CHƯƠNG 6 : KẾ HOẠCH DỰ PHÒNG VÀ PHÒNG NGỪA RỦI RO
6.2 CÁC PHƯƠNG ÁN DỰ PHÒNG
Hiểu luật để không phạm luật
Chẳng hạn như xuất khẩu thực phẩm sang Mỹ, công ty L’mit-Organic phải biết Luật Hiện đại hóa an tồn thực phẩm, các quy định của Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Mỹ (FDA)... Nếu DN khơng tìm hiểu kỹ sẽ đối mặt với các khởi tố dân sự, hình sự của Tịa án Liên bang, thậm chí là cấm vĩnh viễn xuất khẩu vào Hoa Kỳ.
Trên thực tế, công ty L’mit-Organic khi xuất khẩu sang Mỹ gặp nhiều khó khăn vì FDA thường xun cập nhật các quy định và thay đổi các tiêu chí ngày càng khắt khe hơn. Cụ thể, FDA quy định các cơ sở sản xuất, chế biến, đóng gói hoặc lưu giữ sản phẩm cho người và động vật muốn nhập khẩu vào Mỹ phải đăng ký với FDA trước khi cơ sở bắt đầu sản xuất, phải đăng ký lại sau mỗi 2 năm...
Xu hướng về tiêu chuẩn chọn lựa hàng hóa trên thị trường thế giới đang thay đổi rõ rệt. Điều này thấy rõ qua việc Công ty gặp trục trặc khi xuất hàng vào thị trường Mỹ do nước này áp dụng Luật Hiện đại hóa an tồn thực phẩm trong khi công ty chưa nắm chắc luật này. Để việc xuất khẩu thuận lợi, cơng ty cần tìm hiểu, cập nhật các luật lệ, quy định của các nước, đồng thời phải đảm bảo tiêu chuẩn và sự ổn định của chất lượng hàng hóa.
Thay đổi theo cách mạng cơng nghiệp 4.0
Bên cạnh việc nắm rõ quy định của các nước, Công ty phải thay đổi nội tại theo xu hướng của cuộc cách mạng cơng nghiệp 4.0. Kinh tế tồn cầu đã có những diễn biến khó lường như nước Mỹ nêu quan điểm rõ rệt về bảo hộ thị trường, sản xuất trong nước...
Tự động hóa đang là xu hướng của thời đại ở khắp nơi trên thế giới. công ty L’mit- Organic muốn khẳng định vị trí, bán được sản phẩm thì phải tạo ra sự khác biệt cho sản phẩm, phải cho người tiêu dùng thấy được sự đổi mới, sáng tạo nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm thì mới có thể tăng sản lượng hàng xuất khẩu. Đây là điểm yếu mà cơng ty cần phải khắc phục.
Ngồi những yếu tố trên, để tăng lượng hàng xuất khẩu, công ty phải tận dụng triệt để các ưu đãi thuế quan tại những thị trường Việt Nam đã ký kết hiệp định thương mại như Liên minh Kinh tế Á - Âu... Bên cạnh đó, trong q trình xuất khẩu, việc quản trị rủi ro thanh tốn cũng rất quan trọng. Cơng ty nên thiết lập các khung rủi ro khi xuất khẩu để có phương án dự phịng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh nhằm tránh bị động.
Liên quan đến vấn đề thanh toán hàng xuất khẩu: nên đề nghị đối tác sử dụng Thư tín dụng (L/C) khơng hủy ngang mở tại các ngân hàng uy tín, đồng thời hạn chế cho khách mua hàng trả chậm. Hạn chế sử dụng hình thức thanh toán D/A (Document against Acceptance - nhờ thu chấp nhận chứng từ) bởi một khi áp dụng đề nghị hình thức thanh tốn này, rất có thể sẽ bị mất tiền, hàng.
Để phịng ngừa sự lây nhiễm của dịch COVID-19, nhiều quốc gia thực hiện các biện pháp hạn chế đi lại, ảnh hưởng tới hoạt động xúc tiến thương mại. Hoạt động kết nối trực tuyến được xem là phương thức hiệu quả hỗ trợ công ty L’mit-Organic đẩy mạnh giao thương với doanh nghiệp Mỹ, mở rộng thị trường xuất khẩu.
►Chuyển hướng mới
Tham gia hội nghị giao dịch trực tuyến, công ty L’mit-Organic không cần di chuyển mà có thể ở ngay tại văn phịng, tại nhà, với máy tính hoặc điện thoại thơng minh có kết nối internet là có thể thực hiện việc tìm hiểu năng lực sản xuất, cung cấp của đối tác, tính cạnh tranh của thị trường các sản phẩm đang giao dịch, từ đó triển khai nhanh chóng các hoạt động hợp tác kinh doanh.
►Liên kết nhanh, chặt chẽ
Trong giai đoạn khó khăn hiện nay, để duy trì và mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, ứng dụng công nghệ thông tin và áp dụng thương mại điện tử để tăng cơ hội tiếp cận với khách hàng, tăng cường hoạt động XTTM trên môi trường mạng là những biện pháp công ty L’mit-Organic cần chú trọng đẩy mạnh. Cùng đó, trong xu thế hợp tác tồn cầu, cơng ty L’mit-Organic ngày càng tham gia nhiều tổ chức thương mại tự do, do đó Cơng ty cần chủ động tìm hiểu, duy trì cơ chế trao đổi thông tin thường xuyên, kết nối chặt chẽ với hệ thống cơ quan Thương vụ, Trung tâm XTTM của Việt Nam ở nước ngồi để có thể tận dụng tối đa cơ hội từ các hiệp định thương mại tự do đang và sắp có hiệu lực, qua đó đa dạng hóa thị trường xuất nhập khẩu, gia tăng giá trị sản phẩm.
Qua đó, áp dụng ngay các phương thức XTTM khác, phù hợp trong mùa dịch: XTTM thông qua nền tảng số, trên môi trường thương mại điện tử, khai thác các ứng dụng công nghệ thông tin...; đẩy nhanh tiến độ hoạt động thông tin, truyền thông quảng bá sản phẩm xuất khẩu, kết nối giao thương trực tuyến công ty L’mit- Organic với các đối tác có nhu cầu nhập khẩu... Thơng tin tới hệ thống Thương vụ, Văn phòng XTTM Việt Nam tại nước ngoài để cung cấp danh sách thị trường mục tiêu, mặt hàng có nhu cầu xúc tiến xuất khẩu theo đề xuất của các địa phương, hiệp hội ngành hàng để các đơn vị này nghiên cứu, triển khai hoạt động XTTM phù
hợp; cập nhật đề án XTTM gọn nhẹ, khả thi để có thể triển khai ngay khi tình hình dịch bệnh được kiểm sốt thành cơng tại các nước.
Đây là khơng gian mở để cơng ty L’mit-Organic có thể đăng thơng tin, tìm kiếm đối tác mua, bán các sản phẩm các doanh nghiệp có nhu cầu mà khơng phải tốn nhiều chi phí và thời gian. Trong tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp, việc tổ chức các đoàn doanh nghiệp đi XTTM tại nước ngoài cũng như việc tổ chức các hội nghị xúc tiến tại chỗ khó khăn, việc XTTM trực tuyến được xem là giải pháp hiệu quả. Các nhóm kết nối giao thương trên ứng dụng Zalo, Facebook, Viber với các tổ chức XTTM nước ngoài, giữ liên hệ chặt chẽ với các cơ quan thương vụ Việt Nam ở nước ngồi để thường xun cung cấp thơng tin cho cơng ty L’mit- Organic nắm bắt kịp thời, không để lỡ cơ hội giao thương. Việc ứng dụng công nghệ để kết nối, tạo điều kiện cho công ty nắm bắt cơ hội, nhu cầu thị trường, duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh trong thời gian dịch COVID-19.
Rủi ro từ dịch bệnh cịn lớn, do đó, việc tận dụng Internet để triển khai hình thức giao thương trở thành hình thức mới và khơng thể thiếu trong tương lai. Bởi hình thức kết nối trực tuyến khơng chỉ giúp cơng ty L’mit-Organic tìm kiếm đối tác mà cịn giúp cơng ty ổn định sản xuất, sẵn sàng đẩy mạnh xuất khẩu hàng hóa ngay khi hết dịch bệnh và thị trường mở cửa trở lại. Định hướng chuyển đổi phương thức XTTM truyền thống sang các phương thức khác tận dụng Internet, nền tảng số là phù hợp và bắt đầu phát huy hiệu quả.
Phương thức chuyển đổi này không chỉ là công cụ hữu hiệu giúp cơng ty L’mit- Organic tìm kiếm thị trường mới trong bối cảnh thị trường xuất khẩu truyền thống đang bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi dịch bệnh mà còn giúp đảm bảo kế hoạch XTTM quốc gia được triển khai hiệu quả, thiết thực.
- Nếu sử dụng hình thức thanh tốn D/P (Document against Payement – Chấp nhận thanh toán khi giao chứng từ), công ty L’mit-Organic cần phải kèm
theo điều khoản yêu cầu tiền đặt cọc (deposit), tốt nhất là đàm phán với mức đặt cọc đạt từ 30% trở lên.
- Khi thanh tốn hàng nhập khẩu: cơng ty L’mit-Organic đàm phán với đối tác để không phải đặt cọc tiền hoặc nếu có chỉ phải đặt cọc với mức tối thiểu. Đối với những đơn hàng đầu tiên, chỉ nên mua với số lượng vừa phải.
- Việc kiểm định chất lượng hàng hóa xuất nhập khẩu (XNK) nên thơng qua cơng ty có uy tín trước khi đưa hàng lên tàu (chẳng hạn như Văn phịng giám định Veritas, Cơng ty vận tải AGS Bucarest…).
- Khi ký kết hợp đồng XNK: nên lựa chọn những phương thức giao hàng thuận lợi (bán FOB, mua CIF), điều kiện thanh tốn an tồn (u cầu mở L/C)… để tránh trường hợp đối tác không thanh tốn hoặc khơng nhận hàng nhằm ép giảm giá.
- Về chế tài: trong Hợp đồng ta nên đề nghị chọn Cơ quan giải quyết tranh chấp là Trung tâm Trọng tài quốc tế bên cạnh PTM&CNVN (VCCI) để làm cơ sở cho việc giải quyết các vướng mắc khi có tranh chấp phát sinh.
Hiện nay trên thế giới đang gia tăng xu hướng kẻ xấu sử dụng công nghệ tin học để lừa đảo chiếm đoạt tài sản, do vậy để tránh những rủi do nói chung trong giao dịch mua bán qua mạng, cơng ty L’mit-Organic luôn thận trọng và cảnh giác với các thủ đoạn của bọn tội phạm trong lĩnh vực tin học, cần áp dụng các biện pháp phòng ngừa như: tăng cường bảo mật đối với giao dịch trên mạng, chỉ sử dụng các địa chỉ thư điện tử chính thống trong giao dịch để hạn chế bị làm nhái địa chỉ, hạn chế những yêu cầu chuyển tiền thanh toán đến các tài khoản mà người hưởng thụ không phải là bên trực tiếp ký kết hợp đồng mua bán…
Hỏa hoạn
Trong trường hợp xảy ra hỏa hoạn tại khu vực kho, cơ sở sản xuất,.. cơng ty L’mit- Organic trang bị bình chữa lửa để dập tắt đám lửa kịp thời. Trong thời gian đó nhanh chóng đưa tất cả mọi người đến khu vực sơ tán an tồn . Điều này địi hỏi ta phải thiết lập một kế hoạch riêng biệt cho nó. Trong trường hợp khơng thể kiểm sốt đám cháy thì cách duy nhất là nhanh chóng gọi cho cơ quan cứu hỏa ngay lập tức
Tùy từng địa điểm mà chúng ta sẽ có những kế hoạch sơ tán khác nhau nhưng tất cả đầu mang những yếu tố cơ bản sau:
- Không đặt để những chất liệu dễ gây cháy nổ trong khu vực có nhiều nhân viên, hàng hóa,..
- Đối với những vật liệu có chứa chất gây cháy cần phải được bảo quản một cách an tồn để phịng tránh.
- Phải luôn chắc chắn rằng cửa ra vào và lối thốt hiểm ln ln mở và sẵn sang trong những trường hợp hỏa hoạn.
- Bảo đảm tất cả nhà kho, nơi làm việc phải có lối ra và vào riêng biệt , hệ thống báo cháy và dụng cụ chữa cháy luôn luôn sẵn sàng.
- Sử dụng thiết bị điện an tồn và có cầu chì ngắt điện.
- Có ít nhất một bác sĩ và đội cứu thường thường trực nhằm phòng những trường hợp xảy ra tai nạn.
- Toàn bộ nhân viên phải được huấn luyện kỹ càng và có khả năng kiểm sốt đám cháy trong trường hợp hỏa hoạn xảy ra.
Hư hỏng trang thiết bị
- Sử dụng những sản phẩm tin tưởng và có thương hiệu rõ ràng là một trong những biện pháp phịng ngừa hư hại đơn giản nhất.
- Cần có kỹ thuật viên về điện để sửa chữa nhanh chóng những thiết bị hư hỏng ngay, tuy nhiên vẫn nên liệt kê ra để khi làm việc tránh thiếu sót.
- Liệt kê những tình huống và phương pháp giải quyết rõ ràng cho từng trường hợp hư hỏng riêng biệt như thay thế hoặc sửa chữa.
Tình trạng cấp cứu khẩn cấp
- Bác sĩ và đội cứu hỏa phải luôn ln thường trực nhằm tránh những tình trạng bất trắc.
- Bên cạnh đó tồn bộ nhân viên công ty L’mit-Organic cần phải được trang bị kĩ lưỡng những kiến thức cần thiết để thực hiện những biện pháp sơ cứu khi có tai nạn xảy ra.
Những tình huống ngồi dự đốn
- Những tình huống có thể dự đốn và phịng tránh như mưa bão, lũ lụt thì khơng nói, ngồi ra, những trường hợp bất ngờ như động đất, bạo loạn,… thì quả là đơi khi nằm ngồi khả năng.
- Tùy thuộc và tính chất của tình huống xảy ra mà lựa chọn phương án giải quyết nhằm phịng ngừa những trường hợp xấu nhất có thể gây ảnh hướng đến công ty.