2.3. Kế toán chi phí bán hàng
2.3.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Tai Xí nghiệp, khi các chứng từ kinh tế liên quan tới các khoản chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp phát sinh sẽ được kế toán tập hợp và phản ánh hàng ngày vào sổ chi tiết TK 642, cuối tháng số liệu trên sổ chi tiết TK 642 được dùng để phản ảnh lên bảng tồng hợp chi phí bán hàng vào cuối kì
Biểu 2.29: Sổ chi tiết chi phí bán hàng
Đơn vị: Xí nghiệp xăng dầu và VLXD Bắc Ninh
Đ/c : Số 10 Đường Nguyễn Văn Cừ,P Ninh Xá,TX Bắc Ninh.Tỉnh Bắc Ninh
SỔ CHI TIẾT - TK 642 – CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Tháng 10 năm 2013
Chứng từ
Diễn giải
TK
Tổng số tiền
Ghi nợ tài khoản 642
SH NT Đ/Ƣ Chia ra CPNV CPCCDC CPKH Cp mua ngoài CP khác Số dƣ đầu kỳ - - - - - …. … … … … … … … …. … PC 1023 16/10 Tiên nước 111 5,711,792 5,711,792 …. … … … … … … HĐ 11870 13/10 Tiền điện 111 19,186,830 19,186,830 …. … … … …. …. … BPBTL 30/10 KC tiền lương T10 334 330.987.450 330.987.450 30/10 Chi phí BHXH BHYT 3383 76.127.114 76.127.114
BPBCDC 30/10 Chi phí khấu hao 153 288,931,652 298,931,652
...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... 30/10 Ghi có TK 642 911 1.720.944.838
Biểu 2.30 : Bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp
Bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng 10 năm 2013
ĐVT : VNĐ
STT Nội dung Số tiền
1 Tiền nước 5,711,792 2 Tiền điện 19,186,830
... ... ....
7 Chi phí tiền lương 330.987.450 8 Chi phí các khoản trích
theo lương
76.127.114
9 Chi phí khấu hao 288,931,652 10 Chi phí phân bổ CCDC 17,039,166
... ... ...
2.3.3. Kế tốn tổng hợp về chi phí bán hàng
Quy trình ghi sổ kế tốn tổng hợp chi phí bán hàng tại Xí nghiệp có thể được tóm tắt qua sơ đồ sau
Sơ đồ 2. 7: Quy trinh ghi sổ kế tốn tổng hợp chi phí bán hàng
Căn cứ trên các chứng từ kế toán, hàng ngày kế toán cập nhât số liệu vào phần mềm kế toán , sổ sách kế tốn Nhật kí chung, cuối tháng tiến hàng tồng hợp số liệu lên sổ cái,đồng thời đối chiếu số liệu trên sổ cái TK 642 với bảng tồng hợp chi phí trong kì. Số liệu tổng cộng vào cuối tháng chính là cơ sở để lên các báo cáo tài chính có liện quan
Sổ cái TK 642
Chứng từ kế toán
Nhật Ký Chung
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tào chính
Sổ chi tiết chi phí
Bảng tổng hợp chi phí
Biểu 2.31 : Sổ nhật kí chung phần chi phí quản lý kinh doanh
Đơn vị: Xí nghiệp xăng dầu và VLXD Bắc Ninh Địa chỉ: Số 10 đường Nguyễn Văn Cừ, P Ninh Xá
TX Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh
Mẫu số: 01 - TT
(Ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng BTC)
(TRÍCH) SỔ NHẬT KÝ CHUNG PHẦN CHI PHÍ QUẢN LÝ KINH DOANH Tháng 10/2013 Từ ngày 01/10/2013 đến ngày 30/10/2013 Đơn vị tính: đồng. Ngày Chứng từ Diễn giải Đã gh i sổ cái S T T SH TK Số phát sinh Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có 1 2 3 4 7 8 9 Số trang trƣớc chuyển sang xxx xxx ……….. 16/10 PC 1023 16/10 Tiên nước 642 5,711,792 111 5,711,792 ……….. 13/10 HĐ 11870 13/10 Tiền điện 642 19,186,830 111 19,186,830 ... 30/10 BPBTL 30/10 KC tiền lương T10 642 330.987.450 334 330.987.450 30/10 30/10 Chi phí BHXH BHYT 642 76.127.114 3383 76.127.114 30/10 BPB 2 30/10 Chi phí khấu hao 642 288,931,652
214 288,931,652
… ……..
Biểu 2.32 : Sổ cái TK 642
Đơn vị: Xín ghiệp xăng dầuv à VLXD Bắc Ninh
Đ/C: Số 10 Đường Nguyễn Văn Cừ ,P Ninh Xã TX Bắc Ninh,Tỉnh Bắc Ninh. SỔ CÁI TK 642
Trích tháng 10 năm 2013
ĐVT: Đồng
NTGS
chứng từ
Diễn giải TK đ/ư
số tiền phát sinh SH NT Nợ Có Dư đầu kỳ - - 16/10 PC 1023 16/10 Tiên nước 111 5,711,792 ……….. 13/10 HĐ 11870 13/10 Tiền điện 111 19,186,830 ... 30/10 BPBTL 30/10 KC tiền lương T10 334 330.987.450 30/10 30/10 Chi phí BHXH BHYT 338 76.127.114 30/10 BPB 2 30/10 Chi phí khấu hao 214 288,931,652
……………….
Kết chuyển doanh thu thuần 911 1.720.944.838
Cộng phát sinh 1.720.944.838 1.720.944.838
Biểu 2.32 : Báo cáo kết quả kinh doanh ( tạm tính tháng 10/2013)
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Tạm tính tháng 10 năm 2013 ĐVT:1000Đ Chỉ tiêu Mã số T minh Kỳ này Kỳ trước 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 VI.08 107.507.090.925
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 02 - 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp
dịch vụ
(10 = 01 - 02) 10 107.507.090.925
4. Giá vốn hàng bán 11
104.007.456.069,72
5. Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ
(20 = 10 - 11) 20 3.499.634.855,28 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 -
7. Chi phí tài chính 22 1.714.980.223 - Trong đó: Chi phí lãi vay 23 -
8. Chi phí quản lý kinh doanh 2 1.720.944.838 9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (30
= 20 + 21 - 22 – 24-25) 30 63.709.794,28
10. Thu nhập khác 31
8.790.345
11. Chi phí khác 32 23.908.674 12. Lợi nhuận khác (40 = 31 - 32) 40 -
13. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50 = 30
+ 40) 50 IV.09 48.591.465,28 14. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 51 12.147.866,32 15. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
(60 = 50 - 51) 60
36.443.598,96
Ngày 31 tháng 10 năm 2013 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI XÍ NGHIỆP XĂNG DÀU VÀ VLXD
BẮC NINH
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Xí nghiệp và phƣơng hƣớng hồn thiện phƣơng hƣớng hoàn thiện
3.1.1- Ưu điểm
- Trước hết ban lãnh đạo Xí nghiệp có sự quan tâm đúng mức tới chế độ quản lý hàng hóa và chế độ hạch tốn tiêu thụ hàng hóa. Hệ thống kho hàng cũng được bố trí khoa học, hợp lý đảm bảo quản lý theo từng mặt hàng, thuận tiện cho việc nhập xuất hàng hóa khơng để tình trạng hàng hóa bị giảm chất lượng khi ở trong kho. Ban lãnh đạo luôn kịp thời nắm bắt thông tin trên thị trường nhạy bén, cơ cấu tổ chức khoa học, gọn nhẹ, phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Ban Giám đốc hàng năm xây dựng kế hoạch đề ra phương hướng, mục tiêu phấn đấu cụ thể, đồng thời có những đối sách phù hợp, kịp thời đảm bảo cho hoạt động kinh doanh thuận lợi.
- Cùng với sự chuyển đổi nền kinh tế thì phương thức kinh doanh và cơng tác quản lý của Xí nghiệp cũng có những thay đổi để phù hợp với cơ chế mới. Sự chuyển đổi đó đã giúp cho Xí nghiệp khơng ngừng phát triển. Qua tìm hiểu tình hình thực tế ở Xí nghiệp cho thấy: tổ chức kế tốn ở Xí nghiệp đã đáp ứng được u cầu quản lý đặt ra, đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi và phương pháp tính tốn các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán với các bộ phận có liên quan cũng như giữa các nội dung của cơng tác kế tốn, đồng thời đảm bảo cho số liệu kế toán phản ánh trung thực, hợp lý, rõ ràng và dễ hiểu. Tổ chức kế tốn ở Xí nghiệp hiện nay tương đối hợp lý với điều kiện thực tế ở Xí nghiệp .
- Trong cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, kế tốn Xí nghiệp đã tổ chức một cách linh hoạt vừa đơn giản vừa đáp ứng yêu cầu quản lý. Với số lượng hàng hoá đa dạng, phong phú kế toán tiêu
thụ hàng hóa đã rất nỗ lực để hồn thành một khối lượng cơng việc lớn như hiện nay. Kế toán của Xí nghiệp đã phản ánh và giám đốc chặt chẽ toàn bộ tài sản và nguồn vốn của Xí nghiệp , cung cấp thơng tin chính xác kịp thời, phục vụ tốt cho ban lãnh đạo Xí nghiệp ra được các quyết định đúng đắn kịp thời..
- Công tác đào tạo cán bộ kế toán được chú trọng, hiện nay Xí nghiệp khơng ngừng tạo điều kiện cho các nhân viên đi học thêm nhằm nâng cao kiến thức chuyên môn.
- Việc tổ chức hệ thống sổ sách và luân chuyển sổ kế toán hợp lý, khoa học trên cơ sở vận dụng một cách sáng tạo chế độ kế toán hiện hành và rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Xí nghiệp . Có sự chỉ đạo thống nhất ở tất cả các cửa hàng, chi nhánh, nhờ vậy hạch toán kế toán và báo cáo kế toán được thực hiện nề nếp, quản lý khá chặt chẽ về các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, kết quả ở tại các cửa hàng, chi nhánh.
3.1.2- Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được trong công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh thì Xí nghiệp vẫn cịn có những nhược điểm nhất định trong q trình phát triển của mình.
- Xí nghiệp đang áp dụng hình thức NKC nhưng lại khơng mở sổ nhật ký đặc biệt nên việc theo dõi việc mua bán hàng không được thuận tiện và chuyên môn hố . Ngồi ta việc vận dụng hình thức ghi sổ này làm cho khối lượng ghi chép của nhân viên kế toán là khá lớn
- Về TK sử dụng :Xí nghiệp mới chỉ sử dụng TK cấp 2 để theo dõi cho từng loại hàng hoá mà chưa sử dụng TK cấp 3 để theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng trong từng loại hàng
- Bên cạnh đó việc tập hợp chi tiết chi phí quản lý kinh doanh Xí nghiệp khơng tiến hành phân loại chi phí nào là chi phí bán hàng chi phí nào là chi phí quản lý kinh doanh, do đó chi phí quản lý kinh doanh hàng tháng tại Xí nghiệp khá cao
- Xí nghiệp chưa có các chính sách bán hàng giảm giá hoặc chiết khấu với khách hàng mua với số lượng lớn, do đó việc thu hút và giữ chân khách hàng gặp nhiều khó khăn
- Xí nghiệp áp dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền cho phương pháp tính giá hàng tồn kho, mặc dù đây là phương pháp đơn giản, nhưng điểm yếu của phương pháp này là cuối tháng mới biết được giá trị hàng tồn kho. Kế toán viên thường tin tưởng vào phần mềm kế tốn mà khơng tiến hành kiểm tra, dà sốt lại vì vậy giá vốn hàng bán thường xuyên nhầm lẫn
- Xí nghiệp khơng lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho cho hàng hóa, trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay. Đó là một nhược điểm nghiêm trọng , do hàng hóa mà Xí nghiệp tiến hành kinh doanh là hàng đặc thù, giá cả thường xuyên lên xuống thất thường. Việc không lập dự phịng sẽ làm gia tăng chi phí cho Xí nghiệp . Ví dụ điển hình là năm 2010 và 2011 với lượng hàng tồn kho quá lớn và sự sụt giảm nghiêm trọng của giá sắt thép trên thị trường đã làm cho Xí nghiệp có thu nhập DN thấp nhất trong các năm tiến hành kinh doanh
3.1.3. Phương hướng hồn thiện
- Mở sổ nhật kí đặc biệt
- Chi tiết TK 642 ra thành 2 tài khoản cấp 2 là 6421” chi phí bán hàng” và TK 6422 “ Chi phí quản lý kinh doanh”
- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Nâng cao chất lượng kế toán viên hàng tồn kho, thường xuyên kiểm tra việc tính tốn của máy , tránh tình trạng chủ quan như hiện nay
3.2. Các giải pháp hồn thiện kế tốn bán hàng tại Xí nghiệp xăng dầu và VLXD Bắc Ninh
3.2.1- Về Công tác quản lý bán hàng
Bộ phận quản lý công tác bán hàng nên quan tâm sát sao hơn tới các nhân viên bán hàng tại bộ phận mình. Thường xuyên theo dõi, quan tâm, khen ngợi họ, cũng như nâng cao chất lượng quản lý cơng tác bán hàng, tránh xáy ra tình trạng nhân viên bán hàng nghỉ đồng loạt tại thời điểm tháng 8/2012 gây ra tình trạng trì trệ trong cơng tác lưu thơng hàng hóa cũng như tình trạng thiếu nhân lực tại thời điểm các tháng cuối năm .
Hàng tháng lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho bằng cách trích lập ra các
3.2.2- Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán toán
- Tài khoản sử dung
Xí nghiệp nên tiến hành chi tiết hóa tài khoản hàng hóa và tài khoản chi phí quản lý kinh doanh tại đơn vị. Việc chi tiết hóa này sẽ dễ dàng hơn cho công tác quản lý hàng hóa và chi phí, tránh xảy ra tình trạng chồng chéo lẫn nhau
Tài khoản 156 “ Hàng hóa “ Xí nghiệp có thể chi tiết thành - TK 1561 : Thép xây dựng - TK 1562 : Thép tổ hợp + TK 15621 : Thép Ponima + TK 15622 : Thép tròn trơn + TK 15623 : Thép tròn truốt + TK 15624 : Thép vuông đặc + TK 15625 : Thép cuộn + ... - TK 1563 : Xi măng - TK 1564 : Tôn xây dựng
- TK 1565 : Các loại hàng hóa khác
Tài khoản 642 “ chi phí quản lý kinh doanh “ có thể chi tiết thành - Tài khoản 6421 - Chi phí bán hàng;
+ Tài khoản 64121 - Chi phí nhân viên; + Tài khoản 64122 - Chi phí vật liệu, bao bì; + Tài khoản 64123 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng; + Tài khoản 64124 - Chi phí khấu hao TSCĐ; + Tài khoản 64125 - Chi phí bảo hành;
+ Tài khoản 64127 - Chi phí dịch vụ mua ngồi; + Tài khoản 64128 - Chi phí bằng tiền khác. - Tài khoản 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. + Tài khoản 64221 - Chi phí nhân viên quản lý; + Tài khoản 64222 - Chi phí vật liệu quản lý; + Tài khoản 64223 - Chi phí đồ dùng văn phòng; + Tài khoản 64224 - Chi phí khấu hao TSCĐ; + Tài khoản 64225 - Thuế, phí và lệ phí; + Tài khoản 64226 - Chi phí dự phịng;
+ Tài khoản 64227 - Chi phí dịch vụ mua ngồi; + Tài khoản 64228 - Chi phí bằng tiền khác.
- Phương pháp tính giá : Xí nghiệp có thể tham khảo phương pháp tính giá hàng tồn kho sau mỗi lần nhập, việc tính giá này sẽ giúp cho giá vốn hàng bán luôn được cập nhật thường xuyên, mặc dù cơng tác tính giá sẽ vất vả hơn cho kế toán viên
3.2.3- Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Xí nghiệp xăng dầu và VLXD Bắc Ninh nên lập thêm các mẫu sổ nhật kí đặc biệt để giảm bớt khối lượng bút tốn hạch tốn kế tốn trên sổ nhật kí chung
Biểu 3.1 : Mẫu sổ nhật kí mua hàng
Đơn vi:XN xăng dầu và VLXD BN Địa chỉ:Số 10 NguyễnVăn
Cừ,TXBắc Ninh
Mẫu số S03a3-DN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG Năm ... Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi nợ Phải trả ngƣời bán (ghi có) Số hiệu Ngày tháng Hàng hóa Nguyên liệu Tài khoản khác Số hiệu Số tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau
Biểu 3.2 : Mẫu nhật kí bán hàng
Đơn vi :XN xăng dầu và VLXD BN
Địa chỉ:Số 10 NguyễnVăn Cừ,TX Bắc Ninh
Mẫu số S03a3-DN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Năm ... Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi nợ Phải thu từ ngƣời mua ( ghi nợ) Số hiệu Ngày tháng Hàng hóa Nguyên liệu Tài khoản khác Số hiệu Số tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau
3.2.4- Về sổ kế toán chi tiết
Lập sổ chi tiết chi phí bên cạnh việc chi tiết hóa tài khoản 642, và tài khoản 156
Việc hạch toán doanh thu cũng nên phân ra các loại hàng hóa riêng biệt, việc để tất cả các loại thép và một bảng kê chi tiết doanh thu sẽ rất dễ gây nhầm lần
Bên cạnh đó, Xí nghiệp nên áp dụng kế tốn máy nhiều hơn nữa