Nguồn: Công ty TNHH Yum Yum Việt Nam
b) Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban
Hội đồng thành viên: cơ quan quyết định cao nhất của công ty, quyết định
những vấn đề được Luật pháp và điều lệ công ty quy định.
Ban giám đốc: Giám đốc cơng ty có quyền tổ chức các hoạt động, các vấn đề
liên quan đến hoạt động kinh doanh bán hàng, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày, đề xuất phương án kinh doanh cùng các phương án đầu tư. Ban hành các quyết sách nhằm mang lại lợi nhuận cho cơng ty, quản lý điều hành các phịng ban.
Phịng kinh doanh: Giữ vai trò thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm, quảng cáo. Xây
dựng chiến lược kinh doanh. Ngoài ra phịng kinh doanh cịn có các chức năng quan trọng khác như đề xuất chiến lược giới thiệu sản phẩm cũng như mở rộng thu hút sự chú ý của khách hàng, theo dõi tiến độ thực hiện các kế hoạch. Xây dựng và phát triển
17
quan hệ với khách hàng cũ mở rộng, quan hệ với khách hàng mới. Thực hiện các lệnh sản xuất để đảm bảo đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Phịng kế tốn: Có nhiệm vụ hạch tốn thu chi của doanh nghiệp, ví dụ như
tiền vốn, chi phí mua ngun vật liệu, chi phí mua cơng cụ dụng cụ, góp ý với Ban giám đốc về tài chính của cơng ty trong từng giai đoạn hoạt động. Xây dựng quy trình thu - chi, cơng nợ - tiền vốn, hàng tồn kho, … Làm báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh lên Giám đốc.
Phòng nhân sự: Phịng nhân sự có nhiệm vụ lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo
và phát triển nguồn nhân lực để đảm bảo ln đủ nhân lực để duy trì hoạt động sản xuất, đại diện cho công ty xử lý tranh chấp xảy ra tại nơi làm việc, quản lý thông tin nhân sự trong công ty, quản lý các chế độ phúc lợi của công nhân, nhân viên.
2.2 Thực trạng cơng tác quản lí kho ngun vật liệu của cơng ty Yum Yum Việt Nam
2.2.1 Thông tin về kho vật liệu
Loại kho:
Theo đối tượng phục vụ: Kho hướng nguồn hàng
Theo quyền sở hữu: Kho riêng
Theo điều kiện thiết kế, thiết bị: Kho thơng thường
Theo đặc điểm kiến trúc: Kho kín
Theo mặt hàng bảo quản: Kho hỗn hợp
Chiều dài: 6m Chiều rộng: 2m Chiều cao: 3,5m Diện tích: 12m2 Thể tích: 42m3 Kho gồm có 3 kệ. Kệ số 1 có hình chữ nhật, dài 1,5m, rộng 1m, cao 1m gồm có 2 tầng, sức chứa khoảng 150 kg mỗi tầng. Kệ có khung bằng sắt, bề mặt được làm bằng gỗ. Kệ được sử dụng để chất hàng tiêu hao.
18
Kệ số 2 có hình chữ L, dài 1,5m, rộng 0,5m, cao 1m. Kệ có 2 tầng, có sức chứa khoảng 80kg mỗi tầng. Khung và bề mặt kệ đều được làm bằng sắt. Kệ này dùng để chất hàng gia vị - khơ.
Kệ số 3 có hình chữ nhật, dài 1,5m, rộng 0,4m, cao 0,5m. Kệ có 2 tầng, sức
chứa khoảng 100kg. Khung kệ được làm bằng sắt, bề mặt là đá hoa cương. Hàng bar được chất trên kệ này.
Ngồi ra, kho cũng có hệ thống đèn và 1 camera.
2m
Nguồn: Sinh viên tổng hợp
19
Kho có diện tích nhỏ nên khơng chứa được quá nhiều hàng. Điều này cũng dễ gây ra va chạm trong quá trình vận chuyển hàng. Nếu việc kinh doanh mở rộng, doanh nghiệp sẽ phải tốn chi phí mở rộng kho hoặc th kho ngồi. Kho cũng chưa sử dụng được tối đa độ cao và mặt bằng. Điều này dẫn tới việc gây lãng phí diện tích cũng như thể tích kho.
Hình 2.6 Chiều cao kho vẫn chưa được tận dụng hết
Nguồn: Sinh viên tổng hợp
Kệ trong kho cịn khá ít nên hàng hóa phần lớn được để dưới sàn nhà. Điều này dễ gây ra hao hụt hàng hóa do những lí do khách quan như độ ẩm, động vật, …
20
Hình 2.7 Hàng hóa cịn phải để dưới sàn
Nguồn: Sinh viên tổng hợp
Kho khơng có người quản lí cụ thể như thủ kho hay nhân viên kho. Điều này khiến hàng hóa trong kho cịn khá bừa bộn, chưa có một cách sắp xếp hay tiêu chuẩn sắp xếp cụ thể. Số lượng hàng hóa cũng ít khi được kiểm sốt mà chỉ có số liệu qua những lần kiểm kê hàng tồn.
2.2.2 Đánh giá cơ sở vật chất của kho và không gian kho
a) Ưu điểm
Kho có diện tích nhỏ, dễ quản lí
Các kệ trong kho đáp ứng được nhu cầu chất hàng
Có camera trong kho để đảm bảm bảo việc theo dõi hàng hóa.
b) Nhược điểm
Kho có diện tích nhỏ.
21
Kho chưa sử dụng được tối đa độ cao và mặt bằng
Kho chưa có hệ thống chữa cháy tức thời.
Kho có khá ít kệ.
Kho khơng có thủ kho.
2.2.3 Quy trình thu mua và nhập kho vật tư nguyên liệu
a) Lưu đồ
22
Bảng 2.1 Qui trình thu mua và nhập kho nguyên liệu
Bước Trách nhiệm
Các đơn vị có nhu cầu
1 mua hàng, Đơn vị cung
ứng
TGĐ (hoặc người được
2 ủy quyền)
Đơn vị cung ứng 3
Các đơn vị có nhu cầu
4 mua hàng, Đơn vị cung
ứng
TGĐ (hoặc người được
5 ủy quyền)
Đơn vị cung ứng, TGĐ
6 (hoặc người được ủy
quyền), NCC
Đơn vị cung ứng, NCC 7
Đơn vị cung ứng, Các
8 đơn vị có nhu cầu mua
23
Đơn vị cung ứng, 9 Phịng KT Đơn vị cung ứng, 10 Phòng KT b) Nội dung
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu mua hàng
Căn cứ theo nhu cầu sử dụng, các phịng chức năng của cơng ty cũng như các
nhà hàng, quán ăn liên quan lập yêu cầu mua hàng hóa, vật tư theo BM-01. Tùy theo yêu cầu, các đề xuất mua có thể kèm theo giải trình của đơn vị lập yêu cầu.
Tùy theo loại hàng hóa, vật tư mà đơn vị cung ứng có thể mua trực tiếp hoặc tìm nhà cung cấp.
Bước 2: Phê duyệt
TGĐ hoặc người được ủy quyền xem xét và phê duyệt kế hoạch mua hàng hóa,
vật tư và duyệt phương thức mua.
Sau khi được phê duyệt, từng mục của kế hoạch có thể thực hiện tiếp các bước 3, 6 hoặc 7.
Bước 3: Tìm kiếm và đánh giá NCC
Nhân viên phụ trách căn cứ vào nội dung yêu cầu trong BM-01, để tìm kiếm
Căn cứ vào tiêu chí đánh giá, nhân viên phụ trách thực hiện đánh giá, xếp hạng NCC mới trước khi thực hiện mua hàng theo biểu mẫu BM-02.
24
Cập nhật các NCC cũ và mới sau khi đánh giá đạt yêu cầu vào danh mục NCC đạt yêu cầu (BM-03).
u cầu: 1 chủng loại sản phẩm có ít nhất 2 NCC.
Bước 4: Thay đổi yêu cầu mua hoặc chủng loại vật tư
Nếu phải thay đổi yêu cầu mua (về loại hàng, số lượng), đơn vị có nhu cầu mua hàng phải thơng báo (bằng văn bản, Email) cho đơn vị cung ứng.
Nếu phải thay đổi về chủng loại vật tư, đơn vị cung ứng phải thơng báo (bằng văn bản, Email) cho đơn vị có nhu cầu mua hàng.
Các bên cùng thống nhất thay đổi danh mục hàng hóa và thực hiện lại bước 2.
Bước 5: Phê duyệt nhà cung ứng
TGĐ (hoặc người được ủy quyền) phê duyệt lựa chọn nhà cung ứng.
Bước 6: Kí hợp đồng, đơn hàng
Tuỳ theo từng loại vật tư cụ thể và từng trường hợp mua cụ thể, đơn vị cung ứng chuẩn bị hợp đồng hoặc đơn hàng.
TGĐ (hoặc người được uỷ quyền) kí hợp đồng hoặc đơn hàng.
Bước 7: Thực hiện mua hàng và theo dõi quá trình mua hàng
Đơn vị được giao nhiệm vụ mua hàng (NCC, đơn vị cung ứng) mua theo kế
hoạch được duyệt
Tất cả thông tin mua hàng (thể hiện qua hợp đồng,đơn đặt hàng và không dùng đơn đặt hàng) được cập nhật vào sổ theo dõi quá trình mua hàng (BM-04) để làm cơ sở đánh giá lại nhà cung ứng.
Bước 8: Kiểm tra
Đơn vị cung ứng kiểm tra hàng hóa, vật tư đã mua về chủng loại và số lượng.
Các đơn vị có nhu cầu mua hàng kiểm tra về chất lượng của vật tư, hàng hóa đã mua.
Nếu hàng hóa, vật tư khơng đạt u cầu thì trả về NCC
Bước 9: Nhập kho, thanh tốn
25
Vật tư, hàng hóa sau khi được kiểm tra xác nhận đủ tiêu chuẩn, chất lượng, được là nhập kho và thanh tốn.
Đơn vị có nhu cầu mua hàng và đơn vị quản lý mua hàng lập báo cáo kết quả mua hàng theo BM-06.
Bước 10: Lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ của quá trình được lưu trữ theo quy định của công ty.
c) Biểu mẫu
− Phiếu đề xuất vật tư ...................................................................................... − Phiếu đánh giá nhà cung cấp ........................................................................ − Danh mục nhà cung cấp được chấp nhận ..................................................... − Sổ theo dõi quá trình mua hàng .................................................................... − Phiếu kiểm tra vật tư, hàng hóa .................................................................... − Báo cáo kết quả mua hàng ........................................................................... − Đơn đặt hàng ................................................................................................ − Danh sách các nhà cung cấp tổng hợp ........................................................ − Bảng tiêu chuẩn nhà cung cấp ...................................................................... − Sổ theo dõi nhà cung cấp .............................................................................
2.2.4 Đánh giá quy trình thu mua và nhập vật tư nguyên liệu
a) Ưu điểm
NCC có thể mua ngồi những hàng hóa được u cầu khơng có trong bảng kê
b) Nhược điểm
NCC giao hàng không đạt chất lượng, không đúng yêu cầu.
NCC giao hàng không đúng về số lượng, loại mặt hàng.
NCC giao hàng không đúng thời gian, chậm so với ngày thỏa thuận giao.
Hóa đơn khơng có đơn giá.
NCC tăng giá hàng hóa nhưng khơng thơng tin trước.
Nhà cung cấp muốn thanh toán khi chưa đến hạn.
Cơng ty chưa có đơn vị cung ứng riêng nên vẫn cịn phải th ngồi
26
2.2.5 Quy trình kiểm kê định kì
a) Lưu đồ
Bảng 2.2 Qui trình kiểm kê
Bước Trách nhiệm
Cấp quản lí, nhân viên
1 được ủy quyền
Cấp quản lí, nhân viên
2 được ủy quyền
Cấp quản lí, nhân viên
3 được ủy quyền
Cấp quản lí, nhân viên
4 được ủy quyền
Cấp quản lí, Quản lí 5
27
a) Nội dung
Kiểm kê theo ngày
Hàng ngày, vào lúc 21h, bếp và quầy bar sẽ thực hiện kiểm kê hàng tồn đối với các loại hàng: hàng bar, hàng thịt và hàng rau. Việc kiểm kê sẽ do nhân viên của bếp và quầy bar thực hiện. Quy trình kiểm kê sẽ bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Kiểm đếm
Nhân viên tiến hành kiểm đếm các loại hàng của từng khu vực:
Về số lượng: So sánh lượng hàng thực tế và lượng hàng ghi trong sổ tồn.
Về chất lượng: Cập nhật những hàng hóa sắp hết hạn và số lượng tồn kho lớn
Bước 2: Kiểm tra kết quả kiểm đếm
Tiến hành so sánh kết quả kiếm đếm hàng hóa thực tế và kết quả được ghi trong sổ sách. Nếu khơng có chênh lệch bất thường thì có thể tiến hành bước 5.
Bước 3: Kiểm tra lại hàng hóa bị chênh lệch
Cấp quản lí và nhân viên có trách nhiệm kiểm kê cùng kiểm tra lại hàng hóa bị chênh lệch. Nếu khơng có chênh lệch thì có thể tiến hành bước 5
Bước 4: Xác nhận lại lượng chênh lệch
Cấp quản lí và nhân viên có trách nhiệm kiểm kê cùng xác nhận lại số lượng chênh lệch.
Bước 5: Báo cáo với cấp trên
Cấp quản lí sẽ tiến hành báo cáo với quản lí về kết quả kiểm kê. Nếu có chênh lệch thì Cấp quản lí sẽ tiến hành giải trình về ngun nhân. Sau đó lên kế hoạch mua hàng cho những mặt hàng hết.
Kiểm kê theo tháng
Ngày 20 hàng tháng, Cấp quản lí sẽ tiến hành kiểm kê kho để quản lí hàng tồn kho và chuẩn bị nhập hàng mới cho tháng tiếp theo. Việc kiểm kê sẽ do Cấp quản lí và 1 nhân viên thực hiện. Quy trình kiểm kê kho gồm các bước như sau:
28
Bước 1: Kiểm đếm
Tiến hành kiểm đếm các loại hàng của từng khu vực:
Về số lượng: So sánh lượng hàng thực tế và lượng hàng ghi trong sổ tồn.
Về chất lượng: Cập nhật những hàng hóa sắp hết hạn và số lượng tồn kho lớn Cấp quản lí và nhân viên sẽ tiến hành việc kiểm đếm độc lập để kết quả được trực quan hơn
Bước 2: Kiểm tra kết quả kiểm đếm
Tiến hành so sánh kết quả kiếm đếm hàng hóa thực tế và kết quả được ghi trong sổ sách. Nếu khơng có chênh lệch bắt thường thì có thể tiến hành bước 5.
Bước 3: Kiểm tra lại hàng hóa bị chênh lệch
Cấp quản lí và nhân viên có trách nhiệm kiểm kê cùng kiểm tra lại hàng hóa bị chênh lệch. Nếu khơng có chênh lệch thì có thể tiến hành bước 5
Bước 4: Xác nhận lại lượng chênh lệch
Cấp quản lí và nhân viên có trách nhiệm kiểm kê cùng xác nhận lại số lượng chênh lệch.
Bước 5: Báo cáo với cấp trên
Cấp quản lí sẽ tiến hành báo cáo với quản lí về kết quả kiểm kê. Nếu có chênh lệch thì Cấp quản lí sẽ tiến hành giải trình về ngun nhân. Sau đó lên kế hoạch mua hàng cho những mặt hàng hết.
2.2.6 Đánh giá quy trình kiểm kê định kì
a) Ưu điểm
Việc kiểm kê được thực hiện bởi 2 người, giúp tăng sự chính xác và trực quan của kết quả của việc kiểm kê.
Kho có diện tích nhỏ nên việc kiểm kê thường diễn ra nhanh, ít phức tạp.
b) Nhược điểm
Một số mặt hàng khơng được quản lí chặt chẽ, số lượng khơng được kiểm kê chính xác mà chỉ ước lượng.
29
Việc kiểm kê đơi khi khơng có sự tham gia của cấp quản lí mà chỉ có nhân viên. Điều này có thể gây ra sai sót cũng như thiếu minh bạch.
2.2.7 Nguyên nhân
Ban giám đốc công ty vẫn chưa xem trọng cơng tác quản lí kho và kiểm sốt hàng hóa của cơng ty.
Nhân sự cơng ty vẫn cịn chưa đầy đủ.
Mặt bằng của cơng ty cịn khá hạn chế dẫn đến diện tích kho khơng lớn.
Tài chính của cơng ty vẫn chưa đủ đáp ứng những yêu cầu về quản lí kho.
30
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÍ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CƠNG TY YUM YUM
VIỆT NAM 3.1 Qui trình nghiệp vụ kho
Nhìn chung, các qui trình về kho của cơng ty đã được xây dựng khá rõ ràng và trực quan nhưng chưa được thực hiện đúng cách. Công ty cần thực hiện đúng các qui trình đã đề ra và có sự kiểm tra ở mỗi bước của các qui trình. Cụ thể, ở mỗi bước cần có 1 đến 2 người thực hiện việc kiểm tra các bước, lập báo cáo ở mỗi bước và lập báo cáo quá trình. Các cấp quản lí cũng cần thường xun kiểm tra việc thực hiện các quy trình liên quan đến kho của cơng ty.
Cơng ty cũng cần áp dụng quy tắc 5S vào quy trình của cơng ty. Khi kiểm tra cần dựa theo các quy tắc 5S. Có thể sử dụng thang điểm theo các tiêu chí của 5S để đánh giá nhằm tìm ra các yếu điểm trong việc thực hiện quy trình.
3.2 Trang thiết bị công nghệ
Công ty cần lắp đặt hệ thống chữa cháy tức thời để đề phòng những trường hợp hỏa hoạn trong kho. Cơng ty có thể lắp đăt hệ thống chữa cháy bằng đầu phun tự động (sprinkler). Vì chỉ là kho nhỏ nên trong kho chỉ cần 1 đường ống chính và 2 đầu sprinkler phản ứng nhanh được gắn trên trần nhà là có thể xử lí được các hình