Chương 1 : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
3.4 Đánh giá chung thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu camera quan
3.4.3 Nguyên nhân của những tồn tại
Làm thủ tục hải quan
- Do cơng tác chuẩn bị của Cơng ty khơng tìm hiểu và bổ sung đầy đủ giấy tờ, chứng từ theo quy định.
- Do hàng hóa bị sai lỗi chính tả nên làm sai lệch tên hàng hóa khi khai hải quan để tính thuế. Đây là lỗi của cả hai bên khi quy định ngôn ngữ sẽ sử dụng trong hợp đồng khi có sai sót gì xảy ra đối với hàng hóa.
Nhận hàng và kiểm tra
- Công ty không chuẩn bị kỹ và đầy đủ các giấy tờ nên khi tiến hành nhận hàng. Và do bên Bán chậm gửi chứng từ.
- Do Công ty chưa hiểu biết nhiều về luật pháp quốc tế, nhiều lô hàng bị giao chậm, không đúng quy cách chất lượng nhưng Công vẫn không hủy hợp đồng để giữ mối quan hệ hợp tác lâu dài, do đó bên Bán càng được nước lấn tới.
Thuê phương tiện vận tải về kho
- Do Cơng ty khơng lường trước được những sai sót có thể mắc phải khi giao hàng hóa của mình cho Công ty vận tải. Công tác chuẩn bị giấy tờ để Cơng ty vận tải lấy hàng cịn chưa tốt.
- Cơng ty khơng có phương án đề phịng khi khơng th được Cơng ty vận tải hay hợp tác.
- Do Công ty vận tải chỉ thực hiện theo đúng điều kiện trong hợp đồng vận tải, nên tinh thần trách nhiệm của họ không cao, họ chỉ thực hiện nhiệm vụ của mình là chở hàng về kho là được.
Thanh tốn
- Do bên Bán là cơng ty của Hàn Quốc nên tên và địa chỉ của họ rất khó viết, khơng tránh khỏi việc nhầm lẫn hay sai sót.
- Do bên Bán không chuyển đủ các chứng từ để ngân hàng có thể tiến hành thanh tốn; nội dung chứng từ của bên Bán hay bị thiếu và sai lỗi chính tả nên ngân hàng phải đi kiểm tra xác nhận lại, rồi báo cho Công ty đến kiểm tra gây mất nhiều thời gian và tốn chi phí.
- Do sự thiếu chuyên nghiệp của nhân viên đàm phán và nhân viên thông báo mở L/C tới ngân hàng nên việc mở L/C tại ngân hàng khơng được chặt chẽ và chính xác.
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
- Nhân viên của cơng ty cịn kém về luật TMQT, kinh nghiệm trong hoạt động NK và bn bán quốc tế ít.
- Nội dung trong hợp đồng ký kết với bên Bán còn sơ sài, chưa nêu rõ các điều khoản được áp dụng khi bên XK hoặc bên NK vi phạm hợp đồng.
Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CAMERA QUAN SÁT TỪ THỊ TRƯỜNG HÀN QUỐC CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN CƠNG NGHỆ FUTECH 4.1 Định hướng phát triển của Cơng ty trong thời gian tới
Công ty cổ phần công nghệ Futech đã đề ra phương hướng hoạt động của mình trong thời gian tới như sau:
- Củng cố hoạt động kinh doanh cơng ty có thế mạnh, lấy lĩnh vực nhập khẩu, kinh doanh thiết bị bảo vệ, camera quan sát làm trọng tâm, lấy phần mềm và các giải pháp tích hợp hệ thống làm mũi nhọn đột phá.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng: thường xun hỏi thăm tình hình sử dụng sản phẩm camera (chất lượng sản phẩm và chất lượng dịch vụ), xây dựng các chính sách thăm hỏi…
- Để khơng ngừng phát triển, nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường, công ty đã đặt ra mục tiêu cụ thể trong năm 2013 như sau: Tổng doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng 30% so với năm 2012, lợi nhuận tăng 30%, nộp ngân sách nhà nước đảm bảo đạt 25% tổng lợi nhuận trước thuế và dự kiến tăng 20% so với năm 2012. Cơng ty cũng có kế hoạch tuyển thêm lao động, đặc biệt là đội ngũ lao động có trình độ phục vụ cho hoạt động nhập khẩu của Công ty.
- Làm tốt công tác chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam về công nghệ. - Ngày càng đẩy mạnh hoạt động nhập khẩu mặt hàng camera quan sát vì đây
là mặt hàng đã và đang đem lại lợi nhuận cao cho Công ty.
- Mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước, xây dựng vi thế ổn định, vững chắc trên thị trường và trong tâm trí người tiêu dùng.
- Xây dựng đội ngũ chuyên về hoạt động nhập khẩu, tuyển chọn những nhân viên thực sự có tài và có trách nhiệm.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong cơng ty phát huy hết khả năng của mình, từ đó giúp cho hoạt động kinh doanh của cơng ty ngày càng phát triển và thu được lợi nhuận cao.
4.2 Các giải pháp đề hồn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu camera quan sát từ thị trường Hàn Quốc của công ty CP công nghệ Futech 4.2.1 Các giải pháp trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Hoàn thiện khâu làm thủ tục hải quan
- Trong khai báo hải quan thì Cơng ty cần khai báo một cách trung thực, chính xác, đồng thời cần xem xét một cách cẩn thận danh mục hàng hóa nhập khẩu của cơng ty để từ đó tiến hành áp mã cho hàng hóa và tính trước số thuế nhập khẩu cho lô hàng đang nhập nhằm tránh trường hợp hàng hóa bị áp sai mã số thuế, có sai sót gì Cơng ty cong kịp thời sửa chữa.
- Trước khi đi làm thủ tục hải quan thì nhân viên phụ trách công việc này của công ty cần lập danh sách tên các loại hàng hóa đối chiếu với phụ lục trong bảng hợp đồng. Bởi nếu hàng hóa nhập khẩu của Cơng ty mà bị áp sai mã thuế, dẫn đến phải sửa chữa khiến cho thời gian làm thủ tục hải quan bị kéo dài, sẽ làm chậm tiến độ nhận hàng, do đó cần phải làm tốt cơng tác chuẩn bị đó.
- Khi làm thủ tục hải quan thì Cơng ty cần chuẩn bị kỹ bộ hồ sơ hải quan về giấy chứng nhận xuất xứ, bảng kê khai hàng hóa, phụ lục hợp đồng, các chứng từ và giấy tờ cần thiết, các chứng từ phải thống nhất với nhau. Khai hải quan phải đầy đủ, chính xác về hàng hóa như: chủng loại, mã số tính thuế, thực hiện theo sự chỉ dẫn và quyết định của hải quan.
- Công ty nên nộp thuế đầy đủ và đúng thời hạn, tránh tình trạng nộp thuế muộn. Bởi khi Công ty nộp thuế muộn, hải quan sẽ gửi cơng văn địi tiền thuế và khi đó cơng ty sẽ bị đưa vào danh sách các doanh nghiệp chậm nộp thuế, gây khó khăn trong việc làm thủ tục hải quan cho các lô hàng sau này.
- Công ty cần tạo uy tín với cơ quan hải quan, từ đó tạo được mối quan hệ tin tưởng với cơ quan hải quan trong q trình giải quyết cơng việc, giúp việc làm thủ tục hải quan của công ty sẽ diễn ra thuận lợi hơn.
- Công ty cũng nên lập ra một bộ phận chuyên trách về khâu này, như thế khi có hợp đồng nhập khẩu thì bộ phận này sẽ phải có trách nhiệm và tự biết phải chuẩn bị những hồ sơ giấy tờ cần thiết gì, giảm bớt những sai sót hay mắc phải.
- Cơng ty nên thường xun cập nhật những thay đổi của hải quan, những văn bản mới nhất về luật hải quan, luật thuế XNK, giấy phép nhập khẩu để thực
hiện đúng theo các quy định của cơ quan hải quan. Hạn chế những sai sót do thiếu hiểu biết gây ra.
Hồn thiện khâu nhận hàng và kiểm tra
- Với hạn chế nhận hàng chậm hơn so với hợp đồng, quá trình nhận hàng tốn nhiều thời gian do bên Bán chậm gửi chứng từ thì cần lên danh sách các chứng từ cần thiết và đốc thúc người bán giao các chứng từ đó đúng hẹn, khơng làm chậm trễ việc nhận hàng, đồng thời nhắc nhở bên Bán phải giao hàng đúng thời gian quy định, không chấp nhận bên Bán xin lui thời gian giao hàng.
- Khi đi nhận hàng thì Cơng ty cần chuẩn bị và mang đầy đủ các loại chứng từ giấy tờ như: phụ lục hợp đồng, lệnh giao nhận hàng; tờ khai giá trị tính thuế sai; chứng từ sai bị trả lại; bảng kê khai hàng hóa, tránh trường hợp mang thiếu, gây ảnh hưởng đến việc nhận hàng. Bên cạnh đó, cơng ty cũng cần thường xuyên nhắc nhở những nhân viên phụ trách nhận hàng phải kiểm tra đầy đủ giấy tờ trước khi đi nhận hàng.
- Để tránh trường hợp trước khi bên Bán giao hàng tới, Công ty chưa kịp liên hệ ký hợp đồng với cơ quan cảng nên khi hàng đến thì khơng được bốc dỡ giao nhận ngay, làm mất nhiều thời gian xử lý, thì Cơng ty cần liên hệ và ký hợp đồng với cơ quan ga cảng trước khi hàng về để họ có kế hoạch nhận hàng, bốc dỡ và bảo quản hàng hóa.
- Cơng ty cần u cầu bên Bán phải giao đầy đủ các loại giấy tờ, chứng từ, bản tiêu chuẩn kỹ thuật để cơ quan kiểm định có thể kiểm tra chính xác chất lượng hàng hóa, làm căn cứ để lập biên bản giám định khi có sai phạm. - Cơng ty cần lựa chọn và thuê những cơ quan giám định thuộc quyền quản lý
của Nhà nước, có uy tín chất lượng và hiểu bản chất hàng hóa của Cơng ty. - Trong hợp đồng ký kết với cơ quan kiểm định thì Cơng ty cần chuyển giao
rủi ro cho cơ quan kiểm định để họ có trách nhiệm hơn trong q trình kiểm tra, tránh việc làm cho có lệ, khơng tích cực của cơ quan kiểm định. Mặt khác, công ty cũng nên cử cán bộ kỹ thuật của Công ty đi cùng với cơ quan kiểm định xuống trực tiếp kiểm tra hàng hóa, như vậy sẽ hiệu quả hơn trong
việc kiểm tra. Khi kiểm tra, nếu thấy dấu hiệu vi phạm thì phải lập tức tiến hành lập biên bản và lấy đó làm căn cứ cho việc giải quyết khiếu nại sau này. - Công ty cần quy định điều khoản phạt về chất lượng không đảm bảo chặt chẽ, mức bồi thường thiệt hại và cách giải quyết cụ thể, đồng thời quy định rõ bên nào sẽ chịu chi phí khi trả lại hàng, tránh xảy ra tình trạng tranh chấp, đổ lỗi cho nhau khi hàng hóa khơng đúng quy định.
Hồn thiện khâu thuê phương tiện vận tải về kho
- Khi ký hợp đồng với Cơng ty vận tải thì Cơng ty cần phải soạn thảo các điều khoản hợp đồng chặt chẽ để kiểm sốt và bảo vệ hàng hóa của mình, tránh trường hợp bên vận tải thoái thác trách nhiệm khi hàng hóa bị tổn thất.
- Cơng ty cần cử người của Cơng ty có trình độ chun mơn nghiệp vụ theo sát hàng hóa trong q trình vận chuyển hàng hóa của Cơng ty vận tải, đảm bảo an tồn cho hàng hóa của Cơng ty.
- Để tránh việc có một số trường hợp vẫn cịn gửi thiếu giấy tờ cho Cơng ty vận tải, hay quên tờ phụ lục hàng hóa làm cho Cơng ty vận tải khơng biết rõ ràng hàng hóa mình chở về là loại nào, số lượng là bao nhiêu, thì Cơng ty cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ để Công ty vận tải lấy hàng và chở về kho đúng chủng loại hàng hóa, mã hiệu tên hàng, đủ số lượng.
- Không nên quá tin tưởng vào Công ty vận tải mà giao hết quyền kiểm sốt hàng hóa cho họ, như vậy Cơng ty sẽ khơng kiểm sốt được hàng hóa của mình có được đảm bảo an tồn hay khơng.
- Cơng ty cần tìm hiểu và lựa chọn các Cơng ty vận tải có uy tín, chi phí vận tải hợp lí, đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải. Đồng thời Cơng ty cũng nên tìm hiểu nhiều Cơng ty vận tải chứ khơng độc quyền một Công ty, như vậy Cơng ty sẽ có nhiều sự lựa chọn hơn, mặt khác khi Công ty vận tải này bận thì có thể tìm đến Cơng ty vận tải khác, sẽ linh động trong việc chun chở hàng hóa của mình về kho.
- Để tránh việc phải thuê phương tiện vận tải bên ngồi thì Cơng ty cũng nên xem xét thành lập bộ phận vận tải riêng của Cơng ty, như vậy có thể chủ
động hơn trong việc vận chuyển hàng hóa, đồng thời tiết kiệm chi phí vận chuyển và đảm bảo an tồn hơn cho hàng hóa của Công ty.
Hồn thiện khâu thanh tốn
- Với những sai sót trong khâu mở L/C như: ghi sai tên, địa chỉ bên XK, tên NH thơng báo hay sai lỗi chính tả, thì Cơng ty cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng các giấy tờ cần thiết cho bộ hồ sơ xin mở L/C. Cán bộ thực hiện nghiệp vụ mở L/C phải là người có chun mơn, cẩn thận, có trình độ tiếng anh tốt để tránh những sai sót mắc phải trong L/C dẫn đến phải sửa đi sửa lại gây mất nhiều thời gian và chi phí. Cơng ty cũng nên cử cán bộ có nhiệm vụ mở L/C mở trước một L/C mẫu rồi fax hoặc email sang cho bên Bán tham khảo trước, nếu bên Bán khơng có ý kiến gì về nội dung của L/C thì cán bộ của Cơng ty mới tiến hành mở L/C tại ngân hàng, như vậy sẽ hạn chế được những sai sót trong khâu mở L/C.
- Cơng ty cần lên danh sách các chứng từ cần thiết, và thường xuyên nhắc nhở, đốc thúc bên Bán gửi đầy đủ và đúng hẹn các chứng từ như trong hợp đồng đã yêu cầu khi mà lỗi là do bên Bán gửi sang chứng từ chưa đầy đủ hay sai lỗi chính tả và thiếu một số nội dung.
- Khi Cơng ty khơng có đủ khả năng chi trả tại thời điểm đó thì trước khi ký kết hợp đồng cần xem xét cơng ty có khả năng thanh tốn khơng, đồng thời phải thường xuyên lập kế hoạch sử dụng vốn. Nếu trong trường hợp ngoài dự đốn, cơng ty khơng thể thanh tốn ngay tại thời điểm đó thì cơng ty nên thương lượng với đối tác để kéo dài thới gian thanh tốn để có thêm thời gian quay vốn kịp thời.
- Cơng ty cũng cần thỏa thuận với Ngân hàng khi nhận đầy đủ các chứng từ gốc của bên Bán thì mới tiến hành chuyển tiền cho bên Bán.
- Công ty cần quy định rõ trong hợp đồng nếu bên Bán có bất kỳ thay đổi nào về hàng hóa sẽ giao thì phải báo trước cho Cơng ty và chịu mọi chi phí phát sinh, tránh trường hợp bên Bán không chịu trách nhiệm khi tự ý thay đổi việc giao hàng.
Hoàn thiện khâu khiếu nại và giải quyết khiếu nại
- Cơng ty cần đào tạo cho nhân viên của mình các kiến thức về pháp luật khiếu nại, kiến thức nghiệp vụ, kiến thức về luật quốc tế, nhân viên cần có sự khéo léo, ứng xử và lập luận vững vàng, hợp tình hợp lý, có kinh nghiệm sẽ giúp cho cơng ty có khả năng đạt được kết quả tốt. Đồng thời Cơng ty cần lưu giữ tồn bộ hồ sơ liên quan đến mỗi hợp đồng cho đến khi hết thời hạn khiếu nại để làm bằng chứng pháp lý, khi đó Cơng ty sẽ khơng bị động trong q trình giải quyết khiếu nại.
- Công ty không nên nhượng bộ cho đối tác, cần xử lý nghiêm các sai phạm của