2.2 Thực trạng công tác kế tốn cơng nợ phải trả
2.2.3 Ví dụ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty
* Các nghiệp vụ làm tăng khoản phải trả người bán
Nghiệp vụ 1: Ngày 03/02 mua một lô hàng của công ty CP xây lắp và
thương mại Tân Việt về nhập kho. Với tổng trị giá hàng hóa chưa thuế là 70,646,000 NVĐ; thuế GTGT 10%. Hàng đã về nhập kho, tiền hàng chưa thanh toán.
- Ngày 03/02 khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhận được hóa đơn GTGT số 000035 của công ty CP xây lắp&TM Tân Việt (biểu số 2.1) đồng thời nhận được hàng về nhập tại kho cơng ty, kế tốn hàng tồn kho lập phiếu nhập kho PN.0035(biểu số 2.5). Sau khi kiểm tra hàng hóa và chứng từ liên quan, kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho hạch toán :
+ Nợ TK 1561: 70,646,000 Nợ Tk 13311 : 7,064,600 Có TK 331 : 77,710,600
Nghiệp vụ 2:ngày 05/02 lô hàng nhập khẩu thiết bị đo đa năng về đến cảng
dỡ hàng, doanh nghiệp làm tờ khai hải quan số 720 theo hợp đồng 22TRANSGTAC-MPT ngày 15/11/2012. Hàng đã về nhập kho công ty. Đồng thời xuất tiền gửi ngân hàng mua 1831 USD để chuyển khoản thanh toán cho người bán. Tỷ giá ghi trên tờ khai hải quan là 20,828đ/USD. Tỷ giá thực tế tại thời điểm doanh nghiệp xuất tiền gửi ngân hàng mua ngoại tệ là 21,130đ/USD
-Công ty thuộc loại hình doanh nghiệp nhỏ và vừa khơng có nhiều số dư nợ ngoại tệ trên TK tiền gửi ngân hàng và tiền mặt, do đó cơng ty khơng hạch tốn tiền ngoại tệ vào TK 007, không phản ánh chênh lệch tỷ giá hối đoái.
Kế toán căn cứ vào nguyên tắc ghi nhận giá gốc hàng tồn kho là tồn bộ chi phí liên quan đến việc mua hàng, kế tốn khơng hạch tốn chênh lệch tỷ giá hối đoái giữa thời điểm nhập hàng trên tờ khai hải quan và thời điểm xuất tiền gửi ngân hàng để mua ngoại tệ vào doanh thu hoặc chi phí tài chính . Kế tốn khơng ghi nhận trị giá hàng mua vào theo tỷ ghi trên tờ khai hải quan mà ghi nhận theo giá thực tế tại thời điểm mua ngoại tệ để trả người bán.
Căn cứ vào tờ khai hải quan( Biểu số 2.4 ),phiếu nhập kho PN.0038 (theo
mẫu biểu số 2.5) và tỷ giá thực tế vào thời điểm mua ngoại tệ kế toán hạch toán:
+ Nợ TK 1561 : 1831* 21,130 = 38,689,030
Có TK 331 : 38,689,030 ( chi tiết cho GTAC-COMPANY) Căn cứ vào tờ khai hải quan ( Biểu số 2.4),tỷ giá thực tế tại thời điểm nhập hàng do ngân hàng Nhà nước quy định cho việc tính thuế nhập khẩu hoặc thuế
GTGT hàng nhập khẩu ngày 05/02 là 20,828đ/USD trên tờ khai hải quan kế toán hạch toán thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp:
+ Nợ TK 13312 : 1831* 20,828*10% = 3,813,607 Có TK 33312 : 3,813,607
Khi xuất tiền gửi ngân hàng để mua ngoại tệ thanh toán cho người bán, kế tốn khơng ghi nhận tiền ngoại tệ vào TK 007.Căn cứ vào ủy nhiệm chi( theo mẫu
biểu số 2.7) và tỷ giá thực tế tại thời điểm mua ngoại tệ, kế toán hạch tốn
+ Nợ TK 331 : 1831* 21,130 = 38,689,030 Có TK 1121 : 38,689,030
Nghiệp vụ 3: Ngày 08/02 mua hàng hóa của cơng ty CP Công nghệ
HANCO về nhập kho với số tiền hàng là 385,974,000 đồng .Hàng đã về nhập kho.Hóa đơn GTGT chưa về. Phiếu nhập kho PN.0040
Khi hàng về đến kho cơng ty, kế tốn hàng hóa kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa, sau đó lập phiếu nhập kho PN.0040( Biểu số 2.6 ). Do hàng hóa về nhập kho nhưng chưa có hóa đơn GTGT, kế tốn chỉ phản ánh giá trị hàng hóa đã về nhập kho, chưa phản ánh thuế GTGT :
+ Nợ TK 1561: 385,974,000 Có TK 331 : 385,974,000
Nghiệp vụ 4: ngày 15/02/2013 nhận được hóa đơn GTGT số 000053 về sử
dụng dịch vụ cước vận chuyển quốc tế phí D/O ( lơ hàng nhập khẩu theo tờ khai) của công ty TNHH quốc tế Phương Nam trị giá thanh toán 11,000,000 ( đã bao gồm thuế GTGT 10% )
Căn cứ chứng từ gốc hóa đơn GTGT số 000053 (biểu số 2.2) kế toán hạch toán:
+ Nợ TK 1562 : 10,000,000 Nợ Tk 1331 : 1,000,000
Có TK 331 : 11,000,000 ( chi tiết cho công ty quốc tế Phương Nam)
Nghiệp vụ 5: Ngày 22/02 mua hàng hóa của cơng ty TNHH điện Thành An
theo hóa đơn GTGT số 0000042 tổng trị giá thanh toán 55,000,000( đã bao gồm thuế GTGT 10%). Chưa trả tiền người bán. Hàng đã nhập kho theo phiếu nhập PN.0050
Căn cứ vào chứng từ gốc bao gồm hóa đơn GTGT số 0000042 ( liên 2) (biểu
số 2.6)được công ty thiết bị điện Đồng Anh cung cấp, Phiếu nhập kho PN0050. kế
toán hạch toán
+ Nợ TK 1561 : 50,000,000 Nợ TK 1331 : 5,000,000 Có TK 331 : 55,000,000
Nghiệp vụ 6 : ngày 25/02 mua thiết bị thí nghiệm của cơng ty TNHH Phát
triển năng lượng & tự động hóa theo hóa đơn GTGT số 0000065 trị giá thanh toán 132,000,000 đã bao gồm thuế GTGT)
Căn cứ vào chứng từ gốc là hóa đơn GTGT ( liên 2) được người bán cung cấp, biên bản kiểm tra chất lượng kế toán hạch toán
+ Nợ Tk 211 : 120,000,000 Nợ Tk 13311 : 12,000,000 Có TK 331 : 132.000.000
Ngiệp vụ 1: : Ngày 02/02 Xuất tiền gửi ngân hàng tại ngân hàng Agribank
trả nợ công ty CP cơng nghệ HANCO theo hóa đơn GTGT 0000025 (mua hộp nối ngầm về nhập kho. Tổng giá thanh toán 90,706,000 VNĐ) Đã được ghi báo nợ trên sổ phụ theo dõi tại ngân hàng
Căn cứ vào ủy nhiệm chi ( biểu số 2.7) kèm theo chứng từ gốc là hóa đơn GTGT số 0000033(liên 2) kế toán hạch toán :
+ Nợ TK 331 : 90,706,000 ( chi tiết cho công ty CP công nghệ HANCO) Có TK 1121 : 90,706,000
Nghiệp vụ 2: Ngày 5/2 xuất 7,500,000 đ tiền mặt thanh toán tiền cước vận
chuyển tháng 1/ 2013 cho công ty chuyển phát nhanh hợp nhất Miền Bắc. Phiếu chi số PC12.0055.
Khi nhận được lệnh thanh toán, kế toán thanh toán lập phiếu chi ( biểu số
2.9) và chuyển cho thủ quỹ để xuất tiền thanh toán, kế toán hạch toán:
+ Nợ TK 331 : 7,500,000 ( chi tiết công ty chuyển phát nhanh hợp nhất Miền Bắc )
Có TK 1111 : 7,500,000
Nghiệp vụ 3 : Ngày 10/02 Dùng tiền gửi ngân hàng VNĐ tại Agribank chi
nhánh nam- hà nội mua 2000USD thanh toán cho nhà xuất khẩu INVENSYS LTD (hợp đồng ngoại) theo phương thức TT trả trước. Tỷ giá thực tế 21,100 VNĐ/ USD
Kế toán căn cứ vào hợp đồng ngoại, ủy nhiệm chi( theo mẫu biểu số 2.7), tỷ giá thực tế tại thời điểm mua ngoại tệ, hạch toán:
+ Nợ TK 331 : 2000* 20,100 = 42,000,000 Có 1121 : 42,000,000
Nghiệp vụ 4: Ngày 15/02 thanh toán tiền mua hàng cho công ty TNHH công
nghệ thiết bị năng lượng theo hóa đơn GTGT số 000034 tổng số tiền thanh toán 19,000,000 NVĐ. PC 12.0060
Căn cứ vào phiếu chi số PC12.0060 (theo mẫu biểu số 2.9) kế toán hạch toán + Nợ TK 331 : 19,000,000
Có TK 1111 : 19,000,000
Nghiệp vụ 5 : Ngày 20/02 xuất tiền gửi ngân hàng tại ngân hàng Agribank
ngầm về nhập kho). Tổng giá thanh toán 45,590,000 VNĐ Đã được ghi báo nợ trên sổ phụ theo dõi tại ngân hàng
Căn cứ vào ủy nhiệm chi ( theo mẫu biểu số 2.7) kèm theo chứng từ gốc là hóa đơn GTGT số 000021 (liên 2) kế tốn hạch toán :
+ Nợ TK 331 : 45,590,000 ( chi tiết cho cơng ty CP cơng nghệ HANCO) Có TK 1121 : 45,590,000
Nghiệp vụ 6: Ngày 27/02 ứng trước tiền mua vật tư thiết bị cho công ty
TNHH công nghệ thiết bị năng lượng số tiền 18,000,000 VNĐ. Phiếu chi số PC12.0064
- Khi nhận được lệnh ứng trước tiền mua vật tư thiết bị kế toán thanh toán lập phiếu chi số PC12.0064( theo mẫu biếu số 2.9) và chuyển cho thủ quỹ để xuất tiền thanh toán. Kế toán hạch toán
+ Nợ TK 331 : 18,000,000 Có TK 1111 : 18,000,000
* Các nghiệp vụ vay nợ :
Nghiệp vụ 1 : ngày 03/02 xuất tiền từ quỹ tiền mặt trả tiền lãi vay tháng 1
số tiền 47,481,000đ. Phiếu chi số PC12.0040
- Công ty vay vốn của các cá nhân, lãi suất trả cho người cho vay là 1,2%/ tháng, không vượt quá 150% lãi suất cho vay của các ngân hàng, do đó phần chi phí lãi vay được tính vào chi phí hợp lý. Khi tính tiền lãi vay tháng 1 kế tốn phản ánh vào nợ TK 635 và có TK335
- Ngày 03/02 Kế tốn dựa trên bảng tính lãi vay tháng 1,viết phiếu chi ( biểu
số 2.8) để xuất tiền thanh toán lãi vay và chuyển cho thủ quỹ. Đồng thời căn cứ vào
bảng phân bổ lãi vay ( bảng số 2.5) viết giấy biên nhận cho từng chủ nợ( biểu số
2.10) để xác nhận việc đã thanh toán lãi vay với chủ nợ.
Kế toán hạch toán giảm khoản phải trả đồng thời giảm tiền mặt : + Nợ TK 335 : 47,481,000 ( chi tiết cho từng chủ nợ)
Có TK 1111 : 47,481,000
Nghiệp vụ 2:Ngày 06/02 vay ngắn hạn 200,000,000VNĐ của Trần Trung Văn
về nhập quỹ tiền mặt theo giấy vay tiền được lập ngày 10/08/2012. Tiền đã thu bằng tiền mặt phiếu thu PT12.0052
Căn cứ vào giấy vay nợ( biểu số 2.12), phiếu thu( biểu số 2.11), kế toán hạch toán
+ Nợ TK 1111 : 200,000,000 Có TK 311 : 200,000,000
Nghiệp vụ 3 : ngày 10/02 vay ngắn hạn 75,000,000 của Nguyễn Trường An theo
giấy vay nợ ngày 08/02/2013 để thanh tốn tiền hàng cho cơng ty TNHH điện Thành An theo hóa đơn GTGT số 0000057
Căn cứ vào giấy vay tiền( theo mẫu biểu số 2.11), hóa đơn GTGT số 0000042 kế tốn hạch tốn
+ Nợ TK 331 : 75,000,000 Có TK 311 : 75,000,000
Nghiệp vụ 4 : Ngày 20/02 vay ngắn hạn 135,000,000 của Lê Trí Thức theo giấy
vay nợ ngày 20/02/2013 về nhập quỹ tiền mặt. Phiếu thu PT12.0054 Căn cứ vào giấy vay tiền, phiếu thu. Kế toán hạch toán : + Nợ TK 1111 : 135,000,000
Có TK 311 : 135,000,000
Nghiệp vụ 5 : Ngày 25/02 Xuất quỹ tiền mặt thanh toán khoản nợ vay ngắn hạn
300,000,000 cho Nguyễn Đức Hương theo giấy vay nợ ngày 05/07/2012
Trong tháng 2 công ty phải trả lãi 24 ngày từ ngày 01/02/2013 đến ngày 25/02/2013 với lãi suất 1,2%/ tháng. Phần lãi suất huy động vốn công ty trả cho người cho vay này không vượt quá 150% so với lãi suất cho vay vốn của các ngân hàng do đó phần chi phí lãi vay này là hợp lệ và được phép tính vào chi phí tài chính của cơng ty, kế tốn hạch tốn chi phí vào chi phí tài chính TK 635
+ Nợ TK 635 : 2,880,000 Có TK 335 : 2,880,000
Cơng ty trích thuế TNCN tồn phần theo quy định của Nhà nước là 5% nộp hộ người cho vay vốn, kế toán ghi giảm khoản phải trả
+ Nợ TK 335 : 2,880,000* 5% = 144,000 Có TK 3335 : 144,000
- Khi thanh toán tiền cho người cho vay vốn, kế toán viết phiếu chi PC12.0060, hạch toán:
+ Nợ TK 311 :300,000,000 Nợ TK 335 : 2,736,000 Có TK 111 : 302,736,000
Nghiệp vụ 6: ngày 28/02 tính và trả lãi tiền vay ngắn hạn tháng 02/2013.
Công ty huy động vốn từ các cá nhân với lãi suất là 1,2%, Kế tốn căn cứ vào bảng tính tiền lãi vay từ 01/02/2013 đến 28/02/2013, ghi tăng chi phí tài chính đồng thời ghi tăng khoản phải trả
+ Nợ TK 635 : 52,260,000 Có TK 335 : 52,260,000
Tính thuế TNCN tồn phần 5% nộp hộ theo quy định cho người cho vay vốn: + Nợ TK 335 : 2,613,000
Có TK 3335 : 2,613,000
Căn cứ vào phiếu chi ( theo mẫu biểu số 2.8) giấy biên nhận ( biểu số 2.10) + Nợ TK 111 : 49,647,000
Nợ TK 335 : 49,647,000
2.2.4 Sổ kế tốn
- Hàng ngày khi có nghiệp vụ phát sinh kế tốn kiểm tra chứng từ và ghi chép vào sổ nhật ký chung:
phụ lục bảng số 2.1: Sổ nhật ký chung
- Cuối tháng kế toán lên sổ cái của các tài khoản 331, 311
Phụ lục bảng số 2.2 : Sổ cái TK 331- phải trả người bán ( từ ngày 01/02/2013-
28/02/2013)
Bảng số 2.3: Sổ cái TK 311- Vay ngắn hạn ( từ ngày 01/2/2013- 28/02/2013)
- Đồng thời vào sổ chi tiết theo dõi công nợ của các khách hàng:
Bảng số 2.4 : Sổ theo dõi công nợ công ty CP HANCO
CHƯƠNG 3
CÁC KẾT LUẬN VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ CƠNG TÁC KẾ TỐN NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ
MAI PHƯƠNG
3.1 các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng cơng tác kế tốn các khoản phải trả tại cơng ty TNHH PTCN Mai Phương
3.1.1: Các kết quả đạt được
(1) Về công tác tổ chức quản lý bộ máy:
Sau một thời gian dài hoạt động công ty đã xây dựng được bộ máy quản lý hạch tốn tương đối khoa học và có tính linh hoạt cao. Quy mơ của các phịng ban được xây dựng gọn nhẹ,đảm bảo tiết kiệm chi phí, tối giản nhân cơng nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc, mối liên kết chặt chẽ giữa các phịng ban và đảm bảo được tính bí mật của thơng tin.
(2) về tổ chức bộ máy kế toán :
Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức đơn giản gọn nhẹ vẫn đảm bảo tính khoa học trong q trình làm việc trao đổi thơng tin kế tốn giữa các bộ phận.Các nhân viên kế tốn được bố trí cơng việc phù hợp với năng lực của mỗi người. Công việc hạch toán và chứng từ được luân chuyển một cách khoa học không bị chồng chéo lên nhau. Công ty cũng chú trọng đến việc bồi dưỡng cho cán bộ nhân viên phòng kế, tạo điều kiện cho nhân viên tham gia học hỏi khi có các khóa tập huấn do Nhà nước, cục thuế thành phố tổ chức. Phịng kế tốn là bộ phận chủ lực của công ty,là bộ phận tham mưu đắc lực cho ban lãnh đạo công ty về vấn đề tài chính, do đó phịng kế tốn phải có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác để đảm báo cơng tác hạch tốn nói chung.
- Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và việc ứng dụng phần mềm kế phục vụ cho cơng tác hạch tốn,cơng ty đã sử dụng phần mềm kế toán được một thời gian dài, do đó việc hạch tốn, ghi chép đơn giản hơn, thông tin được xử ký và cung cấp kịp thời. Công ty đã sử dụng phần mềm kế tốn được viết riêng cho phù hợp với cơng tác tổ chức và hạch tốn kế tốn của cơng ty. Việc kết hợp giữa hình
thức nhật ký chung và áp dụng phần mềm máy tính là hồn tồn phù hợp, chỉ cần nhập chứng từ gốc một lần, tiện cho việc theo dõi vào sổ sách và quản lý
(3) Về chứng từ, sổ sách sử dụng :
- Quá trình lập, tiếp nhận và luân chuyển chứng từ được thực hiện đúng nguyên tắc. Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào chứng từ gốc kế toán tiến hành ghi chép vào các sổ nhật ký chung do đó tránh được sự bỏ sót hay nhầm lẫn. các chứng từ liên quan sau khi được sử dụng để hạch tốn đều được đóng thành các tập theo các tháng trong năm để lưu trữ và tiện cho việc đối chiếu theo dõi khi cần thiết.
- Các chứng từ ban đầu của kế tốn cơng nợ phải trả được kế toán lập theo các biểu mẫu quy định nói chung và có thêm một số chứng từ tự lập tại cơng ty nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra, theo dõi.
- Hệ thống chứng từ, sổ sách được tổ chức khoa học lập theo đúng quy định chế độ kế toán hiện hành của Bộ trưởng bộ tài chính.
- Cơng ty đã thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình luân chuyển chứng từ, tạo điều kiện cho cơng tác hạch tốn ban đầu được chính xác và cơng tác hạch tốn sau này được thuận lợi.
- Việc lưu trữ chứng từ được thực hiện một cách khoa học, đầy đủ đảm bảo dễ dàng trong việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
- Việc áp dụng hình thức nhật ký chung là hồn tồn phù hợp với quy mô của công ty, tạo điều kiện thuận lợi khi ứng dụng phần mềm kế toán máy.
- Đối với các khách hàng thường xuyên phát sinh quan hệ kinh tế với cơng ty kế tốn mở riêng sổ theo dõi chi tiết công nợ, đối với những khách vãng lai hoặc ít có quan hệ kinh tế phát sinh kế toán mở chung vào một sổ theo dõi chi tiết.