1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr
T ấ t nh iờn khi đú cỏc biểu tượng lệnh trờ n cỏc th a n h cụng cụ sẽ th ay đổi cho p h ự hỢp vối chương trỡn h đú.
Cụ th ể cỏc biểu tượng lệnh trong Microsoft G raph như sau (theo hướng từ trỏ i qua phải trờ n th a n h cụng cụ Standard):
- C h a rt Object: Thể hiện th à n h p h ần đang được chọn trong đồ thị.
- F orm at Gridlines: Định dạng cho th à n h p h ần dang được chọn trong đồ thị.
- Im port File: N hập dữ liệu từ một File đó cú sẵn vào D ataSheet.
- View D ataSheet: H iện/ẩn cửa sổ D ataS h eet - ưndo: Bỏ qua một lệnh vừa th i hành.
- By Row; Đồ thị thể hiện so sỏnh theo hàng. - By Column: Đồ thị th ể hiện so sỏnh theo cột - C h art Type: Chọn loại đồ thị.
- Category axis gridlines: Hiện hoặc ẩn đường lưới dọc trong đồ thị.
- Value axis gridlines: Hiện hoặc ẩn đường lưới ngang trong đồ thị
- Legent: Hiện ẩn vựng ghi chỳ trong đồ thị. - Fill Color: Chọn m àu cho đồ thị.
- Currency Style: Thể hiện sụ' liệu theo dạng tiền tệ - Percent Style: Thể hiện sụ'liệu theo dạng p h ần trăm . - Comma Style: Thể hiện sụ' liệu theo dạng dấu phẩy. - Increase Decimal: Tăng sụ' th ập phõn
- Decrease Decimal: Giảm sụ' th ập phõn.
- Angle Text Downward: Xoay chữ hướng xuụng. - Angle Text Upward: Xoay chữ hưống lờn.
Thủ thuật hay với excel
B iểu đ ồ ch ỉ cú 2 m àu đen - trắ n g
Một tớn h năng tiện lợi khỏc khi bạn in biểu đồ trong Excel chớnh là lệnh xem trước (Preview). Cho dự b ạn cú m ỏy in m àu bạn cũng vẫn cú thể in cỏc biểu đồ chỉ với 2 m àu đen và trắ n g bằng cỏch vào F ile \P rin t sau đú chọn n ỳ t Previevv. Trong cửa sổ Previevv bạn hóy chọn n ỳ t
Setup và chọn sang mục C h art, đỏnh dấu lựa chọn vào trước Black an d w hite. Bõy giờ trong p h ần xem trước Preview biểu đồ của b ạn đó được hiển th ị bằng 2 m àu đen - trắ n g giỳp cho b ạ n cú th ể điều chỉnh độ sỏng tối tương p h ản của cỏc th a n h , dũng hay cột của biểu đồ dễ dàng hơn.
S ao chộp d ữ liờu và cụn g thứ c n h a n h chúng
Thụng thường khi cần sao chộp dữ liệu hay cụng thức sang m ột loại cỏc ụ khụng liền kề n h au , b ạn thường phải m ất cụng copy và p aste san g từ ng ụ một. N hưng nếu đó biết th ủ th u ậ t sau đõy b ạ n hoàn to àn cú thể thực hiện cụng việc này m ột cỏch r ấ t n h a n h chúng và hiệu quả hơn.
Trước tiờn b ạ n hóy sao chộp dữ liệu từ ụ nguồn — ụ chứa th ụ n g tin cần được sao chộp ra, hóy dựng phớm tắ t Ctrl-C cho n h an h . S au đú b ạ n vẫn giữ nguyờn phớm C trl và n h ắ p chuột trỏ i vào từ n g ụ m à b ạn muốn sao chộp dữ liệu sang. Lựa chọn xong b ạn hóy ấn ổ hỢp phớm Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dỏn vào nhữ ng nơi cần th iế t cho bạn. ứ n g dụng th ủ th u ậ t này để copy-paste dữ liệu cho rriột lo ạt ụ liền kề nh ư n g khụng ở gần ỗ dữ liệu nguồn. Trước tiờn b ạ n h óy dựng Ctrl-C để sao chộp dữ liệu từ ụ nguồn, sau đú vẫn giữ nguyờn phớm C trl và dựng chuột trỏ i lựa chọn m ột loạt ụ m à b ạ n m uốn sao chộp dữ liệu sang sau đú th ả C trl ra và ấ n E n te r là xong.
G iấu s ố 0 tro n g E xcel
K hi tớn h to ỏn tro n g Excel, b ạn cú th ể th ấy kết quả sụ' 0 nằm ở nh iều nơi trong b ản g tớnh. Điều này gõy khú nh ỡn hoặc lỳc in ra sẽ khụng th ẩ m mỹ. B ạn cú th ể tỡm để xoỏ cỏc sụ' 0 nh ư n g r ấ t m ất thũi gian và nếu chỳng là ụ cú cụng thức th ỡ b ạ n p h ải tạo lại sau này khi th ay đổi tớn h toỏn. Cỏc cỏch sau giỳp b ạ n th o ỏ t khỏi vũng lu ẩn q u ẩn này:
C ỏ c h 1
__ Coiọr Internaticrkal sôve Error Checking Spdling Security View Caloiation Ecit General Transtion Custom Usts ữ>art S^I0W
0 StụTtuP TeskPane 0 Eormula bar 0 5 tẳ ku sb a r H WHỡdow5 m Taskbar Commertv
ị o Mone 0 Comment indicator only (ỳ' CoQiment & indkator Ị oỏịects
( ỡ) 5how ỉ l o Show Blaceholũerớ o all , Wndoi'* cptiors
Ị [ 3 Pôoe breaỊ^ 0 Row & cokxnn hỉaders 0 Horteontal scroỉl bar □ Pormuias [/J Qutiine syrntok 0 Vertical ôroô b ằ [ ũ^giro vaèŨỊe?] J 0 S h e ô l ụ b s
I GớKỄnestotor: Automatic Ị ____________________
L „ Bỏ đ ỏ n h d ấ u đ ể giấu số 0
- Giấu tấ t cả S ố 0 trong bảng tớnh: N hấn vào m enu Tools>Options, chọn thẻ View. Xoỏ hộp kiểm Zero values.
Cỏch 2
- Dựng dạng sụ" để giấu cỏc sụ" 0 trong những ụ được chọn: - Chọn cỏc ụ cú sụ 0 cần giấu. N hấn menu Form at>Cells (hoặc n h ấn Ctrl+1), chọn thẻ Num ber.
- Trong hộp Category, chọn Custom. Trong hộp Type, gừ 0;-0;;@.
C ỏch 3
- Dựng định dạng cú điều kiện để giấu sụ" 0 được trả về từ kết quả của cụng thức:
- Chọn ụ cú sụ" 0 cần giấu.
- N hấn m enu Form at>C onditional Porm atting. ở hộp bờn trỏ i chọn Cell Value Is, hộp th ứ hai tiếp theo chọn equal to, hộp kờ" tiếp gừ sụ" 0.
- N h ấ n n ỳ t F o rm at, chọn th ẻ Font. T rong hộp Color, chọn m àu tr ắ n g (hay trự n g với m àu n ề n của b ản g tớnh). Bấm OK 2 lần.
C ỏ ch 4
- D ựng cụng thức để giấu số 0 hoặc th a y bằng dấu gạch
nụi (-): Giả sử tạ i ụ A l, A2 b ạn cú cỏc số tương ứng là 5, 5.
Khi lấy A1-A2 th ỡ k ết quả sẽ là 0. B ạn cú th ể dựng cỏc cụng thức sau đờ giấu số 0 hoặc th ay b ằn g dấu gạch nụi (-):
=IF(A1-A2=0,"",A1-A2) =IF(A1-A2=0,"-",A1-A2)
C ỏ ch 5
- G iấu sụ" 0 trong PivotTable:
- T rờn th a n h cụng cụ PivotTable, n h ấ n PivotTable và chọn Table Options.
- Đ ỏn h dấu chọn For em pty cells, show. Nếu muốn th ay sụ" 0 b ằn g ký tự khỏc th ỡ gừ vào hộp k ế bờn; ngược lại m uụn giấu sụ" 0 th ỡ để trụng hộp.
Xúa cột sụ" hiệu tài khoản (TK)
CoỉumnsC'D:D").Seỉect
Selectioỡi.Delete Shift:=xlToLeft Range("A 1"). Seỉect
H ướng d ẫ n v iế t m a cro tỡm g iờ cú sụ lỗi cao n h ấ t và in r a 1 sh ee t (củ a tấ t cả cỏ c th iế t bị)
B ảng tớn h Excel cú 1000 dũng thụng kờ về sụ" lần lỗi của n h iều th iế t bị, trong đú mỗi th iế t bị chiếm 10 dũng (thụng kờ trong 10 giũ), vớ dụ:
Loại thiết bị Giờ Sụ lần lỗi A I 2 10 A2 3 8 B I 2 2 B2 3 7 A I 3 15 A2 4 7 BI 5 6 B2 6 2
- Bài toỏn th ậ t ra chưa cần phải viết macro vỡ Excel đó cung cấp sẵn chức năng để giải quyết trực tiếp. Thớ dụ b ản g thụng kờ trờ n được chứa tro n g 1000 dũng và dựng 3 cột A, B, c nằm ngay dưới dũng tiờ u đề, b ạ n hóy thực h iện cỏc th ao tỏc sau để thự c h iện yờu cầu của m ỡnh: chọn vựng gồm 1000 dũng dữ liệu trong 3 cột, chọn m enu DataXSort. Khi cửa sổ Sort hiển thị, b ạn chọn cột 'Loại th iế t bị' trong listbox 'Sort by' với tiờu ch u ẩn 'Ascending', chọn cột 'Sụ' lần lỗi' trong listbox 'Then by' k ế tiếp với tiờu ch u ẩn 'D escending' rồi n h ấ n b u tto n Ok. V ựng chọn sẽ được sắp xếp lại theo thứ tự tăn g dần dữ liệu trong cột 'Loại th iế t bị', cỏc dũng dữ liệu của 1 th iế t bị sẽ được để liờn tiếp nhau, trong đú dũng đầu tiờn của từng th iế t bị sẽ m iờu tả sụ lần lỗi max của th iế t bị đú cựng giũ x u ất hiện lỗi tương ứng;
Loại th iế t bị Giũ Số lần lỗi A I 3 15 A I 2 10 A2 3 8 A2 4 7 B I 5 6 B I 2 2 B2 3 7 B2 6 2
N ếu b ạ n dựng chức năng 'Record New Macro' để ghi n h ậ n lại cỏc th ao tỏc trờ n th ỡ macro được tạo ra tương ứng sẽ n h ư sau:
Sub SortErrorMaxO
'chọn vựng dữ liệu cần sắp xếp RangeC A2: c 1001'). Select
'thực h iện sắp xếp theo tiờu ch u ẩn mong m uốh Selection.Sort Key 1 :=Range('A2'),
O rderl:=xlA scending, Key2:=Range('C2'), O rder2:=xlD escending, H eader:=xlG uess, O rd erC u sto m := l, M atchCase:= False, O rie n ta tio n :=xlTopToBottom,
D ataO p tio n 1 :=xlSortNorm al, D ataO ption2 :=xlSortN orm al
Lưu ý nếu muốn giữ lại bản dữ liệu nguyờn thủy, bạn nờn copy nú rồi dỏn th à n h 1 bản khỏc (tốt n h ấ t là trờn 1’ Sheet khỏc) rồi thực hiện cỏc thao tỏc trờn bản copy.
Cỏch cụ đ ịn h g iỏ tri của 1 cell chứa cụng thức h ay biểu đ ồ nào đú
Bảng tớnh Excel cú nhiều hiểu đồ và cụng thức, muốn "save as" sang 1 file khỏc, vẫn giữ nguyờn kết quả và biểu đồ nhưng cỏc cụng thức hoặc biểu đồ khụng cũn tỏc dụng với một số liệu đầu vào mới, cú được khụng?
Về nguyờn tắc là khụng được vỡ mỗi khi bạn th ay đổi giỏ trị của 1 cell nào đú trong bảng tớnh, Excel sẽ tự duyệt tỡm tấ t cả cỏc cell và cỏc đối tượng khỏc cú dựng giỏ trị của cell vừa bị th ay đổi rồi cập n h ậ t chỳng. Trong trường hỢp muốn cụ" định giỏ trị của 1 cell chứa cụng thức hay biểu đồ nào đú, b ạ n phải thực hiện th ủ cụng cỏc thao tỏc sau:
*, Nếu đú là cell chứa cụng thức, bạn chọn nú, thực hiện lệnh copy rồi P aste Special.Values để dỏn lại giỏ trị hiện h à n h (cụng thức của cell đó bị m ất vĩnh viễn).
• Nếu đú là biểu đồ, b ạn dựng trỡn h Screen C apture để copy biểu đồ th à n h ảnh bitm ap rồi dỏn lại biểu đồ gốớc, như vậy từ đõy trở đi biểu đồ chỉ là ản h bitm ap thụ nờn sẽ khụng bị cập n h ậ t tự động bởi Excel nữa.
C ỏch ta o 1 đ oan m ó m acro tro n g Excel dờ vẽ biểu đ ồ từ nguồn d ữ liờu của 1 b ản g tớn h cho trước
Cần tạo 1 đoạn mó macro trong Excel để vẽ biểu đồ từ nguồn dữ liệu của 1 hảng tớnh cho trước nhưng vi nguồn dữ liệu trong bảng tớnh lại thay đổi về số hàng cũn trong biểu đồ chỉ muốn xuất hiện những dữ liệu cú thụng số, tuy nhiờn việc này khụng thực hiện được khi thay sụ hàng cụ thờ bằng 1 biến.
Vớ dụ: AcPITLVCeChart.SeriesColỉection(l).Select AcPITLVCeChart.SetSourceData
Source:=Sheets("SAP").Range("ADl:AE12,AGl:AG12"), PlotBy:=xlColumns
Tụi muốn, thay đoạn nguồn dữ liệu này bằng
vd:range(cells(l,l),celỉs(m,5)) trong đú m là biến đó khai bỏo trước đú ?
Sức m ạnh của lập trỡn h là ở chỗ dựng biến để m iờu tả dữ liệu cần xử lý, do đú b ấ t kỳ lệnh nào của ngụn ngữ nào cũng cho p h ộ p dựng biến để m iờu tả dữ liệu cần xử lý, cũn h ằn g chỉ là trường hỢp đặc biệt của biến m à thụi. T hớ dụ b ạn cú th ể m iờu tả nguồn dữ liệu của 1 biểu đồ Excel bằng 1 vựng cell biến đổi theo trị cỏc biến, cụ th ể b ạn cú th ể dựng cỏc lệnh sau:
'k h ai bỏo cỏc biến m iờu tả gúc trờ n trỏ i của vựng cell cần vẽ
Dim ro w l As In teg er, co ll As Integer
'khai bỏo cỏc biến m iờu tả gúc dưới phải của vựng cell cần vẽ
Dim row2 As In teg er, col2 As Integer 'th iế t lập cỏc giỏ trị theo yờu cầu 'th ớ dụ vựng vẽ từ A l: B4
ro w l = 1: coll = 1: row2 = 4: col2 = 2 'tạo biểu đồ
C harts.A dd
'th iế t lập cỏc thuộc tớn h biểu đồ A cPIT L V C eC hart.C hartT ype = xlSD C olum nC lustered
A cPIT L V C eC hart.SetSourceD ata Source:= Sheets('SA P').R ange( Sheets('SA P’).
PlotBy:= xlColumns
Lưu ý bạn nờn dựng thuộc tớn h Range và Cells trờn đổi tượng tường m inh là Sheet("SAP") của bạn (worksheet chứa dữ liệu vẽ). • ■
Giả sử bài toỏn được phỏt biểu như sau: mỗi bộ 3 chất húa học ở 1 hàng sẽ tạo ra đỳng 1 phương trỡnh ph ản 'ứ n g húa học để cho ra sản phẩm ở cột "Sản phẩm" tương ứng. Nếu biết 1 hay 2 hay cả 3 chất th àn h phần làm sao tỡm được cỏc PTPƯ cú dựng cỏc chất th àn h phần được biết, rồi hiển thị chỉ sụ" hàng tương ứpg trong bảng cho người dựng biết.
Để giải quyết bài toỏn được chỳng tụi p h ỏ t biểu lại như trờn , b ạ n cú thờ viết và dựng hàm user-deớỡned bằng ngụn ngữ VBA n hư sau:
‘H àm tỡm PTPU
Punction Tim PTPƯ (rng As Range, c h a tl As String, chat2 As String, chat3 As String) As String
‘K hai bỏo cỏc biến cần dựng Dim count As Integer
Dim i As Integer
‘ tỡm sụ h àn g chứa PTPƯ count = rng.count
‘duyệt xử lý từng hàng For i = 1 To count
If (L en(chatl) <> 0) And (Len(chat2) <> 0) And (Len(chat3) <> 0) Then
‘Trường hỢp cú cả 3 chất
If (ch a tl = rng.Item (i, l).Value) And (chat2 = rng.Item (i, 2).Value) And (chats = rng.Item (i, 3).Value) Then
‘Tỡm đư ợc, hiển th ị form thụng bỏo
End If
E lself (L en(chatl) <> 0) And (Len(chat2) <> 0) Then ‘Trường hỢp cú 2 chất; c h a tl và chat2
If (c h a tl = rng.Item (i, l).V alue) And (chat2 = rng.Item (i, 2).Value) Then
MsgBox "Tỡm được PTPU ở h àn g " & (rng.Row + i - 1)
End If .
E lself (L en(chatl) <> 0) And (Len(chatS) <> 0) Then ‘trường hỢp cú 2 chất: c h a tl và chatS-
If (c h a tl = rng.Item (i, l).V alue) And (chat3 = rng.Item (i, 3).Value) Then
MsgBox "Tỡm được PTPƯ ở h à n g " & (rng.Rovv + i - 1) E nd If
E lself (Len(chat2) <> 0) And (Len(chat3) <> 0) Then ‘trường hỢp cú 2 chất: chat2 và c h a ts
If (chat2 = rng.Item (i, 2).Value) And (ch ats = rng.Item (i, 3).Value) Then
MsgBox "Tỡm được PTPƯ ở h à n g " & (rng.Row + i - 1) E n d lf
E lself (L en(chatl) <> 0) T hen ‘trường hỢp cú 1 chất: c h a tl
If (c h a tl = rng.Item (i, l).V alue) Then
MsgBox "Tỡm được PT P U ở h àn g " & (rng.Row + i - 1) End If
E lself (Len(chat2) <> 0) Then ‘trường hỢp cú 1 chất: chat2
If (chat2 = rng.Item (i, 2).Value) Then
MsgBox "Tỡm được PT P U ở h à n g " & (rng.Row + i - 1) E nd If
E lself (Len(chat3) <> 0) T hen ‘trường hỢp cú 1 chất: c h a ts
MsgBox "Tỡm được PTPƯ ỏ hàng " & (rng.Row + i End If End If Next i Tim PTPU = "" End Eunction 1)
Nếu b ạn đ ặt hàm Tim PTPU ở trờn trong M odulel của bảng tớn h Excel chứa bảng sụ" liệu cỏc ch ất húa học, thỡ mỗi khi muụn kớch hoạt hàm này chạy từ bảng tớn h Excel, bạn chỉ cần chọn 1 cell trống nào đú và n h ập vào cụng thức cú dạng sau;
=TimPTPU(Al;AlOO,"Benzen","","Oxy")
trong đú A1:A100 xỏc định phạm vi dữ liệu của cột đầu tiờn của bảng sụ" liệu, nếu chất nào khụng cần xỏc định thỡ m iờu tả chuỗi "" cho nú.
Cỏch chuyờn cơ sở d ữ liệu n ày vào d ử liờu A d d ress B ook của W indows XP
Cú file Excel với cỏc cột: Họ và tờn, Địa chỉ, S ố điện thoại... Xin hỏi cỏch chuyển cơ sở dữ liệu này vào dữ liệu Address Book của Windows XP?
Về cơ bản, bạn cú thể dựng tiện ớch "Address book" của WinXP để quản lý danh sỏch "Address book" của WinXP. Tiện ớch "Address book" cho phộp im port/export dữ liệu từ/tới nhiều định dạng khỏc nhau, trong đú định dạng cơ b ản n h ấ t là văn bản thụ. Tuy nhiờn để tiện ớch "Address book" hiểu được cỏc thụng tin trong 1 d atabase nào đú (như Excel) thỡ vvorksheet Excel của bạn cần tu õ n th ủ một số qui định, th ớ dụ mỗi hàng (record) Excel chỉ nờn chứa cỏc ĩield được hiểu bởi "Address book" như "Eirst Name", "L ast Name"... Để cú th ể tạo được 1 w orksheet
Excel chứa đỳng như ng thụng tin m à trỡn h "Address book" hiểu, b ạ n cú th ể tiến h à n h tu ầ n tự cỏc thao tỏc sau đõy:
1. C hạy tiện ớch "Address book" (bằng cỏch chọn S tart.A ll Program s. Accessories.Address book), nếu hiện tạ i chưa cú 1 record thụng tin nào th ỡ b ạn hóy chọn m enu File.N ew contact... rồi n h ập vào m ột sụ" thụng tin cho đối tỏc mong muụn.
2. Chọn m enu E ile.E xport.O ther A ddress book để hiển th ị cửa sổ "Address book E xport Tool", chọn mục "Text Eile", chọn b u tto n "Export" và xỏc định file văn b ản chứa k ế t quả. Khi cửa sổ c s w Export hiển thị, bạn hóy đỏnh dấu chọn vào tấ t cả cỏc mục trong danh sỏch rồi chọn button Eỡnish để chướng trỡnh x u ất thụng tin ra file qui định. Nếu b ạn dựng W ordPad mở file văn bản kết quả ra xem thỡ sẽ th ấy n hiều hàng, hàng đầu gồm nhiều tờn field cỏch nhau bởi dấu phẩy, mỗi hàng cũn lại miờu tả 1 account đốỉ tỏc. Bạn khụng n ờn hiệu chỉnh trực tiếp file này vỡ dễ nhầm lẫn.
3. C hạy Excel, chọn m enu Eile.Open, xỏc định file vỏn b ả n cần mở, khi cửa sổ "Text Im p o rt W izard" hiển thị, bạn hóy đỏnh dấu chọn option "Delimited", chọn button "Next", chọn checkbox "Comma", bỏ chọn checkbox "Tab" rồi chọn b u tto n Einish. Excel sẽ hiển thị thụng tin trờn 1 vvorksheet, hàng đầu chứa cỏc tờn ĩield, cỏc hàng cũn lại mỗi h àn g chứa thụng tin của 1 đổi tỏc. B ạn cú th ể thờm , bút, hiệu chỉnh cỏc cell thụng tin theo ý muốh. Khi hoàn th à n h quỏ trỡn h cập n h ậ t thụng tin , bạn chọn m enu Eile.Save As để lưu kết quả theo định dạng tex t file b a n đầu.
4. Chạy lại tiện ớch "Address book", chọn menu E ile.Im port.O ther A ddress book để hiển thị cửa sổ "Address book Im port Tool", chọn mục "Text File", chọn b u tto n "Im port" và xỏc định file văn b ả n chứa thụng tin
cần Im port rồi chọn button Next, Finish để im port cỏc thụng tin từ file văn bản vào.
Cỏch thờm m ụt sụ lờnh thường d ự n g vào n ỳ t p h ả i ch u ụt tro n g Excel
Excel (hay cỏc ứng dụng khỏc trong bộ Microsoớt Office) quản lý nhiều m enu khỏc nhau, mỗi m enu được n h ậ n dạng thụng qua tờn riờng. Vớ dụ m enu pop-up được