Quản lý tốt chi phí, xây dựng giá thành sản phẩm hợp lý

Q 2 max min Q Q  Thời gian 0 T T T

Hình 1: Tình hình tồn kho theo thời gian

TC TCmin Ctt Cdh Q* Q

Hình 2: Tởng chi phí tồn kho

Q*: là lượng đặt hàng tối ưu được tính theo công thức: Ctt = Cdh  2 * HQ = Q* SD  Q*= H SD 2

Q*= H

SD

2

Xác định số lần đặt hàng/ năm, chi phí đặt hàng, chi phí tồn kho: Số lần đặt hàng/ năm :

Chu kỳ đặt hàng :

Tổng chi phí = Phí đặt hàng + Phí lưu kho.

Trên đây là những giải pháp khắc phục hạn chế, yếu kém lớn còn tồn tại của công ty cổ phần Tiên Hưng trong năm vừa qua. Để doanh nghiệp phát triển hơn trong thời gian tới và đẩy mạnh việc khắc phục nhược điểm. Em xin đưa ra một số kế hoạch, giải pháp khác cho doanh nghiệp như sau:

3.2.4 Chủ động lập kế hoạch, xác định nhu cầu vốn lưu động hợp lý

Xác định đúng đắn nhu cầu VLĐ thường xuyên, cần thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục, tiết kiệm và có hiệu quả kinh tế cao. Đặc biệt trong điều kiện các doanh nghiệp chuyển sang hạch toán kinh doanh theo cơ chế thị trường, mọi nhu cầu về VLĐ cho hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp đề phải tự tài trợ thì điều này càng có ý nghĩa thiết thực hơn. Một số lưu ý trong công tác xác định nhu cầu vốn lưu động như sau:

- Công ty cần phải phân tích chính xác các chỉ tiêu tài chính của kỳ trước, những biến động chủ yếu trong VLĐ, mức chênh lệch giữa kế hoạch và thực hiện về nhu cầu VLĐ ở các kỳ trước.

S +

Q* 2

- Dựa trên nhu cầu VLĐ đã xác định, huy động kế hoạch huy động vốn: xác định khả năng tài chính hiện tại của công ty, số vốn còn thiếu, so sánh chi phí huy động vốn từ các nguồn tài trợ để tài trợ để lựa chọn kênh huy động vốn phù hợp, kịp thời, tránh tình trạng thừa vốn, gây lãng phí hoặc thiếu vốn làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời hạn chế rủi ro có thể xảy ra.

- Khi lập kế hoạch VLĐ phải căn cứ vào kế hoạch vốn kinh doanh đảm bảo cho phù hợp với tình hình thực tế thông qua việc phân tích, tính toán các chỉ tiêu kinh tế, tài chính của kỳ trước cùng với những dự đoán về tình hình hoạt động kinh doanh, khả năng tăng trưởng trong năm tới và những dự kiến về sự biến động của thị trường. Cụ thể, Công ty có thể xác định nhu cầu VLĐ theo cách sau: Nhu cầu VLĐ = Mức dự trữ HTK + Khoản phải thu từ khách hàng -

Khoản phải trả nhà cung cấp và các khoản nợ phải trả khác

Quay trở lại vấn đề này tại Công ty CP Tiên Hưng, là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có quy mô lớn, có mối quan hệ bạn hàng rộng và tương đối phức tạp…nên việc dự đốn được nhu cầu VLĐ của cơng ty là công tác không hề đơn giản đòi hỏi sự phối hợp từ nhiều bộ phận chức năng và căn cứ vào nhiều chỉ tiêu kế hoạch về dự trữ vật tư, định mức chi phí, giá cả vật tư, nhu cầu thị trường... Nếu dự báo tình hình họat động kinh doanh trong thời gian tới không có gì biến động quá bất thường thì công ty có thể dựa vào phương pháp tỷ lệ phần trăm trên doanh thu để xác địng nhu cầu VLĐ của mình trong kỳ kế hoạch

3.2.5.Nguồn tài trợ vốn lưu động

Sau khi xác định được nhu cầu VLĐ, Công ty cần tiến hành tìm kiếm các nguồn tài trợ để đáp ứng nhu cầu VLĐ tăng thêm. Các nguồn tài trợ này phải đảm bảo có thể cung cấp đầy đủ nhu cầu vốn, an toàn và tối thiểu hóa chi phí sử dụng vốn và sử dụng theo xu hướng đảm bảo cân bằng tài chính tránh trường hợp có nợ quá hạn.

Trong điều kiện doanh nghiệp huy động vốn các nguồn vốn huy động từ bên ngoài thì để giảm thiểu chi phí sư dụng vốn, công ty nên linh hoạt tìm các nguồn tài trợ với lãi suất phù hợp. Một số nguồn công ty có thể xem xét huy động như:

- Vay ngân hàng: Trong những năm gần đây, đứng trước nhu cầu đòi hỏi về vốn thì đây là một nguồn cung cấp vốn quan trọng. Nguồn vốn tín dụng ngân hàng thực chất là vốn bổ sung chứ không phải nguồn vốn thường xuyên tham gia và hình thành nên VLĐ của công ty. Mặt khác, công ty cũng nên huy động nguồn vốn trung và dài hạn vì việc sử dụng vốn vay cả ngắn, trung và dài hạn phù hợp sẽ góp phần làm giảm khó khăn tạm thời về vốn, giảm một phần chi phí và tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, để huy động được các nguồn vốn từ ngân hàng thì công ty cũng cần phải xây dựng các phương án kinh doanh, các dự án đầu tư khả thi trình lên ngân hàng, đồng thời phải luôn luôn làm ăn có lãi, thanh toánh các khoản nợ gốc và lãi đúng hạn, xây dựng lòng tin ở các ngân hàng.

- Nguồn vốn liên doanh, liên kết: Đây là hình thức hợp tác mà qua đó công ty không những tăng được vốn cho hoạt động kinh doanh mà còn học tập được kinh nghiệm quản lý, tiếp thu được tiến bộ khoa học kỹ thuật và chuyển giao công nghệ.

- Vốn chiếm dụng: Thực chất đây là các khoản phải trả người bán, người mua trả tiền trước, các khoản phải trả khác. Đây không thể được coi là nguồn vốn huy động chính nhưng khi sư dụng khoản vốn này công ty không phải trả chi phí sử dụng, nhưng không vì thế mà công ty lạm dụng nó vì đây là nguồn vốn mà doanh nghiệp chỉ có thể chiếm dụng tạm thời.

Để có thể huy động đầy đủ, kịp thời và chủ động vốn trong kinh doanh, công ty cần phải thực hiện các biện pháp sau:

+ Xây dựng chiến lược huy động vốn phù hợp với thực trạng thị trường và môi trường kinh doanh của từng thời kỳ.

+Tạo niềm tin cho các nơi cung ứng vốn bằng cách nâng cao uy tin của công ty: ổn định và hợp lý hóa các chỉ tiêu tài chính, thanh toán các khoản nợ đúng hạn…

+ Chứng minh được mục đích sủ dụng vốn bằng cách đưa ra kết quả kinh doanh và hiệu quả vòng quay vốn trong năm qua và triển vọng năm tới.

3.2.6. Quản lý tốt chi phí, xây dựng giá thành sản phẩm hợp lý

Trong những năm gần đây, do những biến đổi kinh tể trong nước và thế giới, công ty luôn phải chịu ảnh hưởng từ áp lực của việc tăng giá các loại hàng hóa, vật tư, nguyên liệu phục vụ sản xuất, làm tăng giá vốn hàng bán của hàng hóa và giá thành sản xuất của thành phẩm. Mặt khác, trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, công ty cũng không dễ dàng tăng giá sản phẩm, gây cản trở cho kế hoạch tăng lợi nhuận của công ty. Mặt khác, giá của sản phẩm gạch còn chịu mức giá trần do nhà nước quy định. Do vậy, công tác quản lý chi phí nhất là chi phí nguyên vật liệu và chi phí lãi vay càng trở lên cần thiết hơn. Quản lý chi phí hiệu quả sẽ giúp công ty gia tăng được lợi nhuận, đem lại hiệu suất sinh lời cao cho đồng VLĐ; Ngòai ra do việc tiết kiệm chi phí đầu vào, nếu khối lượng sản xuất như cũ, nhu cầu VLĐ sẽ được giảm bớt. Công ty có thêm vốn tích lũy để mở rộng sản xuất. Một số biện pháp quản lý chi phí mà công ty có thể xem xét đến:

- Tăng cường các biện pháp kiểm tra, kiểm soát quá trình sản xuất ở các công đoạn trên cơ sở định mức hao phí để đảm bảo sản xuất với hiệu suất tốt nhất.

- Kiểm tra chặt chẽ quá trình nhập, xuất vật liệu đảm bảo đúng số lượng, chất lượng vật tư, hạn chế mức thấp nhất lượng hàng tồn kho hỏng. đồng thời có kế hoạch sản xuất hợp lý để tiết kiệm chi phí lưu kho, bảo quản.

- Việc đầu tư đổi mới thiết bị sản xuất sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí nguyên vật liệu, năng suất cao nên vật tư khơng bị tồn kho q lâu. Ngồi ra công ty cũng cần có biện pháp nâng cao trình độ tổ chức sản xuất và lao động; kiểm soát việc chấp hàng thực hiện quy trình công nghệ tại các đơn vị hợp tác

sản xuất, nghiêm khắc xử lý đối với các đơn vị gây tổn thất, lãng phí vật tư, quản lý kém hiệu quả.

3.2.7 Tìm kiếm mở rộng thị trường, tổ chức tốt việc cung ứng sản phẩm và tiêu thụ nhằm đẩy nhanh tốc độ luân chuyển VLĐ

Hầu hết các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh đều lựa chọn phương thức bán sản phẩm thông qua các nhà phân phối tại các địa phương. Đây là phương thức giúp cho DN có thể tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian sản phẩm lưu thông trên thị trường đồng thời mở rộng thị trường. Các nhà cung ứng chính là những người hiểu rõ nhất thị trường tại các địa phương, từ đó có thể giúp DN tiếp cận gần hơn với thị trường, đặc biệt là các thị trường mới có tiềm năng. Chính vì vậy, để mở rộng thị trường DN cần phải kết hợp với các nhà phân phối khác để tiến hành chiến lược phát triển mới cho việc tiêu thụ sản phẩm như: Mở rộng chi nhánh phân phối ở các địa phương, đi kèm với chiến lược là hỗ trợ cước vận chuyển, thưởng kích cầu ở các mức khác nhau. Chính những hoạt động của các nhà phân phối này mà DN đã thực hiện được chiến lược đúng hướng nhằm huy động nguồn lực đồng thời đáp ứng thỏa mãn nhu cầu kinh doanh cho các đai lý cấp 2, 3 và người tiêu dùng cuối cùng. Từ đó, góp phần giúp cho DN tăng uy tín và tăng thị phần tạo đà cho sự phát triển, góp phần phát triển thương mại sản phẩm về mặt quy mô.

Quá trình tiêu thụ là một khâu quan trọng trong chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhờ việc tiêu thụ sản phẩm, doanh nghịêo có thể thu được tiền hàng, là nguồn tài chính quan trọng gíup doanh nghịêp trang trải được các chi phí và giành được phần lợi nhuận. Thực hiện tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp sẽ đảm bảo cho quá trình tái sản xuất diễn ra thường xuyên, liên tục, góp phần tăng doanh thu, tăng vòng quay VLĐ. Để thực hiện được yêu cầu đó, công ty cần có những giải pháp sau:

- Công ty cần tập trung xây dựng và thực hiện kế hoạch marketing hiệu quả trên cơ sở tăng cường đội ngũ marketing chuyên nghiệp, xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu và chiến lược phát triển kinh doanh một cách toàn diện.

- Xây dựng chính sách khách hàng, phân nhóm khách hàng phù hợp: Xếp hạng và đánh giá khách hàng theo từng nhóm như Khách hàng quan trọng, Khách hàng thân thiết, Khách hàng tiềm năng... trong đó các tiêu chí để xếp hạng bao gồm cả chỉ tiêu về tín dụng, khả năng thanh toán, uy tín của khách hàng. Đối với từng nhóm khách hàng cụ thể có các chính sách khuyến khích phù hợp. Đối với nhóm khách hàng lớn, khách hàng quan trọng có chính sách chiết khấu cho phù hợp.

- Bên cạnh đó,công ty cần có cơ chế để kiểm soát quá trình thanh toán của các đại lý. Thông thường ở các đại lý thường xảy ra tình trạng chậm thanh toán để chiếm dụng vốn của công ty, vì vậy công ty cần đặt ra quy định thanh toán chặt chẽ, yêu cầu các đại lý thiết lập hệ thống sổ sách, chứng từ đầy đủ. Định kỳ công ty sẽ tiến hành kiểm tra, nhằm phát hiện kịp thời các sai phạm. Nếu làm tốt sẽ được hưởng bằng cách tăng tỷ lệ hoa hồng, cho hưởng chiết khấu, ngược lại sẽ bị phạt.

3.2.8 Nâng cao năng lực, trình độ, tay nghề của cán bộ, công nhân và lao động cuả công ty

- Quan tâm đào tạo, bồi dưỡng tay nghề, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ thuật, tính tổ chức kỷ luật, tính cộng đồng trách nghiệm trong công việc, thực hiên các nhiệm vụ được phân công cho tập thể cán bộ, công nhân và lao động của công ty.

- Thực hiện trao đổi kinh nghiệp quản lý với các đơn vị khác cùng ngành, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý kinh doanh và tài chính cho công ty. Đối với nhân viên của công ty, là những người có ảnh hưởng tới công tác quản lý chi phí sản xuất kinh doanh trực tiếp vận hành các thiết bị công nghệ mới hiện đại nên

trong thời gian tới để nâng cao tay nghề, năng suất lao động của đội ngũ này, công ty nên:

+ Tổ chức đào tạo, nâng cao tay nghề của công nhân, lao động, thực hiện công tác huấn luyện để nâng cao hiểu biết về ý thức tiết kiệm tập trung vào tiết kiệm các yếu tố sản xuất

+ Tổ chức lao động hợp lý, tránh tình trạng lãng phí lao động

- Xây dựng chế độ lương, khen thưởng phù hợp đối với nhân viên, các bộ phận, có các biện pháp khuyến khích vật chất kịp thời đối với các cán bộ, đơn vị khi đàm phán được nguồn cung cấp sản phẩm mới, chất lượng tốt với giá cả hợp lý hoặc khi nhận được các hợp đồng mới, lớn với các đối tác quan trọng, những cá nhân, đơn vị có những giải pháp, sáng kiến, thành tích trong việc tiết kiệm lao động sáng tạo, hiệu quả. Cơ chế khen thưởng phù hợp góp phần thúc đẩy hiệu quả, phát huy tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên, theo đó hỗ trợ đẩy nhanh quá trình sản xuất, bán hàng, cung cấp sản phẩm đến khách hàng của công ty.

3.2.9.Thành lập bộ phận quản lý tài chính

Để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của công ty nói chung và cân đối nguồn vốn, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong quá trình hoạt động kinh doanh nói riêng thì cần thiết phải thành lập bộ phận quản lý tài chính. Bộ phận này thuộc phòng Kế hoạch tổng hợp hoặc phòng Kế toán tài chính và có trách nhiệm:

- Tính toán, đề xuất nhu cầu vốn cần thiết, nhu cầu VLĐcho quá trình hoạt động của công ty phù hợp với tình hình hoạt động thực tế và kế hoạch đã được đặt ra trong ngắn hạn và dài hạn.

- Phối hợp với các đơn vị, phòng ban liên quan để xây dựng chính sách khách hàng phù hợp, xây dựng hạn mức tín dụng cho khách hàng trên cơ sở phân đoạn khách hàng, xây dựng các chính sách chiết khấu, bảo hiểm áp dụng cho từng nhóm khách hàng, đảm bảo lợi ích của công ty đồng thời góp phần làm

giảm số ngày thu tiền bình quân từ khách hàng cũng như giảm số lãi phải trả cho các khoản vay ngắn hạn.

- Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát quá trình triển khai các chính sách khách hàng, chính sách chiết khấu các khoản phải thu để từ đó có các đề xuất điều chỉnh, cải tiến phù hợp với tình hình hoạt động của công ty và từng nhóm khách hàng.

- Quản lý tình hình thanh toán của khách hàng và có các biện pháp phù hợp như lập lịch nhắc nhở thanh toán với khách hàng, phối hợp với khách hàng để đẩy nhanh quá trình thanh toán, có các biện pháp thu nợ thích hợp đối với từng nhóm khách hàng hoặc đề xuất sử dụng các dịch vụ bao thanh toán, dịch vụ thu hộ, chi hộ của Ngân hàng, tổ chức tài chính.

Tuy nhiên công ty cần có sự cân bằng giữa nhu cầu đối với dịch vụ tài chính sử dụng với chi phí quản lý và uy tín với khách hàng để linh hoạt lựa chọn dịch vụ có lợi nhất cho cơng ty.

- Phối hợp kiểm sốt, đánh giá hiệu quả của các dự án đầu tư, các dự án triển khai đối với nhóm khách hàng quan trọng để có các giải pháp nâng cao quy