Kho chưa sử dụng được tối đa độ cao và mặt bằng Kho chưa có hệ thống chữa cháy tức thời.
Kho có khá ít kệ. Kho khơng có thủ kho.
2.2.3 Quy trình thu mua và nhập kho vật tư nguyên liệu
Bắt đầu
Bảng 2.1 Qui trình thu mua và nhập kho nguyên liệu
Bước Trách nhiệm Nội dung Tài liệu
1
Các đơn vị có nhu cầu mua hàng, Đơn vị cung ứng
BM-01
2
TGĐ (hoặc người được
ủy quyền) BM-01
3
Đơn vị cung ứng
Báo giá, chào hàng, BM-02
4
Các đơn vị có nhu cầu mua hàng, Đơn vị cung ứng
Văn bản, Email
5
TGĐ (hoặc người được ủy quyền)
Báo giá, chào hàng, BM-02,
BM-03
6
Đơn vị cung ứng, TGĐ (hoặc người được ủy quyền), NCC Hợp đồng, BM-07 7 Đơn vị cung ứng, NCC BM-04 8 Đơn vị cung ứng, Các đơn vị có nhu cầu mua hàng BM-05 Tiếp nhận yêu cầu mua hàng Phê duyệt Tìm kiếm và đánh giá NCC Thay đổi Phê duyệt Kí hợp đồng, đơn hàng
Thực hiện, theo dõi quá trình mua hàng
Nhập kho, thanh toán 9 Đơn vị cung ứng, Phòng KT Theo hướng dẫn của phòng KT- TC 10 Đơn vị cung ứng, Phòng KT BM-06
Nguồn: Sinh viên tổng hợp
b) Nội dung
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu mua hàng
Căn cứ theo nhu cầu sử dụng, các phịng chức năng của cơng ty cũng như các nhà hàng, quán ăn liên quan lập yêu cầu mua hàng hóa, vật tư theo BM-01. Tùy theo yêu cầu, các đề xuất mua có thể kèm theo giải trình của đơn vị lập yêu cầu.
Tùy theo loại hàng hóa, vật tư mà đơn vị cung ứng có thể mua trực tiếp hoặc tìm nhà cung cấp.
Bước 2: Phê duyệt
TGĐ hoặc người được ủy quyền xem xét và phê duyệt kế hoạch mua hàng hóa, vật tư và duyệt phương thức mua.
Sau khi được phê duyệt, từng mục của kế hoạch có thể thực hiện tiếp các bước 3, 6 hoặc 7.
Bước 3: Tìm kiếm và đánh giá NCC
Nhân viên phụ trách căn cứ vào nội dung yêu cầu trong BM-01, để tìm kiếm NCC phù hợp.
Căn cứ vào tiêu chí đánh giá, nhân viên phụ trách thực hiện đánh giá, xếp hạng Lưu hồ sơ
Kết thúc
Cập nhật các NCC cũ và mới sau khi đánh giá đạt yêu cầu vào danh mục NCC đạt yêu cầu (BM-03).
Yêu cầu: 1 chủng loại sản phẩm có ít nhất 2 NCC.
Bước 4: Thay đổi yêu cầu mua hoặc chủng loại vật tư
Nếu phải thay đổi yêu cầu mua (về loại hàng, số lượng), đơn vị có nhu cầu mua hàng phải thông báo (bằng văn bản, Email) cho đơn vị cung ứng.
Nếu phải thay đổi về chủng loại vật tư, đơn vị cung ứng phải thơng báo (bằng văn bản, Email) cho đơn vị có nhu cầu mua hàng.
Các bên cùng thống nhất thay đổi danh mục hàng hóa và thực hiện lại bước 2.
Bước 5: Phê duyệt nhà cung ứng
TGĐ (hoặc người được ủy quyền) phê duyệt lựa chọn nhà cung ứng.
Bước 6: Kí hợp đồng, đơn hàng
Tuỳ theo từng loại vật tư cụ thể và từng trường hợp mua cụ thể, đơn vị cung ứng chuẩn bị hợp đồng hoặc đơn hàng.
TGĐ (hoặc người được uỷ quyền) kí hợp đồng hoặc đơn hàng.
Bước 7: Thực hiện mua hàng và theo dõi quá trình mua hàng
Đơn vị được giao nhiệm vụ mua hàng (NCC, đơn vị cung ứng) mua theo kế hoạch được duyệt
Tất cả thông tin mua hàng (thể hiện qua hợp đồng,đơn đặt hàng và không dùng đơn đặt hàng) được cập nhật vào sổ theo dõi quá trình mua hàng (BM-04) để làm cơ sở đánh giá lại nhà cung ứng.
Bước 8: Kiểm tra
Đơn vị cung ứng kiểm tra hàng hóa, vật tư đã mua về chủng loại và số lượng. Các đơn vị có nhu cầu mua hàng kiểm tra về chất lượng của vật tư, hàng hóa đã mua.
Nếu hàng hóa, vật tư khơng đạt u cầu thì trả về NCC
Vật tư, hàng hóa sau khi được kiểm tra xác nhận đủ tiêu chuẩn, chất lượng, được là nhập kho và thanh toán.
Đơn vị có nhu cầu mua hàng và đơn vị quản lý mua hàng lập báo cáo kết quả mua hàng theo BM-06.
Bước 10: Lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ của quá trình được lưu trữ theo quy định của công ty.
c) Biểu mẫu
Phiếu đề xuất vật tư ...................................................................................... BM-01 Phiếu đánh giá nhà cung cấp ........................................................................ BM-02 Danh mục nhà cung cấp được chấp nhận ..................................................... BM-03 Sổ theo dõi quá trình mua hàng .................................................................... BM-04 Phiếu kiểm tra vật tư, hàng hóa .................................................................... BM-05 Báo cáo kết quả mua hàng ........................................................................... BM-06 Đơn đặt hàng ................................................................................................ BM-07 Danh sách các nhà cung cấp tổng hợp ........................................................ BM-08 Bảng tiêu chuẩn nhà cung cấp ...................................................................... BM-09 Sổ theo dõi nhà cung cấp ............................................................................. BM-10
2.2.4 Đánh giá quy trình thu mua và nhập vật tư nguyên liệu
a) Ưu điểm
NCC có thể mua ngồi những hàng hóa được u cầu khơng có trong bảng kê
b) Nhược điểm
NCC giao hàng không đạt chất lượng, không đúng yêu cầu. NCC giao hàng không đúng về số lượng, loại mặt hàng.
NCC giao hàng không đúng thời gian, chậm so với ngày thỏa thuận giao. Hóa đơn khơng có đơn giá.
NCC tăng giá hàng hóa nhưng khơng thơng tin trước. Nhà cung cấp muốn thanh toán khi chưa đến hạn.
Bắt đầu
Kết thúc
2.2.5 Quy trình kiểm kê định kì
a) Lưu đồ
Bảng 2.2 Qui trình kiểm kê
Bước Trách nhiệm Nội dung Tài liệu
1
Cấp quản lí, nhân viên
được ủy quyền Phiếu tồn
2
Cấp quản lí, nhân viên
được ủy quyền Phiếu tồn
3
Cấp quản lí, nhân viên
được ủy quyền Phiếu tồn
4
Cấp quản lí, nhân viên
được ủy quyền Phiếu tồn
5
Cấp quản lí, Quản lí
Phiếu tồn
Nguồn: Sinh viên tổng hợp
Kiểm đếm Xác nhận lại chênh lệch Báo cáo Kiểm tra kiểm đếm Kiểm tra chênh lệch
a) Nội dung
Kiểm kê theo ngày
Hàng ngày, vào lúc 21h, bếp và quầy bar sẽ thực hiện kiểm kê hàng tồn đối với các loại hàng: hàng bar, hàng thịt và hàng rau. Việc kiểm kê sẽ do nhân viên của bếp và quầy bar thực hiện. Quy trình kiểm kê sẽ bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Kiểm đếm
Nhân viên tiến hành kiểm đếm các loại hàng của từng khu vực:
Về số lượng: So sánh lượng hàng thực tế và lượng hàng ghi trong sổ tồn. Về chất lượng: Cập nhật những hàng hóa sắp hết hạn và số lượng tồn kho lớn
Bước 2: Kiểm tra kết quả kiểm đếm
Tiến hành so sánh kết quả kiếm đếm hàng hóa thực tế và kết quả được ghi trong sổ sách. Nếu khơng có chênh lệch bất thường thì có thể tiến hành bước 5.
Bước 3: Kiểm tra lại hàng hóa bị chênh lệch
Cấp quản lí và nhân viên có trách nhiệm kiểm kê cùng kiểm tra lại hàng hóa bị chênh lệch. Nếu khơng có chênh lệch thì có thể tiến hành bước 5
Bước 4: Xác nhận lại lượng chênh lệch
Cấp quản lí và nhân viên có trách nhiệm kiểm kê cùng xác nhận lại số lượng chênh lệch.
Bước 5: Báo cáo với cấp trên
Cấp quản lí sẽ tiến hành báo cáo với quản lí về kết quả kiểm kê. Nếu có chênh lệch thì Cấp quản lí sẽ tiến hành giải trình về ngun nhân. Sau đó lên kế hoạch mua hàng cho những mặt hàng hết.
Kiểm kê theo tháng
Ngày 20 hàng tháng, Cấp quản lí sẽ tiến hành kiểm kê kho để quản lí hàng tồn kho và chuẩn bị nhập hàng mới cho tháng tiếp theo. Việc kiểm kê sẽ do Cấp quản lí
Bước 1: Kiểm đếm
Tiến hành kiểm đếm các loại hàng của từng khu vực:
Về số lượng: So sánh lượng hàng thực tế và lượng hàng ghi trong sổ tồn. Về chất lượng: Cập nhật những hàng hóa sắp hết hạn và số lượng tồn kho lớn
Cấp quản lí và nhân viên sẽ tiến hành việc kiểm đếm độc lập để kết quả được trực quan hơn
Bước 2: Kiểm tra kết quả kiểm đếm
Tiến hành so sánh kết quả kiếm đếm hàng hóa thực tế và kết quả được ghi trong sổ sách. Nếu khơng có chênh lệch bắt thường thì có thể tiến hành bước 5.
Bước 3: Kiểm tra lại hàng hóa bị chênh lệch
Cấp quản lí và nhân viên có trách nhiệm kiểm kê cùng kiểm tra lại hàng hóa bị chênh lệch. Nếu khơng có chênh lệch thì có thể tiến hành bước 5
Bước 4: Xác nhận lại lượng chênh lệch
Cấp quản lí và nhân viên có trách nhiệm kiểm kê cùng xác nhận lại số lượng chênh lệch.
Bước 5: Báo cáo với cấp trên
Cấp quản lí sẽ tiến hành báo cáo với quản lí về kết quả kiểm kê. Nếu có chênh lệch thì Cấp quản lí sẽ tiến hành giải trình về ngun nhân. Sau đó lên kế hoạch mua hàng cho những mặt hàng hết.
2.2.6 Đánh giá quy trình kiểm kê định kì
a) Ưu điểm
Việc kiểm kê được thực hiện bởi 2 người, giúp tăng sự chính xác và trực quan của kết quả của việc kiểm kê.
Kho có diện tích nhỏ nên việc kiểm kê thường diễn ra nhanh, ít phức tạp.
b) Nhược điểm
Một số mặt hàng khơng được quản lí chặt chẽ, số lượng khơng được kiểm kê chính xác mà chỉ ước lượng.
Việc kiểm kê đơi khi khơng có sự tham gia của cấp quản lí mà chỉ có nhân viên. Điều này có thể gây ra sai sót cũng như thiếu minh bạch.
2.2.7 Nguyên nhân
Ban giám đốc công ty vẫn chưa xem trọng công tác quản lí kho và kiểm sốt hàng hóa của cơng ty.
Nhân sự cơng ty vẫn cịn chưa đầy đủ.
Mặt bằng của cơng ty cịn khá hạn chế dẫn đến diện tích kho khơng lớn. Tài chính của cơng ty vẫn chưa đủ đáp ứng những yêu cầu về quản lí kho.
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÍ KHO NGUN VẬT LIỆU CỦA CƠNG TY YUM
YUM VIỆT NAM 3.1 Qui trình nghiệp vụ kho
Nhìn chung, các qui trình về kho của cơng ty đã được xây dựng khá rõ ràng và trực quan nhưng chưa được thực hiện đúng cách. Công ty cần thực hiện đúng các qui trình đã đề ra và có sự kiểm tra ở mỗi bước của các qui trình. Cụ thể, ở mỗi bước cần có 1 đến 2 người thực hiện việc kiểm tra các bước, lập báo cáo ở mỗi bước và lập báo cáo q trình. Các cấp quản lí cũng cần thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các quy trình liên quan đến kho của cơng ty.
Công ty cũng cần áp dụng quy tắc 5S vào quy trình của cơng ty. Khi kiểm tra cần dựa theo các quy tắc 5S. Có thể sử dụng thang điểm theo các tiêu chí của 5S để đánh giá nhằm tìm ra các yếu điểm trong việc thực hiện quy trình.
3.2 Trang thiết bị cơng nghệ
Cơng ty cần lắp đặt hệ thống chữa cháy tức thời để đề phòng những trường hợp hỏa hoạn trong kho. Cơng ty có thể lắp đăt hệ thống chữa cháy bằng đầu phun tự động (sprinkler). Vì chỉ là kho nhỏ nên trong kho chỉ cần 1 đường ống chính và 2 đầu sprinkler phản ứng nhanh được gắn trên trần nhà là có thể xử lí được các hình huống cháy. Chi phí lắp đặt có thể dao động trong khoảng 5 – 7 triệu.