hàng một khoảng thời gian thì khách hàng mới thanh tốn tiền, do đó hình thành khoản cơng nợ phải thu của khách hàng. Công ty sẽ đặt điều kiện cho khách hàng trong đó quy định thời hạn thanh toán cho phép, thời hạn thanh toán được hưởng chiết khấu thanh tốn. Hình thức này được cơng ty sử dụng trong bán bn.
- Hình thức thanh tốn: Khách hàng có thể thanh tốn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
2.2.2. Thực trạng kế toán bán hàng cám tại công ty cổ phần TM XNK Từ Sơn.a. Chứng từ kế toán a. Chứng từ kế toán
* Chứng từ kế toán: Kế tốn bán mặt hàng cám tại Cơng ty cổ phần TM XNK Từ Sơn sử dụng các chứng từ sau:
- Phiếu xuất kho : Được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn GTGT. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số lượng hàng hóa trên phiếu xuất kho phải trùng với số lượng hàng hóa trên hóa đơn GTGT để kế tốn dễ dàng kiểm tra, đối chiếu.
- Hóa đơn GTGT : Khi bán hàng phịng kinh doanh lập Hóa đơn GTGT căn cứ vào Phiếu xuất kho và Hợp đồng kinh tế. Chứng từ này dùng để xác định doanh thu và số tiền thuế phải nộp Nhà nước. Hóa đơn GTGT được chia làm 3 liên: Liên 1(màu tím) được lưu lại trên gốc quyển hóa đơn GTGT, Liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng, Liên 3(màu xanh) được dùng để hạch toán
- Phiếu thu (Mẫu số 01 – TT/BB): kế toán lập nhằm xác định số tiền thực tế để thủ quỹ thu tiền và ghi sổ
- Giấy báo có của Ngân hàng: Là chứng từ được gửi từ Ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của công ty.