2.2.2 .Hình thức
3.1. THỰC TIỄN GIAO KẾT HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY TNHH LKK
3.1.1. Lựa chọn khách hàng để làm chủ thể giao kết
Tại LKK, các hợp đồng được ký kết chủ yếu là hợp đồng cung cấp dịch vụ, hợp đồng mua sắm vật tư, hợp đồng hợp tác,… Theo đó, tuỳ vào mỗi giao dịch, bộ phận yêu cầu sẽ là các trung tâm kinh doanh hoặc ban thương mại – đầu tư. Căn cứ nội dung quy trình, đối với những hợp đồng khơng theo mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ đã được công bố tại cổng thông tin điện tử của Cục Cạnh tranh, trước khi ký kết, bộ phận trực tiếp tham gia ký kết hợp đồng phải gửi yêu cầu rà soát hợp đồng cho ban pháp chế. Ban pháp chế sẽ tiếp nhận hợp đồng dưới dạng file word và nghiên cứu nội dung cũng như luật điều chỉnh cho nội dung hợp đồng, sau đó tiến hành trao đổi và thống nhất nội dung hợp đồng với bên yêu cầu. Trong trường hợp nội dung hợp đồng một số vấn đề chưa phù hợp với pháp luật hiện hành hoặc chưa đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của cơng ty, ban pháp chế có trách nhiệm điều chỉnh hoặc soạn thảo lại cho phù hợp. Nội dung hợp đồng sẽ là căn cứ pháp lý ràng buộc trách nhiệm các bên tham gia, vì vậy việc rà soát nội dung hợp đồng trước khi ký kết đóng là khơng thể thiếu, theo đó bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trong hoạt động ký kết hợp đồng.
Hợp đồng sau khi điều chỉnh hoặc soạn thảo lại sẽ được đàm phán với bên ký kết còn lại, trong trường hợp cần thiết, bộ phận pháp chế sẽ cùng tham gia quá trình đàm phán thoả thuận nội dng hợp đồng nhằm giải thích luật điều chỉnh và tư vấn hướng gỉai quyết cho vấn đề pháp lý tồn tại. Cách làm này bên cạnh việc đảm bảo vấn đề hiệu lực hợp đồng, bảo vệ lợi ích của cơng cịn giúp nâng cao niềm tin của khách hàng, đối tác khi giao dịch. Ban pháp chế có nhiệm vụ giám sát q trình này từ khâu soạn thảo đến khi hoàn thành ký kết hợp đồng.
Trường hợp khơng thoả thuận được với bên ký kết cịn lại, ban pháp chế và bộ phận yêu cầu bảo lưu ý kiến theo mẫu phiếu bảo lưu và chuyển hợp đồng cho bộ phận tiếp nhận theo quy định. Bước này là căn cứ để rút ra bài học kinh nghiệm cho vấn đề giao kết hợp đồng và việc nghiên cứu nguyên nhân khơng thoả thuận hợp đồng với bên cịn lại được về đề ra giải pháp khắc phục sẽ giúp nâng cao nghiệp vụ cũng như chất lượng dịch vụ của công ty.
Công ty LKK là một thương nhân nên cơng ty có thể lựa chọn các thương nhân hoặc với bên không phải là thương nhân để giao kết hợp đồng. Tuy nhiên, công ty cũng cần phải lựa chọn khách hàng giao kết để đảm bảo tính hợp pháp của hợp đồng mà cịn tìm kiếm lợi nhuận lớn từ hợp đồng đó. Vì trong cùng điều kiện như nhau, khơng phải việc giao dịch với khách hàng nào cũng đem lại thành cơng. Vì vậy, một nhiệm vụ quan trọng của công ty trong giai đoạn chuẩn bị là lựa chọn khách hàng
Để tìm hiểu về một khách hàng mà mình muốn đặt quan hệ làm ăn, thông thường công ty sẽ sử dụng đội ngũ nhân viên kinh doanh của mình xâm nhập vào thị trường tìm
25
hiểu đối tác mà mình muốn thiết lập quan hệ làm ăn.
3.1.2. Hình thức của hợp đồng
Theo quy định của pháp luật, cơng ty có thể lựa chọn bất cứ hình thức nào để giao kết hợp đồng. Do đó, tuỳ vào từng trường hợp, từng đối tác, từng khách hàng mà cơng ty có thể ký hợp đồng dưới các hình thức: văn bản, fax, email hoặc chỉ thơng qua điện thoại để giao kết.
Thông thường, đối với các đối tác, nếu cơng ty có nhu cầu đối với một mặt hàng nào đó với một khối lượng nhất địn, công ty sẽ gửi một bảng hỏi giá cho cơng ty có khả năng đáp ứng, yêu cầu họ gửi cho mình báo giá. Sau khi có bảng báo giá, hai bên tiến hành đàm phán về các điều khoản và yêu cầu đối tác soạn thảo hợp đồng dưới hình thức văn bản ký vào đó rồi gửi sang cho cơng ty. Do các đối tác thường là các doanh nghiệp nước ngồi nên q trình đàm phán chủ yếu diễn ra qua điện thoại hoặc email.
Đối với khách hàng, chủ yếu là khách hàng trong nước nên việc đàm phán diễn ra dễ dàng hơn. Cán bộ kinh doanh của từng nhóm mặt hàng sẽ trực tiếp liên hệ với các công ty, cơ sở kinh doanh cần mua hàng hóa để tìm kiếm khách hàng cho mình và nếu cơng ty hay cơ sở kinh doanh đó có nhu cầu các mặt hàng của cơng ty mà cơng ty có khả năng đáp ứng nhu cầu đó thì nhân viên kinh doanh sẽ gửi lời chào hàng và bảng báo giá cho đối tác. Nếu bên được chào hàng chấp nhận lời chào hàng thì cán bộ kinh doanh sẽ trực tiếp soạn thảo hợp đồng dưới dạng văn bản để hai bên tiến hành giao kết hoặc có thể thơng qua fax, email…
Do hình thức hợp đồng cơng ty giao kết rất đa dạng đã tạo điều kiện thuận lợi mở rộng giao kết, tưng số lượng hợp đồng.
Trong thời tham gia hoạt động thương mại với nhiều đối tượng khách hàng bao gồm cả các cá nhân và các tổ chức, pháp nhân. Điều này đã góp phần vào cơng cuộc nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty, phù hợp mới giá trị bền vững mà công ty hướng tới. Dưới đây là thống kê số lượng hợp đồng đã ký kết trong ba năm gần đây
Bảng 3.1. Số lượng hợp đồng đã được ký kết trong ba năm gần đây
(Đơn vị: Hợp đồng)
Năm Số lượng hợp đồng
thương mại đã ký kết
Mức độ biến động (Năm sau/ Năm trước)
Số hợp đồng Tỉ lệ
2019 2367 -
2020 2976 609 125.7%
2021 3492 516 117.3%
Theo bảng trên, nhìn chung tình hình ký kết của cơng ty tốt và có chiều hướng tích cực theo từng năm. Cụ thể, năm 2020 tăng 609 hợp đồng (chiếm 25.7%) so với năm 2019; năm 2021 tăng 516 hợp đồng (chiếm 11.7%) so với năm 2020.
Nhiều hợp đồng thương mại có giá trị lớn Cơng ty đã thực hiện tốt trong thời gian qua đã nâng cao niềm tin của khách hàng đối với cơng ty đồng thời nâng cao uy tín của Cơng ty. Điều này có tác động rất lớn đến mặt tâm lý của đội ngũ nhân viên Công ty, khẳng định niềm tin của họ đối với sự phát triển của Công ty.
26
Trong ba năm trở lại đây, số lượng hợp đồng được ký kết tăng lên một cách nhanh chóng. Để xem xét một cách cụ thể kết quả hoạt động kinh doanh, ta có thể theo dõi bảng sau:
Bảng 3.2. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
(Đơn vị: Tỷ VNĐ)
S TT
Chỉ tiêu chính Kết quả hoạt động kinh doanh theo năm
2019 2020 2021
1. Doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ 441.1 520.4 593.6
2. Doanh thu từ hoạt động
tài chính 4.3 10.4 24.5
3. Tổng doanh thu
445.4 530.8 618.1
4. Tổng lợi nhuận trước
thuế 26.1 38.7 45.8
Có thể thấy từ báo cáo trên kết quả kinh doanh, so với năm 2019, tổng doanh thu năm 2020 tăng 19%; tổng lợi nhuận trước thuế 2020 đạt 38.7 tỉ VNĐ. Năm 2021 tổng doanh thu cũng tăng so với năm 2020 và loại nhuận trước thuế đạt 45.8 tỉ VNĐ.