a. Chứng từ kế toán sử dụng:
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆNCƠNG TÁCKẾ TOÁN TẠI NHÀ MÁY VẬT LIỆU BƢU ĐIỆN
TOÁN TẠI NHÀ MÁY VẬT LIỆU BƢU ĐIỆN
1.Những ƣu điểm:
-Trƣớc hết là bộ máy kế toán đƣợc tổ chức tập trung nên việc thống kê cũng nhƣ cập nhật số lịêu về nguyên vật liệu đƣợc đảm bảo kịp thời giúp các bộ phận sản xuất có thể hoạt động liên tục. Đồng thời với sự nhỏ gọn của bộ máy kế toán đã giúp cho cơng việc kế tốn đƣợc nhanh và linh hoạt hơn trong việc hạch toán nguyên vật liệu.
-Các kế toán viên đƣợc phân công bổ nhiệm đúng với năng lực và trách nhiệm nên đã giúp cơng tác kế tốn đƣợc đảm bảo chính xác và kịp thời. -Cơng tác quản lý ngày càng đƣợc hồn thiện và quản lý chặt chẽ tất cả các khâu.Hệ thống kho tàng đƣợc phân chia theo đối tƣợng sử dụng rất phù hợp việc kiểm tra,đối chiếu giữa kho và phịng kế tốn.
-Nhà máy sủ dụng tài khoản thống nhất hiện hành. Các chỉ tiêu báo cáo tài chínhđƣợc lập theo một số chỉ tiêu chủ yếu phù hợp với đặc điểm của nhà máy và các báo cáo đƣợc lập theo đúng thời gian, chế độ theo báo cáo tài chính .
-Về đánh gía nguyên vật liệu nhà máy đánh giá vật liệu theo giá thực tế bình quân ,bảo đảm cho giá vật liệu đƣợc tính tốn khá chính xác và thực tế.
2.Những nhƣợc điểm:
Trong tổng thể của một bộ máy dù đƣợc nhìn nhận là hồn thiện và tối ƣu thì cũng khơng thể tránh khỏi những sai sót vì những ngun nhân khác nhau.
Trƣớc tốc độ phát triển của nền kinh tế tri thức mọi vấn đề cũng đƣợc vận động theo hƣớng của sự phát triển đó. Cụ thể hơn là cách thức quản lý cũng nhƣ nhận thức về quản lý kinh tế cũ sẽ bị thay thế bởi những lý luận, học thuyết mới. Do vậy địi hỏi những nhà kinh tế phải ln tìm hiểu và học
hỏi những những sự thay đổi đó. Điều này cũng có nghĩa rằng những nhà quản lý nói chung và kế tốn viên nói riêng phải có đƣợc sự thích nghi kịp thời để có thể đƣa hiệu qủa kinh tế lên mức cao nhất.
Ở đây em mạnh dạn chỉ ra một số vấn đề còn vƣơng mắc trong cơng tác kế tốn tại nhà máy.
*Kiến nghị 1: Về phân loại vật liệu:
Nhà máy đang áp dụng phƣơng pháp phân loại vật liệu chƣa phù hợp với hệ thống kho của nhà máy. Đó là hiện nay nhà máy chƣa phân loại một cách đầy đủ và chi tiết giữa nguyên vật liệu chính và phụ. Chính điều này sẽ gây khó khăn cho cơng tác kiểm tra cũng nhƣ sử dụng nguyên vật liệu.
-Theo em: Nhà máy nên phân loại rõ ràng, chi tiết từng loại vật liệu phù hợp với tính chất tham gia sản xuất của từng loại.
*Kiến nghị 2: Về việc sắp xếp mã số vật liệu:
ở đây em xin đơn cử ra một ví dụ, đó là ở nhà máy nhập rất nhiều loại đồng khác nhau (Đồng đỏ 2.6ly, đồng 1.2ly, đồng lục giác, đồng vàng, . . .) nhƣng lại chỉ dùng chung một mã vật liệu A7. Hơn nữa việc nhà máy có những nguồn nhập khác nhau nên sẽ có sự chênh lệch giá điều này tất yếu sẽ dẫn đến việc tính giá xuất-nhập kho nguyên vật liệu sẽ rất phức tạp và thiếu đi tính chính xác.
-Theo em: Nhà máy nên tổ chức sắp xếp, phân loại chi tiết hơn cho từng nhóm vật liệu cụ thể. Em xin đƣợc nêu ra một biện pháp về việc sắp xếp mã vật liệu nhƣ sau:
Vẫn quy định chung cho nhóm đồng là mã A7 nhƣng sẽ đƣợc chi tiết hơn là
Mã số: A7001: Đồng 1.2ly
Mã số: A7002: Đồng đỏ 2.6ly
Việc sắp xếp mã số vật liệu nhƣ vậy sẽ giúp cho việc kiểm tra đối chiếu đƣợc thực hiện dễ dàng và chính xác hơn. Quan trọng là tránh đƣợc sự nhầm lẫn khi thực hiện cơng tác kế tốn xuất-nhập kho.
*Thêm vào đó nhà máy cũng nên thực hiện một số biện pháp kế toán nhƣ:
-Để cho công tác quản lý nguyên vật liệu đƣợc thống nhất thuận lợi nhà máy cần lập sổ danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu đƣợc mở và kí hiệu mỗi loại vật liệu, mỗi nhóm,mỗi thứ vật liệu bằng hệ thống các chữ số để thay thế tên gọi trên cơ sở kết hợp với hệ thống tài khoản kế toán. Sổ danh điểm vật liệu phải đƣợc lập thống nhất để đảm bảo tính chính xác cũng nhƣ tính kịp thời trong cơng tác kế tốn
-Nhà máy cần xây dựng định mức dự trữ hợp lýcho từng danh điểm vật liệu. Định mức tồn kho vật liệu là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.
*Kiến nghị 3: Hiện nay nhà máy vẫn đang lƣu trữ nguyên vật liệu chƣa có hệ thống. Do vậy mặc dù đã lập danh điểm vật liệu thì cơng tác kiểm tra, quản lí cũng sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Điều này dẫn đến việc khi phát hiện thiếu, thừa vật liệu kế tốn viên khó khăn trong xử lí.
-Theo em: nhà máy nên tổ chức lại hệ thống kho tàng để quản lí, kiểm tra vật liệu đƣợc dễ dàng, nhanh chóng hơn. Cụ thể nhƣ: Bố trí lƣu trữ đồng, nhơm nhựa. . theo một hệ thống kho riêng. Tránh dùng chung kho cho nhiều loại vật liệu. Đồng thời nâng cấp hệ thống kho tàng cho phù hợp với quy cách, phẩm chất của từng loại vật liệu. Về xử lí những phát hiện thiếu thừa vật liệu trong kho. Những trƣờng hợp và giải pháp cụ thể:
Khi phát hiện thiếu chƣa rõ nguyên nhân, kế toán ghi Nợ 1381: giá trị vật liệu thiếu chờ xử lý
Có 152:
Khi xử lý kế toán ghi
Nợ 1388: Số bắt bồi thƣờng hoặc Nợ 623 không xác định nguyên nhân Có 1381:
Khi phát hiện thừa vật liệu kế toán ghi
Nợ 152:
Có 642 thừa trong định mức Hoặc
Có tài khoản 411: Ghi tăng vốn kinh doanh Có 771 tăng thu nhập khác
4. Nhà máy nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nợ 632
Có 159
Mức dụ phịng; giảm giá hàng tồn ;kho năm KH =
lƣợng hàng tồn kho; giảm giá tại thời điểm ;lập báo cáo tài chính năm x
KẾT LUẬN
Qua thời gian thực tập tại nhà máy với một khoảng thời gian tƣơng đối ngắn nhƣng cũng đã ít nhiều giúp em nâng cao đƣợc hiểu biết bổ trợ thêm cho những gì em đã đƣợc học trên ghế nhà trƣờng.Một điều em cảm nhận đƣợc rõ nét nhất trong thời gian thực tập tại nhà máy, đó là sự phát triển của nhà máy có thể nhận biết đƣợc một cách đáng ngạc nhiên. Điều đó chứng minh rằng nhà máy đã tìm ra cho mình đƣợc hƣớng đi đúng đắn và phù hợp với quy mô cũng nhƣ đặc thù của doanh nghiệp. Quan trọng hơn là tập thể những CBCNV của nhà máy đã biết phát huy sức mạnh đồn kết vì lợi ích chung của nhà máy
Trong qúa trình tìm hiểu cũng nhƣ hồn thịên đề tài, nhờ sự giúp đỡ của những cán bộ trong phòng cùng sự hƣớng dẫn tận tình của cơ mà em có thể hồn thành tốt đƣợc chun đề.
Vì trình độ cũng nhƣ lý luận cịn có hạn nên đề tài khơng tránh khỏi có những sai sót. Em mong nhận đƣợc sự góp ý và chỉ bảo của các cán bộ kế tốn trong phịng và thầy cơ để chun đề ngày một hoàn thiện hơn
MỤC LỤC
Lời nói đầu .................................................................................................. 1 Chƣơng I: Qúa trình hình thành và phát triển của nhà máy,
những đặc điểm về kinh tế kĩ thuật .................................................................. 2 I.Qúa trình hình thành và phát triển của nhà máy ........................................ 3 II.Đặc điểm kinh tế kĩ thuật .............................................................................. 4
1.Tài sản .................................................................................................... 4 2.Nguồn vốn ............................................................................................... 4 3.Cơ sở vật chất ,kĩ thuật ........................................................................... 4
III.Bộ máy quản lý Nhà máy Vật liệu Bƣu điện ............................................. 5
1.Bộ máy quản lý nhà máy ........................................................................ 5 2.Sơ đồ bộ máy quản ................................................................................. 6
IV.Chức năng và quyền hạn của bộ máy quản lý nhà máy ........................... 6
1.Chức năng và quyền hạn của ban giám đốc nhà máy ............................ 6 2.Chức năng và quyền hạn của các phòng ban chức năng ....................... 7
Chƣơng II:Tình hình thực tế về cơng tác tổ chức hạch tốn kế toán
tại nhà máy vật liệu bƣu điện ........................................................................... 11
I.Bộ máy kế toán: ............................................................................................. 11
II.Cơng tác tổ chức kế tốn tại nhà máy vật liệu bƣu điện ........................... 13
1.Hình thức ghi sổ kế tốn: ....................................................................... 13 2.Đánh giá nguyên vật liêu ........................................................................ 16 3.Thủ tục xuất nhập nguyên vật liệu ........................................................... 17 4. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu ....................................................... 18
Chƣơng III:Một số ý kiến đề xuất nhằm hồn thiện cơng táckế toán
tại nhà máy vật liệu bƣu điện .......................................................................... 21
I.Những ƣu điểm ................................................................................................ 21 II.Những nhƣợc điểm. ...................................................................................... 21 III.Một số ý kiến đề xuất nhằm hồn thiệncơng tác kế tốn tại nhà máy .... 22
Sơ đồ 1
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy
Giám đốc nhà máy
Phó giám đốc về kinh tế Phó giám dốc về kĩ thuật
P. Tổ chức- Hành chính P, Kĩ thuật -KCS P. Kinh tế thị trường P, Vật tư P. Tài vụ
Phân xưởng I Phân xưởng II
Phân xưởng III Phân xưởng IV Các tổ đội sản xuất Các tổ đội sản xuất Các tổ đội sản xuất Các tổ đội sản xuất
Sơ đồ 2
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của nhà máy
Kế toán trưởng
Kế toán ngân hàng
Kế toán nguyên vật liệu
Kế toán theo dõi với người mua-
bán
Thủ quỹ P. phịng kế tốn
Sơ đồ 3
Sơ đồ về hình thức kế tốn tại nhà máy Hình thức nhật kí chung Chứng từ gốc Vào máy Nhật kí chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ thẻ kế tốn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
Sơ đồ 4
Trình tự kế tốn chi tiết nguyên vật liệu tại nhà máy
Đối chiếu, kiểm tra ghi hàng ngày
Thẻ kho của thủ kho
Chứng từ nhập NVL Bảng liệt kê chứng từ nhập vật liệu Bảng tổng hợp chi tiết nhập vật liệu Chứng từ xuất vật liệu Trên máy Bảng liệt kê chứng từ xuất vật liệu Bảng tổng hợp chi tiết xuất vật liệu
Báo cáo N-X-T Vật liệu Thẻ kho của
kế toán Trên máy
Mẫu số: 01 GTKT-3LL HM/2003B Phụ lục 1 Hoá đơn (GTGT) Liên 2: Giao khách hàng Ngày 7tháng 3năm 2003
Đơn vị bán: Công ty cơ điện Trần Phú.
Địa chỉ : Ngõ 83 Đƣờng Trƣờng Chinh-Hà Nội-Số tài khoản: 56540005
Họ tên ngƣời mua hàng: Nguyễn Chính Lê Tên đơn vị: Nhà máy vật liệu Bƣu điện Địa chỉ: Yên viên-Gia lâm-Hà Nội
Hình thức thanh tốn: Tiền mặt MS: 0100682645-1 STT Tên hàng hoá,
dịch vụ
Đơn vị tính
Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Dây đồng 2.6li
Kg 5026 10454,536 52 544 500
Cộng tiền hàng: 52 544 500 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 5 254 500
Tổng cộng tiền thanh toán: 57 799 000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu mƣơi triệu ba trăm bảy mƣơi năm
nghìn đồng chẵn
(Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) Kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Phụ lục 2 Hoá đơn (GTGT) Liên 2: Giao khách hàng Ngày 18 tháng 2 năm 2003
Đơn vị bán : Công ty TNHH Thanh Hƣơng
Địa chỉ : 256 Nguyễn Văn Cừ-Yên Viên-Gia Lâm-HN Họ tên ngƣời mua hàng: Nguyễn Chính Lê
Tên đơn vị : Nhà máy Vật liệu Bƣu điện Địa chỉ : Yên Viên-Gia Lâm-HN
Hình thức thanh tốn : Hạn thanh toán 19/3/2003 MS: 0100682645-1 Đơn vị: đồng STT Tên hàng hố, dịch vụ Đơn vị tính
Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Hạt nhựa PVC kg 2500 6748 16 870 000 Cộng tiền hàng: 16 870 000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 843 500
Tổng cộng tiền thanh toán: 17 713 500 Số tiền viết bằng chữ: Mƣời bảy triệu bảy trăm mƣời ba nghìn năm trăm đồng
chẵn.
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Ghi rõ họ tên)
Mẫu số: 01/GTKT-3LL Phụ lục 3 Hoá đơn (GTGT) Liên 2:Giao khách hàng Ngày22tháng3năm 2003 Đơn vị bán: Công ty Cơ điện Trần Phú
Địa chỉ : Ngõ 83 Đƣờng Trƣờng Chinh-Hà Nội Họ tên ngƣời mua hàng: Nguyễn Chính Lê
Tên đơn vị : Nhà máy Vật liệu Bƣu điện Yên Viên Địa chỉ: Yên Viên-Gia Lâm-Hà Nội
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số: 0100682645- 1 STT Tên hàng hố, Dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Dây đồng 0.5li Kg 2000 3325 6 650 000 Cộng tiền hàng: 6 650 000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 332 500 Tổng cộng tiền thanh toán: 6 982 500 Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu chính trăm tám mƣơi hai nghìn năm trăm đồng chẵn.
(Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Phụ lục 4
Phiếu nhập kho
Ngày 7 tháng 3 năm 2003 (số 70)
Họ tên ngƣời giao hàng: Đồn Minh Cơng-Cty Cơ điện Trần Phú Nhập tại kho: Cƣờng.
S T T
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hố) Mã số Đơ n vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứn g từ Thự c nhập A B C D 1 2 3 4 1 Dây đồng 2.6 ly Kg 5026 1150 0 57 799 000 Cộng thành tiền (bằng chữ):. . . . . Nhập, ngày 2 tháng 2 năm 2003
Phụ trách cung tiêu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị
(hoặc bộ phận (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
có nhu cầu nhập) (Kí, họ tên)
Phụ lục 5 Phiếu xuất kho
Ngày 8 tháng 2năm 2003 Số 49
Họ tên ngƣời nhận hàng: Linh Địa chỉ (bộ phận) : PX 1 Lý do xuất kho:
Xuất tại kho: Cƣờng
Đơn vị: Đồng Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tƣ (sản phẩm, hàng hoá) Mã Số Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Dây đồng đỏ 0.6 li kg 2500 11.000.0000 Cộng:
Xuất, ngày 8 tháng 2 năm 2003
Thủ trƣởng đơn vị Kế toán trƣởng Phụ trách cung tiêu Ngƣời nhận hàng Thủ kho
(kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) kí,họ tên)
Phụ lục 6 Thẻ kho Mã: 15211 003 Tên hàng hoá: Thép tấm Từ ngày 1/3/2003 đến ngày 31/3/2003 Đơn vị tính : tấm Số CT
Ngày Nội dung Nhập Xuất Tồn Lƣợng Luỹ kế Lƣợng Luỹ kế 153 817 Tháng 12/2003 1/3 04/3 PX 1 900 900 152917 2/3 04/3 Thép phế liệu 350 1250 152567 3/3 04/3 PX2 6250 6250 158817 4/3 04/3 PX1 1050 2300 157767 5/3 09/3 PX1 550 2850 157217 6/3 09/3 PX1 780 3630 156437 7/3 09/3 PX3 3600 9850 160037 8/3 09/3 PX1 1060 4690 158977 10/3 13/3 PX1 2120 6810 156857 11/3 13/3 PX1 640 7450 156217 9/3 13/3 PX1 920 8370 155297 12/3 21/3 PX1 840 9210 154457 13/3 31/12 PX4 10250 20100 164707 1
Thủ kho Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị Phụ lục 7 Bảng liệt kê chứng từ nhập NVL chính tại nhà máy Tháng 3 năm 2003 TKnợ: 15211 003-TK có. . . . Số CT
Ngày Nội dung TK nợ TK có Số lƣợng Số tiền 3/3 4/3/2003 Nhập kho thép tấm 15211 15411 6250 47 500 000 1/3 7/3/2003 Nhập kho đồng 2,6li 15211 331 001 5026 57 799 000 7/3 9/3/2003 Nhập kho thép tấm 15211 15411 3600 27 360 000 2/3 13/3/2003 Nhập kho đồng 0,5 li 15211 331 008 22392 78 372 000 3/3 14/3/2003 Nhập kho đồng 2,6li 15211 331001 5026 57 799 000 4/3 15/3/2003 Nhập kho đồng 0,5 li 15211 331 008 23056 80 696 000 7960 18/3/2003 Nhập kho hạt nhựa PVC 15211 15211 007 7800 55 380 000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/3 27/3/2003 Nhập kho băng thép 15211 331 028 8500 15 300 000 14/3 28/3/2003 Nhập kho đồng 15211 331 001 5026 57 799 000
2,6li 16/3 29/3/2003 Nhập kho đồng
0,5 li
15211 331 008 19809 69 331 500
18/3 31/3/2003 Nhập kho tôn 2,0li 15211 331 043 22810 193 885 000 19/3 31/3/2003 Nhập kho tôn 1,2li 15211 331 043 18136 148 715
200 21/3 31/3/2003 Nhập kho băng 21/3 31/3/2003 Nhập kho băng thép 15211 331 028 16438 29 588 000 23/3 31/3/2003 Nhập kho thép tấm 15211 151 10250 77 900 000
24/3 31/3/2003 Nhập kho tôn 1,2li 15211 331 043 114145 93 598 000
Tổng cộng 1 509 050