CHƢƠNG II : DỊCH VỤ THƢ ĐIỆN TỬ
2. Sửdụng thƣ điện tử GMAIL
Hộp thƣ Gmail đã trở nên khá phổ biến và quen thuộc bởi có nhiều tính nhấp dẫn vƣợt trội:
- Dung lƣợng lớn, hiện tại là 6911 MB, tƣơng đƣơng với gần 7 Gigabytes, và dung lƣợng này vẫn đang tiếp tục tăng lên.
- Tốc độ đọc, đăng nhập/đăng xuất, gửi/nhận thƣ, đính kèm file rất nhanh. - Đƣợc sử dụng các dịch vụ hấp dẫn của Google: Google Docs,
Googlepages, Google Groups, Google Blogs...
2.1. Đăng ký hộp thƣ Gmail
Bƣớc 1: Để đăng ký một tài khoản Gmail, truy cập vào trang
http://gmail.com. Trong trang Gmail, bạn click vào dòng chữ Tạo tài khoản để
Bƣớc 2: Trong trang Tạo tài khoản Google, bạn điền đầy đủ các thông tin gồm: Họ, tên, tên ngƣời dùng, mật khẩu
Bƣớc 4: Google sẽ gửi cho bạn điều khoản và chính sách quyền riêng tƣ, nhấp chọn Tôi đồng ý
Bƣớc 5: Nếu bạn đăng nhập bằng số điện thoại Google sẽ gửi một mã code gồm 6 ký tự qua số điện thoại đã đƣợc đăng ký thông qua tin nhắn SMS. Chọn nút Send để Google tiến hành gửi code
Bƣớc 6: Sau khi nhận đƣợc code gồm 6 ký tự từ Google, nhập vào mục Enter verification code, chọn nút Verify để tiếp tục.
Bƣớc 7: Chọn nút Skip để tiếp tục.
2.2. Sử dụng hộp thƣ Gmail 2.2.1. Đăng nhập
Để đăng nhập vào hộp thƣ, truy cập vào địa chỉ http://gmail.com, điền username + password
2.2.2. Gửi thƣ:
- Đến: Nhập địa chỉ email ngƣời nhận
- Chủ đề: nhập tiêu đề cho lá thƣ. Nếu muốn gửi cho nhiều ngƣời thì nhấp chữ Thêm CC rồi nhập vào email của những ngƣời cần gửi, mỗi email cách nhau bởi dấu phẩy (,).
- Khung lớn nhất phần chứa nội dung của email: bạn nhập vào nội dung của lá thƣ. Nếu muốn gửi tập tin đính kèm theo thƣ cho ngƣời nhận (nhƣ hình ảnh, văn bản...) thì bạn click chữ Đính kèm tệp và chỉ ra tập tin cần đính kèm.
Lƣu ý: Khơng thể đính kèm file có dung lƣợng lớn hơn 25M. Lúc này, chúng ta có thể dùng Google Drive hoặc một dịch vụ Drive nào khác, sau đó upload file đó lên rồi chia sẻ link chứa file. Gmail sẽ quét file này, nếu file này chứa virus nó sẽ khơng cho phép gửi.
- Chèn tập tin lên Google Drive: Nếu sử dụng dịch vụ Drive của Google, chúng ta có thể chèn tập tin từ Google Drive vào email.
- Chèn ảnh: Hình ảnh để chèn vào email có thể từ: Google Drive, máy tính hoặc link chứa ảnh. Sau khi chèn ảnh xong, chúng ta có thể chỉnh kích thƣớc hình ảnh hoặc xóa đi nếu muốn.
- Chèn liên kết: Để chèn liên kết tới một trang Web khác, trong phần chỉnh sửa liên kết, chúng ta nhập nội dung liên kết và địa chỉ tới trang Web đó. Liên kết có thể đƣợc thay đổi hoặc xóa nếu muốn.
- Chèn biểu tƣợng cảm xúc: Chúng ta có thể chèn những hình ảnh vui nhộn từ kho hình ảnh của Google. Khi chèn, chúng ta có thể giữ phím Shift và chọn biểu tƣợng để chèn nhiều biểu tƣợng cảm xúc vào nội dung email.
- Cuối cùng là click nút Gửi để gửi thƣ đi. Tốc độ gửi thƣ và tập tin đính kèm đi khá nhanh. Nếu trong khi bạn soạn thƣ thì Gmail sẽ lƣu lại thƣ của bạn dƣới dạng thƣ nháp cứ vài phút một lần (tránh tình trạng mất thƣ, phải gõ lại từ đầu).
2.2.3. Đọc thƣ :
Khi có thƣ thì Gmail tự động phân loại thƣ vào mục tƣơng ứng rồi hiện thông báo cho bạn biết, ví dụ: Hộp thƣ đến (1) tức là có 1 lá thƣ mới chƣa đọc trong Hộp thƣ đến, bạn click vào Hộp thƣ đến rồi click vào tiêu đề lá thƣ để xem nội dung của thƣ đó.
- Nếu muốn biết rõ thông tin của ngƣời gửi thƣ, click dòng Hiển thị chi tiết để xem.
Khi nhận đƣợc một email, sau khi đọc xong nội dung, ta có thể thực hiện các hành động sau:
– : chỉ gửi email trả lời đến ngƣời gửi.
– : gửi email trả lời đến tất cả mọi ngƣời (ngƣời gửi và các ngƣời cùng nhận khác).
– : chuyển tiếp nội dung email đến một hay nhiều ngƣời nhận khác.
2.3. Sử dụng hộp thƣ Yahoo mail 2.3.1. Đăng ký
Truy cập vào trang web www.yahoomail.com. Click vào chữ Sign Up nhƣ hình dƣới đây để bắt đầu đăng ký.
Một trang web khác sẽ hiện ra để bạn điền đầy đủ các thông tin cần đăng ký vào. Nếu nhƣ muốn sử dụng giao diện tiếng Việt thì tại dịng I prefer content from Yahoo! US in English ta chọn Yahoo! Việt Nam
Sau khi chọn Yahoo! Việt Nam xong thì ngay lập tức giao diện của trang web Yahoo sẽ biến thành tiếng Việt. ta có thể bắt đầu điền thơng tin đăng ký đƣợc rồi nhƣ Tên, Họ, Giới tính, Ngày tháng năm sinh, Quốc gia
Chọn ID và mật khẩu: tại ô nhập Yahoo! ID và Email bạn gõ một nickname (biệt danh) hay một nick cần đăng ký vào. Sau đó click nút Kiểm tra để xem nick này có thể sử dụng đƣợc hay khơng (vì do tài khoản Yahoo đƣợc đăng ký rất nhiều cho nên trùng nick là chuyện bình thƣờng, bạn có thể thêm các con số, các ký tự nhƣ gạch nối - gạch dƣới _ để không bị trùng lặp)
Mật khẩu: nhập vào mật khẩu từ 6 đến 32 ký tự (lƣu ý không dùng dấu cách, tên hoặc Yahoo! ID). Mỗi khi đăng nhập vào Yahoo thì bạn sẽ dùng Yahoo! ID (hay thƣờng gọi là nick) và mật khẩu (password) để xác nhận việc đăng nhập. Chú ý không nên gõ sai quá nhiều lần (sẽ bị khóa tài khoản tạm thời).
Đánh Lại Mật Khẩu: bạn gõ lại chính xác mật khẩu đã g ở trên (mục đích xác nhận bạn đã g đúng mật khẩu, tránh sai xót)
Email Thay Thế Khác: bạn nhập một địa chỉ email khác nào đó mà bạn đang sử dụng hoặc sở hữu (nhập hay không cũng đƣợc). Nó đƣợc dùng khi bạn quên mật khẩu email này
Câu hỏi Bảo Mật: bạn lựa chọn một trong những câu hỏi có sẵn trong danh sách. Dùng khi quên Yahoo! ID hoặc mật khẩu
Câu Trả Lời của bạn: bạn gõ vào câu trả lời cho câu hỏi trên. Lƣu ý : khi quên
Yahoo! ID hoặc mật khẩu, bạn sẽ dùng chức năng quên mật khẩu của Yahoo để lấ lại, khi đó Yahoo sẽ hỏi bạn câu hỏi bí mật và câu trả lời này, bạn
cần phải ghi nhớ chính xác thơng tin mình đã đăng ký thì mới có cơ hội để lấy lại Yahoo! ID hoặc mật khẩu
Đánh vào mã số trong hình: bạn nhập vào chuỗi ký tự và số có bên dƣới cho đúng (xác nhận việc bạn muốn đăng ký), nếu khơng đọc đƣợc thì click vào dịng Thử hình ảnh khác để đổi chuỗi ký tự khác
Bạn đồng ý không?: bạn phải đồng ý với các điều khoản mà Yahoo đƣa ra về việc sử dụng tài khoản của Yahoo. Click vào nút bên cạnh để đồng ý (không đồng ý thì khơng đăng ký đƣợc)
Click vào nút Lập Tài Khoản để kết thúc việc đăng ký. Nếu cịn thiếu xót thơng tin nào đó thì Yahoo sẽ đƣa bạn quay trở lại trang điền thông tin để bạn bổ sung cho đầy đủ. Nếu đã đầy đủ thủ tục thì bạn sẽ đƣợc đƣa đến trang Chúc mừng nhƣ hình bên dƣới.
Click vào nút Lập Tài Khoản để kết thúc việc đăng ký. Nếu cịn thiếu xót thơng tin nào đó thì Yahoo sẽ đƣa bạn quay trở lại trang điền thông tin để bạn bổ sung cho đầy đủ. Nếu đã đầy đủ thủ tục thì bạn sẽ đƣợc đƣa đến trang Chúc mừng nhƣ hình bên dƣới.
2.3.2. Đọc thƣ t ong Yahoo! Mail
Khi nhận đƣợc một bức thƣ từ ai đó gửi đến cho bạn, click vào tiêu đề thƣ để mở ra xem nội dung bên trong bức thƣ. Trong khi xem ta có thể Xóa, Trả lời thƣ, chuyển tiếp bức thƣ đó đến một địa chỉ khác (giữ lại nội dung và file đính kèm), đánh dấu đây là thƣ rác để lần sau không nhận thƣ này trong Hộp thƣ đến nữa
Nếu click nút Di chuyển thì ta có thể di chuyển lá thƣ này đến một thƣ mục khác để dễ quản lý. Chọn một trong những thƣ mục sẵn có hoặc chọn [Thƣ Mục Mới] để tạo thƣ mục mới
2.3.3. Dùng Yahoo! Mail để gửi thƣ:
Truy cập trang web www.yahoomail.com, để đăng nhập vào hộp thƣ. Sau khi đăng nhập click vào nút Soạn Thƣ để bắt đầu viết thƣ.
Trang web mới hiện ra để bạn điền địa chỉ email của ngƣời nhận, tiêu đề bức thƣ, và nội dung bức thƣ. Nếu nhƣ muốn gửi kèm theo một tập tin nào đó cho ngƣời nhận (nhƣ hình ảnh, văn bản WORD, EXCEL, hay các tập tin khác,...) thì click nút Đính kèm tập tin
Một trang web hiện ra, click nút Browse để chỉ ra nơi chứa tập tin cần đính kèm, hoặc gõ trực tiếp vào các ô Tập tin 1, 2, 3,... Sau khi chỉ ra các tập tin cần đính kèm, click nút Đính kèm tập tin để Yahoo tải tập tin đó vào trong thƣ của bạn (tập tin đính kèm có dung lƣợng khơng q 10MB và tổng tập tin đính kèm khơng q 50MB, có thể mất ít phút, trong khi chờ đợi bạn có thể làm việc khác, nhƣng ko tắt trang web này đi)
Sau khi tải tập tin lên thƣ của bạn xong, thông báo nhƣ bên dƣới sẽ hiện ra, click nút Tiếp Tục Tới Thƣ để quay lại trang soạn thƣ.
Sau khi hoàn tất hết mọi thứ, click nút Gửi để gửi bức thƣ đến cho ngƣời nhận (hoặc click nútLƣu dƣới dạng Thƣ Nháp nếu chƣa muốn gửi ngay). Khi gửi xong, thông báo nhƣ bên dƣới sẽ hiện ra. Nếu địa chỉ ngƣời nhận chƣa có trong số địa chỉ thì bạn có thể click nút Thêm Vào Sổ Địa Chỉ Của Tôi để thêm vào. Click nút Kiểm Tra Thƣ để quay lại hộp thƣ đến và xem có thƣ nào mới đƣợc gửi đến cho bạn hay không.
3. Quản t ị thƣ điện tử. 3.1. Tìm kiếm email
Để tìm kiếm nhanh một email nào đó, có thể sử dụng thanh tìm kiếm trong giao diện chính của Gmail. Nếu muốn tìm thƣ nhận thì chọn Hộp thư đến, nếu muốn tìm thƣ đã gửi thì chọn Thư đã gửi.
Ngồi ra chúng ta có thể tìm kiếm nâng cao bằng cách nhấp vào biểu tƣợng nằm trên góc phải màn hình sẽ xuất hiện các thơng tin nhƣ sau:
– Từ (From): Nếu tìm thƣ đã gửi thì Từ là địa chỉ email dùng để gửi
thƣ. Nếu tìm thƣ đã nhận thì Từ là địa chỉ email của ngƣời gửi thƣ cho mình.
– Tới (To): Nếu tìm thƣ đã gửi thì Đến là địa chỉ email của ngƣời nhận.
Nếu tìm thƣ đã nhận thì Đến là địa chỉ email của mình.
– Chủ đề (Subject): Chủ đề thƣ.
– Có các từ (Has the words): liệt kê những từ có trong nội dung thƣ.
– Khơng có (Doesn’t have): liệt kê những từ khơng có trong nội dung
thƣ.
– Kích thước (Size): dung lƣợng ƣớc chừng của file đính kèm.
– Ngày trong khoảng (Date within): thời gian ƣớc lƣợng đã gửi hoặc
nhận thƣ.
– Sau đó chọn Search để tìm kiếm hoặc nhấn Enter.
3.2. Các ứng dụng của Google
Để sử dụng các ứng dụng của Google, bạn click chọn biểu tƣợng nằm góc phải màn hình sẽ xuất hiện một số ứng dụng sau
3.2.1. Account:
Account dùng để thiết lập các thông số và bảo mật cho tài khoản Gmail. Khi nhấp vào Account ta thấy Xuất hiện màn hình Sign-in & security
– Chọn Signing in to Google để thiết lập đăng nhập và bảo vệ
– Nhập lại mật khẩu hiện tại của tài khoản Gmail để chứng minh mình
thực sự là chủ sở hữu của tài khoản này.
– Sau khi hệ thống xác nhận đúng là chủ sở hữu, chúng ta đặt mật khẩu mới cho tài khoản Gmail.
– Thay đổi các thông số cá nhân của chủ sở hữu tài khoản Gmail ở mục Your personal info.
– Chúng ta có thể thay đổi thơng số điện thoại và email dùng để khôi phục tài khoản Gmail trong trƣờng hợp mất mật khẩu của tài khoản:
– Chúng ta có thể xem các sự kiện về bảo mật của tài khoản email cũng nhƣ hoạt động của các thiết bị đã sử dụng để đăng nhập tài khoản email này.
– Trong mục Recently used devices cho phép xem cụ thể các thiết bị đã truy cập vào tài khoản email. Chọn mục Review Devices để xem thông tin chi tiết về thiết bị đó.
– Mục Apps with account access cho phép cấp quyền truy cập tài khoản email, cho phép hay không cho phép một ứng dụng truy cập vào tài khoản email. Trong hình bên dƣới có thể thấy đang cấp quyền truy cập tài khoản cho ứng dụng có tên là Google Chrome.
3.2.2. Google Drive
Google Drive nơi lƣu trữ dữ liệu trên đám mây.Google cung cấp cho ngƣời dùng thông qua Google Drive (15GB không gian lƣu trữ).
Sau khi chọn mục Google Drive chọn My Drive để tiến hành tải (Upload) các dữ liệu của mình lƣu trữ trên đám mây của Google
– Chọn vào My Drive New folder để tạo một thƣ mục lƣu trữ cụ thể trên Google Drive.
Đặt tên cho thƣ mục cần tạo trong mục New folder chọn Create. Lúc này ta thấy một thƣ mục lƣu trữ đã đƣợc tạo ra
Chọn vào thƣ mục vừa tạo, chúng ta có thể tải tài liệu lên bằng 2 cách là kéo thả tập tin cần tải lên hoặc sử dụng nút New. Ta thấy một tập tin dữ liệu đã đƣợc tải lên Google Drive thành công.
Để chia sẻ dữ liệu trên Google Drive bằng cách chấp chuột phải chọn
Trong hộp thoại Share with others, trong phần People chúng ta nhập địa chỉ email của những ngƣời đƣợc chia sẻ tài liệu này. Sau đó chọn một trong hai tùy chọn cho phép những ngƣời này đƣợc quản lý, thêm mới, chỉnh sửa dữ liệu đƣợc chia sẻ (can organize, add, & edit) hoặc chỉ có thể xem (Can view only) chọn nút Send
3.2.3. Google Forms (biểu mẫu)
Google Form là một dạng biểu mẫu hoặc khảo sát miễn phí đến từ Google. Trong một vài trƣờng hợp ngƣời dùng có thể tiến hành cài đặt thời gian làm bài trong Google Form cho các thí sinh của mình theo ý muốn.
Google Form không chỉ là công cụ giúp bạn tạo ra các khảo sát (survey), đây còn là ứng dụng học tập thi cử với những bài test đơn giản nhƣng vơ cùng hiệu quả.
• Bƣớc 1: Đăng nhập vào địa chỉ gmail
• Bƣớc 2: Nhấp vào biểu tƣợng (các ứng dụng của google), chọn biểu mẫu (Forms) xuất hiện hộp thoại Click chọn Bắt đầu biểu mẫu mới.
• Bƣớc 3: Tại mục Câu hỏi các bạn nhập tiêu đề chung cho bài kiểm tra.
• Bƣớc 4: Thu thập thơng tin học sinh
Nhìn xuống dƣới nhấn vào Câu hỏi khơng có tiêu đề và nhìn sang bên cạnh chọn kiểu câu hỏi Trả lời ngắn. Các bạn nhập t ƣờng Họ và tên để học sinh điền tên của mình vào bài kiểm tra. Bên dƣới cần kích ho t nút Bắt buộc để học sinh phải trả lời mới có thể nộp bài.
Các bạn có thể thêm các trƣờng khác vào phần nhập thông tin của học sinh, nhƣ mã số học sinh... nếu cần.
• Bƣớc 5: T o câu trắc nghiệm
Nhấn vào biểu tƣợng Thêm ph n để thêm phần câu hỏi, tách biệt với phần thơng tin bên trên. Sau đó nhập tiêu đề chung cho ph n câu hỏi, rồi nhấn biểu
tƣợng d u cộng tại cột cơng cụ ở cạnh phải để thêm câu hỏi.
• Bƣớc 6: Chọn kiểu câu hỏi là Trắc nghiệm, sau đó nhập nội dung câu
hỏi, các phƣơng án chọn lựa. Các thầy cơ có thể chèn thêm hình ảnh vào
Lúc này trong phần câu hỏi sẽ hiển thị mục Đáp án để thầy cô nhập câu trả lời đúng. Tích chọn vào câu trả lời rồi nhập điểm số cho 1 câu trả lời đúng. Nhấn Xong để lƣu lại.
• Bƣớc 7: Tiếp tục nhấn dấu cộng để thêm các câu hỏi khác cho bài kiểm tra. Lƣu ý bạn phải ln kích hoạt nút Bắt buộc để học sinh phải trả lời tất cả các câu hỏi mới nộp bài đƣợc.
Tiếp đến Click vào biểu tƣợng bánh ăng cƣa.
Hiển thị giao diện, nhấn vào mục Bài kiểm tra sau đó kích hoạt chế độ Đặt
• Bƣớc 8: Nếu chỉ cho phép học sinh làm bài một lần, thì khi đã nhập xong tất cả nội dung câu hỏi, nhấn tiếp vào biểu tƣợng bánh ăng cƣa. Trong