3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc giao kết và thực hiện
3.2.1. Khảo sát thị trường, tìm hiểu về các đối tác trước khi giao kết và thực hiện hợp
hàng đầu.
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc giao kết và thực hiệnhợp đồng mua bán hàng hóa hợp đồng mua bán hàng hóa
3.2.1. Khảo sát thị trường, tìm hiểu về các đối tác trước khi giao kết vàthực hiện hợp đồng thực hiện hợp đồng
Khảo sát thị trường và tìm hiểu các thông tin cần thiết trước khi giao kết về thực hiện hợp đồng là một bước quan trọng trong giao dịch thương mại. HIện nay, Cơng ty vẫn cịn chưa coi trọng và đầu tư cho công tác khảo sát thị trường và tìm hiểu thơng
mua bán, kinh doanh hàng hóa ngày càng lớn. Doanh nghiệp các nước càng có nhiều nhu cầu trong việc mở rộng bạn hàng, tìm kiếm những sản phầm phù hợp. Trong bối cảnh dòng chảy thương mại càng mạnh như thế, đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải tích cực khảo sát thị thường, cẩn trọng thu thập các thông tin về đối tác về sản phẩm. Bởi vì, khơng phải tất cả các doanh nghiệp tham gia hoạt động đều có nhu cầu hợp pháp, nhiều doanh nghiệp được thành lập ảo để lừa đảo chiếm đoạt tiền của khách hàng. Vì thế cơng tác khảo sát thị trường và tìm hiểu thơng tin giúp các doanh nghiệp hạn chế được rủi ro, gia tăng cơ hội kinh doanh trong hoạt động mua bán hàng hóa.
Việc đẩy mạnh nghiên cứu và khảo sát thị trường sẽ giúp Cơng ty có thể tìm kiếm được những cơ hội kinh doanh mới trên thị trường, thu thập được các thơng tin cần thiết, từ đó có thể xây dựng, hoạch định chiến lược sản xuất và kinh doanh phù hợp.
Trước khi giao kết hợp đồng, doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ thơng tin pháp lý của đối tác: Trụ sở, địa chỉ kinh doanh, doanh nghiệp đó có được thành lập hợp pháp khơng, có cơ sở nhà máy sản xuất khơng, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây, đặc biệt là xác định tư cách pháp lý của người sẽ ký hợp đồng.
Một vấn đề pháp lý mà các Cơng ty cần chú ý đó là chữ ký khi tiến hành giao kết hợp đồng. Thực tiễn qua phân tích các hợp đồng của Cơng ty cho thấy, có một số doanh nghiệp sử dụng chữ ký đóng dấu, chứ khơng phải chữ ký tươi trong hợp đồng.
Khoản 1 Điều 19 Luật Kế toán 2015 đã quy định, chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký theo chức danh, được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế tốn bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
Ngoài ra, theo Khoản 1 Điều 1 Nghị định số 09/NĐ-CP năm 2010 về công tác văn thư, bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
3.2.2. Nâng cao hiểu biết về pháp luật và trình độ chuyên môn cho nhân viên, năng lực quản lý, điều hành công tác đấu thầu cho cán bộ.
Theo bộ phận pháp chế của Hiệp hội các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hơn 90% số doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay khơng có bộ phận pháp chế và khơng có cán bộ pháp luật. Các doanh nghiệp khơng thấy được vai trị của các cố vấn pháp lý, ban pháp chế trong đời sống doanh nghiệp nên thiếu quan tâm đầu tư. Vai trò của bộ phận pháp chế là chốt chặn, kiểm soát về mặt pháp lý cho hợp đồng, đồng thời hạn chế rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng. Ngồi ra trong cơng tác xây dựng dự án, hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ khơng tính đến việc dự trù tài chính hay tính tốn các chi phí phát sinh để giải quyết các mâu thuẫn, tranh chấp có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hiện hợp đồng, trong đó có việc thuê tư vấn pháp luật. Việc khơng kiểm sốt ngay từ đầu và cũng khơng dự trù các khoản kinh phí làm cho doanh nghiệp trở nên bị động, lúng túng trong công tá giải quyết các tranh chấp pháp lý xảy ra. Trong điều kiện kinh tế thị trường phát triển, giao dịch với ngành nghề mới, đối tác mới, nhiều điều khoản áp dụng phức tạp. Việc hiểu và áp dụng các quy định pháp luật ngày càng quan trọng, có thể nói, doanh nghiệp càng có nhiều hiểu biết về pháp luật, càng dễ lấy được nhiều điều khoản có lợi trong quá trình đàm phán, thương thảo hợp đồng.
Đối với vấn đề này, doanh nghiệp cần chủ động nâng cao hiểu biết pháp luật về việc giao kết, thực hiện hợp đồng. Cá nhân thực hiện phải thật sự hiểu và áp dụng được luật, sử dụng luật để đạt được những lợi ích thương mại mong muốn. Hiện nay nhà nước ta cũng đang chú trọng vào vấn đề trên. Phịng thương mại và cơng nghiệp Việt Nam VCCI đã tổ chức nhiều hoạt động, hội thảo nhằm nâng cao nhận thức pháp lý của doanh nghiệp trong công tác giao kết, thực hiện hợp đồng. Đây là cơ hội tốt cho các doanh nghiệp học hỏi, nâng cao trình độ pháp lý. Ở nước ngồi, các doanh nghiệp vừa hoặc nhỏ chưa đủ điều kiện để thành lập phịng ban pháp lý, thường th một đơn vị ngồi là các văn phịng luật sư nhằm kiểm sốt các vấn đề pháp lý hồ sơ hoặc tư vấn theo từng vụ việc lớn trước khi thực hiện việc thực hiệ, giao kết hợp
đã đề cập ở trên, tốc độ mở rộng lĩnh vực kinh doanh thường lớn hơn tốc độ học hỏi, trau dồi kiến thức về sản phẩm của bộ phận kho, bộ phận kiểm tra hàng hóa dẫn đến việc khó xác định được chất lượng của hàng hóa có đảm bảo với các điều khoản đã có trong hợp đồng. Vấn đề hiểu biết về sản phẩm, ngành hàng đối với bộ phận kinh doanh cũng rất đáng lưu tâm. Khi hiểu biết về sản phẩm mới dễ dàng tư vấn, mang lại dịch vụ, hàng hóa thỏa mãn yêu cầu của khách hàng. Thực tiễn tại TCTXDCT Viettel đã triển khai nhiều hoạt động truyền thơng, quảng bá, cuộc thi tìm hiểu về sản phẩm khuyến khích sự tham gia của công nhân viên. Với châm ngôn “ Mỗi nhân viên của công ty đều là một đại sứ thương hiệu “, các chiến dịch triển khai đã mang lại những hiệu quả đáng kể, tuy nhiên hiệu quả chưa lan rộng và có tính lâu dài. Trong thời gian tới, cần triển khai thêm có tính đồng bộ, thường xuyên, đặc biệt nên bổ sung thêm các khóa học, chương trình đào tạo, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm những cách làm hay, những bài học, kinh nghiệm cần lưu ý. Điều này sẽ giúp hoàn thiện được bộ máy, thể hiện sự đồng bộ, chuyên nghiệp của các phịng ban, từ đó mang lại hiệu quả công việc
Như chúng ta đã biết yếu tố con người là gốc rễ quyết định thành công trong việc thực hiện bất kỳ đường lối chính sách, hay áp dụng pháp luật nào. Để quá trình giao kết hợp đồng thầu tuân thủ quy định pháp luật, diễn ra nhanh chóng, hiệu quả cần đội ngũ cán bộ có năng lực pháp luật và kinh nghiệm chuyên sâu về ĐT. Điều này được thể hiện vĩ mô từ việc lựa chọn phương thức đầu thầu phù hợp, chia kế hoạch ĐT thành các gói thầu hợp lý tới việc đánh giá, LCNT đủ năng lực và kinh nghiệm để thực hiện gói thầu.
Cần nâng cao mức sống cho đội ngũ cán bộ, nhân viên tương xứng đối với thành quả cống hiến trong lĩnh vực này. Đồng thời phải có biện pháp giám sát kiểm tra thưӡng xuyên, chế tài xử phạt nghiêm minh, có sức mạnh răn đe nhằm hạn chế tình trạng vụ lợi, vi phạm pháp luật trong quá trình giao kết hợp đồng trong ĐT.
cường cơng tác quản lý ĐT theo trách nhiệm được phân cấp.
3.2.3. Hồn thiện bộ chứng từ thanh tốn mẫu:
Hợp đồng mẫu là hợp đồng được soạn thảo sẵn từ các cơ quan tổ chức hoặc cá nhân. Nội dung các điều khoản trong hợp đồng mẫu thường rõ ràng, dễ hiểu và cân bằng hài hịa lợi ích giữa người mua và người bán. Để tránh các trường hợp xáy ra mâu thuẫn khơng đáng có, cần thiết phải có một bộ hợp đồng mẫu.
Trong q trình cơng tác tại doanh nghiệp, tác giả cũng đã nghiên cứu và soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hóa mẫu áp dụng cho các trường hợp là các giao dịch hàng hóa hay được áp dung tại doanh nghiệp. Hợp đồng mua bán hàng hóa bao gồm những điều khoản chi tiết và các phụ lục hợp đồng kèm theo, mang ý nghĩa hướng dẫn thực tiễn cho các doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh mua bán hàng hóa. Hợp đồng mẫu này hướng dẫn về quy định quyền và nghĩa vụ cơ bản của bên mua và bên bán; các biện pháp chế tài do vi phạm hợp đồng của các bên, phương thức giải quyết khi phát sinh các tranh chấp hợp đồng. Hợp đồng mẫu mua bán hàng hóa này được xây dựng phù hợp với các quy định nhà nước và các quy chế mua sắm nội bộ của tập đồn Viettel đưa ra, vì vậy phù hợp với các giao dịch mua bán hàng hóa tại tập đồn khi các quy định và quy chế còn hiệu lực.
Tuy nhiên trong thực tiễn thực hiện, hợp đồng cần sự chấp thuận của cả hai bên, chính vì vậy việc đàm phán, thuyết phục đối tác là điều hết sức quan trọng. Đây cũng chính là lý do tác giả đưa ra giải pháp thứ ba nhằm nâng cao hiệu quả của việc giao kết và thực hiện hợp đồng mua sắm hàng hóa.
3.2.4. Đào tạo, năng cao kỹ năng đàm phán và ký kết hợp đồng cho cánbộ, nhân viên bộ, nhân viên
Đàm phán trong giao kết HĐMBHH là phương tiện bày tỏ quan điểm, giao tiếp nhằm mục đích đạt được những lợi ích thương mại trên cơ sở hợp tác chia sẻ lợi ích giữa các bên tham gia. Trên cơ sở đàm phán một hợp đồng với nhiều điều khoản có lợi, là tiền đề cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng sau này.
mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá. Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhạy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác”. Để trở thành một nhà đàm phán giỏi, nhà soạn thảo văn bản chuyên nghiệp cần trải qua quá trình trau dồi kinh nghiệm và thực chiến. Qua quá trình làm việc, tác giả đưa ra một số khuyến nghị nhằm nâng cao khả năng đàm phán.
Thứ nhất là, chuẩn bị thông tin cho cuộc đàm phán: Như đã trình bày ở trên, giai đoạn chuẩn bị cho một cuộc đàm phán còn rất hạn chế, ảnh hưởng lớn đến cả quá trình đàm phán, soạn thảo và ký kết hợp đồng. Tại giai đoạn này, việc quan trọng nhất đó là chuẩn bị thơng tin để phục vụ cho cuộc đàm phán. Doanh nghiệp không nên chỉ tin vào lời giới thiệu của đối tác, hay người môi giới mà cần vận dụng tất cả các kênh thông tin hiện nay như qua các hiệp hội ngành nghề, tổ chức kinh tế…Lưu ý rằng, việc chọn lọc và xử lý thông tin phải dựa trên nguyên tắc thơng tin khơng chính xác cịn tệ hơn là khơng có thơng tin. Các thơng tin quan trọng của đối tác cần xác minh:
- Thông tin về người đại diện hợp pháp và người đại diện theo ủy quyền. - Loại hợp đồng và văn bản pháp luật điều chỉnh hợp đồng ký kết.
- Thành phần của đoàn đàm phán đối tác, người có quyền quyết định, ảnh hưởng đến kết quả đàm phán.
- Lợi ích thương mại đối tác mong muốn và có thể nhượng bộ.
Khi nắm được những thông tin trên sẽ giúp giảm thiểu những rủi ro pháp lý có thể gặp. Đồng thời cán bộ được cử đi đàm phán sẽ biết nên tập trung tương tác với đối tượng nào, tập trung khai thác những lợi ích có thể nhượng bộ được của đối tác, để lại những lợi ích cơ bản, từ đó mang lại kết quả đàm phán có lợi cho cả hai bên.
Thứ hai là đàm phán, thỏa thuận và nêu rõ các điều khoản trong hợp đồng. Các điều khoản cần nêu rõ trong hợp đồng:
- Điều khoản nội dung.
-
- Điều kiện bảo hành.
- Điều kiện phạt, bồi thường, hủy hợp đồng.
-Điều kiện xử lý tranh chấp nếu xảy ra: phương thức giải quyết tranh chấp, cơ quan giải quyết tranh chấp, luật áp dụng.
- Điều kiện bất khả kháng.
- Điều kiện bảo lãnh hợp đồng, bảo lãnh thanh tốn ( nếu có )
Các bên soạn thảo ra được những điều khoản có giá trị, giúp các bên kiểm soát và dự báo được những rủi ro có thể xảy ra. Chẳng hạn, do thiếu hiểu biết về pháp luật mà nội dung thỏa thuận của các bên trong hợp đồng vi phạm điều pháp luật cấm thì nội dung đó sẽ bị vơ hiệu, nhiều trường hợp làm cho hợp đồng bị vơ hiệu tồn bộ, điều này gây nên hậu quả phải gánh chịu những hậu quả rất nặng nề, chẳng hạn tài sản giao dịch có thể bị tịch thu, không thu hồi được vốn, không được pháp luật bảo hộ...Điều này rất quan trọng và cần được đặc biệt lưu ý khi soạn thảo hợp đồng.
3.3 Một số kiến nghị
3.3.1 Kiến nghị với hiệp hội ngành nghề, trung tâm xúc tiến thương mại:
Thứ nhất, hiệp hội doanh nghiệp tỉnh Nghệ An; trung tâm xúc tiến thương
mại cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu, đánh giá, dự báo thị trường, từ đó thường xun cung cấp thơng tin liên quan đến thị trường. Cần nâng cao vai trò, năng lực trong việc tổ chức các chương trình triển lãm, xúc tiến thương mại, góp phần hỗ trợ cơng tác nghiên cứu, phát triển thị trường của các doanh nghiệp.
Thứ hai, phát huy vai trò là đầu tàu trong việc thực hiện liên kết các doanh
nghiệp, đồng thời đứng ra làm đại diện để bảo vệ quyền lợi, lợi ích hợp pháp của các doanh nghiệp trong hoạt động giao dịch mua bán hàng hóa, là cầu nối giữa các cơ quan nhà nước với các doanh nghiệp. Định kỳ mở các khóa tập huấn, phổ biến các quy định pháp luật liên quan đến giao kết và thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa
ánh kịp thời những khó khăn, vướng mắc của các doanh nghiệp để có biện pháp chủ động đối phó, nhất là góp phần nâng cao kĩ năng giao kết và thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa của các doanh nghiệp.
3.3.2 Kiến nghị đối với cơ quan nhà nước
- Thứ nhất, Tăng cường tuyên truyền, mở các lớp tập huấn, hội nghị, hội thảo về quy định của pháp luật về giao kết, thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ hầu như chưa nhận thức rõ tầm quan trọng của việc thực hiện đúng việc giao kết và thực hiện hợp đồng theo đúng các quy định pháp luật. Vì thế, các cơ quan quản lý nhà nước như: Sở Cơng thương, Sở Tư pháp, Tịa án cần tăng cường công tác đào tạo, phổ biến các quy định pháp luật, các văn bản hướng dẫn, nghiệp vụ chuyên mơn liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa hàng hóa.
- Thứ 2, Nghiên cứu, sửa đổi bổ sung các quy định của các quy định, điều khoản điều chỉnh được sát với thực tế, tránh gây cản trở đến việc giao kết và thực hiện hợp đồng hàng hóa.
Luật Thương mại 2005:
Về nghĩa vụ giao hàng, Khoản 2 Điều 37 Luật Thương mại 2005 có quy định trong trường hợp chỉ có thỏa thuận về thời hạn giao hàng mà khơng xác định thời gian giao hàng cụ thể thì bên bán có quyền giao hàng vào bất kỳ thời điểm nào trong thời hạn đó và phải thơng báo trước cho bên mua. Tuy nhiên, luật thương mại không quy định rõ là bên bán thông báo trước cho bên mua bao nhiêu ngày về việc sẽ giao hàng và hướng xử lý trường hợp bên mua có thể khơng đồng ý về thời điểm giao hàng theo thông báo của bên bán. Trong thực tiễn, bên bán có thể chỉ thơng báo