1. Trải nghiệm thực tế
1.1. Tìm kiếm NCC mới và liên hệ chào giá
Tìm báo giá là cơng việc đầu tiên mà em được anh Phụng (người giám sát) giao việc sau khi đã được giới thiệu tổng quan qua về DN và phòng mua sắm, việc tìm báo giá là để em làm quen với việc tìm nhà cung cấp tiềm năng và so sánh giá dựa các tiêu chí chọn
Hình 21. Bảng báo giá từ NCC Phong Vũ
1.2. Nhận và kiểm tra hàng hóa
Việc nhận và kiểm tra hàng hóa tuy rất đơn giản nhưng cũng yêu cầu người nhận hàng phải có khả năng quan sát tốt. Đây là một cơng việc đóng vai trị quan trọng trong quy trình mua hàng do đó phải kiểm đếm hàng hóa cẩn thận, nếu hàng hóa đã nhận vào mà có sai sót thì trách nhiệm trước hết thuộc về người nhận hàng. Các mặt hàng trước khi được đưa vào kho sẽ được em kiểm đếm số lượng chất lượng kỹ càng, ký tên vào PO sau đó sẽ chuyển PO cùng hóa đơn mua bán của NCC đến cho đại diện bộ phận đặt hàng ký kết, bên cạnh đó PO cịn cần có chữ ký của người giao hàng và đại diện người nhận hàng của Resort.
Hình 22. Nhận gas tại kho gas Nautica Beach Club
1.3. Nhập và xuất kho hàng hóa Beverage Inventory
Hàng hóa bao gồm các loại nước đóng lon, bia, nước uống chai thủy tinh, nước 10L Waterman, rượu sau khi nhận vào sẽ được đưa vào kho, ghi số lượng vào Stock Card ở cột Received đúng với số lượng nhập vào, tổng số lượng thực tế cho tới thời điểm nhập ở cột Balance.
Khi các bộ phận nhà hàng F&B cần hàng thì sẽ xuất trình giấy đề nghị xuất kho (Issues Request), em sẽ xuất kho theo đúng tên mặt hàng và số lượng và cập nhật vào Stock Card.
Hình 23. Stock Card tại kho Beverage
1.4. Kiểm kê kho cuối tháng
Kế hoạch kiểm tra hàng tồn kho của PVDR được thực hiện hàng tháng, cụ thể là vào những ngày cuối cùng của tháng. Từng kho sẽ được các thực tập sinh, người kiểm sốt chi phí, thủ kho phân chia nhau đi kiểm tra tồn kho.
1.5. Tiếp cận phần mềm MC
Với một người còn là sinh viên như em, việc được thực hành trên hệ thống quản lý doanh nghiệp (Cụ thể là phần mềm Materials Control) là một điều may mắn, vì khi thực hành trên phần mềm MC, em hiểu được cách vận hành của mỗi đơn hàng, cách hệ thống hoạt động. Dựa theo sự chỉ dẫn của các anh chị trong phòng mua sắm, em đã được tiếp cận với phần mềm MC qua việc: Check nhật ký để điền vào sổ ghi chép, xuất PO, xem POR, xem Transfer.
1.6. Xây dựng tốt mối quan hệ với nhân sự PVDR
Trong quá trình thực tập tại PVDR, em đã được tiếp xúc với nhiều anh chị từ các bộ phận khác nhau của Resort. Đặc biệt, sau khi tham gia buổi tiệc nhân viên “Heartists Gathering” và các buổi sinh nhật của các anh chị trong phòng mua sắm, chứng kiến được
tinh thần làm việc và được tiếp xúc với nhiều nhân sự em cảm thấy mình được rèn luyện khả năng giao tiếp và kết nối mối quan hệ với những người mới.
2. Bài học rút ra
Sau khi được trải nghiệm thực tế tại PVDR đặc biệt với vị trí nhân viên mua sắm, em rút ra được bài học như sau:
i. Giấy tờ để lưu trữ hồ sơ rất quan trọng, nếu để lạc mất giấy tờ có thể ảnh hưởng đến việc TLS sẽ khơng chấp nhận thanh tốn.
ii. Hàng hóa khi nhận vào phải được kiểm tra thật kỹ càng, nếu vơ tình nhận thiếu hàng nhưng vẫn ký giấy đủ trả về NCC thì NCC sẽ khơng chịu đền bù thiệt hại sau khi đã có chữ ký xác nhận từ người nhận hàng.
iii. Mọi thứ phải được trao đổi qua Email, một email có thể là căn cứ/bằng chứng cho mọi sai sót về sau (Ví dụ: bên mua sắm đã email đầy đủ thông số kỹ thuật về chiếc tủ lạnh tuy nhiên NCC vẫn giao sai, khi đó bên mua sắm sẽ khơng nhận số hàng đó và có thể in email ra và báo về NCC để NCC thu hồi số hàng hóa giao sai đó).
3. Đánh giá mức độ hồn thành các mục tiêu đặt ra
Mục tiêu Mức độ hồn
thành
Dẫn chứng
KT1 Mơ tả được chuỗi cung ứng hàng hóa đối với các mặt hàng nội địa của Resort
Đạt kỳ vọng – Tham gia việc nhận các mặt hàng hóa hàng ngày cho Resort tại sảnh nhận hàng.
– Tìm hiểu quy trình mua sắm các mặt hàng thực phẩm nội địa tại PVDR.
– Tìm hiểu danh mục sản phẩm mua sắm thường xuyên của Resort.
– Tìm hiểu thơng tin về nhà cung cấp để hoàn thành chuỗi cung ứng. – Chị Loan (Purchasing Manager) giải đáp về nhà cung cấp gạo ST25.
KT2 Phân tích được hoạt động mua sắm tại Resort
Đạt kỳ vọng – Tìm hiểu tài liệu về quy trình mua hàng của tập đồn Sungroup và Premier Village Đà Nẵng Resort.
– Tìm kiếm nguồn hàng mới, liên hệ xin bảng báo giá và gửi về cho anh Phụng.
KT3 Hiểu quy trình nhập và xuất kho hàng hóa
Đạt kỳ vọng – Tham quan kho thực phẩm, kho nước đóng chai, kho lạnh và kho kỹ thuật.
– Hỗ trợ anh Hoài sắp xếp hàng hóa vào đúng vị trí đồng thời cập nhật sản lượng tồn kho từng mặt hàng trong kho.
– Tham gia vào việc kiểm và xuất kho cùng anh Hoài.
KN1 Đọc hiểu chứng từ liên quan đến hàng hóa
Đạt kỳ vọng – Tìm hiểu nội dung đơn đặt hàng (PO), hóa đơn giá trị gia tăng, đọc hợp đồng mua bán đối với các mặt hàng có giá trị lớn.
– Xuất hóa đơn giá rị gia tăng giúp chị Thúy ở phòng Kế toán, điền mã số thanh toán và ngày thanh tốn
của hóa đơn vào Bank Payment Voucher và giấy ủy nhiệm chi. – Sắp xếp lại chứng từ thanh toán tháng 072022 bằng cách kiểm tra ủy nhiệm chi từng chứng từ một, các hóa đơn VAT, check P/O, giấy đề nghị tạm ứng, biên bản giao nhận kiểm phiếu xuất kho, các giấy báo giá chào hàng từ các nhà cung cấp và Bank Payment Voucher.
KN2 Sử dụng thành thạo Excel/Word
Đạt kỳ vọng – Lên hợp đồng sửa xe Buggy gửi cho anh Phụng, cập nhật tiến độ đơn hàng bằng file Excel.
– Quản lý thông tin nhà cung cấp trên file Excel.
KN3 Thành thạo các thao tác trong sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng của Resort
Đạt kỳ vọng – Anh phụng hướng dẫn các thao tác thêm/cập nhật code đơn hàng trên phần mềm MC của Resort. – Ghi chép nhật ký nhập hàng (ghi chép tên mặt hàng, số lượng, tên nhà cung cấp, số điện thoại, địa chỉ DN. Ngày và thời điểm nhận hàng hóa)
TĐ1 Xây dựng tinh thần làm việc nghiêm túc và sẵn sàng học hỏi, tiếp thu
Đạt kỳ vọng – Ghi chép lại những điều còn thắc mắc để hỏi các anh chị trong phòng mua sắm.
– Tham gia buổi họp cùng với chị An – Financial Controller/General Manager và tất cả các thành viên phòng mua sắm bàn về kế hoạch làm việc cho tháng 8/2022
TĐ2 Tuân thủ các nội quy và yêu cầu của doanh nghiệp đưa ra
Đạt kỳ vọng – Tham gia thực tập tại đơn vị đúng giờ, luôn mang đồng phục và bảng tên khi đi thực tập tại doanh nghiệp.
TĐ3 Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhận sự tại doanh nghiệp
Đạt kỳ vọng – Tham gia sự kiện Heartists Gathering cùng toàn thể cán bộ nhân sự của Resort.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Website Premier Village Đà Nẵng Resort – https://premier-village-danang.com/vi/ [2] Tài liệu nội bộ tập đồn Sungroup – Quy trình mua hàng (SSC-QT01)
[3] Giáo trình Quản trị chuỗi cung ứng, Nguyễn Phúc Nguyên, Lê Thị Minh Hằng, NXB Đà Nẵng, 2017
KẾT LUẬN
Hoạt động kinh doanh khu nghỉ dưỡng là một loại hoạt động kinh doanh đã và đang trên đà phát triển mạnh mẽ, đặc biệt tại thời điểm ngành du lịch Đà Nẵng đang dần vực lại sau tổn thất từ đợt dịch kéo dài. Ngày nay, đời sống con người được cải thiện nhiều, nhu cầu du lịch, giải trí, nghỉ ngơi ngày càng tăng cao. Để phục vụ nhu cầu đó, hoạt động mua sắm đóng vai trị rất quan trọng trong việc cung ứng hàng hóa đảm bảo đủ sử dụng liên tục cho các dịch vụ trong khu nghỉ dưỡng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Qua quá trình thực tập tại Premier Village Đà Nẵng Resort, được trải nghiệm làm việc tại một khu nghỉ dưỡng 5 sao đẳng cấp quốc tế đã mang lại cho em nhiều trải nghiệm tuyệt vời cùng với việc hái gặt được các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm thực tế bổ ích, những điều mà em chưa từng trải nghiệm trên giảng đường đại học. Đây cũng là khoảng thời gian em được áp dụng những kỹ năng kiến thức mà mình học được vào thực tế. Nhờ có sự giúp đỡ nhiệt tình từ thầy Trần Đình Long, anh Phụng giám sát thực tập, anh chị phòng mua sắm cùng các nhân sự trong đơn vị thực tập, em đã kịp thời bắt nhịp được công việc cùng áp lực công việc.
Trong q trình thực tập, do cịn nhiều bỡ ngỡ và chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế trước đó nên bài báo của em có thể khơng tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được anh chị phịng mua sắm và q thầy cơ góp ý, nhận xét để em có thêm bài học và tự hồn thiện hơn nữa về sau.
Nhìn chung, báo cáo này thể hiện những điều mà em đã trải nghiệm thực tế cùng với kinh nghiệm mà em đúc kết được khi thực tập tại Premier Village Đà Nẵng Resort. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn công ty TNHH khu biệt thự nghỉ dưỡng cao cấp SUNRISE và quý anh chị đồng nghiệp đã giúp đỡ em rất nhiều trong suốt quá trình thực tập tại đây. Đặc biệt, em xin cám ơn thầy Trần Đình Long đã giúp đỡ em hồn thành tốt báo cáo đề án chuỗi cung ứng với đề tài: “NGHIÊN CỨU CHUỖI CUNG ỨNG VÀ QUY TRÌNH MUA HÀNG THỰC PHẨM CỦA BỘ PHẬN MUA SẮM TẠI PREMIER VILLAGE ĐÀ NẴNG RESORT”.
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ...............................................................................................................................................
Xác nhận của doanh nghiệp
Đà nẵng, ngày........tháng.......năm 2022