PHƯƠNG PHÁP CHUẨN BỊ VÀ TRÌNH BÀY BÁO CÁO NĨI
Mục đích: Giúp sinh viên trình bài một bài báo cáo hoàn chỉnh trước hội đồng.
5.1 Phương pháp chuẩn bị báo cáo bằng Powerpoint
Powerpoint là công cụ hữu hiệu được dùng rất phổ biến hiện nay để trình bày nội dung báo cáo trong các hội thảo, hội nghị, chuyên đề ở tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, nhất là nghiên cứu khoa học và giảng dạy. Để có được một bài báo cáo hồn chỉnh, người soạn powerpoint cần chú ý một số vấn đề sau:
5.1.1 Về thiết kế
- Chọn màu nền sáng, chữ tối hoặc ngược lại để đảm bảo sự tương phản tối đa. Ví dụ chữ màu đen và nền màu trắng và ngược lại.
- Tránh dùng hiệu ứng bóng mờ. 5.1.2 Về font chữ
- Sử dụng font chữ khơng chân (ví dụ: Arial … ) để ít tiêu tốn thời gian cho người đọc, tránh dùng font chữ lạ.
- Tránh dùng nhiều quá font chữ trong 1 báo cáo. - Tiêu đề nên để ≥ 36 point.
- Đầu mục lớn nên để ≥ 32 point. - Các mục còn lại nên để cỡ 24. - Không nên dùng tất cả chữ hoa. 5.1.3 Về văn bản
- Một chủ đề được trình bày trên một slide.
- Tiêu đề mỗi slide cần được nổi bật.
- Mỗi slide khơng nên trình bày nhiều chữ ( chỉ khoảng 3 – 5 dòng ). 5.1.4 Về nội dung
- Bố cục các phần của báo cáo nên trình bày cân đối hợp lý, các phần không để quá dài hay quá ngắn so với các phần khác trong bài.
- Nội dung nên vắn tắt nhưng rõ ràng.
- Đưa biểu đờ, hình ảnh, clip minh họa phải hợp lý, liên quan đến vấn đề cần nói và giải thích được.
5.1.5 Về thời gian
- Nên trình bày báo cáo với tốc độ trung bình 1 slide/1 phút. Bài báo cáo được thuyết trình trong thời gian 15 - 20 phút.
5.1.6 Về định dạng tập tin
- Nên lưu báo cáo theo định dạng powerpoint show (đuôi mở rộng là pps). Chú ý đến các phiên bản của powerpoint, các phiên bản sau có thể đọc được các định dạng của phiên bản trước, nhưng ngược lại các phiên bản cũ không thể đọc được định dạng của phiên bản mới. Do đó, cần chọn lưu báo cáo có định dạng phù hợp để các phiên bản powerpoint đều có thể đọc được.
5.2 Phương pháp trình bày báo cáo
Sau khi soạn powerpoint xong, người báo cáo cần chuẩn bị cẩn thận các nội dung diễn thuyết. Để đạt hiệu quả cao trong buổi diễn thuyết người nói cần chú ý các vấn đề sau:
- Không nên chỉ đứng một chỗ để thuyết trình từ đầu đến cuối, nên di chuyển linh động, hợp lý, vị trí đứng khơng che khuất màn hình chiếu.
- Quan tâm đến người nghe khác nhau: người nói cần hiểu được mục tiêu, nhu cầu, mong muốn của khán giả là gì? Khán giả có biết trước về chủ đề thuyết trình khơng? Quan điểm của họ về vấn đề này như thế nào? Cách hành xử của khán giả là gì? Bằng cách trả lời những câu hỏi này, người nói sẽ xác định được chiến lược thuyết trình hiệu quả.
- Trong các cuộc hội nghị quốc tế cịn chú ý đến ngơn ngữ được sử dụng trong báo cáo.
- Thời gian báo cáo không được quá dài, vượt quá thời gian quy định. Trong một số trường hợp như hội thảo, hội nghị có nhiều báo cáo nên yêu cầu về thời gian khá nghiêm ngặt, có liên quan đến các báo cáo và chương trình kế tiếp.
- Trong khi nói, nên hướng ánh mắt về phía người nghe và tốt nhất là nhìn thẳng vào mắt một vài người. Làm như vậy người nói sẽ tự tin hơn và người nghe cũng cảm thấy dễ chịu hơn;
- Khơng nên chỉ nhìn vào slide để đọc, điều đó sẽ gây ra tính thụ động, phụ thuộc vào slide dẫn đến không thể phát triển được ý tưởng và quên những vấn đề mình định nói, điều đó cũng làm mất cảm tình của người theo dõi.
- Yêu cầu bài báo cáo phải hấp dẫn người nghe, tạo sự chú ý và giữ sự chú ý cho người nghe. Trong trường hợp này người nói có thể thay đổi giọng điệu, thay đổi cách trình bày các slide khác nhau vừa có bảng vừa có hình, tư thế và vị trí của người nói, cách đặt câu hỏi cho người nghe.
- Bố cục trình bày chặt chẽ, dễ hiểu, dễ nhớ, nội dung báo cáo rõ ràng, tập trung vào các phần chính, nội dung chính.
- Người nói phải có kỹ năng báo cáo tốt, tự tin, nhiệt tình thường xuyên tiếp xúc với người nghe. Người nói cần hiểu rõ đặc tính của người nghe. Thơng thường người nghe tập trung cao lúc đầu, giảm dần vào thời điểm sau đó và tăng cao ở thời điểm cuối.
Cấu trúc bài báo cáo gồm có các phần:
Phần đầu:
+ Tựa đề báo cáo: không quá phức tạp, không quá dài. Chủ đề báo cáo phải thu hút, hấp dẫn, hàm chứa thông tin.
+ Lời dẫn nhập (giới thiệu): đây là phần dẫn nhập vào chủ đề của báo báo, có thể tùy theo cách trình bày của mỗi người nhưng chúng ta có thể dẫn nhập bằng tầm quan trọng, đặc điểm hay thuộc tính nổi bật của đối tượng, vấn đề sắp nói đến. Lời dẫn nhập có thể bắt đầu từ một lời giới thiệu, một câu hỏi,…
VD: Với chủ đề là “giới thiệu về Cơng ty Google” chúng ta có thể dẫn nhập như sau:
Chúng ta biết đến Google như là một cơng cụ tìm kiếm trên internet phổ biến nhất hiện nay,…
Chúng ta thử tưởng tượng nếu thế giới internet hiện nay khơng có các cơng cụ tìm kiếm thì sẽ như thế nào?....
Hỏi thành viên trong lớp “Bạn hay làm gì khi muốn tìm kiếm thơng tin trên internet?” và mong nhận được câu trả lời đúng vào vấn đề.
+Nêu cấu trúc báo cáo: + Giới thiệu và mục tiêu + Nội dung
+ Kết luận + Cảm tạ
Phần giữa:
+ Đây là nội dung chính báo cáo, giới thiệu qua tồn bộ nội dung mình sẽ nói + Khi trình bày một mục nào thì cũng nên có phần dẫn nhập và khi chuyển sang nói phần khác thì cũng cần có phần chuyển tiếp. Một câu chuyển tiếp có thể vừa là để kết thúc đoạn trên, vừa để mở đầu đoạn tiếp theo. Nó có thể là một nhận định, một câu hỏi cho một vấn đề và để làm sáng tỏ nhận định hay trả lời câu hỏi đó thì chúng ta sẽ cần tìm hiểu vấn đề sẽ nói tiếp sau đây…Chẳng hạn là như vậy. Chúng ta có thể kết hợp với các từ nối, từ chuyển như “tiếp theo”, “vậy thì”,…
+ Bài thuyết trình có hình ảnh, biểu đờ, bảng biểu minh họa thì cần phải giải thích qua.
+ Dự đoán trước câu hỏi của người nghe, những nội dung mà người nghe quan tâm.
Phần cuối:
+ Phần này sẽ có thể nói lại những vấn đề quan trọng nhất tóm lại các kết quả vừa trình bày.
+ Giải thích các ý nghĩa thực tiễn + Đề xuất hướng nghiên cứu mới
Ngồi ra người nói cần chú ý đến hình thức của báo cáo: + Thời gian: -Báo cáo đề dẫn (keynote speak): 20-30 -Báo cáo thường 15 phút
+ Không nên >15-20 slides/báo cáo thông thường
+ Không được quá thời gian quy định vì có thể ảnh hưởng đến các nội dung chương trình sau đó.
- Cấu trúc:
+ Trình bày 1 slide: Tựa bài,,tác giả, địa chỉ + Trình bày 1 slide: cấu trúc báo cáo (4-6 dịng) + Các slides trình bày nội dung chính của báo cáo + Trình bày 1 slide: kết luận
+ Trình bày 1 slide: cảm tạ (nếu có)
- Cỡ chữ: cho tựa tốt nhất từ 36-40 và không nên nhỏ hơn 32, đối với nội dung thì cỡ chữ tối thiểu 24. Mỗi slide khơng q 8-10 dịng, mỗi dịng khơng q 8-10 từ.
- Tránh hình, bảng hay đờ thị phức tạp - Không nên kết hợp video
- In đậm/nghiêng cho các phần nhấn mạnh
Hình chụp/vẽ:
- Dùng dạng *.jpg cho hình, dạng *.gif cho hình vẽ
- Bảng và sơ đồ (chart): Đơn giản, dùng 2-3 hàng, cột hay dòng - Cở chữ lớn nhỏ nhất là 24.
- Làm tròn số để để dễ nhìn
- Hình (đờ thị): Dạng điểm (scatter) số liệu có tính phân bố, dạng đường biểu hiện xu hướng liên tục, dạng cột (bar) không tương quan để so sánh, dạng bánh (Pie) tỉ lệ (%), dạng kết hợp biểu hiện xu hướng.
5.3 Phương pháp viết và trình bày luận văn/ chun đề tơt nghiệp
Luận văn/ chuyên đề tốt nghiệp là một dạng báo cáo khoa học, là giai đoạn cuối của quá trình nghiên cứu Khoa học. Tuy nhiên yêu cầu về các tiêu chí của một luận văn/ chuyên đề tốt nghiệp không quá khắc khe.
5.3.1 Kết cấu của một luận văn/ chuyên đề tốt nghiệp bao gồm: - Tên đề tài, tên tác giả và người hướng dẫn
- Lời cam đoan - Lời cảm tạ (nếu có)
- Danh sách bảng, danh sách hình, các từ và thuật ngữ viết tắt - Mục lục
- Tóm lược (nếu có) - Giới thiệu đẫn nhập
- Tổng quan/ lược khảo tài liệu
- Vật liệu và phương pháp nghiên cứu - Kết quả và thảo luận
- Kết luận và đề xuất - Tài liệu tham khảo - Phụ lục
5.3.2 Cách viết các phần trong luận văn/ chuyên đề tốt nghiệp:
Thơng thường các nội dung phía trước quyển luận văn/ chuyên đề tốt nghiệp được đánh số La mã là những phần phụ, phần này được quy định cụ thể trong quy định viết luận văn. Quy định này yêu cầu trình bày một luận văn/ chuyên đề tốt nghiệp về kết cấu và thể thức khá chặt chẽ. Riêng phần này chỉ đề cập các nội dung chính của một luận văn/ chun đề tốt nghiệp:
Tóm lược: khơng bắt buộc đối với bậc đại học trở xuống, phần này nêu ngắn gọn quá trình nghiên cứu từ giới thiệu, phương pháp, kết quả và kết luận.
Giới thiệu/ đặt vấn đề:
-Nêu những vấn đề căn bản liên quan đến chủ đề qua lược khảo tài liệu có liên quan.
-Nêu lên được nhu cầu cần thiết của đề tài để giúp người đọc hiểu được tại sao phải nghiên cứu nầy.
Trong phần này thường có nội dung sau: + Đưa ra giả thuyết nghiên cứu
+ Mục tiêu của đề tài bao gồm mục tiêu cụ thể và mục tiêu dài hạn. Mục tiêu cụ thể là cái đề tài sẽ đạt được sau nghiên cứu, còn mục tiêu dài hạn là cái mà kết quả đề tài sẽ góp phần vào.
+ Nội dung nghiên cứu: mơ tả các nội dung nghiên cứu cụ thể từng nội dung. - Tổng quan/ lược khảo tài liệu:
+ Tùy từng trường hợp có thể là một hay hai đoạn văn trong phần đặt vấn đề hay tách thành một phần riêng. Các đề tài lớn được tách riêng.
+ Lược khảo tài liệu là rất quan trọng giúp hiểu được những vấn đế liên quan đã được thực hiện, mức độ đạt được cũng như các phương pháp đã áp dụng.
+ Chọn lọc thông tin từ lược khảo tài liệu và viết xúc tích để làm nổi bậc được vấn đề nghiên cứu.
- Vật liệu và phương pháp nghiên cứu:
+ Phương pháp là tối quan trọng trong phần này. Đây là phần quan trọng nhất cần được mô tả tĩ mĩ tạo sự chính xác và lịng tin của người đọc với kết quả nghiên cứu.
+ Thí nghiệm:
• Nêu số thí nghiệm, số lần lập lại, phương pháp áp dụng, vật tư mẫu vật dùng nghiên cứu.
• Cách lấy mẫu (số lượng, số lần, mức độ chính xác của dụng cụ sử dụng,.... ), • Điều tra:
• Số mẫu điều tra (10-15% hay hơn), chuẩn bị và thử biểu mẫu, tập huấn, phương pháp xác định điểm,…
• Nêu rõ các chỉ tiêu thu thập và cách tính tốn (nếu cần), tốt nhất là lượng hóa các chỉ tiêu để đánh giá chính xác.
và tính chất của thí nghiệm. Nếu kết quả của các thí nghiệm quá đơn giản thì khơng cần xử lý thống kê mà chỉ cần liệt kê bằng bảng kết quả, không cần thống kê mô tả hay phức tạp hơn.
-Kết quả thảo luận: +Kết quả:
Phần kết quả phải được viết một cách ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề nêu ra trong phần dẫn nhập. Tác giả phải trả lời cho được câu hỏi “Đã phát hiện gì?” Cần phải phân biệt rõ đâu là kết quả chính và đâu là kết quả phụ. Phần kết quả phải có biểu đờ và bảng số liệu, và những dữ kiện này phải được diễn giải một cách ngắn gọn trong văn bản. Những số liệu này phải trình bày sao cho lần lượt trả lời các mục đích mà tác giả đã nêu ra trong phần dẫn nhập.
Tất cả các bảng thống kê, biểu đờ, và hình ảnh phải được chú thích rõ ràng; tất cả những kí hiệu phải được đánh vần hay chú giải một cách cụ thể để người đọc có thể hiểu được ý nghĩa của những dữ kiện này. Trong phần kết quả, tác giả chỉ trình bày sự thật và chỉ sự thật, kể cả những sự thật mà nhà nghiên cứu không tiên đoán trước được hay những kết quả “tiêu cực” (ngược lại với điều mình mong đợi). Trong phần kết quả, tác giả khơng nên bình luận hay diễn dịch những kết quả này cao hay thấp, xấu hay tốt, v.v.. vì những nhận xét này sẽ được đề cập đến trong phần thảo luận.
+Thảo luận
Đối với phần lớn nhà nghiên cứu, đây là phần khó viết nhất vì nó khơng có một cấu trúc cố định nào cả. Nói một cách ngắn gọn, trong phần này, tác giả phải trả lời câu hỏi “Những phát hiện này có nghĩa gì?”. Tuy khơng phải theo cấu trúc cố định nào, tác giả có kinh nghiệm thường viết thảo luận theo một cấu trúc như sau: (a) giải thích những dữ kiện trong phần kết quả; (b) so sánh những kết quả này với các nghiên cứu trước; (c) bàn về ý nghĩa của những kết quả; (d) chỉ ra những ưu điểm và khuyết điểm của cuộc nghiên cứu; (e) và sau cùng là một kết luận sao cho người đọc có thể lĩnh hội được một cách dễ dàng.
Trong phần thảo luận, tác giả phải giải thích, hay đề nghị một mơ hình giải thích, tại sao những dữ kiện thu thập được có xu hướng đã quan sát trong cuộc nghiên cứu. Nếu khơng giải thích được thì nhà nghiên cứu phải thành thật nói y như thế: khơng biết. Tác giả còn phải so sánh với kết quả của những nghiên cứu trước và giải thích tại sao chúng (những kết quả) khác nhau, hay tại sao chúng lại giống nhau, và ý nghĩa của chúng là gì. Ngồi ra, nhà nghiên cứu cịn phải có trách nhiệm tự mình vạch ra những thiếu sót, những trắc trở, khó khăn trong cuộc nghiên cứu, cùng những ưu điểm của
cuộc nghiên cứu, cũng như đưa ra các giải pháp khắc phục hay những đề xuất hướng nghiên cứu trong tương lai.
-Kết luận và đề xuất:
+ Kết luận: Tóm tắt kết quả nổi bật vừa tìm được. Phần này có thể sử dụng câu đơn, bảng tổng hợp để trình bày, khơng giải thích.
+ Đề xuất: Triển vọng nghiên cứu các nội dung khiếm khuyết có liên quan, làm sâu sắc, rõ hơn các nội dung vừa nghiên cứu.
Thời gian hồn tất bài viết có thể kéo dài khoảng vài tuần. Đối với sinh viên, bài viết cần được đưa cho người hướng dẫn xem, thảo luận về những điểm cần điều chỉnh, sửa chữa trước khi nộp chính thức để báo cáo.
5.3.3 Trình bày/bảo vệ kết quả nghiên cứu
Thông thường, một đề tài nghiên cứu khoa học phải được bảo vệ trước hội đồng gồm các nhà chuyên môn. Các nội dung cơ bản của đề tài (mục đích, đối tượng, phương pháp, kết quả, thảo luận, kết luận, đề nghị) được trình bày ngắn gọn, cô đọng trong khoảng 15-20 phút. Sau đó, các thành viên hội đồng sẽ phản biện, chất vấn và nhận xét về chất lượng đề tài.
Việc soạn bài thuyết trình tuy khơng khó, nhưng khơng phải hồn tồn đơn giản, nhất là khi học sinh - sinh viên Việt Nam hầu như không được (bắt buộc) rèn luyện kĩ năng này trong suốt quá trình học tập. Bài thuyết trình dựa chủ yếu vào bài viết,