Excel là một phần mềm chuyên dùng cho công tác kế tốn, văn phịng trên môi trƣờng Windows, thực hiện đƣợc nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp. Excel tổ chức và lƣu trữ thông tin dƣới dạng bảng nhƣ bảng lƣơng, bảng kế toán, bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự tốn, và khi có sự thay đổi dữ liệu bảng tính tự động tính tốn lại theo số liệu mới. Thao tác trên bảng tính có
Excel có nhiều cơng dụng mạnh để tính tốn tài chính, giải các bài tốn thống kê và các bài toán tối ƣu.
3.2.1. ác khái niệm cơ bản
hởi đ ng Excel v m n hình l m việc
Để khởi động Excel dùng lệnh Start / Programs / Microsoft Excel, màn hình làm việc có dạng nhƣ sau:
Màn hình làm việc của Excel có những thành phần chính sau:
Menu bar: Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện ngƣời dùng từ việc sử dụng các thanh
thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập đƣợc trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.
Thanh Standard (thanh chuẩn) chứa một số lệnh thông dụng của Excel dƣới dạng
các nút có biểu tƣợng, các lệnh này có thể truy xuất trực tiếp bằng chuột. Trên thanh Standard có các nút: New, Open, Save, Print, Print Preview, Cut, Copy, Paste, Format Painter... Muốn biết tên của một nút hay một ơ điều khiển nào đó trên các thanh cơng cụ ta chỉ cần rà mũi tên chuột lên nút hay ơ đó và chờ vài giây (nếu chƣa có tính chất này thì ta dùng nháy chuột vào nút hình mũi tên cuối cùng Customize Quick Access Toolbar / More command / General / ScreenTip style.
Thanh Formatting (thanh định dạng) chứa các lệnh dƣới dạng các nút có biểu tƣợng để
định dạng dữ liệu của bảng tính nhƣ kiểu, loại font, cỡ font, căn lề,... Trên thanh có các ơ điều khiển Font, Font Size; các nút Bold, Italic, Underline, Align left, Center, Align right...
Thanh Formula (thanh công thức) gồm các ô: Name Box (hiển thị tọa độ ô hiện
hành).
Workbook (Sổ tính) là cửa sổ chứa nội dung tệp. Tên tệp hiện trên thanh tiêu đề cửa sổ với
phần mở rộng định sẵn là XLSX. Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng đƣợc dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trƣớc đây là “.XLS”. Tên tệp Workbook mặc nhiên là Book# (# là số thứ tự tƣơng ứng với những lần mở tệp). Các thành phần của Workbook là: