THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND THỊ TRẤN ĐĂK

CHƯƠNG 2 .CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC

3.1. THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND THỊ TRẤN ĐĂK

3.3.1. Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND Thị trấn ĐăkHà

❖ Về trình tự chứng thực tại UBND Thị trấn ĐăkHà (Áp dụng các quy định sau

vào thực tiễn)

- Người yêu cầu chứng thực nộp một (01) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực và xuất trình bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu; cán bộ Tư pháp - Hộ tịch tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực.

- Trường hợp người có bất động sản khơng có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nhưng có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai hoặc có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mà hiện trạng sử dụng đất biến động so với nội dung ghi trong Giấy chứng nhận quyền sử đụng đất thì cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn phải xác nhận các thơng tin về thửa đất. Trường hợp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có dấu hiệu đã bị sửa chữa hoặc giả mạo, nếu cần thiết phải xác minh thì UBND cấp xã gửi Phiếu yêu cầu (Mẫu số 33/PYCCC) đến Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất để yêu cầu cung cấp thông tin về thửa đất. Thời gian cung cấp thông tin về thửa đất của Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất khơng tính vào thời hạn chứng thực.

- Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch cấp xã ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT) và trình CT hoặc PCT UBND cấp xã thực hiện ký chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản. Trường hợp không chứng thực được trong ngày nhận hồ sơ thì CB tư pháp - hộ tịch cấp xã ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch và viết phiếu hẹn (Mẫu số 32/PH) trao cho người yêu cầu chứng thực.

- Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc khi giải quyết yêu cầu chứng thực mà phát hiện người có bất động sản khơng đủ điều kiện thực hiện quyền của người có bất động sản theo quy định của pháp luật thì cán bộ tư pháp - hộ tịch cấp xã trả lại hồ sơ và thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.

- Trường hợp chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, văn bản nhận tài sản thừa kế thì thời hạn niêm yết từ 15 đến 30 ngày đối với việc phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế khơng tính vào thời hạn chứng thực.

- Việc chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản được thực hiện trong ngày nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc chứng thực được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp hợp đồng, văn bản có tình tiết phức tạp thì thời hạn chứng thực không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

27

theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí.

❖ Về thủ tục chứng thực thực tiễn tại UBND Thị trấn ĐăkHà (Áp dụng các quy

định sau):

- Thủ tục Chứng thực bản sao từ bản chính:

1. Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi cấp, cơng chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

2. Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức khơng có phương tiện để chụp.

3. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản khơng thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:

a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

- Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính:

1. Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 22 của Nghị định này.

2. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính.

- Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính:

+Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở của UBND thị trấn. Uỷ ban nhân dân cấp thị trấn phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng ngày. Cán bộ tiếp dân phải đeo thẻ công chức.

+Tại trụ sở của UBND thị trấn phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực.

1. Trường hợp khơng được chứng thực bản sao từ bản chính; 2. Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo;

3. Bản chính đã bị tẩy xố, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;

28

quy định của pháp luật;

5. Đơn thư và các giấy tờ do cá nhân tự lập khơng có chứng nhận, chứng thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;

6. Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao. - Thủ tục Chứng thực chữ ký:

+Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 23 và Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nêu trên chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.

1. Cá nhân yêu cầu chứng thực chữ là của mình phải xuất trình các giấy tờ sau: a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

b) Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký;

2. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:

a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực;

c) Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai;

3. Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực;

4. Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:

a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản; b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;

c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;

d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền khơng có thù lao, khơng có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản;

+Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác; +Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký vào đó;

+Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt CT hoặc PCT UBND thị trấn;

29

chứng thực; số giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực, ngày cấp, nơi cấp, chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; sau đó ký và ghi rõ họ, tên và đóng dấu của UBND thị trấn;

- Thời hạn chứng thực chữ ký:

- Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Nghị định này hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

- Thủ tục Chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất (Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch và người thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch):

- Các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản phải chịu trách nhiệm về: +Tính hợp pháp của các giấy tờ do mình xuất trình;

+Bảo đảm các nguyên tắc giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản theo quy định của pháp luật về dân sự;

+Trách nhiệm của CT hoặc PCT UBND thị trấn;

+Khi thực hiện chứng thực thì CT hoặc PCT UBND thị trấn phải chịu trách nhiệm về:

+Thời điểm, địa điểm chứng thực;

+Năng lực hành vi dân sự của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản tại thời điểm chứng thực;

+Nội dung thoả thuận của các bên giao kết hợp đồng hoặc nội dung văn bản không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội;

+Chữ ký của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản.

- Việc chứng thực hợp đồng, văn bản được thực hiện trong hai trường hợp: +Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn;

+Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp; Khoản 6 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định: ”Việc chứng thực các hợp

đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có nhà”

Đồng thời, theo khoản 2.2 điều 2 của Thông tư số 04/2006/TTLT-BTP- BTNMT hướng dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất ngày 13/06/2006 quy định về công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản như sau:

Hợp đồng, văn bản về bất động sản mà bên có bất động sản là hộ gia đình, cá nhân thì hộ gia đình, cá nhân đó được lựa chọn hình thức cơng chứng tại Phịng Cơng chứng hoặc chứng thực tại UBND cấp xã nơi có bất động sản.

- Trình tự thực hiện:

+Người yêu cầu chứng thực nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực

30

đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực;

+Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt;

+Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó khơng đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và khơng có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch;

+Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai;

+Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch;

- Thành phần hồ sơ:

Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:

+Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

+Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực (xuất trình kèm theo bản chính để đối chiếu);

+Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó (xuất trình kèm theo bản chính để đối chiếu);

- Ngoài các giấy tờ nêu trên, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ yêu câu chứng thực cịn có thêm một hoặc các giấy tờ sau đây:

+Bản sao Sổ hộ khẩu đối với trường hợp nhận chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp hoặc nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất ở, đất nông nghiệp trong phân khu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi sinh thái thuộc rừng đặc dụng, trong khu vực rừng phòng hộ;

+Đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người sử dụng đất đối với một phần thửa để

31

người để lại di sản và người được hưởng di sản, nếu là người được hưởng di sản theo pháp luật;

+Bản sao Di chúc, Giấy chứng tử của người để lại di sản, nếu là người được hưởng di sản theo di chúc mà trong di chúc đó khơng xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người;

+Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản mà người nhận thừa kế là người duy nhất; +Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở được cấp theo quy định của pháp