Cơng tác dự tốn kế hoạch.
Trường căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao, nhiệm vụ của năm kế hoạch, căn cứ vào định mức, chế độ chi tiêu tài chính của Nhà
Dự báo số lượng sinh viên
Dự toán kết quả hoạt động
nước quy định, kết quả thu sự nghiệp và chi hoạt động thường xuyên năm trước liền kề (có loại trừ yếu tố độ xuất, không thường xuyên) được cấp có thẩm quyền phê duyệt, Trường lập dự tốn thu, chi gửi sở tài chính trình UBND tỉnh phê duyệt.
+ Lập dự tốn từ nguồn ngân sách cấp
Quy trình lập dự tốn nguồn ngân sách cấp: Đầu năm ngân sách, Trường căn cứ
vào - Số lượng sinh viên các hệ đào tạo bao gồm số sinh viên ra trường, số sinh viên đnag học và số dự kiến tuyển mới theo chỉ tiêu đào tạo được giao.
- Số lượng giáo viên, cán bộ công nhân viên theo biên chế và hợp đồng tại đơn
vị - Căn cứ vào kế hoạch sữa chữa xây dựng cơ sở vật chất của Trường.
- Căn cứ vào tình hình thực hiện nhiệm vụ các năm trước và định mức kinh phí nhà nước giao.
Trên cơ sở căn cứ trên Trường tiến hành xây dựng dự toán thu, chi ngân sách gửi Sở tài chính Tỉnh Đồng Nai.
Quy trình như sau:
(1) Trường lập và gửi dự tốn thu, chi ngân sách lên Sở Tài chính tỉnh Đồng Nai
(2) Sở tài chính tổ chức xem xét, thẩm tra dự tốn thu, chi và điều chỉnh (nếu có) cân đối theo mục tiêu phát triển chung của Trường và trình cho UBND Tỉnh Đồng Nai.
(3) UBND tỉnh sau khi xem xét và phê duyệt sẽ thơng báo kinh phí hoạt động trong năm cho Trường
Dự toán thu Dự toán chi
Sơ đồ 3 : Quy trình lập dự tốn thu chi sự nghiệp và thu khác tại trường CĐN KVLT-NT
*Lập dự toán thu
- Nguồn thu học phí nhà trường đều thu theo quy định của Nhà nước theo quyết đinh của UBND tỉnh.
Căn cứ vào số lượng sinh viên đang học, số sinh viên nhập học, số sinh viên ra trường số sinh viên được miễn giảm học phí, Trường tiến hành lập dự tốn thu, theo mức học phí được UBND thơng báo cho từng năm học.
Tổng thu sự nghiệp = Số lượng sinh viên bình quân (trừ số miễn, giảm)x Đơn giá học phí phải nộp x 2 kỳ.
- Nguồn thu học phí khác
Trường căn cứ vào nhu cầu tài chính của đơn vị mình, căn cứ vào chi phí phải bỏ ra và dựa vào những quy định của Nhà nước để xây dựng mức thu hợp lý, đảm bảo bù đắp chi phí và có tích lũy.
-Nguồn thu khác: Trường dựa trên cơ sở số thu của năm trước và dự kiến các khoản thu năm nay.
* Lập dự toán chi
-Căn cứ vào dự tốn thu Trường lập bảng trích lập nguồn dự tốn được chi theo quy chế chi tiêu nội bộ của Trường
-Căn cứ vào quy định tạm thời của Hiệu trưởng Trường lập bảng dự tốn trích lập theo quy định về nguồn thu học phí
- Căn cứ vào nguồn thu khác Trường lập dự toán chi cho năm nay * Dự toán kết quả hoạt động thu, chi = Tổng thu - Tổng chi
2.3.2.4. Nội dung KSNB các khoản chi NSNN
a. Kiểm soát các khoản chi từ nguồn thu đơn vị
Căn cứ vào tỷ lệ trích lập nguồn thu NSNN được quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ của trường để tiến hành việc trích lập. Trên cơ sở trích lập, trường sẽ kiểm tra, kiểm soát và chi theo đúng các chỉ tiêu được để lại.
b. Kiểm soát các khoản chi từ nguồn NSNN cấp
*Nội dung kiểm soát các khoản chi hoạt động thường xuyên
Nội dung các khoản chi bao gồm: Tiền điện, tiền nước, điện thoại, cơng tác phí, tiếp khác và các khoản thuê mướn khác
(1) Lập giấy đề nghị thanh toán, ghĩ rõ nội dung, xác nhận đã kiểm tra của đơn vị quản lý- Người đi thanh toán
(2) Thủ trưởng của người đi thanh toán duyệt giấy đề nghị thanh toán, chứng từ kèm theo tùy theo nội dung thanh toán, kèm theo một trong các chứng từ sau: Hóa đơn, phiếu thu, giấy đi đường, giấy đề nghị thanh tốn th ngồi, phiếu kê mua hàng.
(3) Kế toán thanh toán ra phiếu chi, kèm theo bộ chứng từ gốc có đầy đủ giấy đề nghị thanh tốn, hóa đơn tài chính, hóa đơn bán lẻ (dưới 100.000 đồng) và các bảng kê mua hàng (đối với mặt hàng khơng có hóa đơn), hợp đồng, thanh lý, giấy thanh tốn th ngồi và các loại giấy tờ cho phép thực hiện khác.
*Chi mua sắm sữa chữa
Căn cứ vào kế hoạch mua sắm vật tư và sữa chữa hàng năm của các bộ phân, đơn vị được duyệt.
Căn cứ vào quy trình mua sắm sửa chữa người đề nghị thanh toán lập đề nghị thanh toán và kế tốn thanh tốn ra phiếu chi, có chữ ký của người lập phiếu, người nhận tiền, phụ trách kế toán, thủ trưởng đơn vị kèm theo bộ chứng từ gốc gồm hồ sơ thanh toán mua sắm tài sản, hóa đơn tài chính, hợp đồng, thanh ký hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bàn giao và các văn bản xin chủ trưởng thực hiện khác.
Mục đích: Việc thực hiện hướng dẫn các quy trình trên nhằm đảm bảo việc chi trả cho cán bộ giáo viên; và cơng tác kiểm sốt chi nội bộ cũng như các báo cáo tài chính được thực hiện đúng quy định và đúng thời gian.
*Chi thanh toán cá nhân
Nội dung chi thanh toán cá nhân gồm: Chi tiền lương, phục cấp trực ngoài giờ và các khoản trích theo lương…Trong đó, quy trình kiểm sốt đối với một số khoản chi chủ yếu như sau:
Sơ đồ: Quy trình thanh tốn tiền lương và phụ cấp
(1) Vào ngày 2 hàng tháng Phịng Kế tốn tài chính tiền hành lập bảng thanh tốn tiền lương, phục cấp lương, trích lập các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, bảng thanh toán lương hợp đồng thời vụ và căn cứ vào bảng chấm cơng làm việc ngồi giờ của phòng HC –TH để lập bảng thanh toán tiền phụ cấp ngoài giờ
(2) Thủ trưởng đơn vị phê duyệt bảng lương và Ủy nhiệm chi (3) Bảng lương được gửi đến ngân hành
(4) Ngân hành thanh tốn lương cho CBVC thơng qua thẻ ATM
(5) Thông báo công khai trên bảng lương đề CBVC biết và đối chiếu khi cần Trong quá trình kiểm sốt tiền lương, chưa có sự kiểm sốt phần tính tốn số
liệu trên bảng lương để phát hiện sai sót, nhầm lẫn nếu có trong q trình tình và chi trả lương.
Ngoài ra do việc thanh toán lương được thực hiện từ đầu tháng, nên có trường hợp CBVC nghỉ việc trong tháng vẫn được nhận tiền lương của tháng,
Việc thực hiện chấm cơng trực ngồi giờ cịn mang tính hình thức.
Trình tự kiểm sốt chi tiền lương tăng thêm:
Căn cứ vào hệ số lương cấp bậc, hệ số phụ cấp chức vụ và danh sách những người hưởng lương, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương tăng thêm trình hiệu trưởng ký duyệt. Sau đó bảng thanh tốn lương tăng thêm này sẽ được chuyển cho kế toán tổng hợp xác định thuế thu nhập cá nhân (nếu có), và sau cùng kế toán thanh toán tiến hành thanh tốn cho người lao động bằng tiền mặt.
Ngồi ra đơn vị cịn kiểm tra việc trích nộp BHYT,BHXH,BHTN và các khoản phải trích nộp khác theo quy định hiện hành (Căn cứ vào bảng lương); Kiểm tra các quan hệ thanh toán với cán bộ như: Quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi; quỹ đầu tư phát triển hoạt động sự nghiệp; quỹ ổn định thu nhập đơn vị lập bảng và cũng tiến hành kiểm soát như chi lương.
Chi trả tiền giảng dạy thêm giờ cho giáo viên
-Kinh phí để chi trả tiền giảng dạy thêm giờ cho giáo viên được trích từ nguồn thu của đơn vị,căn cứ vào quy chế chi tiêu nội bộ, nguồn này được sử dụng để chi trả cho cán bộ trong biên chế và hợp động có tham gia trực tiếp quản lý và phục vụ giảng dạy.
Theo quy chế chi tiêu nội bộ của trưởng. Các giờ giảng ngoài định mức được chi trả bằng cách thỏa thuận ký hợp đồng thỉnh giảng.
Quy trình kiểm sốt chi tiền giảng:
- Khoa tiến hành phân công lao động và Lập bảng tính chi tiết giờ giảng trong kỳ của từng giáo viên trong khoa.
- Trưởng khoa sẽ báo cáo việc phân công giờ giảng cho BGH, khi được BGH thông qua thì gửi nộp Phịng đào tạo để kiểm tra để lên kế hoạch giảng dạy.
(2) Phịng đào tạo thơng báo lên kế hoạch giảng dạy đến từng Khoa, căn cứ vào đó Khoa sẽ thơng báo cho giáo viên sẽ tiến hành giảng dạy,
(3) Phòng Đào tạo sau khi kiểm tra, lập bảng chi tiết và tổng hợp giờ giảng. (4) Phòng đào tạo cân đối phân bổ lại giờ dạy của giáo viên
(5) Phòng Đào tạo gửi bảng liên quan đến giờ giảng cho Phịng kế tốn tài chính để làm căn cứ tính tốn tiền giảng cho giảng viên
(6) Phịng kế tốn tài chính lập bảng thanh tốn giờ dạy, chi tiền giảng và lấy chữ ký của từng cá nhân