CỦA NHÂN VIÊN CHẾ ĐỘ CHÍNH SÁCH: I) Bản mô tả công việc
Chức danh c ô n g v i ệ c Nhân viên chế độ- chính sách
Trách nhiệm 1) Thực hiện các chế độ chính sách nhân sự đối với người lao động như tiền lương, tiền thưởng, các chế độ phúc lợi, BHYT, BHXH, BHTN, chế độ đào tạo, luân chuyển cán bộ và đảm bảo thực hiện đúng các chính sách chế độ được ban hành
2) Tham mưu cho BGĐ hoặc trực tiếp giải quyết trong quyền hạn được uỷ nhiệm về việc giải quyết các tranh chấp về lao động theo đúng pháp luật, đúng chủ trương, chính sách nhân sự của công ty. 3) Tổ chức thực hiện kiểm soát công tác chăm lo đời sống tinh thân và sức khỏe của CBNV trong đơn vị.
4) Trực tiếp xem xét hoặc xử lý, hay tham mưu cho BGĐ trong việc xử lý các trường hợp vi phạm quy chế nội quy và kỷ luật lao động của công ty
Quyền hạn 1) Có thể đàm phán với đại diện công đoàn khi xây dựng thoả ứơc lao động tập thể
3) Được hưởng các chế độ phúc lợi theo quy định của nhà nước và của công ty.
II) BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN
1) Kiến thức chuyên môn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành lao động tiền lương hoặc quản lý công nghệ
2) Nắm vững các Quy định của pháp luật liên quan đến người lao động, có kiến thức rộng về tình hình kinh tế xã hội
3) Cẩn thận, chu đáo, chín chắn trong suy nghĩ, công việc. Tác phong làm việc tự tin, giao tiếp tốt.
4) Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng ( Word, excel, powerpoint. . . )
III ) Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
STT Các công việc Mức độ Tiêu chuẩn đánh gía I Thực hiện các công tác liên quan đến
chế độ chính sách cho người lao động 1 Thanh toán lương, tiền cơm và chế độ
cho CBNV
Toàn phần
- Đúng thời hạn - Chính xác
- Có lưu trữ hồ sơ đầy đủ. Có ký nhận đầy đủ.
- Đúng quy định 2 Thực hiện tính tiền thưởng cho các
CBNV của công ty. Toàn phần + Đúng thời hạn + Chính xác
+ Có lưu trữ hồ sơ đầy đủ 3 Thực hiện công tác tạm ứng lương hàng
tháng cho các CBNV
Toàn phần
+ Đúng thời hạn + Chính xác
+ Lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan
II Thực hiện theo dõi thu nhập của CBNV trong toàn đơn vị
1 Tổ chức theo dõi thu nhập của toàn thể CBNV công ty
Toàn phần
+ Chính xác
+ Có hệ thống và dễ truy xuất khi cần thiết
+ Lưu trữ hồ sơ trên giấy và trên máy tính
2 Tổ chức theo dõi biến động thu nhập của CBNV theo từng tháng và theo từng đơn vị Toàn phần + Chính xác + Cập nhật đầy đủ + Lưu trữ hồ sơ cẩn thận III Thực hiện công tác liên quan đến Bảo
hiểm cho người lao động
Hoàn thiện các tiêu chí đánh gía thực hiện công việc
Thực hiện tốt công tác xây dựng các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc để làm cơ sở xác định hệ số trả lương được công bằng và chính xác cho các nhân viên trong các phòng ban của công ty.
Trong tổ chức, đánh giá thực hiện công việc có ý nghĩa quan trọng vì nó phục vụ được nhiều mục tiêu quản lý trong đó có hai mục tiêu cơ bản là cải tiến sự thực hiện công việc của người lao động và giúp cho những người quản lý có thể đưa ra các quyết định nhân sự đúng đắn như đào tạo và phát triển, thù lao, thăng tiến, . . .
Để đánh giá thực hiện công việc, cần phải thiết lập một hệ thống đánh giá với ba yếu tố cơ bản sau:
+ Các tiêu chuẩn thực hiện công việc
+ Đo lường sự thực hiện công việc theo các tiêu thức trong tiêu chuẩn + Thông tin phản hồi đối với người lao động và các bộ phận quản lý nguồn nhân lực
Khi xây dựng các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc phải đảm bảo yêu cầu đồng bộ và công bằng, sát với thực tế công việc của người lao động.
Để công tác đánh giá thực hiện công việc được thực hiện chính xác, đảm bảo công bằng, công ty nên áp dụng phương pháp đánh giá bằng thang đo đồ hoạ và phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng. Vì công nhân của công ty chủ yếu là tốt nghiệp THCS và THPT nên áp dụng hình thức này dễ hiểu, việc xác định tương đối đơn giản và sử dụng thuận tiện. Cho phép so sánh về điểm số tạo được tâm lý cho công nhân viên thấy sự minh bạch của việc đánh giá, từ đó tạo động lực làm việc cho người lao động để phấn đấu đạt các tiêu chí đánh giá mà công ty đưa ra.
- Các tiêu chí đưa ra để đánh giá thực hiện công việc:
+ Chấp hành đúng thời gian làm việc theo quy định của công ty + Mức độ phức tạp của công việc
+ Chất lượng công việc + Thái độ làm việc
+ Tinh thần hợp tác với đồng nghiệp và tuân thủ cấp trên + Tinh thần trách nhiệm
+ Khả năng và triển vọng phát triển
+ Mức độ hoàn thành công việc đúng thời hạn
Xác định trọng số cho từng tiêu thức căn cứ trên sự kết hợp giữa những tiêu thức với đặc điểm của công việc. Đồng thời xác định số điểm cho các tiêu thức theo từng mức độ cụ thể.
Do công ty hoạt động theo số lượng đơn đặt hàng nên mức độ phức tạp của công việc và mức độ hoàn thành công việc đúng thời hạn được công ty xem là hai tiêu thức quan trọng nhất nên có trọng số cao nhất.
Ta có bảng mức điểm cho từng tiêu thức đánh gía phân loại lao động như sau với thang điểm là 100
STT Tiêu thức đánh gía Trọng số Điểm số
nhân viên
1 Đảm bảo ngày công chế độ 0.05 5
2 Chấp hành đúng thời gian làm việc theo quy
định của công ty
0.1 10
3 Mức độ phức tạp của công việc 0.2 20
4 Số lượng công việc 0.1 10
5 Chất lượng công việc 0.1 10
6 Thái độ làm việc 0.05 5
7 Tinh thần hợp tác với đồng nghiệp 0.05 5
8 Tinh thần trách nhiệm 0.1 10
9 Khả năng và triển vọng phát triển 0.05 5
10 Mức độ hoàn thành công việc đúng thời hạn 0.2 20
Dựa theo bảng mức điểm cho từng tiêu chí đánh gía phân loại lao động trong các phòng ban. Ta xây dựng được cơ cấu bảng điểm kết quả thực hiện công việc cho nhân viên các phòng ban trong khối văn phòng như sau
STT Tiêu chuẩn chấm điểm Điểm số
1 Chỉ tiêu : Đảm bảo ngày công chế độ 5
+ Đi làm đủ ngày công theo chế độ trong tháng 5
+ Nghỉ dưới 3ngày -1
+ Nghỉ từ 3ngày trở lên -3
2 Chỉ tiêu: Chấp hành đúng thời gian làm việc theo
quy định của công ty
10
+ Đi làm và nghỉ đúng giờ quy định 10
+ Đi làm muộn dưới 15 phút -2đ/lần
+ Đi làm muộn từ 15-30phút -3đ/lần
+Nghỉ trong giờ làm việc không có lý do -3đ/lần
3 Mức độ phức tạp của công việc 20
+ Trưởng phòng 20
+ Phó phòng 15
+ Kỹ sư, cử nhân 10
+ Nhân viên khác 7
4 Số lượng công việc 10
+ Đảm nhận nhiều nhiệm vụ 10
+ Đảm nhận một nhiệm vụ 9
5 Chất lượng công việc 10
+Giải quyết tốt, nhanh chóng công việc 10
+ Giải quyết tốt công việc 9
+ Giải quyết đầy đủ công việc 8
6 Thái độ làm việc 5
+Làm việc với thái độ tích cực 5
+ Làm việc với thái độ bình thường 4
7 Tinh thần hợp tác 5
+ Tích cực hợp tác với đồng nghiệp 5
+ Có tinh thần hợp tác với đồng nghiệp 4
8 Tinh thần trách nhiêm 10
+ Tốt 10
+ Khá 7
+ Trung bình 4
+ Rất có khả năng và triển vọng phát triển 5
+ Có khả năng và triển vọng phát triển 3
+ Ít có khả năng và triển vọng phát triển 0
10 Mức độ hoàn thành công việc đúng thời hạn 20
+ Đảm bảo thời gian và hiệu quả công việc 20
+ Không đảm bảo về thời gian nhưng đảm bảo về hiệu quả công việc
15
+ Không đảm bảo cả hai yếu tố trên -10
Hoàn thiện công tác tiền thưởng
Công ty cần áp dụng chế độ trả lương cho nhân viên khối văn phòng theo phương thức trả lương theo thời gian căn cứ vào hiệu quả của công việc
Ngoài tiền lương chính theo hệ số cấp bậc ra người lao động sẽ được trả cho hiệu quả làm việc từ khối lượng công việc hoàn thành thông qua tiền thưởng. Khi đó, nhân viên sẽ làm việc tốt hơn, bởi vì họ sẽ nhận được rất nhiều phần thưởng khác nhau: thưởng do hoàn thành công việc được giao, thưởng do vượt mức kế hoạch, thưởng do thực hiện được đơn đặt hàng lớn và thuyết phục được người mua trả tiền trước 100%, . . .
Khi công ty trả lương theo một quy định cứng nhắc, bạn chỉ có thể mua được thời gian của họ nhưng muốn nhân viên làm việc nhiệt tình và mang lại lợi nhuận tối đa cho công ty, bạn không cần mua thời gian, mà phải mua cho được kết quả công việc của họ. Nhân viên cũng nên biết rằng họ nhận được tiền thù lao vì những công việc nhất định, vì họ đem lại cho công ty những lợi nhuận nhất định.
Tất cả các loại tiền trả cho nhân viên đều có thể chia làm hai nhóm chính: lương chính và thưởng. Lương chính thường là để trả cho việc chấp hành những nguyên tắc lao động ( đi về đúng giờ, không vi phạm nội quy công ty. . .). Khoản lương này thường được giữ nguyên suốt thời gian khá dài.
Còn tiền thưởng là khoản thêm vào cho nhân viên vì hiệu quả của công việc thường nhật, nghĩa là vì chất lượng hoàn thành nhiệm vụ.
+ Tháng lương thứ 13 không hẳn đã là công cụ hữu hiệu, nếu xét từ góc độ thúc đẩy năng suất lao động nhưng lại rất có ý nghĩa trong việc giữa chân nhân viên ở lại, bởi vì nếu người lao động biết chắc đến cuối năm họ sẽ có một khoản tiền thưởng bằng giá trị một tháng lương, họ sẽ ở lại với bạn ít nhất là thêm. . . 1 năm. Đặc biệt ngành may là một ngành có sự luân chuyển công nhân rất nhiều, do đó công ty đã áp dụng thưởng tháng lương thứ 13 cho công nhân viên trong dịp tết. Nhưng công ty cũng nên có các chiến lược giữ chân công nhân viên sau tết bằng cách có thể thưởng một nửa tháng lương thứ 13 trước tết và sau tết thì thưởng tiếp một nửa số lương tháng 13 còn lại cho họ
+ Thưởng không nhiều, nhưng nên thường xuyên
Công ty là công ty may liên doanh do ngành may có tỷ suất lợi nhuận thấp nên tiền thưởng không nhiều. Công ty cần áp dụng phương pháp thưởng hàng tháng lúc đó sẽ giúp cho việc quyết toán sổ sách được tiện lợi hơn, còn công nhân viên cũng luôn được sự hăng hái làm việc năng suất hơn vào tháng tiếp theo.
+ Nguyên tắc phải được mọi người thông qua.
Hệ thống lương và thưởng phải rõ ràng, minh bạch khi một nhân viên biết chắc chắn rằng nếu lao động hiệu quả, anh ta sẽ được nhận một khoản tiền thưởng vào cuối kỳ, vì vậy anh ta sẽ thực sự cố gắng làm việc tốt hơn. Tiền thưởng cần phải liên quan đến kết quả công việc người lao động, vì thế mỗi cá nhân phải biết tại sao anh ta được thưởng. Nếu phần thưởng chỉ đơn thuần là vì nhân viên “làm việc tốt” thì dần dần phần thưởng không còn là động lực để mọi người làm việc tích cực nữa. Họ chỉ chờ được lĩnh những
khoản tiền dễ dãi đó, trong khi họ không cần phải làm việc một cách thực sự có hiệu quả và tất nhiên họ không tạo ra được lợi nhuận cho công ty.
Thông qua trưng cầu ý kiến của người lao động, công ty có thể nắm rõ những mong muốn nguyện vọng và quan điểm của họ về tính hợp lý và sự công bằng trong cách tính lương. . . Điều này giúp công ty tránh được sai lầm mang tính chủ quan, áp đặt. Mặt khác, làm cho người lao động cảm thấy được tôn trọng và việc trả lương là do chính họ xây dựng và quyết định.
Bộ phận công tác:
1) Anh chị thấy công tác trả lương tại công ty có công bằng không ?
Công bằng Không công bằng
2) Anh chị có hiểu gì về công tác trả lương tại công ty không?
Có Không Không quan tâm 3) Điều làm anh chị chưa hài lòng về công tác trả lương cho người lao động
Đơn giá tiền lương Cách tính lương Công tác tiền thưởng Thông tin phản hồi
4) Anh chị nhận xét gì về công tác trả lương tại công ty
Xây dựng có căn cứ khoa học, sâu xác đến từng quyền lợi được hưởng
Xây dựng không có căn cứ khoa học, không sâu xác đến từng quyền lợi được hưởng
5) Anh chị cảm thấy như thế nào qua quá trình trả lương?
Phấn khởi vì tiền lương nhận được xứng đáng với sức lao động bỏ ra
Chán nản vì tiền lương không công bằng Quyết tâm thực hiện tốt công việc hơn Không quan tâm đến công việc này
3.3 Điều kiện thực hiện giải pháp đối với doanh nghiệp
3.3.1 Đối với hội đồng quản trị
Xét theo yêu cầu của tổ chức tiền lương thì tiền lương và tiền công phải bảo đảm tái sản xuất, không ngừng nâng cao đời sống vật chất cho người lao động, tiền lương phải kích thích người lao động nâng cao năng suất lao động.Tiền lương là thước đo sự cống hiến của người lao động. Vì vậy việc trả lương phải bảo đảm sự công bằng hợp lý giữa những người lao động, phải bảo đảm tính đơn giản, rõ ràng, dễ hiệu. Để làm được việc đó thì các doanh nghiệp đều phải trả lương cho công nhân dựa vào kết quả sản xuất kinh doanh của mình và phải dựa vào các chính sách tiền lương và tiền công trong doanh nghiệp được đưa vào áp dụng trong doanh nghiệp. Tiếp đó người quản lý phải xem xét sự biến động, sự phản hồi từ phía những người hưởng lương, hưởng công của doanh nghiệp thì mới biết được hệ thống tiền lương và tiền công đó có hợp lý không, có thật sự thúc đẩy được người lao động làm việc đưa doanh nghiệp phát triển lên hay không.
Việc áp dụng các hình thức trả lương, trả công phải quán triệt nguyên tắc trả theo số lượng và chất lượng lao động, phải khuyến khích người lao động ra sức học hỏi nâng cao trình độ lành nghề. Vì vậy để khai thác được mọi khả năng phục vụ cho sản xuất và áp dụng đúng các hình thức trả lương trả công cũng như yêu cầu của hình thức thì cần phải hoàn thiện hình thức trả lương trả
thưởng và quản lý lương sao cho thật tốt. Người quản lý phải luôn theo dõi tình hình làm việc của công nhân, năng suất lao động của người lao động tăng hay giảm, tinh thần làm việc ra sao, có những khiếu nại gì về lương hay không. Về các biểu hiện trên là tốt thì chính sách tiền lương đã có lợi cho người lao động. Ngược lại, nếu có biểu hiện chưa tốt thì buộc người quản lý phải rà soát lại quá trình thiết lập thang lương, bảng lương của Công ty mình. Xem lại quy trình xác định tiền lương cho mỗi công việc có thống nhất không, việc phân tích giá trị công việc có đầy đủ và chính xác không, tiền lương và giá trị công việc có gắn liền với nhau một cách đầy đủ không. Mỗi vị trí thang lương có dựa trên khả năng và kinh nghiệm của nhân viên hay không, mức lương có công bằng không, mức lương của công ty mình so với các công ty khác cùng ngành có chênh lệch quá hay không. Mục tiêu của tất