Xác định nhu cầu tuyển dụng: Nhu cầu tuyển dụng nhân sự của Công ty
TNHH Thương mại Đức Tài thay đổi phụ thuộc vào từng giai đoạn phát triển khác nhau
Xác định yêu cầu với ứng viên
Đối với vị trí KTV: Các ứng viên khi tham gia ứng tuyển cho vị trí KTV sửa chữa ơ tơ cho Cơng ty TNHH Thương mại Đức Tài cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Yêu cầu giới tính: Nam
- Yêu cầu độ tuổi: Từ 18 tuổi trở lên
- Yêu cầu bằng cấp: tốt nghiệp Trung cấp nghề trở lên chuyên ngành sửa chữa ô tô, công nghệ ô tô, kỹ thuật ô tô, ưu tiên ứng viên tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Công nghệ kỹ thuật ơ tơ
- Có định hướng mục tiêu cơng việc rõ ràng, thái độ tích cực, trách nhiệm, trung thực. Có nguyện vọng gắn bó lâu dài với Cơng ty. Nắm vững quy trình dịch vụ sửa chữa. Có khả năng độc lập sửa chữa, đại tu chi tiết, cụm chi tiết trên xe. Ưu tiên nhân sự đã có kinh nghiệm làm việc tại các xưởng dịch vụ Garage.
Đối với vị trí kế tốn
- Yêu cầu bằng cấp: tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học chun ngành Kế tốn – Tài chính
- Có kinh nghiệm làm việc 02 năm trở lên tại vị trí tương đương
- Có trách nhiệm, trung thực, chịu được áp lực trong cơng việc. Có nguyện vọng gắn bó lâu dài với Cơng ty
- Nắm vững kỹ năng tin học văn phịng, đặc biệt là kỹ năng sử dụng Excel, biết sử dụng phần mềm kế tốn.
Đối với vị trí chun viên quản lý nhân sự
- Yêu cầu bằng cấp: tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học chuyên ngành Quản trị nhân sự, Luật, Hành chính
- Có thái độ tích cực, trách nhiệm, nhanh nhẹn, trung thực. Có nguyện vọng gắn bó lâu dài với Cơng ty
- Ứng viên có kỹ năng giao tiếp tốt, ngoại ngữ và kỹ năng tin học tốt thường được đánh giá cao.
Đăng tin tuyển dụng: Hiện nay, Công ty áp dụng 2 hình thức tuyển dụng
chủ yếu, bao gồm tiếp cận với các ứng viên tại các trường đại học, cao đẳng, trường đào tạo nghề thông qua những thông báo tuyển dụng (đối với vị trí KTV) và đăng tin thơng báo tuyển dụng trên các nền tảng mạng xã hội, các website tuyển dụng. Về cơ bản, nội dụng của các thông báo tuyển dụng là giống nhau về mô tả công việc, yêu cầu, quyền lợi, thời gian làm việc.
Tiếp nhận hồ sơ: Có hai cách để ứng viên có thể nộp hồ sơ ứng tuyển: nộp
hồ sơ qua email tuyendung@ductaivn.com hoặc liên hệ trực tiếp với quản lý tại chi nhánh đang tuyển dụng để xin hướng dẫn. Theo đó, ứng viên có thể nộp hồ sơ qua email cá nhân của quản lý cơ sở đó, hoặc nộp trực tiếp tại cơ sở tuyển dụng.
Sàng lọc hồ sơ: Sau khi hồ sơ đổ về email của bộ phận tuyển dụng hoặc qua
các quản lý chi nhánh, toàn bộ hồ sơ sẽ được tổng hợp lại và chia sẻ với Giám đốc cũng như toàn bộ các Quản lý chi nhánh. Dựa vào nguyện vọng của ứng viên mà Giám đốc cùng các Quản lý chi nhánh sẽ chọn ra những hồ sơ phù hợp với cơ sở mình để hẹn phỏng vấn. Trên thực tế trong quá trình sàng lọc hồ sơ, đơn xin việc thường không được đọc mà bị bỏ qua.
Phỏng vấn: Những thông tin hoặc kỹ năng mà vòng phỏng vấn sẽ giúp kiểm
chứng, bổ sung vào hồ sơ ứng viên những thông tin sau: Lý do nghỉ việc đối với
những cơng việc đã làm trước đó (nhằm xác định tính cách của ứng viên, mức độ cố gắng trong công việc, sự trung thành với Công ty hay các yếu tố xoay quanh cuộc sống có khả năng ảnh hưởng đến q trình làm việc của ứng viên đó) và các quan điểm trong cuộc sống và trong công việc – một yếu tố quan trọng mà hồ sơ không thể chỉ rõ. Ứng viên sẽ được yêu cầu kể lại q trình làm việc trước đó, từ đó sẽ bộc lộ ra những quan điểm về công việc và cuộc sống.
Về trách nhiệm và quyền hạn thực hiện vịng phỏng vấn, Giám đốc Cơng ty sẽ trực tiếp phỏng vấn mà khơng có sự tham gia của các Quản lý chi nhánh. Việc đặt lịch hẹn phỏng vấn do bộ phận nhân sự phụ trách.
Đào tạo – thử việc sau phỏng vấn: Tại Công ty TNHH Thương mại Đức
Tài, bước “đào tạo – thử việc sau phỏng vấn” chỉ áp dụng với những ứng viên ứng tuyển cho vị trí KTV. Nhân viên phịng kế tốn – tài chính và phịng nhân sự sữ đươc tuyển dụng trực tiếp sau khi hồn thành vịng phỏng vấn.
Tại vòng thử việc sau phỏng vấn, các ứng viên cho vị trí KTV sẽ được đào tạo trực tiếp bởi các thợ cơ khí chính của chi nhánh trong thời gian khoảng một tuần, sau đó có thời gian khoảng một tuần để thực hành những kỹ năng được đào tạo dưới sự quan sát, đánh giá của Giám đốc và các Quản lý chi nhánh theo nguyên tắc quản lý chi nhánh nào thì theo dõi ứng viên của cơ sở đó.
Tuyển dụng chính thức: Sau khi kết thúc quá trình thử thách, Giám đốc
cùng các Quản lý chi nhánh, trưởng các phòng, ban sẽ làm việc để chọn ra ứng viên đáp ứng được những tiêu chí đánh giá để đưa ra quyết định tuyển dụng chính thức. c. Hiệu quả tuyển dụng
Hiện tại, Cơng ty TNHH Thương mại Đức Tài chưa xây dựng một cách chi tiết cơ chế và các tiêu chí đánh giá hiệu quả tuyển dụng nhân viên. Việc đánh giá hiệu quả tuyển dụng hiện tại được thực hiện nội bộ tại các chi nhánh, mang ý chí chủ quan và cảm tính của quản lý chi nhánh mà khơng hề có một thống kê chính thức nào.
2.3.3 Phân tích hoạt động sắp xếp và sử dụng nhân sự của Công ty TNHH Thương mại Đức Tài Thương mại Đức Tài
a. Công tác sắp xếp và sử dụng các KTV
Các KTV sửa chữa ô tô tại Công ty TNHH Thương mại Đức Tài được sắp xếp và phân cơng cơng việc dựa theo quy trình tuyển dụng và đào tạo, theo mức độ phức tạp của công việc và theo nhu cầu lao động của các chi nhánh trực thuộc Cơng ty.
Xét theo quy trình tuyển dụng, việc sắp xếp các KTV được chia làm 2 giai đoạn:
Giai đoạn thứ nhất tương ứng với giai đoạn thử việc sau phỏng vấn của KTV. Các KTV đang trong quá trình ứng tuyển sẽ tập trung học việc và làm việc tại trụ sở chính tại quận Hồng Mai. Q trình này kéo dài từ 2 tuần đến 1 tháng, tùy thuộc và số lượng và trình độ lành nghề của các KTV.
Giai đoạn thứ hai tương ứng với giai đoạn tuyển dụng chính thức. Các KTV hoặc sẽ được giữ lại làm việc tại trụ sở chính, hoặc được phân cơng đến các chi nhánh khác nhằm cân đối nhu cầu lao động giữa các cơ sở.
Xét theo mức độ phức tạp của công việc, các KTV sẽ được sắp xếp công việc dựa theo thâm niên cơng tác và trình độ tay nghề. Theo đó, các KTV làm việc lâu năm tại Công ty với tay nghề kỹ thuật tốt, mức độ thạo việc cao sẽ đảm nhiệm công tác quản lý, phân phối công việc cho các KTV trẻ, mới làm việc, cũng như tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng. Ngồi ra, các KTV này cịn có nhiệm vụ trưc tiếp đào tạo về mặt chuyên môn cho các ứng viên trong giai đoạn đào tạo – thử việc của Công ty. Các KTV mới gia nhập Cơng ty, trẻ tuổi và chưa có nhiều kinh nghiệm sẽ đảm nhận các công tác chuyên môn kỹ thuật theo hướng dẫn của các KTV quản lý.
Xét theo nhu cầu lao động của các chi nhánh trực thuộc Công ty, các KTV sẽ được điều động giữa các xưởng sửa chữa ô tô sao cho cân đối và hợp lý. Đây là các phân bổ công việc không thường xuyên, việc điều động KTV thường chỉ diễn ra vào những trường hợp đặc biệt. Vào tháng 5 năm 2019, khi Công ty khai trương thêm chi nhánh bảo dưỡng xe tại quận Đống Đa thì việc phân cơng theo nhu cầu lao động mới diễn ra, cụ thể, có 1 KTV quản lý và 2 KTV hỗ trợ được điều động từ chi nhánh Hoàng Mai và Cầu Giấy sang cơ sở mới.
b. Công tác sắp xếp và sử dụng nhân viên phịng nhân sự và phịng kế tốn
Nhân sự của 2 phịng nhân sự và kế tốn đươc phân chia theo nhu cầu lao động của các chi nhánh trực thuộc Công ty. Các nhân viên sẽ được điều động giữa các chi nhánh sao cho cân đối và hợp lý. Giống như việc điều động KTV, việc điều
động nhân viên phịng kế tốn và nhân sự thường chỉ diễn ra vào những trường hợp đặc biệt.
c. Hiệu quả sắp xếp và sử dụng nhân sự
Nhận thấy, công tác sắp xếp và sử dụng lao động của Công ty TNHH Thương mại Đức Tài tương tự với triết quản trị của Hàn Quốc, khi nhân tố quan trọng để nhân viên được đảm nhiệm các nhiệm vụ lớn hơn là khoảng thời gian gắn bó với Cơng ty (Hà Hậu, 2013, tr6). Đặc điểm này có thể tạo động lực cho nhân viên gắn bó lâu dài với Cơng ty, đồng thời cũng có thể khiến các KTV trẻ bị nhụt chí nếu khơng được tham gia vào những công việc quan trọng.
Mặt khác, việc phân công lao động theo quy trình tuyển dụng đối với các KTV có thể dẫn đến việc KTV sau khi được điều động đến cơ sở mới sẽ mất thời gian làm quen lại với cách thức vận hành của cơ sở đó.
2.3.4 Phân tích hoạt động đào tạo nhân sự của Cơng ty TNHH Thương mại Đức Tài Tài
Đặc điểm của Công ty TNHH Thương mai Đức Tài là doanh nghiệp chuyên cung cấp phụ tùng và sửa chữa, bảo dưỡng ơ tơ, do đó, hoạt động đào tạo nhân sự của Cơng ty tập trung chủ yếu vào đào tạo KTV sửa chữa ô tơ. Cơng ty khơng tổ chức chương trình đào tạo cho các nhân viên thuộc phịng kế tốn và nhân sự. Nhân viên kế toán và chuyên viên quản lý nhân sự của Cơng ty đều có kinh nghiệm làm việc phong phú và chủ yếu làm quen với quy trình hoạt động của các phịng/ban thông qua sự hướng dẫn, giới thiệu của Trưởng phòng.
Các tiểu mục trong phần 2.3.4 dưới đây tập trung phân tích hoạt động đào tạo KTV sửa chữa ơ tơ của Cơng ty.
a. Nội dung đào tạo KTV
Q trình đào tạo KTV sửa chữa ơ tơ tại Cơng ty TNHH Thương mại Đức Tài tương ứng với 2 giai đoạn: đào tạo – thử việc và đào tạo sau tuyển dụng chính thức. Tại vịng thử việc, các nội dung đào tạo được đề cập bao gồm:
- Văn hóa doanh nghiệp: Giám đốc của Cơng ty trực tiếp trao đổi với nhân viên về văn hóa Cơng ty, quy định của doanh nghiệp, các chế độ lương – thưởng của doanh nghiệp.
- Quy trình làm việc của xưởng sửa chữa: bao gồm kế hoạch xưởng, nội dung u cầu trong q trình làm việc, phân cơng nhiệm vụ và trách nhiệm của KT trong việc thông báo cho quản lý tất cả những phát sinh trong quá trình sửa chữa.
- Sử dụng trang thiết bị của xưởng sửa chữa: cách vận hành, sử dụng các máy móc, thiết bị hỗ trợ q trình sửa chữa được trang bị sẵn trong xưởng, bao gồm cách sử dụng máy chẩn đốn, cách bảo quản, vệ sinh các máy móc, thiết bị, dụng cụ đồ nghề theo định kỳ tại xưởng, đảm bảo các thiết bị ln trong tình trạng tốt nhất và sẵn sàng.
- Thực hiện các công việc chuyên môn kỹ thuật ô tô: bao gồm sửa chữa, bảo hành, bảo dưỡng, thay thế phụ tùng và phụ kiện xe ô tô, đấu nối điện, động cơ ô tô, các hệ thống điện, điện tử theo yêu cầu của KTV quản lý trên lệnh sửa chữa, được quản lý chi nhánh và khách hàng quan sát, ghi nhận và đánh giá.
Tại giai đoạn đào tạo sau khi được tuyển dụng chính thức, nhân viên được đào tạo bổ sung những nội dung sau đây:
- Nguồn cung phụ tùng ô tô của xưởng: nhân viên được làm quen với các loại phụ tùng ô tô của các hãng khác nhau mà xưởng có thể cung cấp cho khách hàng, cụ thể về mức giá, chất lượng, phân cấp, độ tương thích với từng dịng xe, chế độ bảo hành…nhằm phục vụ cho công tác tư vấn và dịch vụ bổ sung hay thay thế phụ tùng xe cho khách hàng sao cho phù hợp với yêu cầu của khách và tình trạng xe.
- Tư vấn khách hàng: KTV phụ trách tiến hành hướng dẫn cho nhân viên cách tư vấn sản phẩm (phụ tùng, thiết bị, nội thất ô tô) phù hợp với tiêu chuẩn, yêu cầu của khách và tình trạng xe trên cơ sở nguồn cung sẵn có trong xưởng.
- Chăm sóc khách hàng: nhân viên được hướng dẫn về công tác tiếp nhận điện thoại của khách hàng, ghi nhận cách tình huống phát sinh mà khách hàng miêu tả (về thời gian, đặc điểm về âm thanh, nhiệt độ xe, thơng tin dịng xe và một số đặc điểm khác dựa trên kinh nghiệm và phỏng đốn về vấn đề phát sinh), thơng báo cho quản lý nhằm sắp xếp lịch sửa chữa, bảo hành.
b. Đặc điểm của quá trình đào tạo KTV
Đào tạo tập trung: tất cả nhân viên trong quá trình đào tạo sẽ tập trung tại
một chi nhánh và được KTV chính của chi nhánh trực tiếp đào tạo. Quá trình đào tạo được Giám đốc và quản lý chi nhánh luân phiên giám sát. Kết thúc quá trình đào tạo, nếu đạt yêu cầu của Công ty, nhân viên được đào tạo sẽ được phân công đến các chi nhánh khác theo yêu cầu từ Ban giám đốc hoặc nếu có chi nhánh phát sinh nhu cầu nhân sự.
Tính cạnh tranh cao: do đặc thù của quá trình đào tạo là đào tạo kết hợp thử
việc và tuyển dụng các ứng viên phù hợp, các học viên phải cố gắng hết sức để chứng tỏ khả năng của mình.
Kết hợp giữa đào tạo theo phương pháp quan sát kiến tập và thực hành tại chỗ: ban đầu, học viên sẽ được Giám đốc, quản lý chi nhánh hoặc KTV phụ
trách phổ biến về quy định và quy trình làm việc, đồng thời được quan sát quá trình làm việc của các KTV trong xưởng để làm quen với mơi trường mới. Cùng với q trình kiến tập, học viên được thực hành sửa chữa với sự hướng dẫn và hỗ trợ của các KTV khác, mức độ hướng dẫn tùy thuộc vào kinh nghiệm và hiểu biết của học viên.
c. Hiệu quả đào tạo KTV
Tương tự như công tác tuyển dụng, hoạt động đào tạo KTV sửa chữa ô tô của Công ty TNHH Thương mại Đức Tài khơng có hệ thống tiêu chuẩn hay cơ chế đánh giá cụ thể mà chỉ được đánh giá một cách chủ quan và cảm tính qua nhận xét của quản lý chi nhánh, KTV phụ trách và những phản hồi của khách hàng. Những ý
kiến đó thường khơng đồng nhất, phụ thuộc nhiều vào tâm tính của người nhận xét. Cách duy nhất để nhìn thấy hiệu quả của quá trình đào tạo là dựa vào doanh thu thực tế thu được tại các cơ sở xét trên tương quan số lượng KTV làm việc ở cơ sở đó.
Với 2 trường hợp ngoại lệ là tháng 1 và tháng 2, nhìn chung, có mối tương quan nhất định giữa doanh thu hàng tháng của chi nhánh và số lượng KTV làm việc tại chi nhánh đó. Với 6 KTV thường trực ở xưởng, tổng doanh thu trong tháng 3 và tháng 4 dao động từ 172,8 triệu đồng đến 182,22 triệu đồng. Tuy nhiên, do sự kiện khai trương chi nhánh mới vào tháng 5, Công ty cần điều động KTV sang phục vụ cho chi nhánh mới, lượng KTV thường trực của chi nhánh Cầu Giấy giảm xuống còn 4 người trong tháng 5 và tháng 6. Hệ quả, doanh thu trong tháng của chi nhánh cũng giảm sút, chỉ đạt 107,177 triệu và 138,946 triệu. Doanh thu trung bình của 2