CHƯƠNG 2 : GIỚI THIỆU CẢNG GREEN PORT
2.5. Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận
2.5.1 Ban kế hoạch khai thác
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của xí nghiệp cảng
Phối hợp với các phịng ban trong công ty: các đơn vị cung cấp công công nhân, phương tiện:các hãng tàu và khách hàng để thực hiện kế hoạch sản xuất.
Thực hiện công tác tiếp thị, chào bán các dịch vụ cảng, ký kết và theo dõi việc thực hiện các hợp đồng của xí nghiệp cảng. Giải quyết các tranh chấp trong quá trình thực hiện các hợp đồng giữa xí nghiệp cảng với đối tác.
Nắm bắt kịp thời các biểu giá cước phục vụ cảng biển của Nhà nước mới ban hành và giá trên thị trường để tham mưu cho Giám đốc ban hành biểu giá cước cảng biển của xí nghiệp cảng. đảm bảo sự cạnh tranh và tính hiệu quả trong sản xuất kinh doanh cảng
Mở sổ nhật kí theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp cảng, báo cáo tại các cuộc họp giao ban của xí nghiệp cảng.
Tổng hợp, đối chiếu với ban tài chính tổng hợp về sản lượng, doanh thu, tỉ lệ hồn thành kế hoạch của xí nghiệp cảng để báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm cũng như các báo cáo khác theo u cầu của xí nghiệp cảng cũng như của cơng ty.
Phối kết hợp tốt với các hãng tàu, đại lý hãng tàu, chủ hàng, đặc biệt là các hãng tàu feeder để cung cấp các dịch vụ cảng biển với chất lượng tốt và thoả mãn các yêu cầu của khách hàng.
*Trưởng ban:
Quản lí , điều hành cơng việc trong ban
Nắm vững quy trình quản lí và khai thác cảng cũng như các công việc của các bộ phận trong ban.
Tham mưu cho giám đốc những việc liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp cảng
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc giải phóng tàu, quy hoạch xếp chứa bãi và quản lí hàng hố (container) ra vào xí nghiệp cảng
Trực tiếp giải quyết các sự cố phát sinh trong phạm vi giải quyết của ban. Báo cáo giám đốc cảng các sự cố phát sinh vượt thẩm quyền và đề xuất phương án giải
Tổng hợp, phân tích cơng tác của ban hàng tháng, quý, năm báo cáo giám đốc cảng đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả, chất lượng dịch vụ của xí nghiệp cảng .
Duy trì mối quan hệ với hải quan, cảng vụ, hoa tiêu, cơng an biên phịng trong khu vực cũng như các cơ quan chức năng liên quan đến hoạt động khai thác kinh doanh cảng để giải quyết các cơng việc thuận tiện, nhanh chóng và đúng quy định.
Làm báo cáo tuần, tháng, năm theo yêu cầu của xí nghiệp cảng.
2.5.1.1 Thương vụ
Tiếp thị nghiên cứu thị trường, bán dịch vụ cảng biển và các dịch vụ đi kèm. Chủ động nghiên cứu tiếp thị các hãng tàu đưa tàu feeder vào khu vực Hải Phòng trên cơ sở nghiên cứu loại tàu lịch chạy tàu, các loại hình dịch vụ từ đó đề xuất các chính sách với lãnh đạo cảng để thu hút hãng tàu.
Nắm bắt các quy định cũng như văn bản về cước phí cảng biển của nhà nước và các biểu giá dịch vụ cảng biển của các cảng trong khu vực Hải Phòng (trong nước), đề xuất lãnh đạo cảng điều chỉnh giá cước dịch vụ cảng biển cho phù hợp và đảm bảo tính cạnh tranh
Phối hợp với phịng khai thác cân đối kế hoạch sản xuất hàng tháng, quý để tìtrangm các nhà cung cấp cơng nhân phương tiện phù hợp với điều kiện thực tế của xí nghiệp cảng.
Kí kết hợp đồng pháp chế và an ninh cảng biển.
Tiếp nhận các yêu cầu, làm thủ tục cung cấp dịch vụ và phục vụ khách hàng khi đến làm thủ tục giao nhận hàng hố tại xí nghiệp cảng
*Phụ trách thương vụ
Nắm vững chức năng nhiệm vụ của phòng.
Nắm vững cước phí giá dịch vụ cảng biển và các dịch vụ đi kèm.
Nắm vững thủ tục giao nhận hàng hố tại xí nghiệp cảng và trực tiếp giải quyết các tranh chấp nếu có.
Nghiên cứu và tìm kiếm khách hàng.
Xây dựng biểu giá dịch vụ cảng biển và soạn thảo các hợp đồng của xí nghiệp cảng.
Làm báo cáo tuần
*Nhân viên thị trường, cước phí cảng biển:
Chủ động tìm kiếm khách hàng và chăm sóc khách hàng (thoả mãn nhu cầu của khách hàng về dịch vụ mà xí nghiệp cảng cung cấp)
Thống kê sản lượng container thơng qua các cảng tại khu vực Hải Phịng hàng tháng quý năm để báo cáo lãnh đạo cảng.
Nắm vững các biểu cước cảng biển của các cảng trong khu vực. Làm báo cáo tuần
*Nhân viên hợp đồng và pháp chế
Nắm vững pháp lệnh hợp đồng kinh tế và quy định chi tiết thực hiện pháp lệnh hợp đồng kinh tế của nhà nước Việt Nam
Soạn thảo các hợp đồng của xí nghiệp cảng và theo dõi việc thực hiện.
Trực tiếp giải quyết các tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng cũng như mọi tranh chấp về giao nhận và bảo quản hàng hoá.
Cùng với ban tài chính tổng hợp theo dõi và đơn đốc khách hàng trả các khoản nợ theo đúng như hợp đồng đã được kí kết giữa xí nghiệp cảng và các đối tác.
Làm báo cáo tuần.
*Nhân viên phục vụ khách hàng
Trực tiếp làm thủ tục giao nhận hàng với khách hàng khi đến nhận hàng tại xí nghiệp cảng.
Làm thủ tục giao nhận hàng hố theo đúng quy trình quy định.
Tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng và thông báo cho trực ban trưởng các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu.
Cùng với Log cập nhập dữ liệu và kiểm tra dữ liệu đầu vào.
Ghi rõ dịch vụ mà khách hàng yêu cầu và được xí nghiệp cảng sẽ cung cấp cho khách hàng trên phiếu giao nhận container, phiếu đóng dỡ hàng container để làm cơ sở cung cấp dịch vụ cũng như tính cước phí
Phối hợp với thu ngân, thủ quỹ để thu đúng, thu đủ các dịch vụ mà xí nghiệp cảng cung cấp theo như biểu cước.
Quản lí, lưu trữ các tài liệu chứng từ liên quan đến giao nhận container.
Cùng với bộ phận Logs chỉ đạo giao nhận cung cấp dịch vụ cho khách hàng được tốt nhất.
Thông báo các khiếu nại của khách hàng cho trực ban trưởng để giải quyết . Làm báo hàng ngày, tuần về công việc cũng như các ý kiến khiếu nại của khách hàng.
2.5.1.2 Khai thác:
Lập kế hoạch giải phóng tàu, quy hoạch xếp chứa bãi.
Tổ chức giao nhận hàng hoá theo đúng thể lệ giao nhận hàng hoá ban hành theo quy định số: 2106/QĐGTVT ngày 23/8/1997 của bộ trưởng Bộ GTVT và theo thông lệ quốc tế.
Tiếp nhận và chuẩn bị các loại giấy tờ liên quan đến việc xếp dỡ hàng hố tại xí nghiệp cảng.
Điều hành và cung cấp các dịch vụ cho khách hàng tại xí nghiệp cảng.
Hàng ngày có kế hoạch cụ thể về việc sử dụng công nhân phương tiện để thông báo cho nhà cung cấp.
Hoạch định tất cả các hoạt động trên bến cảng từ những dữ liệu được cung cấp bởi hãng tàu/đại lý hãng tàu và khách hàng.
Ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác quản lý và khai thác cảng đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng, hiệu quả và khoa học nhằm thoả mãn yêu cầu của khách hàng cũng như bắt kịp sự phát triển của xí nghiệp cảng biển trong và ngoài nước.
Thiết lập chứng từ liên quan đến giao nhận hàng hoá, các chứng từ liên quan đến thanh quyết tốn (trong xí nghiệp cảng cũng như các chứng từ liên quan đến th cơng nhân bên ngồi) chính xác kịp thời đáp ứng được yêu cầu của khách hàng cũng như ban Tài chính tổng hợp trong xí nghiệp cảng.
Chuẩn bị và cung cấp tất cả các giấy tờ cần thiết liên quan đến việc xếp dỡ hàng hoá tại bến cảng cho hãng tàu/đại lí hãng tàu
*Phụ trách khai thác:
Nắm vững các nhiệm vụ, chức năng của phòng. Nắm vững tình hình khai thác trên bến cảng
Lập kế hoạch giải phóng tàu, quy hoạch xếp chứa bãi và tổ chức thực hiện các kế hoạch đó.
Chủ động đề xuất các phương án thuê công nhân, phương tiện phục vụ cho sản xuất kinh doanh của cảng.
Thông báo cho hãng tàu/đại lí của hãng tàu closing time đối với hàng xuất là 6 tiếng trước khi kết thúc việc xếp hàng
Tổng hợp, phân tích cơng việc khai thác hàng ngày, tuần, tháng, q, năm báo cáo lãnh đạo cảng và đề xuất các biện pháp nâng cao chất lượng dịch vụ tại xí nghiệp cảng cũng như năng suất xếp dỡ
Làm báo cáo tuần. *Trực ban trưởng:
Cùng với lãnh đạo phụ trách khai thác lập kế hoạch giải phóng tàu bố trí cơng nhân phương tiện trong tồn cảng cho phù hợp.
Điều hành tổng hợp mọi hoạt động khai thác trên bến cảng (công việc, công nhân, phương tiện thiết bị và công cụ xếp dỡ).
Theo dõi kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, thường xuyên liên lạc với chỉ đạo đi ca để cân đối các công việc trên bến cảng, từ đó điều động nhân lực và trang thiết bị giữa các tuyến cho phù hợp
Cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng khi có những việc phát sinh. Thông báo các sự cố xảy ra trong quá trình khai thác và chủ động đề xuất các phương án giải quyết kịp thời với lãnh đạo cảng.
*Chỉ đạo:
Chỉ đạo cầu tàu:
Điều hành trực tiếp mọi công việc thuộc tuyến cầu tàu.
Phối kết hợp với cán bộ đi ca của hãng tàu Feeder để điều hành công việc xếp dỡ hàng theo đúng các tài liệu về hàng hố đã có. Từ đó đưa ra số máng cần phải mở và việc sử dụng công cụ làm hàng ở mỗi máng cho phù hợp.
Lập Stowage plan, theo dõi lịch trình tàu, chỉ đạo cầu bến buộc cởi dây tàu, chằng buộc, tháo chằng buộc.
Liên lạc thường xuyên với đại phó, sĩ quan đi ca nắm bắt các sự cố của tàu để nhanh chóng có phương án điều chỉnh kế hoạch giải phóng tàu cho phù hợp.
Phối hợp với chỉ đạo trong bãi, hạ hàng kịp thời để sự luân chuyển của xe vận chuyển là tối ưu.
Giám sát quy trình làm hàng và nhắc nhở mọi công nhân trong ca làm việc theo đúng quy trình xếp dỡ và an tồn lao động.
Thơng báo kịp thời những sự cố trong ca cho trực ban trưởng và đề xuất phương án giải quyết.
Khi bàn giao ca phải hết sức kỹ càng, chi tiết tình hình hiện trạng cơng việc khai thác. Tình trạng các trang thiết bị đang làm hàng.
Trực tiếp thông báo và xác nhận closing time đối với chỉ đạo của hãng tàu/đại lý của hãng tàu.
Cuối ca sản xuất ghi đầy đủ vào nhật ký ca, xác nhận các chứng từ có liên quan đến việc thanh tốn, quản lý cơng nhận phương tiện.
Chỉ đạo trong bãi:
Lập kế hoạch khai thác, xếp chứa bãi và theo dõi các thiết bị hoạt động trong bãi.
Điều hành và giám sát trực tiếp các công việc trong bãi, đặc biệt là lái xe nâng hàng, xe nâng phục vụ cho việc rút hàng trong container và công nhân bốc xếp.
Điều hành sự di chuyển container trong bãi
Đôn đốc công nhân làm việc theo đúng quy trình xếp dỡ và an tồn lao động. Những ngày làm tàu, phối kết hợp với chỉ đạo đi ca tuyến cầu tàu để chỉ đạo xe nâng hạ hàng nhập và giao hàng cho khách lấy hàng tại xí nghiệp cảng một cách khoa học và đạt năng xuất cao.
Thông báo kịp thời những sự cố trong ca cho trực ban trưởng và đề xuất phương án giải quyết.
Khi bàn giao ca phải hết sức kĩ càng chi tiết hiện trạng công việc khai thác trong bãi và ghi nhật kí ca.
*Logistics
Nhận các chứng từ dữ liệu, hàng hố được xếp dỡ tại bến cảng từ hãng tàu/đại lí hãng tàu.
Nhận và cập nhập dữ liệu từ các chứng từ liên quan đến mọi hoạt động dịch chuyển container trên bến cảng của giao nhận thiết lập thông qua Chỉ đạo đi ca.
Trực tiếp gửi các báo cáo liên quan đến xếp dỡ và dịch chuyển container tới hãng tàu/Đại lý Hãng tàu
Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết liên quan đến container khi có khiếu nại/yêu cầu của khách hàng.
Quản lý sự dịch chuyển của container trong tồn xí nghiệp cảng trên cơ sở đưa dữ liệu đầu vào và đưa các sản phẩm phục vụ cho việc giải phóng tàu, xếp chứa bãi các chứng từ liên quan đến thanh toán.
Phối hợp với chỉ đạo, giao nhận, bảo vệ cập nhập dữ liệu về sự dịch chuyển container từ khi vào đến khi ra khỏi xí nghiệp cảng.
Cung cấp các thơng tin cần thiết về hàng hố cho nhân viên phục vụ khách hàng nhằm tạo điều kiện thuận tiên cho khách hàng khi nhận hàng tại xí nghiệp cảng. *Giao nhận:
Giao nhận theo đúng thể lệ giao nhận hàng hoá ban hành theo quyết định số 2106/QĐGTVT ngày 23/8/1997 của Bộ giao thông vận tải:
Đối với container: giao nhận theo nguyên container niêm chì.
Đối với hàng hố khác: giao nhận theo ngun bao, kiện, bó, tấm, cây, chiếc. Giao nhận cầu tàu:
Ghi chép các chứng từ kiểm đếm hàng hóa phải đúng biểu mẫu quy định, rõ ràng, chính xác và đầy đủ và ký rõ họ tên.
Khi xếp hàng lên tàu phải chấm Bay theo đúng vị trí container được xếp lên tàu và tuân thủ theo mẫu cũng như cách thức chấm Bay theo yêu cầu của hãng tàu/Đại lý Hãng tàu.
Kết thúc mỗi ca phải có báo cáo cụ thể sản lượng làm trong ca theo các tác nghiệp; cần tàu; cần bờ. Bàn giao phiếu kiểm đếm hàng hóa cho nhân viên kết toán tàu sau khi hết ca.
Giao nhận trong bãi:
Thiết lập các phiếu làm cơ sở thanh tốn phí nâng hạ, đóng rút hàng trong container, kiểm hố, giám định,...
Hướng dẫn xe nâng hàng nâng hạ container theo đúng số container và vị trí quy định.
Khi làm tàu phải hướng dẫn xe vận chuyển, xe nâng hàng hạ container hàng nhập theo như sơ đồ xếp chứa bãi và lấy container hàng xuất (nếu có) theo yêu cầu của chỉ đạo cầu tàu.
Ln có mặt trong ca sản xuất, ghi chép các phiếu phải đúng biểu mẫu quy định, rõ ràng, chính xác, đầy đủ và ký rõ họ tên trên các tờ phiếu.
Cứ 2 giờ cung cấp sơ đồ bãi về sự dịch chuyển container trên bãi cảng một lần (vị trí và hiện trạng container) cho bộ phận logistics, ca đêm cho chỉ đạo bãi.
Kết thúc ca phải bàn giao cụ thể công việc giao nhận trong ca cho ca sau, đặc biệt là những container chưa xếp lên tàu như Stowage plan. Tất cả các chứng từ giao nhận trong ca bàn giao cho chỉ đạo bãi.
*Kết toán tàu:
Làm nhiệm vụ tổng hợp kết quả giao nhận của từng chuyến tàu cập cảng để xác lập và ký biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC), biên bản xác nhận hàng hư hỏng đổ vỡ và bản xác nhận xếp dỡ container để làm cơ sở cho việc giải quyết tranh chấp hàng thừa thiếu, hàng hư hỏng đổ vỡ và tính cước bốc xếp đầu ngồi
Thu thập các tài liệu liên quan đến giao nhận hàng hoá của từng con tàu, các biên bản liên quan đến q trình xếp dỡ hàng hố, lưu trữ tài liệu theo từng chuyến tàu .
Trực tiếp gửi COR, ROROC và các bản xác nhận xếp dỡ container cho hãng