5. Bố cục của đề tài
3.1. THỰC TRẠNG ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH TẠI XÃ SA NGHĨA HUYỆN SA THẦY,
3.1. THỰC TRẠNG ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH TẠI XÃ SA NGHĨA HUYỆN SA THẦY, TỈNH KON TUM TỈNH KON TUM
3.1.1. Thực trạng đăng ký Hộ tịch tại UBND xã Sa Nghĩa.
- Thuận lợi:
Được sự quan tâm chỉ đạo của UBND xã Sa Nghĩa, Đảng ủy xã, hướng dẫn chuyên mơn của phịng tư pháp, trong thời gian qua công tác Tư Pháp trên địa bàn đạt những kết quả đáng kể, cụ thể: chất lượng và tỉ lệ hòa giải ở cơ sở được quan tâm tập huấn nghiệp vụ, bồi dưỡng kiến thức pháp luật, đã góp phần rất lớn trong việc đảm bảo an ninh chính trị, rật tự an tồn xã hội, sự đồn kết giúp đỡ trong cộng đồng khu dân cư.
Đồng thời, từ khi Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn Luật Hộ tịch có hiệu lực thi hành đã mang lại hiệu quả cao trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch cho công dân trên địa bàn và hạn chế thời gian đi lại cho nhân dân khi liên hệ công việc.
Những kết quả đạt được nêu trên là nhờ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng ủy, giám sát của HĐND, sự phối hợp chặt chẽ của các bộ phận liên quan và vận động quần chúng nhân dân cùng thực hiện hồn thành tốt trong cơng tác chứng thực ở địa phương.
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã nêu cụ thể thẩm quyền chứng thực của UBND xã và bộ phận Tư pháp trong việc thực hiện công chứng đã tạo điều kiện thuận lợi, giảm thời gian, tiết kiệm chi phí cho tổ chức, cá nhân khi có nhu cầu thực hiện chứng thực; các mẫu về lời chứng và biểu mẫu các loại sổ chứng thực được ghi chặt chẽ, đầy đủ, dễ tra cứu phù hợp với các biểu mẫu báo cáo theo quy định.
Thực hiện khoản 2 điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì chứng thực bản sao từ bản chính khơng cần lưu trữ. Quy định như vậy đã giảm bớt giây tờ cho tổ chức, cá nhân, giảm bớt công tác lưu trữ của địa phương thực hiện chứng thực.
- Khó khăn:
Trong 5 năm qua mặc dù UBND xã đã cố gắng phấn đấu đạt một số kết quả đáng khích lệ nhưng vẫn cịn tồn tại những khó khăn: một số văn bản, giấy tờ cũ hoặc bằng cấp hiện nay khi phân định bằng mắt thường, thiếu phương tiện kiểm tra để xác định tính pháp lý, vì vậy, trong chứng thực đơi khi cịn sai sót. Địa bàn rộng, dân cư đơng nhưng chỉ có 01 cơng chức tư pháp hộ tịch nên gặp rất nhiều khó khăn trong cơng tác chun mơn.
3.1.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến đăng ký Hộ tịch tại xã Sa Nghĩa Huyện Sa Thầy, Tỉnh Kon Tum.
a. Công tác triển khai các văn bản pháp luật về đăng kí và quản lý hộ tịch
Uỷ ban nhân dân xã triển khai thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 2 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ kí; chứng thực hợp, đồng giao dịch.
Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2014; Nghị định 123/2015/NĐ- CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp
21
thi hành Luật Hộ tịch; Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều luật hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành
b. Công tác xây dựng, tổ chức thực hiện các chương trình và kế hoạch cơng tác hộ tịch
Công tác hộ tịch cấp xã bao gồm nhiều hoạt động có liên quan đến các ban, ngành và đoàn thể ở địa phương, do vậy, để phối hợp triển khai đồng bộ và toàn diện cần dự kiến trước các hoạt động và các điều kiện đảm bảo thực hiện trong phạm vi các chương trình và kế hoạch cụ thể. Các chương trình, kế hoạch của Ủy ban nhân dân cấp phường về công tác hộ tịch có một vị trí quan trọng trong q trình triển khai. Căn cứ vào cơng tác hộ tịch trên địa bàn, các văn bản này có tính chất chỉ đạo và định hướng các hoạt động hộ tịch, đảm bảo phù hợp với thẩm quyền phân công quản lý, điều kiện kinh tế - xã hội của địa bàn, đảm bảo tính tập trung thống nhất tới các thơn trong q trình triển khai cơng hộ tịch.
Các cơng việc cụ thể trong quá trình xây dựng, thực hiện các chương trình và kế hoạch cơng tác hộ tịch ở xã, bao gồm:
Căn cứ vào chương trình và kế hoạch cơng tác hộ tịch của cấp trên và điều kiện kinh tế thực tế của địa phương, Ủy ban nhân dân xã ban hành chương trình, kế hoạch cơng tác hộ tịch dài hạn và hàng năm. Trong chương trình cần xác định rõ mục đích, u cầu, nội dung cơng việc, có biện pháp thực hiện, trong đó phân cơng trách nhiệm cụ thể cho các tổ chức và cá nhân thực hiện;
Tổ chức triển khai thực hiện các hoạt động được đề ra trong chương trình, kế hoạch; Kiểm tra, đơn đốc các tổ chức, cá nhân được giao nhiệm vụ thực hiện các chương trình, kế hoạch cơng tác hộ tịch trong quá trình tổ chức thực hiện;
Định kỳ tổ chức giao ban, sơ kết, tổng kết công tác hộ tịch, chia sẻ kinh nghiệm để tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác hộ tịch trong thời gian tới; Ủy ban nhân dân phường khen thưởng cơng chức có thành tích trong cơng tác hộ tịch của xã.
Việc triển khai các nhiệm vụ này công chức tư pháp - hộ tịch giúp Ủy ban nhân dân phường thực hiện. Cơng chức tư pháp - hộ tịch có vai trị là người trực tiếp xây dựng, theo dõi, báo cáo tình hình thực hiện các chương trình, kế hoạch cơng tác hộ tịch. Để đảm bảo tính phù hợp, đúng đắn của chương trình, kế hoạch cơng tác hộ tịch, việc xây dựng chúng ta cần phải có sự tham gia góp ý kiến của một số cơng chức chun mơn cấp xã, các tổ chức, đồn thể quần chúng trên địa bàn. Ủy ban nhân dân xã với tư cách là chủ thể quản lý nhà nước chịu trách nhiệm về việc ban hành, tổ chức thực hiện và kiểm tra tình hình thực hiện các chương trình, kế hoạch cơng tác hộ tịch, phải tạo cơ chế làm việc cho công chức tư pháp - hộ tịch trong việc phối hợp với các công chức chun mơn, cơ quan đồn thể trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
c. Cơng tác đăng kí hộ tịch
Đối với cơng tác đăng ký hộ tịch, Uỷ ban nhân dân xã đã thường xuyên triển khai tuyên truyền, phổ biến sâu rộng trong nhân dân các quy định của Nghị định 158/ 2005/
22
NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về Đăng ký và quản lý hộ tịch để nhân dân trong xã biết và thực hiện nghiêm túc các quy đinh của nhà nước về đăng ký hộ tịch.
Nhận thức được vị trí, vai trị và tầm quan trọng của công tác Tư pháp hộ tịch trong việc phát triển kinh tế - văn hố- xã hội và giữ gìn an ninh trật tự trên địa bàn xã, trong thời gian qua cấp uỷ, chính quyền UBND xã đã tăng cường quan tâm củng cố công tác Tư pháp bằng việc: Cử và tạo điều kiện cho công chức Tư pháp- Hộ tịch xã được theo học các lớp đào tạo hệ vừa học, vừa làm Đại học Luật trong và ngồi tỉnh để nâng cao trình độ chun mơn; giới thiệu công chức Tư pháp- Hộ tịch xã tham gia Ban chấp hành Đảng uỷ xã nhiệm kỳ 2011- 2015; quy hoạch công chức Tư pháp - Hộ tịch xã vào đội ngũ cán bộ lãnh đạo nguồn kế cần cho giai đoạn tiếp theo; chú trọng cơng tác bồi dưỡng nghiệp vụ hồ giải cho đội ngũ hoà giải viên ở các khu phố trong xã, tăng cường củng cố và kiện toàn Hội đồng tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật và đội ngũ tuyên truyền viên pháp luật cấp xã, phối hợp Mặt trận tổ quốc cùng các ban, ngành đoàn thể trong xã tổ chức tốt công tác truyên truyền giáo dục pháp luật trong các hội, đoàn thể quần chúng nhân dân, khẳng định vị trí của cơng tác Tư pháp - Hộ tich cơ sở trong việc phát triển - kinh tế - xã hội trên địa bàn xã.
d. Công tác phổ biến pháp luật về đăng ký hộ tịch
Được sự quan tâm chỉ đạo của Đảng ủy và giám sát của HĐND xã, trong việc chỉ đạo thực hiện, Luật Khiếu nại và Luật Tố cáo, Luật tiếp công dân và các văn bản hướng dẫn có hiệu lực thi hành. Hiện tại, UBND xã có 01 cơng chức Tư pháp- Hộ tịch phụ trách công tác tiếp công dân tham mưu cho Chủ tịch UBND xã xử lý đơn thư giải quyết khiêu nại, tố cáo; tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật, hòa giải ở cơ sở; công tác chứng thực và hộ tịch tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.
Ủy ban nhân dân xã tổ chức tuyên truyền Luật Hộ tịch năm 2014; Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch; Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch đến từng cán bộ và nhân dân trong tồn xã. Bên cạnh đó, Uỷ ban nhân dân phường đã thực hiện niêm yết cơng khai các thủ tục hành chính về hộ tịch tại bộ phận một cửa, bố trí cơng chức tư pháp hộ tịch làm tốt công tác đăng ký hộ tịch, ngồi ra trực tiếp làm cơng tác chứng thực đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, có đầy đủ các mẫu dấu chứng thực, sổ chứng thực theo quy định.
Tủ sách pháp luật của các Uỷ ban nhân dân xã được quản lý và khai thác sử dụng có hiệu quả. Hiện nay, Uỷ ban hân dân xã có khoảng 285 đầu sách pháp luật, phục vụ tốt cho việc nghiên cứu tìm hiểu pháp luật của cán bộ và nhân dân. Việc thực hiện mở sổ “Cá biệt” để theo dõi quản lý tủ sách pháp luật theo quy định, việc phân loại xắp sếp các loại sách khoa học thành 4 loại sách gồm: Các Bộ luật, Luật; Pháp lệnh; sách tham khảo, hướng dẫn chun mơn, nghiệp vụ; cơng báo, báo chí. Từ năm 2017 đến 2021, tủ sách pháp luật của phường được mua bổ sung các đầu sách pháp luật mới, phục vụ tốt cho cán bộ và nhân dân tới tìm đọc
23
e. Cơng tác giám sát, kiểm tra, thanh tra về đăng ký hộ tịch
Trong những năm vừa qua, công tác thanh tra đối với lĩnh vực đăng ký và quản lý hộ tịch luôn được Thanh tra ngành Tư pháp rất quan tâm. Hàng năm, Thanh tra Bộ Tư pháp và Thanh tra các Sở Tư pháp đều đưa vào kế hoạch và tiến hành thanh tra đối với công tác đăng ký và quản lý hộ tịch. Có thể nói, qua theo dõi và tổng hợp về công tác thanh tra của ngành Tư pháp cho thấy, đây là lĩnh vực được thanh tra nhiều nhất trong các lĩnh vực thanh tra chuyên ngành Tư pháp, đặc biệt là đối với Thanh tra các Sở Tư pháp.
Đối với Thanh tra Bộ Tư pháp, chỉ tính từ năm 2017 đến 2021, hàng năm, Thanh tra Bộ đều thực hiện các cuộc thanh tra chuyên ngành về cơng tác hộ tịch, trong đó, có năm tập trung thanh tra chuyên ngành về cơng tác hộ tịch trong nước, có năm tập trung thanh tra chuyên ngành về hộ tịch có yếu tố nước ngồi. Cụ thể: từ năm 2017 đến 2021, Thanh tra Bộ Tư pháp đã tiến hành 21 cuộc thanh tra về hộ tịch (bao gồm: 6 cuộc thanh tra về hộ tịch trong nước; 15 cuộc thanh tra về hộ tịch có yếu tố nước ngồi). Do đặc điểm cơng tác đăng ký và quản lý hộ tịch được thực hiện trên phạm vi toàn quốc đến tận cấp xã, và bao gồm rất nhiều nội dung khác nhau, nên Thanh tra Bộ chủ yếu thanh tra đến cấp tỉnh. Còn thanh tra công tác hộ tịch đối với cấp huyện, xã chủ yếu do Thanh tra các Sở Tư pháp thực hiện.
Qua công tác thanh tra của Thanh tra Bộ, các đơn vị được thanh tra đều có những tồn tại, sai sót nhưng chưa tới mức phải bị xử lý vi phạm nên Thanh tra Bộ chỉ yêu cầu các đơn vị có sai sót cần chấn chỉnh, rút kinh nghiệm thực hiện nghiêm túc kết luận thanh tra.
3.1.3. Những kết quả đạt được
Kết quả thống kê cho thấy, việc tổ chức thực hiện đăng ký hộ tịch trên địa bàn xã Sa Nghĩa từ năm 2017 cho đến cuối năm 2021:
Đăng ký khai sinh: 845 Đăng ký đúng hạn: 589 Quá hạn: 256
Đăng ký lại việc sinh: 256
Thủ tục Đăng ký khai sinh cho trẻ bị bỏ rơi: 00
Thủ tục Đăng ký khai sinh cho con ngoài giá thú: 04 (Nam 3, Nữ 1)
Thủ tục Đăng ký khai sinh cho trẻ chết sơ sinh( Đối với trẻ em sinh ra sống được từ 24h trở lên rồi mới chết): 00.
Thủ tục Đăng ký kết hôn: 256 Thủ tục Đăng ký lại kết hôn: 03 Đăng ký khai tử: 105
Đăng ký đúng hạn: 85 Quá hạn: 20
Đăng kí khai tử cho trẻ chết sơ sinh(( Đối với trẻ em sinh ra sống được từ 24h trở lên rồi mới chết): 00.
Đăng ký khai tử cho người bị toàn án tuyên bố đã chết: 00 Thủ tục đăng ký lại việc tử: 00.
24
Xác nhận tình trạng hơn nhân: 96, Nam 35; Nữ 61 Đăng ký kết hôn trong nước: 256
Đăng ký kết hơn với người nước ngồi: 00 Thủ tục Đăng ký giám hộ: 00
Thủ tục Đăng ký chấm dứt việc giám hộ: 00. Thủ tục Đăng ký việc nhận con: 10.
Thủ tục Đăng ký việc nhận cha mẹ: 00 Thủ tục Đăng ký nuôi con nuôi: 00
Thủ tục thay đổi cải chính hộ tịch cho người dưới 14 tuổi và bổ sung hộ tich: 7. Thủ tục bổ sung hộ tịch: 52.
Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch: 202. Chứng thực bản sao từ bản chính: 10.015. Chứng thực chữ ký: 1589.
Chứng thực hợp đồng: 986
Trên đây, là kết quả cơng tác kiểm sốt thủ tục hành chính Tư pháp trên địa bàn xã Sa Nghĩa từ năm 2017 đến năm 2021.
3.1.4. Hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
a. Hạn chể, tồn tại.
- Các biểu mẫu hộ tịch tính tới thời điểm này đơn vị xã đã hết biểu mẫu bản chính giấy khai sinh. Do vậy, việc đăng ký khai sinh mới hay đăng kí lại khai sinh cho cơng dân gặp nhiều khó khăn khi có cơng dân liên hệ giao dịch hành chính (mặc dù công chức Tư pháp hộ tịch đã liên hệ các đơn vị khác để mượn dùng tạm nhưng thời điểm hiện tại khơng cịn mẫu khai sinh nào)
+ Tình trạng đăng ký hộ tịch quá hạn vẫn còn trong nhân dân: Số lượng đăng ký khai sinh quá hạn còn cao; tỷ lệ đăng ký khai tử còn thấp, những ai chết có chế độ tử tuất, xin đất mộ thì mới đến xã khai tử, việc này đã ảnh hưởng đến thi hành pháp luật về hộ tịch và quản lý của chính quyền địa phương.
+ Cịn có hiện tượng, do thân quen, làng xóm, họ hàng nên cán bộ có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đăng ký kết hôn đã cấp giấy chứng nhận kết hôn cho nam, nữ tại nhà riêng. Họ đã bỏ qua một nguyên tắc bắt buộc là mọi trường hợp kết hôn phải được tổ chức và tiến hành tại Uỷ ban nhân dân xã nơi nam nữ kết hôn cư trú. Cùng với việc nam, nữ kết hôn phải gửi đơn đến Uỷ ban nhân dân xã có thẩm quyền trong một thời gian nhất định để cấp có thẩm quyền thẩm định, xem xét những điều kiện cần và đủ của đôi bên quyết định cho kết hôn hoặc không cho kết hôn. Nhưng trong thực tế khi nam nữ đến trụ sở Uỷ ban nhân dân xã nơi họ cư trú để đăng ký kết hôn họ mới đồng thời nộp đơn xin kết hôn. Từ