2.1.2.1 Chức năng
Thực hiện dịch vụ vận chuyển, “giao nhận hàng hóa” xuất nhập khẩu “trong và ngoài nước.”
“Khai thuê Hải quan”, giao nhận hàng hóa, thuê hộ phương tiện vận tải đường biển, đường hàng không, đường bộ.
Dịch vụ đại lý tàu biển và mơi giới hàng hóa, th phương tiện vận tải để vận chuyển hàng hóa đến cảng hay đến địa điểm nhận hàng cuối cùng theo yêu cầu
Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh dịch vụ mà công ty đã đưa ra nhằm đáp ứng và phục vụ tốt cho việc “thực hiện các” chức năng “
hoạt động của công ty.”
“Quản lý, sử dụng nguồn vốn” hợp lý và “có hiệu quả”, tự trang bị, đổi mới và nâng cao mở rộng “cơ sở vật chất kỹ thuật” để “phục vụ cho”“hoạt động kinh doanh.”
“Đảm bảo việc hạch toán kinh tế” đầy đủ, “tự trang trải nợ và làm tròn” nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước.
Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế- tài chính, quản lý XNK và giao dịch đối ngoại, thực hiện nghiêm chỉnh những cam kết trong hợp đồng mà cơng ty đã kí kết.
Thực hiện tốt các chính sách cán bộ, chế độ quản lý lao động, tiền lương,... bồi dưỡng, năng cao trình độ văn hóa, ngoại ngữ, nghiệp vụ chun mơn hóa cho cán bộ- nhân viên trong công ty.
2.1.2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
2.1.2.4 Chức năng các phòng Ban
BAN GIÁM ĐỐC
Quản lý và điều tiết mọi cơng việc của phịng ban, tiếp nhận thông tin và xử lý những việc ngoài khả năng và trách nhiệm của các phòng Ban.
“
Tổ chức và điều hành” mọi “hoạt động kinh doanh của công ty”, quản lý tài chính, giám sát, thúc đẩy tiến độ của cơng việc.
Theo dõi tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của cơng ty để có những biện pháp kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh “của công ty”.
Chịu trách nhiệm pháp lý về mọi hoạt động của công ty trước Pháp luật, các cơ quan chức năng, các đối tượng bên ngoài khác: khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng,.. Hướng dẫn những kỹ năng nghiệp vụ và kinh nghiệm cho tất cả các nhân viên trong công ty. Tổ chức bộ máy, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công nhân viên, nghiên cứu vận dụng thực tiễn chế độ chính sách, theo dõi cơng tác kiểm tra.
PHỊNG MARKETING
Hướng đến mục tiêu tối ưu hóa các cơng đoạn trong chuỗi cung ứng nhằm cung cấp một chuẩn mực về chất lượng phục vụ khách hàng với chi thấp nhất, đưa ra báo giá cạnh tranh nhất.
Nghiên cứu thị trường, nghiên cứu và theo dõi cạnh tranh như:
- Xác “lập và quản lý mối quan hệ với khách hàng nhằm đảm bảo thỏa mãn khách hàng trong quá trình sử dụng sản phẩm.”
- Thực “hiện việc đánh giá và kiểm tra hoạt động marketing của doanh nghiệp, từ đó có những thay đổi cần thiết và đưa ra những tư vấn hợp lý cho những người làm công tác lãnh đạo trong doanh nghiệp.”
- Xây “dựng và triển khai các kế hoạch, chương trình khuyếch trương, xúc tiến như quảng cáo, khuyến mại, quan hệ công chúng v.v…, đồng thời đánh giá hiệu quả của những kế hoạch và chương trình xúc tiến đó.”
- Xác “lập và quản lý mối quan hệ với khách hàng nhằm đảm bảo thỏa mãn khách hàng trong q trình sử dụng dịch vụ.”
Thực hiên cơng tác tài vụ, thu chi tài chính, theo dõi và thu hồi cơng nợ, theo dõi tạm ứng và thu hồi tạm ứng, lập hệ thống sổ sách chứng từ kế toán theo đúng quy định, thực hiện báo cáo thuế và báo cáo quyết tốn “của Cơng ty.”
Thu thập, xử lý thơng tin và lập Báo cáo tài chính trình lên Giám Đốc, tham mưu và Giám đốc về hoạt động tài chính nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơng ty. Cung cấp các Báo cáo tài chính cho các Cơ quan chức năng, các đối tượng bên ngoài.
Kiểm tra dữ liệu hàng hóa, lập và gửi hóa đơn cho khách hàng. Giải quyết ác thắc mắc, khiếu nại của khách hàng liên quan đến hóa đơn.
Quản lý nhân sự, điều chuyển và tuyển dụng nhân sự. Nghiên cứu, thực hiện chế độ chính sách lao động về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,…
Quản lí hồ sơ nhân viên, tính lương, thu nhập và các chế độ phúc lợi xã hội và tiến hành trả lương cho các nhân viên vào cuối tháng, “ứng tiền cho nhân viên” làm hàng (“Nhân viên” hiện trường, “giao nhận”..).
PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU Bộ Phận Chứng Từ
“
Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo” kịp thời và đúng lúc “những thông tin cần thiết cho lô hàng.”
Nhận thông tin và chứng từ của khách hàng và từ hang tàu để thông báo hàng đi, hàng đến, và cung cấp chứng từ có thơng tin cần thiết cho lơ hàng như: Bill of Lading (Vận đơn đường biển), Lệnh giao hàng (D/O), Thông báo hàng đến (A/N). Hỗ trợ “chứng từ cho bộ phận Giao Nhận” lên Bộ tờ khai Hải Quan.
Bộ Phận Giao Nhận
Chuyên trách về việc làm các Thủ tục Hải quan và giao nhân hàng hóa bằng đường biển tại cảng lớn (như Cát Lái, Tân Cảng, Khánh Hội,.) và đường Hàng Không như ở Sân bay Tân Sơn Nhất.
Liên hệ với các cơ quan chức năng và các cơ quan tư nhân để “làm thủ tục” liên quan đến việc nhận hàng, giảm thiểu chi phí làm hàng đến mức thấp nhất và tạo dựng niềm “tin đối với khách hàng” về cung cấp phục vụ nhanh chóng, chuyên nghiệp.
Bộ Phận Kinh Doanh (Sales)
Tìm hiểu, nắm bắt thị trường giá cước vận tải Quốc tế thông qua các Đại lý, Hãng tàu vận tải Quốc tế và Dịch vụ Khai báo Hải quan hàng “hóa Xuất Nhập Khẩu.”
“
Tư vấn”, báo giá “cho Khách hàng về” cước vận tải, giải thích những ưu điểm, nhược điểm về giành quyền thuê tàu, thuê phương tiện vận tải, bảo hiểm trong Incoterm® hiện hành và thủ tục Thông quan Xuất Nhập Khẩu.
“
Tiếp xúc và liên hệ” trực tiếp “với khách hàng” để cung cấp kịp thời các dịch vụ của Công ty.
Theo dõi lô hàng cung cấp thông tin, chứng từ cho khách hàng nhanh chóng , chính xác, đúng lúc , đúng thời điểm “để duy trì khách hàng” cũ “và phát triển khách hàng mới”. Đồng thời chăm sóc khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới.