Đơn vị: Cơng ty TNHH Dầu khí Gia Định
Địa chỉ: Thường tín – Hà Nội
Mẫu số S03b-DN (Ban hành theo QD 15/ 2006 QD-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ số: 04 Tháng 11
Diễn giải Số hiệu TK Số tiền (VNĐ) Ghi
chú Nợ Có A B C 1 D Chi phí tiếp khách 641 111 2.567.000 Mua văn phòng phẩm 641 331 3.635.000 133 331 363.500
Chi mua nước uống 641 111 525.000
Tiền cân xe gas 641 111 1.000.000
133 111 100.000 Tiền điện 641 111 3.200.000 133 111 320.000 Dầu xe chở gas 641 331 21.500.000 133 331 2.150.000 Cộng 38.632.000 Ngƣời lập Kế toán trƣởng (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Bảng 2.15 Sổ đăng kí CTGS Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2011 Chứng từ ghi sổ Số tiền A B 1 04 31/01/2011 38.632.000 Cộng tháng 38.632.000 Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 1 năm 2011 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Bảng 2.16 Sổ Cái
Đơn vị: Cơng ty TNHH Dầu khí Gia Định
Địa chỉ: Thường tín – Hà Nội
Mẫu số S03b-DN
( Ban hành theo QD 15/ 2006 QD-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ
trưởng BTC)
SỔ CÁI
Tên tài khoản: Chi phí bán hàng Số hiệu tài khoản: 641
ĐVT: 1.000 đồng Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dƣ đầu tháng 04 31/01 Chi phí tiếp khách 111 2.567.000 31/01 Mua văn phòng phẩm 111 3.635.000
31/01 Chi mua nước
uống 111 525.000
31/01 Tiền cân xe gas 111 1.000.000
31/01 Tiền điện 111 3.200.000 31/01 Dầu xe chở gas 331 21.500.000 …. Cộng cuối tháng 32.427.000 32.427.000 Số dƣ cuối tháng Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 1 năm 2011 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
CHƢƠNG 3
HỒN THIỆN KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH DẦU KHÍ GIA ĐỊNH
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế tốn bán hàng tại Cơng ty và phƣơng hƣớng hoàn thiện
Để đạt lợi nhuận cao, ổn định trong kinh doanh luôn là mỗi doanh nghiệp phải tìm cho mình một hướng đi đúng đắn, phù hợp với xu thế phát triển của thị trường, từ đó dần chiếm lĩnh thị trường, tăng doanh thu, hạ thấp chi phí. Để đạt được điều này doanh nghiệp phải trú trọng đẩy mạnh khâu bán hàng, quay vòng vốn nhanh, tăng doanh thu và lợi nhuận.
Tuy là một cơng ty cịn non trẻ nhưng có lợi thế sự hỗ trợ từ cơng ty mẹ đã có kinh nghiệm kinh doanh Gas lâu năm, có thị trường rộng lớn, Ban giám đốc cơng ty đã lên cho mình một kế hoạch kinh doanh chặt chẽ, phát huy lợi thế sẵn có, dần khắc phục các khó khăn đê khẳng định vị trí của mình trên thị trường. Với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình trong cơng việc thị trường của Công ty đang ngày càng mở rộng, các sản phẩm gas của công ty ngày cang được người tiêu dùng tín nhiệm.
Tuy là một doanh nghiệp mới, nhưng Cơng ty TNHH Dầu khí Gia Định đang kinh doanh rất có hiệu quả. Đó là, sự cố gáng lỗ lực của ban giám đốc và toàn thể đội ngũ nhân viên của cơng ty nói chung và sự góp phần khơng nhỏ của đội ngũ kế tốn Cơng ty nói riêng.
Trong giai đoạn thực tập ở Công ty TNHH Dầu khí Gia Định em có một số nhận xét về cơng tác kế tốn bán hàng của cơng ty như sau:
3.1.1.Ưu điểm
Cơng ty TNHH Dầu khí Gia Định mặc dù mới được thành lập và đi vào hoạt động không lâu, nhưng kết quả sản xuất kinh doanh trong các năm qua là rất khả quan. Bộ máy quản lý của Cơng ty đang ngày càng hồn thiện, nâng cao hiệu quả cơng việc.
1. Bộ máy kế tốn.
Kế tốn là một trong những công cụ qua trọng nhất của nhà nước và của doanh nghiệp. Kế toán là một bộ phận cấu thành nên hệ thống quản lý tài chính của cơng ty và bộ phận quan trọng quyết định sự thành bại trong kinh doanh. Vì vậy cơng ty sớm nhận thấy vai trị của bộ máy kế toán trong việc quản lý giám sốt hoạt động của cơng ty:
+) Kế toán thường xuyên kiểm tra các chi phí phát sinh, phát hiện những nghiệp vụ bất thường cần điều chỉnh lại, đôn đốc thu tiền và cho biết nguồn tài chính hiện tại của cơng ty. Phản ánh lên sổ sách kế toán và là nơi lưu giữ những thơng tin tài chính quan trọng.
+) Khi phịng kinh doanh tìm hiểu thị trường, các đối tác dự thảo hợp đồng mua bán, phương án kinh doanh thì kế tốn cũng tham gia tính chặt chẽ của phương án kinh doanh, xác định nhu cầu cần vốn cần sử dụng. Bên cạnh đó, kế tốn cịn phải kiểm tra tính pháp lý ghi trong điều khoản.
+) Đối tác của công ty rất nhiều, vì vậy việc lập báo cáo tài chính một cách khoa học và chặt chẽ rất quan trọng. Với đội ngũ kế toán giỏi, tinh thông nghiệp vụ đặc biệt là kế tốn trưởng có trình độ cao, am hiểu nhiều lĩnh vực đã cho ra những bản báo cáo tài chính phù hợp với mọi đối tượng.
Hình thức, chứng từ, sổ sách kế tốn áp dụng Hình thức kế tốn:
FAST là một trong những phần mềm tiên tién hiện nay ở Việt Nam, nó được thiết kế nhằm mục đích điện tốn hố cơng tác kế tốn tài chính. Theo
dõi cơng nợ, tự động thực hiện những bút toán phân bổ kết chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài chính theo yêu cầu của nhà quản trị. Vì vậy cơng ty đã sớm đưa phần mềm kế toán vào trong đơn vị mình. Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn tập trung tức là chứng từ được đưa lên phịng kế tốn để kiểm tra, lên sổ và lưu trữ. Do quy trình được hạch tốn hồn tồn trên máy tính nên số liệu chứng từ gốc sẽ chuyển sang các phần hành lien quan và hệ thống sổ kế toán.
Việc sử dụng phần mềm kế tốn trong q trình hạch tốn đã qn triệt nguyên tắc tiết kiệm đặc biệt trong tổ chức cơng tác kế tốn (giảm được rất nhiều thao tác và sổ sách kế tốn). Cơng việc chủ yếu tại phịng kế toán là phân loại chứng từ sao cho hợp lý, kiểm tra xem chứng từ đã hợp pháp, hợp lý chưa, sau đó nhập vào máy. Việc ghi sổ và chuyển sổ cũng như phần đối chiếu giữa các sổ chi tiết với sổ tổng hợp và báo cáo tổng hợp thực hiện phần lớn bởi phần mềm kêa tốn.
Thơng qua việc sử dụng phần mềm kế tốn, kế tốn có thể cung cấp thơng tin một cách nhanh chóng, chính xác và bất cứ thời điểm nào. Hơn nữa, các thông tin này khơng có sự chênh lệch giữa sổ kế tốn và báo cáo kế toán do cùng được xử lý cùng trực tiếp số liệu trên các chứng tùe do kế tốn nhập vào máy tính.
Việc áp dụng kế tốn máy cịn giúp cơng ty có thể quản lý chi tiết các đối tượng bằng một hệ thống mã dạng động, góp phần giảm nhẹ cơng việc cho phịng kế tốn, cơng ty có thể chuyển nhân lực trong phịng kế toán sang bộ phận khác.
Bộ máy kế tốn Cơng ty được tổ chức gọn nhẹ, chặt chẽ và đồng bộ. Công tác kế toán được tổ chức quy củ, chuẩn mực đáp ứng tốt yêu cầu quản lý và cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời. Đội ngũ nhân viên kế tốn có trình độ chun mơn và có trách nhiệm, nhiệt tình trong cơng việc.
Chứng từ kế toán:
Các chứng từ sử dụng trong q trình hạch tốn đều phù hợp với u cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ. Các chứng từ sử dụng theo đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành, thơng tin ghi chép đầy đủ, chính xác với nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ được lưu trữ, bảo quản cận thận. Kế toán phần hành nào thì lư trữ chứng từ phần hành đó, khơng chồng chéo nhau, ngun tắc phân cơng phân nhiệm rõ ràng. Q trình luân chuyển chứng từ một cách hợp lý. Chứng từ khâu bán hàng sang phòng kế toán được thực hiện một cách khẩn trương, liên tục.
Hệ thống TK sử dụng:
Công ty áp dụng hệ thống TK thống nhất theo quy định của Bộ tài chính về việc áp dụng chế độ, chuẩn mực kế toán mới, thống nhất trên cả nước. Đồng thời trong quá trình hạch tốn cơng ty phản ánh chi tiết cụ thể (mở TK cấp 5), phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm riêng của đơn vị.Các chứng từ kế toán sử dụng theo đúng quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam. Việc tổ chức hóa đơn chứng từ ban đầu tốt, theo đúng quy định hiện hành. Các mẫu biểu, chứng từ sử dụng phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty.
Hệ thống sổ sách:
Tổ chức hệ thống sổ kế toán là một nghệ thuật vạn dụng hệ thống TK ké tốn. Việc lựa chọn hình thức ghi sổ là làm cho phù hợp với từng đơn vị phải tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty mở một hệ thống sổ sách hợp lý, hồn chỉnh,gọn nhẹ,có độ tin cậy cao. Đặc biệt việc mở sổ tổng hợp tạo điề kiện cho kiẻm tra , đối chiếu số liệu được khách quan, nhanh chóng,thuận lợi trong việc phân tích hoạt dộng kinh doanh.
Công ty sử dụng phương pháp Chứng từ ghi sổ để phản ánh tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, các sổ chi tiết sổ cái được mở theo quy định hiện hành.
Bộ máy kế toán được tổ chức thống nhất, chặt chẽ đã quản lý tốt doanh thu, chi phí, hạn chế thất thốt lãng phí, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Đồng thời, đáp ứng kịp thời yêu cầu thông tin cho quản lý, giúp ban giám đốc có những quyết định quản trị đúng đắn, đúng thời điểm.
Bộ máy quản lý:
Khi cơ chế thị trường thay đổi cũng là lúc cơng tygặp nhiều khó khăn về vốn, thị trường tiêu thụ nhưng sự thay đổi về cung cách quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu đa dạng hố mặt hàng, tìm kiếm bạn hàng mới...đã đem lại cho công ty một kết quả đáng mừng . trong q trình hoạt động của cơng ty ln khẳng định được vị trí của mình trên thị trường góp phần phát triển kinh tế nước nhà.
Công ty luôn cử cán bộ đi dự hội thảo khoa học, đi tập huấn tại Hà Nội về các buổi học chế độ mới( sửa đổi, bổ sung điều lệ) do Bộ tài chính ban hành.Chính vì vậy ,à đội ngũ kế tốn ngày càng nâng cao về trình độ, cơng tác kế tốn trong cơng ty khơng gặp nhiều khó khăn.
3.1.2. Nhược điểm.
Bên cạnh, những ưu điểm trên doanh nghiệp vẫn còn tồn tại những khuyết điểm, những mặt cần hồn thiện có thể do những nguyên nhân khách quan, chủ quan khác nhau. Nhưng trong thời gian tới công ty cần khắc phục để công tác kế tốn được hồn thiện hơn.
Công ty đang ngày càng phát triển mở rộng, các nghiệp vụ kế toán phát
sinh ngày càng nhiều mà nhân lực phịng kế tốn chỉ có 3 người, như vậy là ít, khối lượng cơng việc phải đảm nhiệm của một người là khá nhiều.
Hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng mà việc quản lý hàng hóa của cơng ty vẫn sử dụng phương pháp thủ công trên Excel, khi khối lượng hàng hóa tăng sẽ rất khó quản lý, báo cáo kịp thời chính xác.
3.2. Các phƣơng pháp hoàn thiện kế tốn bán hàng tại cơng ty TNHH Dầu khí Gia Định
Trong cơ chế thị trường nhiều biến động như hiện nay cùng sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp thì sự thành bại của doanh nghiệp là điều tất yếu. Doanh nghiệp muốn duy trì tốt hoạt động của mình thì phải xác định phương hướng cũng như mục tiêu để từ đó có bước phát triển mới. Muốn vậy trước hết công ty phải hồn thiện ,đổi mới khơng ngừng các cơng tác kế toán sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường như hiện nay vì kế tốn trong cơng cuộc đổi mới khơng chỉ là công cụ quản lý mà trở thành bộ phận quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Thơng qua việc lập chứng từ, kiểm tra, tính tốn, ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng các phương pháp khoa học có thê biết được những thơng tin một cách chính xác, kịp thời đầy đủ về sự vận động tài sản và nguồn hình thành tài sản, góp phần bảo vệ tài sản và sử dụng hợp lý tài sản của đơn vị mình. Hơn nữa báo cáo tài chính cịn cung cấp các thơng tin cho đối tượng quan tâm về tình hình tài chính của cơng ty, như nhà đầu tư, nhà quản lý, cơ quan thuế, ngân hàng.....để có những quyết định đầu tư đúng đắn trong tương lai. Vì vậy, điều quan trọng là thơng tin tài chính đưa ra trong báo cáo tài chính phải có độ tin cậy cao và rõ ràng.
Điều quan trọng đối với các doanh nghiệp là làm sao thực hiện tốt luân chuyển vốn trong kinh doanh, làm tăng vòng quay của vốn để từ đó duy trì tốt hoạt động kinh doanh của mình. Muốn làm được điều đó trước hết doanh gnhiệp phải thực hiện tốt khâu bán hàng. Bởi vậy việc hồn thiện kế tốn bán hàng đang là một yêu cầu hiện nay đối với bất kì một doanh nghiệp nào nhằm
nâng cao hiẻu quả của hệ thống kế tốn nói chung và kế tốn tiêu thụ nói riêng.
Qua thời gian thực tập tại doanh nghiệp với những kiến thức thực tế thu thập được và trên cơ sở những kiến đã được học, em mạnh rạn đưa ra một số ý kiến đề xuất hoàn thiện cơng tác kế tốn tại cơng ty TNHH Dầu Khí Gia Định như sau:
Thứ nhất: Công ty nên tuyển thêm nhân sự cho phịng kế tốn để giảm bớt khối lượng công việc của một người và chun mơn hóa cho từng phần hành kế tốn.
Thứ hai: Công ty nên áp dụng phần mềm vào việc quản lý hàng hóa để việc quản lý hàng hóa được chính xác, hiệu quả hơn.
Về phương pháp tính giá vốn hàng bán:
Hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp tính giá bình qn cả kì dự
trữ để tính giá vốn hàng xuất kho. Phương pháp này đơn giản, dễ tính tốn nhưng độ chính xác khơng cao. Hơn nữa phương pháp này hạn chế tính kịp thời của các thông tin giá vốn, không cung cấp được ngay nhuẽng thông tin cần thiết về giá vốn cho mỗi lần biến động hàng hố, vì thời điểm xác định giá vốn hàng bán xuất kho được tính vào cuối tháng. Do việc tính giá hàng tồn kho ảnh hưởng không nhỏ tới kết quả kinh doanh của cơng ty nên kế tốn cần áp dụng phương pháp nào để việc tính giá vốn một cách chính xác, cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý vào bất kì thời điểm nào. Theo em cơng ty nên áp dụng phương pháp nhập trước - xuất trước để tính giá hàng tồn kho. khi sử dụng phương pháp này ngồi các máy tính cần lưư trữ thơng tin cho từng mặt hàng sau mỗi lần nhập như mã hàng,số lượng ,đơn giá,ngày tháng, kho nhập. Và khi xuất hàng máy tính sẽ tự động nhập giá vốn sau khi nhập mã hàng vào.
Để có thể đứng vững trên thị trường nhiều biến động như hiện nay, công ty cần có những biện pháp thiết thực hơn nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh trong doanh nghiệp.
Thứ nhất: Nâng cao chất lương sản phẩm và xúc tiến công tác quảng cáo Công ty cần tìm hiểu mọi biện pháp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm. bên cạnh đó cơng ty khuyếch trương sản phẩm như quảng cáo, khuyến mãi...nhưng phải xét mối quan hệ giữa chi phí và lợi nhuận mang lại. Một chính sách quảng cáo tốt sẽ làm cho khách hàng tin tưởng vào sản phẩm của cơng ty từ đó tăng sự lựa chọn của khách hàng và tạo uy tín với khách hàng. Vì hàng hố của cơng ty được sản xuất và tiêu thụ theo đơn đặt hàng nên phải đảm bảo chất lượng hàng hoá, đúng thời hạn giao hàng. Đối với những tài sản cố định hữu hình ( máy móc, thiết bị, phương tiện mang tính kỹ thuật ), cơng ty phải cung cấp những mặt hàng có chất lượng cao, đúng thơng số kĩ thuật, đảm bảo cho vận hành sau này. Do vậy cơng ty cần có một đội ngũ kĩ sư am