Hình ảnh, biểu đồ, đồ thị, sơ đồ được gọi chung là hình. Hình và bảng phải được đặt trong dòng văn bản (In line with text), canh giữa.
Cách đánh số thứ tự của hình và bảng:
Báo cáo phân chương: đánh số theo chương. Ví dụ: “hình 3.1, 3.2” là hình thứ nhất, thứ 2 của chương 3; “bảng 4.1, 4.2” là bảng thứ nhất, thứ 2 của chương 4. Nếu chương chỉ có 1 hình hoặc 1 bảng thì hình hoặc bảng đó vẫn đánh số 1.
Báo cáo không phân chương: đánh số theo dãy duy nhất trong báo cáo. Ví dụ: “hình 1”, “hình 2”; “bảng 1”, “bảng 2”. Nếu tồn bộ báo cáo chỉ có 1 hình hoặc 1 bảng thì hình và bảng đó vẫn đánh số 1.
Tất cả hình, bảng xuất hiện trong báo cáo đều phải được đề cập đến trong các đoạn nội dung gần đó. Thứ tự đề cập hình, bảng phải theo thứ tự được đánh số. Sau khi đã được đề cập lần đầu trong báo cáo, hình và bảng có thể được nhắc lại trong các đoạn nội dung sau, không cần lặp lại hình tại các vị trí mới. Khi đề cập ở giữa hoặc cuối câu, từ “hình”, “bảng” khơng viết hoa. Ví dụ:
Viết đúng: “Các kí hiệu, đại lượng vật lí trong cơng thức bắt buộc phải có chú thích, giải nghĩa, ghi đơn vị rõ ràng ngay sau cơng thức, như hình 5.24, 5.25”
Viết sai: “Các kí hiệu, đại lượng vật lí trong cơng thức bắt buộc phải có chú thích, giải nghĩa, ghi đơn vị rõ ràng ngay sau cơng thức, như Hình 5.24, 5.25” Tên của hình phải được trình bày ngay dưới hình, canh giữa dịng, viết nghiên (hình 27), các qui định khác về font chữ, cỡ chữ, khoảng cách dịng như mục 3. Hình và tên hình phải cùng nằm trong một trang. Nếu hình có kích thước lớn và dạng ngang thì nên trình bày hình trong trang giấy khổ ngang.
Các chú thích, nội dung chữ viết trong hình phải rõ ràng, font chữ tùy ý nhưng cỡ chữ phải tương đương với cỡ chữ của các đoạn nội dung. Nếu báo cáo viết tiếng Việt thì các chú thích, nội dung chữ viết trong hình phải Việt hóa tối đa. Nếu báo cáo viết tiếng Anh thì chú thích, nội dung chữ viết trong hình bắt buộc phải là tiếng Anh.
Hình 27: Qui định trình bày hình và tên hình.
Khi có nhiều hình thành phần trong một hình lớn thì nên kí hiệu mỗi hình theo thứ tự bảng chữ cái: (a), (b), (c)… hoặc (A), (B), (C)… Khơng để nhiều hình song song hoặc chồng lấp nhau, mỗi hình có tên riêng bắt buộc phải xuống dịng (hình 28).
Tên của bảng phải trình bày ngay trước bảng, canh sát hai bên lề giấy (Justify), viết đậm, khơng nghiên (hình 29), các qui định khác về font chữ, cỡ chữ, khoảng cách dòng như mục 3. Tên bảng và toàn bộ nội dung bảng phải nằm trong cùng trang. Nếu nội dung bảng quá dài thì cần phải tách ra thành nhiều bảng liên tiếp, các bảng này dùng cùng tên và cùng số thứ tự, chỉ thêm từ “tiếp theo” ở cuối. Trong các bảng “tiếp theo”, phải trình bày lại tiêu đề của các cột nội dung. Tùy theo độ dài của nội dung, bảng có thể trình bày trong khổ giấy ngang nếu cần.
Font và cỡ chữ sử dụng trong nội dung bảng như mục 3. Khoảng cách dòng của nội dung trong bảng được qui định như hình 30. Cách kẻ khung, màu nền của các dòng, cột, ơ trong bảng có thể trình bày tùy ý nhưng độ tương phản giữa nền và chữ viết phải rõ ràng (hạn chế dùng các nền màu quá đậm).
Hình 29: Qui định trình bày tên và nội dung bảng.