5. Bố cục của đề tài nghiên cứu
2.2. QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI UBND CẤP XÃ
2.2.5. Quy định về trình tự thủ tục chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nêu trên chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.
Thứ nhất, thủ tục chứng thực chữ ký. Cá nhân yêu cầu chứng thực chữ ký là của mình
phải xuất trình các giấy tờ sau đây: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác; Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký vào đó.
Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã. Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải ghi rõ ngày, tháng, năm chứng thực, địa điểm chứng thực; số giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực, ngày cấp, nơi cấp, chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; sau đó ký và ghi rõ họ, tên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
21
Thứ hai, thời hạn chứng thực chữ ký. Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký
trong thời gian làm việc buổi sang hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó; trường hợp cần phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thực thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không được quá 03 ngày làm việc.
2.2.6. Quy định về trình tự thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất
Các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản phải chịu trách nhiệm về: Tính hợp
pháp của các giấy tờ do mình xuất trình; Bảo đảm các nguyên tắc giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản theo quy định của pháp luật về dân sự.
Trách nhiệm của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn:
Khi thực hiện chứng thực thì Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã,phường, thị trấn phải chịu trách nhiệm về: Thời điểm, địa điểm chứng thực; Năng lực hành vi dân sự của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản tại thời điểm chứng thực; Nội dung thoả thuận của các bên giao kết hợp đồng hoặc nội dung văn bản không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội; Chữ ký của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản.
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản được thực hiện trong hai trường hợp: Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn; Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp.
Quy trình, thủ tục chứng thực các loại hợp đồng, văn bản:
Thứ nhất, chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn.
Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm: Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản (Mẫu số 3 I/PYC); Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện); Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của Luật Đất đai năm 1987, Luật Đất đai năm 1993, Luật Đất đai năm 2003 và Luật Đất đai năm 2013 đang hiện hành; bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15 tháng 05 năm 2014 của Chính phủ; bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở (sau đây gọi là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất); Hợp đồng, văn bản về bất động sản.
Trình tự chứng thực:
Bước 1: Người yêu cầu chứng thực nộp một (01) bộ hồ sơ u cầu chứng thực và
xuất trình bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu; cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, phường, thị trấn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực.
Trường hợp người có bất động sản khơng có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nhưng có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai hoặc có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mà hiện trạng sử dụng đất biến động so với nội dung ghi trong Giấy chứng nhận quyền sử
22
đụng đất thì cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn phải xác nhận các thơng tin về thửa đất. Trường hợp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có dấu hiệu đã bị sửa chữa hoặc giả mạo, nếu cần thiết phải xác minh thì Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn gửi Phiếu yêu cầu (Mẫu số 33/PYCCC) đến Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất để yêu cầu cung cấp thông tin về thửa đất. Thời gian cung cấp thơng tin về thửa đất của Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất khơng tính vào thời hạn chứng thực.
Bước 2: Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp - Hộ
tịch xã ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT) và trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã thực hiện ký chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản. Trường hợp không chứng thực được trong ngày nhận hồ sơ thì cán bộ tư pháp - hộ tịch xã ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch và viết phiếu hẹn (Mẫu số 32/PH) trao cho người yêu cầu chứng thực.
Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc khi giải quyết yêu cầu chứng thực mà phát hiện người có bất động sản khơng đủ điều kiện thực hiện quyền của người có bất động sản theo quy định của pháp luật thì cán bộ tú pháp - hộ tịch xã trả lại hồ sơ và thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
Trường hợp chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, văn bản nhận tài sản thừa kế thì thời hạn niêm yết từ 15 đến 30 ngày đối với việc phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế khơng tính vào thời hạn chứng thực.
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản được thực hiện trong ngày nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc chứng thực được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp hợp đồng, văn bản có tình tiết phức tạp thì thời hạn chứng thực khơng q ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Việc thu, nộp, quản lý và sử dụng phí lệ phí chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã thực hiện theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí.
Ký chứng thực: Trong trường hợp hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, thì trước khi ký, người yêu cầu chứng thực phải tự đọc lại hợp đồng hoặc người thực hiện chứng thực đọc cho họ nghe. Nếu họ đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong họp đồng thì ký tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ; sau đó người thực hiện cơng chứng, chứng thực và ký tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ và đóng dấu vào hợp đồng.
Văn bản chứng thực có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký tắt của những người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, riêng trang cuối phải có chữ ký đầy đủ; số lượng trang phải được ghi vào cuối văn bản; văn bản chứng thực có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai.
Thứ hai, chứng thực hợp đồng, văn bản đó người thực hiện chứng thực soạn thảo
giúp. Người yêu cầu chứng thực có thể đề nghị người thực hiện chứng thực soạn thảo hợp đồng. Người yêu cầu chứng thực nêu nội dung của hợp đồng trước người thực hiện chứng thực. Người thực hiện chứng thực phải ghi chép lại đầy đủ nội dung mà người yêu cầu
23
chứng thực đã nêu; việc ghi chép có thể là viết tay, đánh máy hoặc đánh bằng vi tính, nhưng phải bảo đảm nội dung người yêu cầu chứng thực đã nêu; nếu nội dung tuyên bố không trái pháp luật, đạo đức xã hội thì người thực hiện chứng thực soạn thảo hợp đồng.Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng: Đối với hợp đồng đã được chứng thực thì việc sửa đổi, bổ sung một phần hoặc tồn bộ hợp đồng đó cũng phải được chứng thực và việc chứng thực đó có thể được thực hiện tại bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nào, trừ trường hợp việc công chứng hợp đồng liên quan đến bất động sản thuộc thẩm quyền địa hạt của Phịng Cơng chứng. Vấn đề trên cũng được áp dụng đối với việc huỷ bỏ hợp đồng, nếu các bên giao kết yêu cầu chứng thực việc huỷ bở họp đồng đó. Chế độ lưu trữ: Hồ sơ chứng thực phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại Uỷ ban nhân dân xã, phường nơi đã thực hiện chứng thực. Uỷ ban nhân dân xã, phường phải thực hiện các biện pháp an tồn, phịng chống cháy, ẩm ướt, mối, mọt.
Người thực hiện chứng thực phải giữ bí mật về nội dung chứng thực và những thơng tin có liên quan đến việc chứng thực, trừ trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ chứng thực phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử liên quan đến việc đã chứng thực, thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản chứng thực và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản chứng thực với bản chính chỉ được thực hiện tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nơi đang lưu trữ hồ sơ.
24
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Ở chương 2, tác giả đã có thể khái quát được khái niệm của chứng thực theo cách hiểu đơn giản nhất, chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp của các loại giấy tờ, văn bản hoặc chữ ký của các cá nhân nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong các quan hệ dân sự, hành chính, kinh tế,…
Đồng thời cũng đã nêu ra được những đặc điểm cơ bản của chứng thực, khái quát được các đối tượng của chứng thực, …..Ngoài ra, đã nêu ra được những thủ tục hành chính liên quan đến chứng thực tại Ủy ban nhân dân Phường Trần Hưng Đạo. Tác giả, cũng đã chỉ ra được thẩm quyền và trách nhiệm của cán bộ công chức tư pháp, hộ tịch khi thực hiện công việc chứng thực
25
CHƯƠNG 3
THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRẦN HƯNG ĐẠO, THÀNH PHỐ KON TUM, TỈNH KON TUM
3.1. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRẦN HƯNG ĐẠO, THÀNH PHỐ KON TUM, TỈNH KON TUM
3.1.1.Tình hình thực hiện hoạt động chứng thực tại UBND phường Trần Hưng Đạo, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum
Nhìn chung, cơng tác chứng thực được thực hiện một cách công khai, minh bạch sẽ là một trong những yếu tố quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả, hiệu lực của công tác chứng thực. Công tác chứng thực đã đáp ứng tốt nhu cầu chứng thực của tổ chức và công dân trên địa bàn phường Trần Hưng Đạo. Kết quả có thể thấy thơng qua số liệu thống kê của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa của Ủy ban nhân dân phường Trần Hưng Đạo về việc thực hiện công tác chứng thực từ năm 2017 đến 2021, cụ thể như sau:
Bảng 3.1. Tình hình thực hiện hoạt động chứng thực tại UBND phường Trần Hưng Đạo 2017-2021
Năm
Số lượng công việc thực hiện
Chứng thực bản sao từ bản chinh
Chứng thực chữ kí
Chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến
tài sản là nhà ở, … 2017 20,250 1,205 22,493 2018 11,322 4,315 19,209 2019 35,486 7119 21,132 2020 26,113 9,213 8,1921 2021 39,177 13,944 14,613
Việc thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính ở năm 2018 so với năm 2017 đã giảm gần 8,926 bộ hồ sơ. Hoặc ở cơng tác chứng thực chữ kí, theo số liệu thống kê ở năm 2020 đã thực hiện được 9,213 bộ hồ sơ nhưng đến năm 2021 thì chỉ số thực hiện được tăng lên 13,944 bộ hồ sơ. Bên cạnh đó, thì cơng tác chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến tài sản lại có sự tăng đáng kể, cụ thể là năm 2020 chỉ đạt được 14,613 bộ hồ sơ nhưng đến năm 2021 thì đã thực hiện được gấp đơi số bộ hồ sơ đó, đã có 10,412 hồ sơ đã được thực hiện.
Qua số liệu, tác giả có đánh giá bước đầu về hoạt động chứng thực tại Phường Trần Hưng Đạo là tăng nhanh về số lượng, tuy nhiên còn hạn chế về chất lượng, cũng như sự đa dạng của chứng thực.
3.1.2. Đánh giá hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Trần Hưng Đạo, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum
a. Những thuận lợi
26
nhiệt tình có tinh thần trách nhiệm cao. Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường luôn quan tâm giúp đỡ và tạo mọi điều kiện cho cán bộ Tư pháp hồn thành cơng việc. Ở Uỷ ban nhân dân phường Trần Hưng Đạo thì cơng tác tun truyền phổ biến giáo dục pháp luật được thực hiện tốt nên người dân nắm bắt được nhanh chóng những quy định mới của pháp luật.
Thứ hai, Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân Phường Trần Hưng Đạo nắm bắt kịp thời những
tâm tư nguyên vọng của nhân dân. Nghị định 23/2015/NĐ-CP ra đời thể hiện tinh thần cải cách hành chính trên lãnh vực tư pháp, đáp ứng nhu cầu cấp thiết về bản sao của nhân dân tại xã, phường. Theo quy đỉnh của Nghị định này thì người u cầu chứng thực có thể đến bất kỳ trụ sở Uỷ ban nhân dân cấp xã trên toàn quốc để yêu cầu chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký của mình. Nghị Định đã mạnh dạn xóa bỏ sự lệ thuộc của hoạt động chứng thực trong mối quan hệ với hộ khẩu.
Người dân có thể đến cơ quan lưu trữ sổ gốc để yêu cầu cấp lại bản sao cho mình. Nghị định đơn giản hóa việc xuất trình giấy tờ, rút ngắn thời gian giải quyết chứng thực. Nghị định cho phép người dân có thể yêu cầu cơ quan tổ chức cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính bằng đường bưu điện, khơng nhất thiết phải đến cơ quan tổ chức đó. Ngồi ra cịn phân cấp về thẩm quyền đã tạo điều kiện cho người dân đến liên hệ công tác giao dịch được đảm bảo.
Thứ ba, phân định rõ ràng về thẩm quyền chứng thực giữa Phòng tư pháp cấp huyện
và UBND cấp xã. Đối với chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, hợp đồng giao dịch, phịng tư pháp và UBND cấp xã có thẩm quyền như nhau, không phân biệt về ngôn ngữ của giấy tờ, văn bản, không phụ thuộc vào giá trị của tài sản. Đối với trường hợp quy định nộp bản sao, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, khơng được u cầu nộp bản sao có chứng thực, nhưng có quyền u cầu xuất trình bản chính để đối chiếu; người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.
Thứ tư, về thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch. Việc giao cho UBND cấp xã
thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản tận dụng được cơ sở vật chất và nhân lực sẵn có của UBND cấp xã tránh lãng phí. Thêm vào đó đa số trường hợp người thực hiện chứng thực tại UBND dân cấp xã thường nắm rõ về nhân thân, có mối quan hệ quen biết với chủ thể giao dịch, biết rõ đối tượng giao dịch sẽ đảm bảo nhanh gọn do giảm bớt thời gian xác minh.
Thứ năm, chứng thực chữ ký. Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thơng thì cơng chức tiếp nhận hồ sơ